Основи менеджменту та маркетингу (стр. 11 )

- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, покращання, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип «знизу доверху»;

- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

- через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

2 Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікацій. Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні). Формальні канали встановлені адміністративно й зв’язують працівників як по вертикальних, так і по горизонтальних щаблях управління. До неформальних каналів комунікацій належать ті, які не збігаються із офіційно встановленими.

Основними елементами комунікації є:

-  джерело інформації;

-  передавач інформації;

-  приймальник інформації;

-  отримувач інформації.

Інформація - це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Носіями інформації є документи, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми і т. ін. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами.

3 Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми, працівниками з метою розв'язання певної проблеми. Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій:

- відправник джерела - той, хто генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;

- повідомлення - інформаційна ідея, яка закодована за допомогою символів;

- канал - засіб передачі інформації;

- отримувач (споживач) - особа, для якої призначена інформація.

	1 Формує або вибирає ідею		2 Кодує та вибирає канал		3 Передає каналом		4 Декодує
Відправник		Ідея		Повідомлення		Отримувач		Оцінка розуміння ідеї
			5. Зворотний зв'язок

Рисунок 7.1 – Схематична модель комунікаційного процесу

Модель процесу комунікацій подана на рис.7.1, звідки бачимо, що комунікаційний процес складається з:

- формування або вибору ідеї (зародження ідеї);

- кодування і вибору каналу (перетворення ідеї на повідомлення за допомогою слів, жестів, інтонації, вибір способу передачі за допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відеострічок тощо);

- передачі ідеї;

- декодування (переклад символів відправника в думки отримувача);

- здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум — це те, що деформує зміст (відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Доцільно пам'ятати також про те, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд, тобто практично миттєво.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватися на два види комунікацій:

1 Міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками).

2 Організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організації (підприємства).

4 На шляху міжособових комунікацій виникають такі перепони:

- неповне сприйняття працівниками інформації;

- несприйняття інформації;

- семантичні бар'єри, тобто перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків;

- невербальні перепони, які виникають при використанні несловесних (невербальних) знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.;

- поганий зворотний зв'язок.

Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього треба:

1 Пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання.

2 Бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем.

3 Слідкувати за власними жестами, позами, інтонаціями.

4 Бути уважним до почуттів інших працівників.

5 Враховувати соціально-психологічний клімат у колективі.

6 Налагоджувати якісний зворотний зв'язок.

7 Допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

5 В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

- деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій;

- інформаційні перезавантаження у системі комунікацій;

- незадовільна структура управління організації;

- громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою:

- раціоналізації структури комунікаційного процесу;

- регулювання інформаційних процесів;

- удосконалення документообігу;

- ефективного застосування графічних засобів;

- поліпшення виконання функцій менеджменту;

- поліпшення зворотного зв'язку;

- введення системи збору пропозицій працівників;

- застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп'ютерів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення тощо.

ТЕМА 8 Конфлікти в організації. Переміни та стреси

1 Поняття конфлікту.

2 Основні типи конфлікту.

3 Причини конфлікту.

4 Основні способи управління конфліктною ситуацією.

5 Переміни та стреси.

1 Поняття конфлікту можна визначити як відсутність згоди між двома або більше сторонами, які можуть бути фізичними особами або групами. Кожна сторона робить все можливе, щоб була прийнята її точка зору і заважає іншій стороні робити те саме.

Прихильники школи «людських відносин» також вважали, що конфлікт - зло і що його слід уникати. Визнаючи можливість суперечностей між цілями окремої особистості й організації, між лінійними та функціональними ланками, між повноваженнями і можливостями посадових осіб та ін., вони розглядали конфлікт як ознаку неефективної діяльності організації і поганого управління. Отже, на їхню думку, конфлікти не виникають, якщо в організації добрі взаємовідносини між її членами.

Сучасні погляди полягають у тому, що навіть за наявності ефективного управління в організаціях деякі конфлікти не тільки можливі, а й навіть бажані. Звичайно, конфлікт не завжди має позитивний характер. У деяких випадках він може заважати задоволенню потреб індивідуму і досягненню цілей організації. Наприклад, якщо в колективі є людина, схильна до суперечок, інші члени колективу можуть поділяти погляди цієї людини, щоб не вступати в суперечку і уникнути конфлікту, хоча точка зору «любителя» посперечатися може бути і неправильною. Проте в багатьох випадках конфлікт допомагає виявити різноманітність поглядів, дає додаткову інформацію, допомагає виявити альтернативні вирішення проблеми. Це робить процес групового прийняття рішень більш ефективним і дає людям можливість задовольнити власні потреби в повазі та у владі. Це може привести також до більш ефективного виконання планів стратегій та проектів, оскільки обговорення різних поглядів на ці документи відбувається до втілення їх у життя.

2 Розрізняють чотири основних типи конфлікту: внутрішньоособовий конфлікт, міжособовий конфлікт, конфлікт між особистістю і групою, міжгруповий конфлікт.

Внутрішньоособовий конфлікт. Цей тип конфлікту дещо не відповідає визначенню, яке було зроблено раніше. Однак його потенційні дисфункціональні наслідки аналогічні наслідкам інших типів конфліктів. Він може виявитися в різних формах. Одна з найпоширеніших форм - рольовий конфлікт, коли до однієї людини висуваються суперечливі вимоги з приводу того, який повинен бути результат її праці.

Міжособовий конфлікт. Цей тип конфлікту найбільш поширений. В організації він виявляється по-різному. Найчастіше це боротьба керівників за обмежені ресурси, капітал чи робочу силу, за використання певного обладнання, за схвалення певних ідей. Кожен з цих керівників вважає, що оскільки ресурси обмежені, він повинен переконати вище начальство виділити ці ресурси саме йому, а не комусь іншому.

Міжособовий конфлікт виявляється також як зіткнення собистостей. Люди з різними рисами характеру, поглядами та цінностями інколи просто не в змозі співіснувати. Як правило, погляди і цілі таких людей дуже відрізняються.

Конфлікт між особистістю і групою. Виробничі групи встановлюють певні норми поведінки. Кожен повинен додержуватися їх, щоб визнаватись неформальною групою і тим самим задовольнити свої соціальні потреби. Однак, якщо очікування групи заходять у суперечності з очікуваннями окремої особистості, може виникнути конфлікт.

Міжгруповий конфлікт. Будь-яка організація складається з певних формальних і неформальних груп, між якими можуть виникати конфлікти. Найчастіше конфлікт виникає через розбіжності в цілях чи інтересах функціональних структурних груп.

Міжгруповий конфлікт може виникнути також у ході боротьбі між структурними підрозділами за матеріальні, трудові чи фінансові ресурси.

3 Отже, будь-який тип конфлікту має свої причини. Найбільш поширеним з них є: обмеженість ресурсів, взаємозалежність завдань, розбіжності в цілях, відмінності в уявленнях, інтересах та цінностях, в манері поведінки та життєвому досвіді, незадовільні комунікації.

Обмеженість ресурсів. Навіть у найбільших організаціях ресурси завжди обмежені. Керівництву досить складно вирішити як поділити матеріальні, людські та фінансові ресурси між різними групами, щоб досягти загальних цілей організації.

Взаємозалежність завдань. Можливість конфлікту існує скрізь де одна людина, або група залежить у виконанні завдань від іншої людини або групи. Оскільки всі організації є системами, які складаються з взаємозалежних елементів при неадекватній роботі одного з підрозділів або людини взаємозалежність завдань може стати причиною конфлікту.