АО «ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЦЕНТР
ПО ПРОБЛЕМАМ ЗАНЯТОСТИ» МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
Электронная форма
«Вакансии и резюме частных агентств занятости»
версия 1.00
Руководство пользователя
Веб – сайт: www.
e-mail: *****@***kz
г. Астана, 2013 г.
Модуль «Электронная форма вакансии и резюме частных агентств занятости» (ЭФЧАЗ) предназначен для формирования сведений о наличии вакантных мест и соискателей в разрезе профессий.
Файл, сформированный программным модулем ЭФЧАЗ, передается в электронном виде в районные (городские) уполномоченные органы по вопросам занятости. После сбора и проверки на уровне района (города) все файлы ЧАЗ в электронном виде передаются в Областное управление координации занятости и социальных программ.
1. Установка.
Скачайте модуль EF_CHAZ.xls. Модуль размещен на портале «Работа» www. в разделе «Пакет сервисов», а также на сайте www. enbek. в разделе «Официальный отдел» и доступен для свободного скачивания, регистрация на сайтах не требуется.
2. Технические требования.
Для работы с модулем рекомендуется использовать Microsoft Office Excel 2003 (SP2) и выше.
3. Общий порядок работы в модуле.
На уровне частных агентств занятости:
- формируются списки вакансий и резюме в электронном виде:
вводятся данные организации (ЧАЗ),
вводятся вакансии в разрезе профессий на определенную дату, вводятся профессии и количество соискателей на определенную дату
- проверяется правильность заполнения данных – выполняется режим «Контроль данных» до состояния «ошибок нет»,
- файл с данными формата *.xls передается по электронной почте или на любом внешнем носителе информации в районные (городские) уполномоченные органы по вопросам занятости.
На уровне районных (городских) уполномоченных органов по вопросам занятости производится:
- сбор файлов с данными формата *.xls от каждого ЧАЗ своего района (города);
- проверка даты предоставляемых сведений и корректности предоставляемых вакансий и резюме каждого ЧАЗ;
- передача всех полученных файлов с данными формата *.xls по электронной почте или на любом внешнем носителе информации в областные управления координации занятости и социальных программ.
На уровне области:
- электронные списки частных агентств занятости принимаются от районных (городских) уполномоченных органов по вопросам занятости, размещаются на локальной рабочей машине;
- после проверки информация посредством модуля «Вакансии и резюме online» импортируется на портал «Работа» в рубрики: «Вакансии, опубликованные на портале», «Резюме, опубликованные на портале». занятости».
4. Формирование электронного списка.
4.1. Подготовка к работе.
Запустить модуль EF_CHAZ.xls.
Необходимо включить макросы.
1 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «средний уровень безопасности», то при входе в Excel 2003 выдается предупреждающее сообщение системы:
Следует нажать кнопку «Не отключать макросы».
2 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «высокий уровень безопасности», то при входе в Excel 2003 выдается сообщение, где необходимо нажать ОК. Далее в режиме Сервис – Макрос – Безопасность выбрать «низкий» уровень безопасности и начать работу с модулем.
3 вариант. При входе в Excel 2007 следует открыть режим параметров безопасности:
Отметить режим «Включить это содержимое». Нажать ОК.
4 вариант. При запуске модуля в Excel 2010 следует нажать «Включить содержимое» и начать работу с модулем.
4.2. Заполнение карточки организации.
Зайдите на лист «Организация»:
Открывается режим ввода карточки организации - частного агентства занятости:
Ввести информацию по частному агентству занятости (ЧАЗ). Все поля, обязательные для заполнения, отмечены символом «*» (звездочка).
Поле Регион заполняется с помощью классификатора, который раскрывается при нажатии на значок треугольника 
в конце поля. Следует выбрать из выпавшего списка нужное значение, район или город месторасположения ЧАЗ:
После ввода всех данных по организации (ЧАЗ) следует заполнить листы: «Вакансии» и «Резюме», после чего вернуться на лист «Организация» и нажать кнопку «Контроль данных».
Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:
и рядом с кнопкой появляется сообщение «Ошибок нет»:
4.3. Заполнение данных по вакансиям.
Для ввода данных по вакансиям следует перейти на лист «Вакансии»:
В этом разделе следует ввести:
- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),
- сферы деятельности и специализации, по которым имеются вакантные места,
- уточнение профессии,
- суммарное количество вакантных мест по каждой специализации.
Дата вводится в формате: ДД. ММ. ГГ. (то есть, день. месяц. год)
ЗАПОЛНЕНИЕ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ
Сфера деятельности и специализация вводится в строку путем выбора нужного значения из Справочника.
При клике мышкой по полю сферы деятельности в конце поля появляется кнопка вызова Справочника 
:
Справочник сфер деятельности и специализаций раскрывается в виде:
Код, Сфера деятельности --> Специализация
Из выпадающего списка следует выбрать подходящую сферу деятельности и специализацию.
Если выбор специализации в таком виде затруднен, то следует поискать нужное значение через поиск, нажав кнопку «Поиск сферы деятельности и специализации»
При этом открывается окно поиска:
В поле «Текст поиска» следует ввести значащую часть названия специализации или сферы деятельности (звездочки * в начале и в конце текста ставить не нужно).
После нажатия кнопки «Поиск» на экран будет выдан список значений, в названии которых присутствует поисковый элемент. Далее следует переместить указатель на нужную строку и нажать кнопку «Вставить».
Если при нажатии кнопки «Поиск сферы деятельности и специализации»
выдается сообщение:
то это означает, что вы нажали кнопку поиска, находясь курсором в другой колонке таблицы (или листа).
Следует закрыть сообщение нажатием на «ОК» и указать курсором строку, куда должна добавиться выбранная сфера деятельности и специализация.
ВВОД КОЛИЧЕСТВА ВАКАНТНЫХ МЕСТ И УТОЧНЕНИЯ ПРОФЕССИИ
Для каждой строки: сферы деятельности и специализации и уточнение профессии, следует ввести суммарное количество вакантных мест по данной специализации по информации от всех работодателей.
Например, 2 работодателя подали заявку на «Бухгалтерия, аудит à Планирование» уточнение: бухгалтер, при этом на одно из предприятий требуется сразу 2 специалиста, а на другое предприятие - 1. В итоге, вакантных мест «Бухгалтерия, аудит à Планирование», бухгалтер, заявлено 3.
В этом случае профессия «Бухгалтерия, аудит à Планирование», бухгалтер, вводится один раз, а количество вакансий указывается равное 3.
4.4. Заполнение данных по резюме.
Для ввода данных по резюме следует перейти на лист «Резюме»:
В этом разделе следует ввести:
- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),
- сфера деятельности и специализация,
- уточнение профессии соискателей,
- количество соискателей по каждой специализации/профессии.
Дата вводится в формате: ДД. ММ. ГГГГ (то есть, день. месяц. год)
Работа по заполнению таблицы «Список профессий соискателей» аналогична порядку, описанному для раздела Вакансии п.4.3.
Сферы деятельности, специализации/профессии вводятся те, которые заявлены соискателями в своих резюме, т. е. специализации/профессии, по которым возможно трудоустройство соискателя.
Если соискатель согласен работать и Бухгалтером и Кассиром, в зависимости от наличия вакансии, то в таблицу следует занести обе профессии:
403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Кассир – 1
403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Бухгалтер – 1.
5. Контроль данных.
После завершения ввода информации по вакансиям и резюме следует перейти на лист «Организация» и нажать кнопку «Контроль данных».
Если при заполнении допущены неточности или ошибки, то будут выданы соответствующие сообщения.
Если есть ошибки заполнения, то рядом с кнопкой «Контроль данных» выдается сообщение «Есть ошибки»:
И далее появится сообщение о конкретной ошибке.
Например, в системе работает контроль на не повторяемость сфер деятельности, специализации и уточнения профессии в одной табличке:
Или, например такие сообщения:
Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:
и рядом с кнопкой появится сообщение «Ошибок нет»:
Обязательно добейтесь сообщения, что проверка прошла благополучно -«Ошибок нет».
6. Сохранение файла с данными.
6.1.Выбор формата при сохранении заполненного файла
ВНИМАНИЕ!
Если работа с модулем ЭФЧАЗ (книгой Excel) велась в формате MsOfficeExcel 2007, или MsOfficeExcel 2010, то окончательный вариант файла для передачи в Областное управление координации занятости и социальных программ нужно сохранить в формате MsOffice Excel 2003.
Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2007
Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2010
6.2. Имя сохраняемого файла.
После ввода всех данных и благополучного выполнения контролей следует сохранить файл Excel с именем, включающим в себя БИН агентства и дату подачи сведений.
Например, БИН организации - 555666444777 , дата подачи сведений – 01.11.2013.
В этом случае имя файла будет: EF_CHAZ_555666444777_01112013.xls
