Организация работы по исполнению отдельных государственных функций, возложенных на Управление Федерального казначейства по Иркутской области.
В рамках общего реформирования системы государственного управления в стране, Федеральное казначейство большое внимание уделяет оптимизации рабочих процессов в целях повышения эффективности и качества работы, снижения трудозатрат, четкой регламентации деятельности всех структурных подразделений системы и доступности результатов в интересах заинтересованных пользователей.
Первым шагом к регламентации деятельности органов Федерального казначейства в 2007 году явилась разработка и внедрение двух Административных регламентов по ведению реестра государственных контрактов и по ведению Сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Исполнение государственной функции по ведению федеральных реестров и проведение мониторинга, позволяющего контролировать этот процесс, обусловили создание в органах Федерального казначейства отдела ведения федеральных реестров. В Управлении Федерального казначейства по Иркутской области такой отдел образован в 2007 году и в соответствии с приказом Федерального казначейства от 27 октября 2005 года № 000 «Об организационной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации» приступил к исполнению установленных функций. Однако, с самых первых месяцев его работы стало ясно, что «ограничение» функционала, направленного, в первую очередь, на обеспечение исполнения федерального бюджета, не позволяет отделу в полной степени стать логическим звеном во взаимодействии всех отделов Управления.
Качественно новым этапом в работе отдела ведения федеральных реестров послужило изменение законодательства в 2008 году:
во - первых, это создание абсолютно нового Сводного реестра участников бюджетного процесса федерального бюджета и формирование Перечня участников бюджетного процесса областного бюджета Иркутской области и муниципальных образований области;
во - вторых, это изменение порядка открытия и ведения лицевых счетов в органах Федерального казначейства.
Работая над выполнением новых задач, Управление федерального казначейства по Иркутской области всегда старается внедрять более динамичные и перспективные методы работы, позволяющие оптимизировать и совершенствовать процесс исполнения государственных функций, исходя из того, что все участки работы должны быть прозрачны и понятны нашим клиентам, а результаты достоверны и доступны для дальнейшего использования.
Поэтому, как только началась работа по формированию и ведению Сводного реестра участников бюджетного процесса федерального бюджета и взаимодействию с финансовыми органами Иркутской области по предоставлению ими Перечней участников бюджетного процесса субъекта Российской Федерации (муниципальных образований), стало очевидным, что наиболее рациональным и правильным будет возложить функции по открытию лицевых счетов, ведению книги регистрации и формированию дел клиентов в Управлении на отдел ведения федеральных реестров.
Таким образом, начиная с января 2009 года открытие лицевых счетов всем участникам бюджетного процесса в рамках исполнения приказа Федерального казначейства н «О порядке открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами» закреплено за этим отделом. Сегодня отдел ведения федеральных реестров взаимодействует практически со всеми отделами Управления, являясь центром организации работы по данному направлению для Управления и его Отделений.
В целях транспорентности всех потоков поступающих в Управление документов на открытие (переоформление, закрытие) лицевых счетов и соблюдения сроков их рассмотрения, все документы регистрируются административным отделом Управления в программном продукте «Landocs» и передаются в отдел ведения федеральных реестров. Совместно с юридическим отделом Управления, отдел ведения федеральных реестров осуществляет проверку полноты, правильности оформления документов, наличия соответствующих полномочий участников бюджетного процесса и обоснованности открытия (переоформления, закрытия) лицевых счетов, после чего принимается решение об открытии (переоформлении, закрытии) лицевого счета, либо возврате документов клиенту.
Так, при положительном результате рассмотрения документов, подписании Заявления на открытие лицевого счета и карточки образцов подписей руководителем и главным бухгалтером Управления, уполномоченный сотрудник отдела ведения федеральных реестров производит открытие лицевого счета в программном продукте «Центр-КС», вносит соответствующую запись в Книгу регистрации лицевых счетов, формирует и направляет извещения об открытии (изменении) лицевых счетов, уведомляет об открытии (переоформлении, закрытии) лицевых счетов заинтересованные отделы, направляя информацию посредством программного продукта «Landocs». Принятый и проверенный пакет документов оформляется в дело клиента, которое хранится в отделе ведения федеральных реестров Управления и при необходимости используется в работе соответствующими отраслевыми отделами Управления (отделом доходов, отделом расходов, отделом кассового исполнения бюджетов).
Для эффективного исполнения всей совокупности действий в процессе открытия (переоформления, закрытия) лицевых счетов, принятия правильных управленческих решений, крайне важным этапом является организация ступенчатого контроля, созданная в Управлении. На первом этапе - это контроль осуществляемый внутри отдела (самоконтроль уполномоченного сотрудника, повторный контроль – начальника отдела), на втором – контроль осуществляемый отделом внутреннего контроля Управления, который проверяет соблюдение сроков рассмотрения документов и правильность, обоснованность формирования Заключения отделов об открытии лицевого счета, либо возврате документов клиенту.
В свою очередь, не позднее рабочего дня следующего за днем открытия лицевого счета:
- отдел доходов посредством ППО СЭД направляет клиенту выписку из лицевого счета об открытии лицевого счета;
- отдел внутреннего контроля, осуществляет проверку правильности формирования структуры номера лицевого счета, своевременность внесения записи в книгу регистрации лицевых счетов и направления извещения об открытии лицевого счета в Федеральное казначейство.
Такое распределение функциональных обязанностей позволило рационально организовать работу в Управлении и создать более удобные условия для клиентов:
* ведение Сводного реестра и Перечня позволяет данному отделу быть единым центром оперативной информации о всех изменениях, касающихся участников бюджетного процесса;
* все документы по открытию (переоформлению, закрытию) лицевых счетов поступают в один отдел, что позволяет сократить «хождение» документов в Управлении, особенно в тех случаях, когда участник бюджетного процесса обладает полномочиями как администратора доходов, так и получателя бюджетных средств;
* обеспечивается единый и контролируемый подход к проверке документов участников бюджетного процесса всех уровней бюджетов бюджетной системы;
* обеспечивается единый порядок формирования книги регистрации лицевых счетов;
* обеспечивается единый порядок формирования и хранения дел клиентов в одном подразделении - отделе ведения федеральных реестров.
Положительный опыт, полученный в течение полутора лет такой работы в Управлении, позволяет нам активно участвовать в обсуждении проекта Административного регламента по порядку открытия и ведению лицевых счетов в органах Федерального казначейства и по внесению изменений в технологические регламенты.
Правильность выбранного решения по выполнению государственной функции по открытию лицевых счетов отделом ведения федеральных реестров подтверждена письмом Федерального казначейства -7.4-05/5.2-470, которое расширяет горизонты в работе и возлагает новую функцию на отдел ведения федеральных реестров – формирование и ведение Сводного перечня заказчиков.
В этой связи сегодня отделом проводится большая разъяснительная работа с финансовыми органами, контрольными органами, уполномоченными на размещение заказа органами, непосредственно с клиентами (участниками и неучастниками бюджетного процесса) по порядку функционирования с 1 января 2011 года единого общероссийского официального сайта Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов и порядку выдачи уполномоченным лицам организаций сертификатов ключей электронно-цифровых подписей. Проведены обучающие семинары – совещания со всеми заинтересованными организациями. Управление очень тесно взаимодействует с министерством финансов Иркутской области, финансовыми органами муниципальных образований, которые являются координаторами работы по своевременному представлению Сведений об организациях участниками и неучастниками бюджетного процесса областного и местных бюджетов, и проведению мониторинга полноты формирования Сводного перечня заказчиков. Для размещения материалов совещаний, всей необходимой информации (проекта Порядка, типового договора об электронном документообороте, образцов заполнения Сведений об организации, порядка их заполнения и другое) традиционно используется информационный ресурс Управления Федерального казначейства по Иркутской области в сети «Интернет» (http:\\ Irkutsk. roskazna. ru).
Такая разноплановая организация работы позволит на территории области к декабрю текущего года сформировать Сводный перечень заказчиков региона в полном объеме.
Отличительной и характерной чертой Федерального казначейства на протяжении всей истории его существования является обновление и прибавление функций и задач, но при этом постоянными остаются роль, миссия и система ценностей. Это, безусловно, относится и к самому «молодому» отделу - отделу ведения федеральных реестров, который руководствуется в своей работе такими провозглашенными Федеральным казначейством ценностями, как ориентированность на клиента, прозрачность и стремление к совершенству.
