Жилье мое (стр. 8 )

4. Разъясните участникам собрания процедуру и правила проведения собрания. Если это первое собрание, остановитесь на элементарных правилах и процедурных вопросах. Хорошо, если эти правила будут сформулированы, отпечатаны и розданы членам товарищества заранее.

5. Избегайте принятия решений, требующих выяснения многих подробностей. Некоторые вопросы требуют для своего решения выяснения множества мелких подробностей и деталей. Решение таких вопросов не следует возлагать на общее собрание. Предложите передать рассмотрение данного вопроса в соответствующий комитет или комиссию.

6. Добивайтесь обязательств. Принятие людьми каких-либо обязательств или их добровольное участие в работе комитетов и комиссий - важный момент включения жителей в деятельность товарищества. Не пожалейте времени на то, чтобы записывать имена людей и поручения комитетам и комиссиям, в которых они согласились участвовать.

7. Подводите итог обсуждений. Люди обсуждают вопросы намного дольше, чем необходимо. Председатель помогает людям заметить, что они начинают повторяться, или что уже имеется общее согласие, продвигает обсуждение, спрашивая, готовы ли участники голосовать по данному вопросу.

8. Будьте гибкими. Время от времени, возникают вопросы и проблемы, которые являются очень важными, но не включенными в повестку дня данного собрания. Чтобы обсудить эти вопросы, Вы можете предложить пятиминутный перерыв, собрать членов правления, чтобы посовещаться, прежде чем решить, как продолжать собрание. Будьте готовы рекомендовать снять или отложить отдельные пункты повестки дня в случае необходимости.

9. Подведите итоги собрания и перечислите вытекающие из них задачи. Зафиксируйте достигнутое согласие по тем или иным пунктам повестки дня, подчеркните то, кто именно и чем будет заниматься.

10. Поблагодарите участников. Найдите время для того, чтобы поблагодарить каждого, кто участвовал в организации и проведении собрания, особенно выполнявших формальные обязанности, и тех, кто помог подготовить материалы, помещение. Напомните всем о дате проведения следующего собрания.

Как видим, повысить эффективность собраний можно в основном за счет организационных мер, повышения информированности участников, умелого ведения собрания, предварительной проработки всех вопросов. Очень важно, чтобы люди приходили на собрание, имея определенный уровень подготовки к нему, позитивный настрой, желание пообщаться.

Заочная форма проведения собрания или заочное голосование.

Мы живем в одном доме, объединены общими заботами. Но, безусловно, у каждого из нас есть своя личная жизнь, свои планы, свой распорядок дня. И часто бывает сложно достичь согласия о времени и месте проведения собрания. «Кворум» становится постоянной проблемой в ТСЖ. Многие текущие решения, даже самые пустяковые, могут подвергаться сомнению. Закон позволяет проводить заочное собрание. Для этого инициатору собрания необходимо подготовить бюллетени для всех с указанием срока их возврата, вручить их за 10 дней до срока возврата под расписку или отправить по почте заказным письмом, не позже 10 дней после срока голосования подвести итоги и вывесить их на определенных первым собранием местах, и, наконец, хранить все эти «бумаги» в делах ТСЖ.

Деятельность правления, комитетов и комиссий ТСЖ.

Общее собрание избирает Правление товарищества. Члены товарищества, таким образом, делегируют Правлению свое право разрабатывать политику управления и развития недвижимого имущества, находящегося в общей собственности, оставляя за общим собранием право решать стратегические вопросы деятельности товарищества.

Правление товарищества принимает на себя бремя текущей работы по управлению кондоминиумом. Оно ведет ежедневную оперативную работу товарищества, управляет его имуществом и денежными средствами. Поэтому очень важно, чтобы в состав Правления были избраны специалисты, практики.

Члены Правления обязаны действовать в интересах большинства собственников и несут перед ними ответственность за свои действия и решения.

Члены Правления выбирают из своего состава Председателя. Если количество членов товарищества невелико (например, до двадцати собственников), то Правление можно не избирать, его функцию будет исполнять Общее собрание товарищества. Оно же и избирает Председателя правления товарищества.

Количественный состав правления товарищества зависит от величины жилого здания и количества членов товарищества. Практика показывает, что в товариществах, где более двадцати собственников, Правление избирается в количестве трех человек, более ста человек - в количестве пяти человек. В состав Правления могут быть избраны представители муниципалитета, если в доме есть муниципальные помещения или квартиры и избраны представители от подъездов (один человек может быть от нескольких подъездов). Если в доме есть нежилые помещения в собственности юридических и физических лиц, то представители данной категории нежилых помещений могут быть избраны в состав Правления.

Создание комитетов и комиссий в ТСЖ.

С целью вовлечения наибольшего числа жителей в работу товарищества, создаются комитеты и комиссии, отвечающие за разные направления деятельности. В состав комитетов и комиссий свободно может быть включен любой желающий член товарищества. Каждый комитет и комиссия избирает своего Председателя, который не должен быть членом правления. Комитет или комиссия разрабатывают положение (инструкцию) о своей деятельности, которая утверждается правлением товарищества. Среди возможных комитетов и комиссий можно назвать:

-по эксплуатации и ремонту жилого здания и сохранности имущества товарищества;

-по финансам;

-по социальным программам;

-ответственных по подъездам и этажам;

-согласительная комиссия.

Такие различные комиссии и комитеты на постоянной или временной основе создаются в помощь Правлению. Они могут оказывать конкретную помощь в решении спорных вопросов между членами товарищества, в проведении выборов, общественных и культурных мероприятий, в учете лиц, имеющих льготы от государства, в разработке бюджета.

Товарищества время от времени нуждаются в помощи специалистов в различных областях: юристов, бухгалтеров, аудиторов, строителей и т. д. Их можно пригласить на работу на постоянной основе или на время выполнения конкретных работ. Надзор за деятельностью таких специалистов осуществляет председатель правления, управляющий или председатель соответствующего комитета или комиссии.

Компетенция и порядок формирования правления, комитетов и комиссий, сроки их полномочий и местонахождение определяется товариществом самостоятельно. Это может быть учтено в Уставе или в правилах проживания.

Необходимо помнить, что не все жители могут принимать участие в работе правления, комитетов и комиссий. Иногда людям не нравится цель деятельности товарищества или то, как оно действует. Они не чувствуют в себе достаточно сил и знаний для работы в Правлении, комитетах и комиссиях. А иногда просто никто никогда и не приглашал их к такой работе.

Некоторые активисты товарищества отталкивают жителей от участия в работе правления, комитетов и комиссий своим чрезмерным энтузиазмом, который заставляет других людей опасаться, что у них просто ни на что другое не останется времени.

Некоторые жители делают попытку примкнуть к комитету или комиссии, но быстро из них выходят, так как не чувствуют, что им там рады. Очень важно не только привлечь жителей к работе, но и вовлечь их в социальную жизнь товарищества.

У работающих жителей дома так мало свободного времени, которое они хотели бы посвятить отдыху или своему хобби, что даже удивительно, что так много собственников участвует в общественной жизни товарищества.

Создавайте комитеты и комиссии по решению различных проблем (комитеты и комиссии по работе с пенсионерами, по работе с молодежью и многие другие), привлекайте к работе как можно большее количество жителей. Тем самым Вы создаете условия для принятия коллективных решений, выявляете активных, энергичных и знающих людей среди жителей Вашего дома.

Настоятельный совет!

С самого начала деятельности регулярно и официально информируйте жителей обо всем, что происходит в доме, а главное о том, что сделано товариществом.

Каждый месяц информируйте жителей дома о том, какие деньги и куда истрачены - на какие виды работ и по каким тарифам. Информация может поступать от обслуживающей Ваш дом организации в виде отчета, который вывешивается в подъездах дома или в виде информационного листка раскладывается в каждый почтовый ящик. Каждый собственник получает реальную возможность сравнивать уровень платежей и уровень расходов, но самое главное, что он начинает контролировать эти реальные расходы, а фирма, обслуживающая дом, вынуждена с этим считаться.

Прозрачность структуры расходов дает возможность реально оценить, куда идут собранные средства собственников и муниципальные дотации. Если Вы с самого начала все это будете делать, то создадите не просто товарищество собственников жилья, а союз людей, бережно относящихся к общему имуществу дома и в этом же духе воспитывающих свои детей!

Приложение 3.

Рекомендации по делопроизводству и контролю финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности. Документирование управленческой деятельности правления ТСЖ осуществляется на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов. Правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается на председателя правления.

В очень большом товариществе может быть много документов. Тогда председатель правления назначает из состава правления ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов, в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления с нормативными и методическими документами.