Додаток до наказу Держспоживстандарту України від 30 червня 2009 р. № 000 (стр. 18 )

Ÿ  перевірку якості та кількості отриманої продукції або результатів отримання послуг;

Ÿ  моніторинг ключових етапів процесу отримання послуги;

Ÿ  перевірку кваліфікації персоналу, що надає послугу.

Для запиту та отримання інформації з інших органів державної влади та місцевого самоврядування це повинно передбачати перевірку повноти, узгодженості та відповідності отриманої інформації запиту. Для будь-якого подібного запиту повинна бути визначена відповідальність за узагальнення та перевірку отриманої інформації, за потреби – її додатковий запит чи уточнення.

Основні можливі невідповідності та зауваження:

Якщо ЦОВВ закуповує продукцію та послуги для територіальних підрозділів, підпорядкованих організацій тощо, чітко не визначено, як ЦОВВ отримує підтвердження того, що поставлена продукція та надані послуги є якісними.

При запиті інформації від інших організацій не проводиться перевірка повноти наданої інформації та її відповідності запиту.

7.5 Виробництво і надання послуг

7.5.1 Управління виробництвом та наданням послуг

ЦОВВ повинен управляти процесами надання послуг таким чином, щоб забезпечувати відповідність послуг встановленим вимогам. З метою досягнення цього для кожного виду послуг, що надається ЦОВВ, повинно бути визначено:

Ÿ  критерії якості послуги, які описують її достатньо детально для того, щоб прийняти рішення про її відповідність або невідповідність (можливо також – критерії якості для проміжних етапів надання послуги, наприклад – для різних стадій розроблення проектів нормативних актів);

Ÿ  задокументований порядок надання послуги (наприклад, у вигляді документованого процесу, інструкції тощо);

Ÿ  процедури перевірки відповідності послуги встановленим вимогам (див. 8.2.4);

Ÿ  кваліфікаційні вимоги до співробітників, залучених до надання послуги, вимоги до їх підготовки (якщо є потреба).

Основні можливі невідповідності та зауваження:

Для різних категорій послуг не визначені критерії якості послуг, як для проміжних етапів надання, так і для кінцевої послуги.

Для достатньо складних послуг, які надаються за кілька етапів, чітко не визначені дії з управління процесом надання послуги за підсумками перевірки якості послуги на проміжних етапах (якщо на проміжному етапі виявлене відхилення – які рішення приймаються для забезпечення якості кінцевої послуги).

Співробітники ЦОВВ не усвідомлюють свою діяльність як надання послуг. Вони не знають критеріїв оцінювання відповідності якості послуг або не враховують ці вимоги при наданні послуг.

Для різних категорій послуг не розроблені документи, в яких описано порядок їх надання.

7.5.2 Затвердження процесів виробництва та надання послуг

Вимоги цього розділу стандарту поширюються на процеси надання таких послуг, якість яких не може бути повною мірою проконтрольована до їх надання споживачам. Для таких процесів повинно періодично проводитися їх затвердження – підтвердження їх спроможності стабільно забезпечувати належну якість послуг.

У ЦОВВ більшість процесів надання послуг пов’язані зі створенням документів (відповіді на доручення та звернення, розробка проектів нормативних актів, прийняття розпорядчих документів тощо). Якість документів – носіїв цих послуг може бути перевірена шляхом їх узгодження та візування, тому відповідні процеси не потребують обов’язкового затвердження.

Але для деяких послуг ЦОВВ (наприклад, проведення комунікативних заходів) їхня якість не може бути перевірена у повному обсязі до їх отримання споживачами. Для кожної з таких послуг повинні бути визначені методи затвердження процесу її надання. Прикладами таких методів є:

Ÿ  попереднє підтвердження кваліфікації виконавців процесів (наприклад, перевірка кваліфікації доповідачів на комунікативних заходах);

Ÿ  попереднє затвердження матеріалів, які застосовуються при виконанні процесу (наприклад, затвердження тез та презентаційних матеріалів, що будуть застосовуватися на комунікативних заходах);

Ÿ  узгодження процесу надання послуги зі споживачами (наприклад, узгодження зі споживачами переліку доповідачів і тем доповідей на комунікативному заході).

Ці методи повинні бути достатніми, щоб з прийнятним рівнем надійності гарантувати відповідність послуги зобов’язанням, які ЦОВВ прийняв на себе і довів до відома споживачів.

Для кожного процесу надання послуг, що підлягає затвердженню повинні бути визначені:

Ÿ  періодичність затвердження (можливо – перед кожним наданням послуги; наприклад – перед кожним комунікативним заходом);

Ÿ  методи затвердження та схема прийняття рішень за підсумками затвердження (хто приймає рішення, за якими критеріями);

Ÿ  форма реєстрації результатів затвердження (повинна містити достатньо доказів спроможності процесу);

Ÿ  рішення, що приймаються, якщо процес не пройшов затвердження.

Основні можливі невідповідності та зауваження:

У ЦОВВ не визначені послуги, якість яких не може бути перевірена до їх надання споживачам, і процеси, надання яких потребують затвердження.

Для послуг, процеси надання яких потребують затвердження, методи їх затвердження не визначені. Якщо методи формально визначені, вони можуть бути недостатніми для забезпечення якості кінцевих послуг (аналіз їх достатності та ефективності не проводиться).

У тих випадках, коли зобов’язання ЦОВВ щодо якості послуг включають відповідальність за результати впровадження своїх рішень (наприклад, за результати застосування нормативного акту), не визначено, хто і яким чином на етапі прийняття та оформлення рішення (наприклад – розробки проекту нормативного акту) оцінює можливість досягнення очікуваних результатів внаслідок його впровадження.

7.5.3 Ідентифікація та простежуваність

Для усіх послуг, що надаються ЦОВВ, повинна бути можливість швидко визначити, на якому етапі реалізації знаходиться послуга в даний момент. Наприклад, це може здійснюватися шляхом позначок у графіку реалізації послуги.

Зокрема, для послуг, які передбачають створення документу – носія послуги, на усіх стадіях його створення (вхідна інформація; остаточний чи неостаточний проект; проект на стадії візування; проект, повернений з візування; затверджений документ) необхідно забезпечити чітку ідентифікацію документу, яка дозволяла б легко визначити:

Ÿ  до якої саме одиниці послуги відноситься цей документ (наприклад, до виконання якого саме доручення, до відповіді на яке саме звернення тощо);

Ÿ  на якому з етапів створення цей документ знаходиться.

Крім того, за рішенням ЦОВВ повинна забезпечуватися можливість простежуваності певних характеристик послуги або документу – об’єкта послуги, наприклад:

Ÿ  ким документ розроблений або перевірений;

Ÿ  на підставі якої інформації розроблено документ, тощо.

Ідентифікація та простежуваність документів можуть здійснюватися, наприклад, шляхом:

Ÿ  їх окремого розміщення у визначених місцях;

Ÿ  їх позначення „фішками”;

Ÿ  позначення на титульній сторінці документа.

Повинні бути визначені способи ідентифікації та відповідальність за ідентифікацію стану послуги (зокрема, стану документів).

Основні можливі невідповідності та зауваження:

Для різних категорій послуг відсутні механізми ідентифікації поточного стану послуг, які були б відомі усьому зацікавленому персоналу і використовувалися ним.

Для послуг, пов’язаних зі створенням документів (проектів нормативних актів, відповідей на доручення та звернення тощо), не на всіх етапах застосовується чітка ідентифікація стану проекту документу, зрозуміла іншим співробітникам ЦОВВ крім безпосереднього виконавця (розробника цих документів). Зокрема, на етапі розробки проекту документу може бути важко розрізнити недопрацьований проект, готовий проект на етапі розробки виконавцем, проект, переданий на узгодження тощо. Це особливо складно зробити за відсутності самого виконавця.

7.5.4 Власність замовника

Якщо ЦОВВ отримав інформацію, що є власністю споживачів, на умовах її конфіденційності, він повинен запровадити систему управління такою інформацією. Ця система повинна передбачати:

Ÿ  відповідне позначення цієї інформації;

Ÿ  зберігання, що забезпечує дотримання конфіденційності;

Ÿ  використання інформації тільки у передбачених цілях;

Ÿ  повернення інформації споживачу або її знищення після використання (якщо передбачено нормативними документами або домовленістю зі споживачем);

Ÿ  інформування споживача про всі випадки порушення конфіденційності та узгодження з ним подальших заходів.

Основні можливі невідповідності та зауваження:

Чітко не визначений обсяг інформації, що є власністю споживачів і перебуває під управлінням ЦОВВ. Ця інформація не ідентифікована належним чином.

Персонал ЦОВВ, що має доступ до інформації, яка є власністю споживачів, не володіє інформацією про її статус і про правила поводження з нею.

Порядок управління інформацією, що є власністю споживачів, не достатній для забезпечення її збереження та конфіденційності, які періодично порушуються.

Споживачі не інформуються про випадки порушення конфіденційності інформації, що є їх власністю.

При виявленні випадків порушення конфіденційності інформації, що є власністю споживачів (особливо – власністю окремих громадян і організацій) не вживаються заходи для мінімізації наслідків порушення конфіденційності, а також для запобігання повторенню таких випадків у майбутньому.

7.5.5 Збереження носіїв послуг та продукції

Вимоги цього розділу стандарту поширюються на зберігання:

Ÿ  документів – носіїв послуг ЦОВВ (вхідна інформація; остаточний чи неостаточний проект; проект на стадії візування; проект, повернений з візування; затверджений документ)

Ÿ  витратних матеріалів та інших матеріальних цінностей, що підлягають зберіганню.

Для кожного з документів – носіїв послуг ЦОВВ має бути чітко визначено місце його зберігання (як у паперовому, так і у електронному вигляді) на кожному етапі його створення – при передачі доручення виконавцю, розробленні проекту, візуванні, підготовці до передачі споживачу. Ця система повинна гарантувати, що потрібний документ можна буде легко знайти та ідентифікувати. Крім того, повинна бути визначена відповідальність за передачу таких документів між структурними підрозділами, та їх відправку споживачам (за потреби – контроль їх отримання споживачами).