Руководство по работе с Microsoft word (стр. 11 )

Выберите команду Формат Þ Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе для просмотра параметров. Установите или снимите флажки по своему усмотрению. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение параметров в этом диалоговом окне Автозамена не приведет к изменению уже отформатированного текста. Оно повлияет только на тот текст, который вы наберете после установки и/или снятия флажков.

Как применить автоформатирование к вашему документу

Вот что нужно выполнить, чтобы применить автоформатирование к целому документу.

Выберите команду Формат Þ Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат. Установите флажок Сразу весь документ, чтобы применить автоформатирование без просмотра отдельных изменений, или опцию С просмотром каждого изменения, если вы хотите принять или отвергнуть каждое изменение в отдельности. (Необязательно.) Из раскрывающегося списка Тип документа выберите тип документа, с которым вы работаете. Щелкните на кнопке ОК.

Если вы выбрали опцию Сразу весь документ в п. 2, Word проанализирует документ и применит автоформатирование, основанное на содержании документа. Вы не сможете отменить отдельные изменения автоформатирования, но сможете отменить автоформатирование всего документа, выбрав Правка Þ Отменить автоформатирование.

Если же вы установите флажок С просмотром каждого изменения в п. 2, Word, форматируя ваш документ, откроет диалоговое окно Автоформат. В это время вы можете перемещаться по документу для просмотра изменений, сделанных Word. Затем в этом диалоговом окне необходимо щелкнуть на одной из кнопок:

Принять все. Будут приняты все изменения форматирования. Отменить все. Будут отменены все изменения форматирования. Просмотр изменений. Позволит вам просмотреть каждое изменение и принять либо отменить его (см. следующий абзац). Библиотека стилей. Появится библиотека стилей, из которой вы сможете выбрать стиль и просмотреть общий вид вашего документа в этом стиле. После выбора стиля вы вернетесь в диалоговое окно Автоформат.

Щелкните на кнопке Просмотр изменений, и появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата. Команды этого диалогового окна используются для проверки изменений форматирования по одному, которые принимаются или отвергаются каждое в отдельности. Изменения шрифтов не указываются, но все остальные изменения форматирования отмечаются. Пока вы работаете с этим диалоговым окном. Word выводит документ вместе с метками, показывающими, где были сделаны изменения.

Установка параметров автоформатирования

В программе автоформатирования заложено множество параметров, с помощью которых можно изменять документы. Вы можете устанавливать эти параметры по своему усмотрению. Для этого выполните следующее:

Выберите команду Формат Þ Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена. Откроите вкладку Автоформат для просмотра параметров автоформатирования. Установите или снимите различные флажки по своему усмотрению. Если нужно — используйте справочную систему (для этого щелкните на вопросительном знаке на строке названия вверху диалогового окна, а затем на интересующем вас флажке) для получения информации об отдельных параметрах. Щелкните на кнопке ОК.

Изменения параметров автоформатирования повлияют не на ранее отформатированный документ, а только на использования автоформатирования в будущем.

Работа с шаблонами

Создание нового шаблона

Ранее вы узнали, что в Word есть множество стандартных шаблонов, на которых основывается каждый документ Word. При необходимости вы сможете создавать новые и изменять старые шаблоны.

Можно создать новый шаблон на основе уже существующего, и тогда новый шаблон будет содержать все элементы старого и любой текст или форматирование, которое вы добавите. Для создания нового шаблона возьмите за основу Обычный шаблон. Действуйте так:

Выберите Файл Þ Создать для открытия диалогового окна Создание документ. Выберите кнопку переключателя Шаблон. Если вы хотите создать шаблон на основе уже существующего, выберите пиктограмму шаблона в диалоговом окне Создание документа. В противном случае — щелкните на пиктограмме Обычный вкладки Общие. Щелкните на кнопке ОК. В рабочей области появится пустой документ, названный по умолчанию Шаблон1. Введите стандартный текст и другие элементы, которые вы хотите сохранить в новом шаблоне, и, если хотите, примените к тексту нужное форматирование. Кроме того, для нового шаблона можно создавать любые стили. Выберите команду Файл Þ Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Сохранить. Выберите папку, в которой будет храниться новый шаблон. (Например, если это шаблон делового письма, поместите его в папку Письма и факсы.) В текстовом поле Имя файла введите имя нового шаблона, которое не должно превышать 256 символов. Убедитесь, что вы не присвоили новому шаблону имя уже существующего, иначе новый шаблон заменит базовый. Щелкните на кнопке Сохранить. Новый шаблон будет сохранен под указанным именем, и его можно будет использовать всякий раз при создании нового документа.

Изменение существующего шаблона

Можно открыть любой шаблон, сохраненный на диске, и модифицировать его. Вот как это сделать:

Выберите команду Файл Þ Создать для открытия диалогового окна Создать. Выберите вкладку, содержащую шаблон, который вы хотите изменить, затем щелкните на пиктограмме нужного шаблона. Щелкните на кнопке Шаблон. Щелкните на кнопке ОК. Внесите желаемые изменения и дополнения в текст и стили шаблона. Выберите команду Файл Þ Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Измененный шаблон будет сохранен на диске.

При модификации шаблона изменения, внесенные вами, не повлияют на ранее созданные документы, основанные на этом шаблоне. Они появятся только в новых документах.

Создание шаблона на основе документа

Иногда вам может понадобится создать новый шаблон, основанный на существующем документе Word. Сделайте для этого следующее:

Откройте документ, на основе которого вы хотите создать шаблон. Используйте команды редактирования Word для удаления всех элементов текста и форматирования, которые не должны войти в новый шаблон. Выберите команду Файл Þ Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документа). Из раскрывающегося списка Тип документа выберите Шаблон документа. В текстовом поле Папка автоматически появится название папки Шаблоны. Выберите папку, в которой вы будете хранить новый шаблон, дважды щелкнув на ее имени. Введите имя шаблона в текстовом поле Имя файла. Щелкните на кнопке Сохранить.

В п. 5 важно выбрать подходящую папку для хранения шаблона. Когда в п. 4 вы выберете Шаблон документа, Word автоматически откроет папку Шаблоны (которая отличается от той, где хранятся документы). Шаблоны, хранящиеся в этой папке, появятся в диалоговом окне Создать при щелчке на вкладке Общие. Поскольку Word разделяет шаблоны на категории, следует поместить шаблон в соответствующую папку, чтобы потом не иметь проблем с его поиском. К примеру, вы создали шаблон для записки, сохранили его в папке Записки, и всегда сможете его найти, щелкнув на вкладке Записки в диалоговом окне Создать.

Изменение документа в соответствии с новым шаблоном

При изменении шаблона только последующие документы, основанные на нем, будут содержать эти изменения. Уже существующие документы, базирующиеся на старой версии шаблона, не изменятся. Однако вы можете внести новые стили из измененного шаблона в существующий документ. Для этого нужно следующее:

Открыть документ. Выбрать команду Сервис Þ Шаблоны и надстройки. Установить флажок Автоматически обновлять стили. Щелкнуть на кнопке ОК.

Если этот флажок установлен, стили документа будут каждый раз автоматически обновляться при его загрузке в соответствии с изменениями шаблона. Остальные элементы шаблона, такие как стандартный текст, не появятся.

Номера страниц, верхние и нижние колонтитулы

Как пронумеровать страницы

Страницы во многих документах, особенно объёмных, следует нумеровать. Word предлагает несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов. Вы сможете самостоятельно поместить номер страницы в нижний или верхний колонтитул, внести другую дополнительную информацию. Для того чтобы пронумеровать страницы документа, выполните следующее:

Выберите команду Вставка Þ Номера страниц. Появится диалоговое окно Номера страниц. Из раскрывающегося списка Положение выберите необходимое: Вверху страницы (верхний колонтитул) или Внизу страницы (нижний колонтитул). Из раскрывающегося списка Выравнивание выберите нужное: Слева, От центра или Справа. Еще можете выбрать Внутри или Снаружи, если распечатываете двусторонние страницы и хотите, чтобы номера страниц располагались внутри (т. е. рядом с переплетом) или снаружи (т. е. вдали от него). По умолчанию номера страниц выводятся арабскими цифрами (1, 2, 3 и т. д.). Чтобы изменить формат (к примеру, i, ii, iii), щелкните на кнопке Формат и выберите нужный. Щелкните на кнопке ОК.

Когда вы с помощью описанной выше процедуры вставите номера страниц, Word сделает их частью верхнего или нижнего колонтитула документа.