Разработка регламентов автоматизации документооборота между Минэкономразвития России и подведомственным федеральным агентством, а также между Минэкономразвития России и федеральным министерством в рамках формирования рекомендаций по организации управления внедрением ИКТ на уровне отдельных органов государственной власти (стр. 2 )

·  Сервер DocsVision 3.5, который строится на основе MS SQL Server 2000 и Web-сервера MS IIS и предназначен для хранения и предоставления данных;

·  Клиент DocsVision 3.5, интегрированный в Internet Explorer и состоящий из ядра системы и набора управляемых им карточек. Ядро системы - "Менеджер объектов" - загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для исполнения разных функций. Клиентское приложение работает в Internet Explorer;

·  Сервер Бизнес-процессов DocsVision 3.5, отвечающий за управление бизнес-процессами в системе.

С помощью СЭДО в данном ОГВ автоматизированы следующие основные процессы документооборота:

·  регистрация корреспонденции и сканирование входящей корреспонденции;

·  наложение резолюций и доведение документов и поручений до конечных исполнителей;

·  подготовка проектов документов;

·  контроль исполнения документов и поручений.

Для автоматизации электронного документооборота в Минпромэнерго России также применяется разработанная компанией «Диджитал Дизайн» в рамках ФЦП «Электронная Россия» система электронного документооборота – СЭДО. Структурно и функционально СЭДО в Минпромэнерго России полностью повторяет СЭДО Минэкономразвития России. Работы по внедрению СЭДО были начаты в 2005 году. В 2007 году система принята в промышленную эксплуатацию в Минпромэнерго России.

Пользователями СЭДО в данных ведомствах являются сотрудники всех уровней организационных структур (руководители ведомств, руководители управлений и директора департаментов, начальники отделов, сотрудники). Количество пользователей СЭДО составляет:

·  Минэкономразвития России – 1500;

·  Минпромэнерго России - 1200.

Для автоматизации документооборота в РосОЭЗ применяются две системы электронного документооборота:

·  Система электронного документооборота (СЭДО). Структурно и функционально СЭДО в РосОЭЗ полностью повторяет СЭДО Минэкономразвития России. Работы по внедрению СЭДО в РосОЭЗ были начаты в 2006 году. СЭДО не была принята в промышленную эксплуатацию. В текущем 2007 году выполняется переход на систему документационного обеспечения (СДОУ) и продолжается использование СЭДО в части мониторинга контрольных поручений от Минэкономразвития и как архивная поисковая база.

·  Система документационного обеспечения (СДОУ). Работы по внедрению СДОУ были начаты в 2007 году. На текущий момент большинство пользователей СЭДО обучены работе в СДОУ и перешли к ее использованию.

Система документационного обеспечения (СДОУ) «Босс-Референт» базируется на продукте компании IBM «Lotus Domino» и IBM «Lotus Notes». Применение СДОУ позволяет автоматизировать следующие основные процессы документооборота в данном ОГВ:

·  регистрация корреспонденции и сканирование входящей корреспонденции;

·  наложение резолюций и доведение документов и поручений до конечных исполнителей;

·  подготовка проектов документов;

·  контроль исполнения документов и поручений.

Пользователями СДОУ в данном ОГВ являются сотрудники всех уровней организационных структур (руководители ведомств, руководители управлений и директора департаментов, начальники отделов, сотрудники). Количество пользователей:

·  СЭДО – 6;

·  СДОУ – 172.

В настоящее время ведется работа по подготовке к введению СДОУ в промышленную эксплуатацию в РосОЭЗ, которое должно произойти предположительно 19 ноября 2007 года.

3.24.2  Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации

Организационная структура подразделений объектов автоматизации обеспечивает четкое распределение функций между пользователями Системы, что дает возможность возложения ответственности за полноту вводимых данных и своевременное осуществление межведомственного взаимодействия на конкретных пользователей.

Обслуживающий персонал в основном имеет средний уровень компьютерной подготовки.

45  ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

4.15.1  Требования к системе в целом

4.1.15.1.1  Требования к структуре и функционированию системы

В целях реализации следующих типов обмена документами между организациями:

­  обмен документами (ведомство – ведомство),

­  расписание документа по резолюции (ведомство – подведомственная организация),

Система должна выполнять следующие функции:

·  выгрузка РК документа;

·  выгрузка резолюции по документу;

·  отправка РК документа;

·  отправка резолюции по документу;

·  загрузка РК документа;

·  загрузка резолюции как РК;

·  формирование запроса по документу;

·  формирование запроса по резолюции;

·  формирование ответа на запрос по РК;

·  формирование ответа на запрос по РК (резолюции);

·  уведомление об отправке\доставке документа;

·  уведомление об изменениях в РК исходного документа.

Общая архитектура Системы приведена на следующем рисунке.

Рис. 4.1. Общая архитектура Системы

Система состоит из следующих основных логических подсистем:

·  подсистема выгрузки/загрузки объектов;

·  подсистема транспорта;

·  подсистема администрирования.

Подсистема выгрузки/загрузки объектов

Данная подсистема реализует функциональность выгрузки/загрузки объектов СЭДО, участвующих в обмене и обеспечивает:

·  поиск данных в системе-отправителе на основе заданных параметров поиска - модуль поиска (отбора) данных, вин-сервис;

·  формирование очереди загрузки/выгрузки и отслеживание конфликтов повторной загрузки/выгрузки данных - модуль выгрузки/загрузки;

·  формирование объектов передачи/приема в соответствии с заданным типом объекта (РК, резолюция, запрос, ответ на запрос) и форматом передачи, определенным для данного типа объекта в соответствии со спецификацией формата сообщений обмена - модуль выгрузки/загрузки и модуль преобразования;

·  загрузку полученных данных в систему-приемник и преобразование данных в соответствии с форматами принимающей системы - модуль выгрузки/загрузки и модуль преобразования;

·  анализ и разрешение конфликтов при загрузке данных (сопоставление данных справочников в соответствии с заданными правилами преобразований) - подсистема разрешения конфликтов (ПРК).

Подсистема транспорта

Данная подсистема обеспечивает передачу данных между системами документооборота, являющимися участниками обмена. В состав данной подсистемы входят следующие модули: вин-сервис транспорта, модуль формирования сообщений отправки и модуль разбора сообщений приема, которые обеспечивают реализацию следующей функциональности:

·  формирование очереди объектов на отправку/прием;

·  передача XML-описаний объектов по электронной почте от адреса системы отправителя на адрес системы-получателя.

Подсистема администрирования

Подсистема администрирования взаимодействует со всеми подсистемами и модулями Системы и обеспечивает:

·  журналирование всех этапов обмена данными;

·  просмотр журнала Системы;

·  получение уведомлений об ошибках передачи данных;

·  настройку подсистем.

При разработке Системы должны учитываться:

·  существующее состояние автоматизации деловых процессов и регламентов предметной области на объектах внедрения;

·  существующая информационно-техническая инфраструктура и используемые программные технологии Минэкономразвития России, подведомственного федерального агентства, федерального министерства.

Подробно каждая из подсистем рассматривается в п.4.2.

Требования к диагностированию Системы

Диагностирование Системы должно осуществляться в режиме администрирования, при этом должна быть обеспечена возможность выполнения следующих работ:

§  Комплексная проверка работоспособности Системы.

§  Диагностирование физической и логической целостности базы данных.

Перспективы развития, модернизации Системы

Развитие и модернизация Системы может идти в следующих направлениях:

§  повышение технических характеристик таких, как: производительность серверов, пропускная способность ЛВС и каналов связи;

§  расширение функциональных возможностей Системы.

4.1.25.1.2  Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

В работе с Системой принимают участие пользователи, имеющие следующие роли:

·  администратор системы (сотрудник организации-участника обмена, отвечающий за настройку Системы);

·  регистратор (служащий организации-участника обмена, работающий в системе документооборота, имеющий право регистрировать документы);

·  сотрудник (служащий организации-участника обмена, работающий в системе документооборота).

Итого общая численность обслуживающего персонала Системы при трёх организациях-участницах обмена составляет 6 человек (администраторы и регистраторы).

Численность пользователей Системы со стороны всех организаций-участниц обмена должна быть не менее 1500 человек.

Перечень требований к знаниям и навыкам пользователей Системы в зависимости от роли приведен в следующей таблице.

Табл. 4.1. Требования к знаниям и навыкам пользователей

№	Владение навыками	Роль
Регистратор	Исполнитель	Советник	Контролер	Администратор
1	Навыки работы с DocsVision	+	+	+	+	+
2	Общие навыки работы на компьютере	+	+	+	+	+
3	Навыки работы с функционалом мониторинга состояния РК	+	+	+	+	+
4	Навыки администрирования DocsVision и системы					+
5	Навыки работы с СДОУ «Босс-Референт»	+	+		+	+
6	Навыки администрирования СДОУ «Босс-Референт»					+

Должны быть проведены следующие мероприятия по обучению и подготовке персонала: