УТВЕРЖДАЮ | ||
Руководитель службы записи актов гражданского состояния Иркутской области __________________ | ||
«____» _______________ 2012 года |
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела организационного, документационного обеспечения и контроля исполнения документов службы записи актов гражданского состояния Иркутской области
I. Общие положения
1. В соответствии с настоящим должностным регламентом, являющимся составной частью Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29 ноября 2011 года № 000 (далее – Административный регламент), прилагаемым к служебному контракту, осуществляется профессиональная служебная деятельность государственного гражданского служащего Иркутской области по замещаемой им должности государственной гражданской службы Иркутской области (далее - область) категории «руководители» ведущей группы должностей начальника отдела организационного, документационного обеспечения и контроля исполнения документов службы записи актов гражданского состояния Иркутской области (далее - гражданский служащий).
2. Назначение на должность гражданского служащего и освобождение от указанной должности осуществляется руководителем службы записи актов гражданского состояния Иркутской области (далее – служба) и оформляется распоряжением службы.
3. Гражданский служащий при исполнении должностных обязанностей по замещаемой должности подчиняется непосредственно:
- руководителю службы - по вопросам обеспечения исполнения в службе мероприятий в области мобилизационной подготовки;
- заместителю руководителя службы – по другим вопросам, относящимся к задачам и функциям отдела.
4. Гражданский служащий при исполнении должностных обязанностей по замещаемой должности имеет в своем подчинении одного государственного гражданского служащего области, двух работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы области в отделе организационного, документационного обеспечения и контроля исполнения документов службы (далее – отдел).
5. Положения настоящего должностного регламента учитываются при проведении аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.
6. Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы области или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.
II. Квалификационные требования к должности,
замещаемой гражданским служащим
7. К квалификационным требованиям к должности, замещаемой гражданским служащим, относится наличие:
1) высшего профессионального образования;
2) не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
3) знаний:
- Конституции Российской Федерации;
- Федеральных законов: «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», «О системе государственной гражданской службы Российской Федерации», «О государственной гражданской службе Российской Федерации», «О противодействии коррупции», Трудового кодекса Российской Федерации (раздел Х «Охрана труда»), «О государственной тайне», «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
- Устава Иркутской области;
- нормативных правовых актов Российской Федерации и Иркутской области по направлениям деятельности отдела;
- ГОСТа Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- основных положений государственной системы документационного обеспечения управления;
- перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
- основных правил работы архивов организаций;
- теоретических основ государственного управления;
- применяемой учетной документации, статистической отчетности по направлениям деятельности отдела;
- положения о службе, структуры службы, положения об отделе, должностного регламента по замещаемой должности;
- инструкции по делопроизводству в службе;
- в области информационно-коммуникационных технологий: аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах (включая использование возможностей межведомственного документооборота), общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности, систем взаимодействия с гражданами и организациями, систем межведомственного взаимодействия;
- правил служебного распорядка, требований охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
4) навыков:
- практического применения нормативных правовых актов;
- оперативного принятия и реализации управленческих решений;
- подготовки проектов нормативных правовых актов;
- ведения деловых переговоров;
- владения приёмами межличностных отношений и мотивации подчиненных;
- умения контролировать и анализировать;
- публичного выступления;
- составления делового письма;
- эффективной и последовательной организации работы по взаимосвязям с организациями, государственными органами, населением;
- делегирования полномочий подчиненным;
- адаптации к новой ситуации и применения новых подходов к решению возникающих проблем;
- организации личного труда;
- планирования и организации работы коллектива;
- повышения квалификации;
- систематизации информации, работы со служебными документами;
- в области информационно-коммуникационных технологий: стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, работы с базами данных, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, работы с системами межведомственного взаимодействия.
III. Должностные обязанности, права и ответственность
8. Должностные обязанности:
Гражданский служащий обязан исполнять основные обязанности, установленные статьей 15 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и иные обязанности, предусмотренные другими положениями названного Федерального закона, Федерального закона «О противодействии коррупции», иными нормативными правовыми актами.
В целях обеспечения реализации задач и функций службы, отдела гражданский служащий обязан:
1) осуществлять руководство и организовывать деятельность отдела;
2) распределять обязанности между сотрудниками;
3) в установленном порядке обеспечивать подготовку проектов правовых актов по вопросам, относящимся к задачам и функциям отдела;
4) организовывать работу в службе по соблюдению делопроизводства;
5) осуществлять в службе решение вопросов организационного характера;
6) осуществлять работу по организации проведения службой семинаров, совещаний по общим вопросам компетенции службы;
7) обеспечивать исполнение в службе мероприятий в области мобилизационной подготовки;
8) организовывать и координировать работу по охране труда в службе;
9) участвовать в расследовании несчастных случаев в службе и разработке мер по их предотвращению. При несчастном случае на производстве принимать неотложные меры по предотвращению развития аварийной ситуации и воздействия травмирующих факторов на других лиц;
10) организовывать проведение проверок, обследований технического состояния зданий, сооружений, оборудования на соответствие их требованиям нормативных правовых актов по охране труда, состояния санитарно-бытовых помещений, средств индивидуальной защиты работников;
11) контролировать соблюдение законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда сотрудниками службы;
12) организовывать подготовку в установленные сроки необходимой информации по работе с обращениями граждан, ходе исполнения контрольных документов в аппарате службы;
13) организовывать и контролировать своевременное рассмотрение сотрудниками отдела запросов, жалоб и других обращений органов государственной власти, различных организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подготовку по ним проектов соответствующих решений и ответов;
14) участвовать в заседаниях, совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
15) участвовать в работе комиссий по вопросам компетенции отдела;
16) анализировать и давать оценку работы подразделений службы по вопросам компетенции отдела;
17) оказывать консультативную и методическую помощь по вопросам компетенции отдела;
18) обеспечивать соблюдение сотрудниками отдела служебного распорядка службы, требований пожарной безопасности и охраны труда;
19) готовить предложения руководителю службы по подбору и расстановке кадров в отделе их продвижению по службе, по их материальному и моральному стимулированию;
20) подготавливать сводный план работы службы и отчет о работе;
21) подготавливать в установленном порядке заявки на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг согласно распределению функциональных обязанностей;
22) подготавливать в установленном порядке заявки в план материально-технического снабжения службы согласно распределению функциональных обязанностей;
23) участвовать в подготовке проекта бюджетной сметы и её корректировке;
24) повышать свой квалификационный и профессиональный уровень;
25) обеспечивать исполнение иных обязанностей, в соответствии с законодательством, а также поручений руководителя службы, заместителей руководителя службы.
9. Права гражданского служащего:
При исполнении должностных обязанностей гражданский служащий обладает правами, предусмотренными статьей 14 и другими положениями Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами.
Гражданский служащий имеет право:
1) представлять отдел в иных исполнительных органах государственной власти, организациях по вопросам, относящимся к задачам и функциям службы, отдела;
2) запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию по вопросам, относящимся к задачам и функциям службы, отдела;
3) участвовать в совещаниях, рабочих группах, заседаниях комиссий, проводимых службой по вопросам, относящимся к задачам и функциям отдела;
4) направлять предложения о профессиональной переподготовке и повышении квалификации, стажировки сотрудников отдела.
10. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящим должностным регламентом, правовыми актами, а также за нарушение режима защиты персональных данных гражданский служащий несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
IV. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий
вправе или обязан самостоятельно принимать
управленческие и иные решения
11. Гражданский служащий в пределах своей компетенции вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения, в том числе по следующим вопросам:
1) контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
2) организации работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе распоряжений руководителя службы;
3) организации работы по формированию дел и сдаче их в архив;
4) организации работы по охране труда;
5) организации работы по мобилизационной подготовке.
12. Гражданский служащий обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения по следующим вопросам:
1) заключения о соответствии документов, подготовленных в службе требованиям норм делопроизводства;
2) подготовки справок о соблюдении сроков исполнения документов, о состоянии исполнения документов, поставленных на контроль
3) удостоверения подлинности документов, соответствия их копий подлинникам.
V. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий
вправе или обязан участвовать при подготовке проектов
нормативных правовых актов и (или) проектов
управленческих и иных решений
13. Гражданский служащий вправе участвовать при подготовке проектов правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам компетенции службы, отдела.
14. Гражданский служащий обязан участвовать при подготовке правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по следующим вопросам:
1) разработки инструкции по делопроизводству в службе, иных актов по вопросам делопроизводства и документооборота в службе;
2) составления сводной номенклатуры дел службы и введения ее в действие;
3) контроля за своевременным и качественным исполнением документов;
4) обеспечения исполнения в службе мероприятий в области мобилизационной подготовки;
5) организации работы по охране труда в службе.
VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения
проектов управленческих и иных решений,
порядок согласования и принятия данных решений
15. Гражданский служащий обязан соблюдать сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений, а также обеспечивать правовое, организационное и документационное сопровождение исполнения указанных проектов правовых актов и поручений руководителя службы, заместителя руководителя службы в соответствии с законодательством, а также планами работы, с учетом задач и функций службы, отдела.
VII. Порядок служебного взаимодействия
гражданского служащего
16. В связи с исполнением должностных обязанностей и реализацией прав, предусмотренных настоящим должностным регламентом, гражданский служащий самостоятельно и (или) по поручению руководителя службы, заместителей руководителя службы в установленном порядке осуществляет служебное взаимодействие с:
1) государственными гражданскими служащими области других подразделений службы;
2) государственными гражданскими служащими иных государственных органов области, федеральных государственных органов;
3) органами местного самоуправления муниципальных образований области;
4) гражданами;
5) иными физическими лицами и органами (организациями).
17. Гражданский служащий при осуществлении служебного взаимодействия руководствуется статьями 15, 17, 18 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами, Административным регламентом, настоящим должностным регламентом.
VIII. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
гражданского служащего
19. Для оценки профессиональной служебной деятельности гражданского служащего применяются следующие показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности, установленные в соответствии с должностными обязанностями и связанные с правовым, организационным и документационным обеспечением исполнения управленческих и иных решений:
1) количество (объем) выполненных работ от установленного перечня должностных обязанностей;
2) качество выполненных работ;
3) соблюдение сроков выполненных работ;
4) уровень служебной загруженности;
5) наличие незадействованных ресурсов;
6) характер и сложность выполненных работ;
7) масштаб руководства деятельностью;
8) разнообразие и комплексность осуществляемой деятельности;
9) дополнительная ответственность в связи с необходимостью принятия нестандартных решений.
20. Эффективность и результативность деятельности определяется на основании Доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы, индикативных показателей и данных статистического учета по показателям, отражающим уровень достижения целей и задач социально-экономического развития области, в соответствии с основными целями и задачами службы по итогам отчетов о деятельности службы.
С должностным регламентом ознакомлен гражданский служащий:
____________________________ (ФИО) | _________________ (подпись) | ___________________ (дата) |
Лист согласования
к должностному регламенту начальника отдела организационного, документационного обеспечения и контроля исполнения документов службы записи актов гражданского состояния Иркутской области
Подготовил:
Начальник отдела организационного, документационного обеспечения и контроля исполнения документов |
Согласовано:
Заместитель руководителя службы | |
Начальник отдела государственной гражданской службы и кадровой работы |
