УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Парабельского районного суда
____________
"10" марта 2015 г.
ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
федерального государственного гражданского служащего,
замещающего в Парабельском районном суде Томской области
должность федеральной государственной гражданской службы секретаря суда
I. Общие положения
1.1. Должность секретаря суда в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной гражданской службы категории "специалисты".
1.2. Секретарь суда назначается и освобождается от должности приказом председателя суда.
1.3. Секретарь суда подчиняется непосредственно председателю суда, главному специалисту или лицам их замещающим.
1.4. На период временного отсутствия секретаря суда его замещает главный специалист, специалист суда согласно распределению обязанностей между государственными служащими суда.
На секретаря суда, согласно распределению обязанностей между государственными служащими суда, возлагается исполнение обязанностей, выполняемых главным специалистом и специалистом суда в случае их временного отсутствия
1.5. Секретарь суда в своей служебной деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- федеральными законами от 8 января 1998г. "О Судебном департаменте при Верховном суде Российской Федерации", 27 мая 2003г. "О системе государственной службы Российской Федерации" и 27 июля 2004г. "О государственной гражданской службе Российской Федерации, иными федеральными законами;
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями Правительства Российской Федерации;
- постановлениями Верховного суда Российской Федерации;
- постановлениями Совета судей Российской Федерации;
- нормативными правовыми актами Судебного департамента;
- положениями, инструкциями, методическими рекомендациями;
- правилами внутреннего трудового распорядка Парабельского районного суда ТО;
- настоящим должностным регламентом;
- кодексом этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих.
II. Квалификационные требования
2.1. На должность секретаря суда назначаются лица с высшим образованием, без предъявления требований к стажу.
2.2. Секретарь суда должен знать:
- Конституцию Российской Федерации;
- Федеральный закон -ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";
- Федеральный закон -Фз «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов Российской Федерации»
- нормативные правовые акты Судебного департамента в пределах своих должностных обязанностей и полномочий;
- Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. № 36;
- Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденную приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 000;
- Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70;
- Правила поведения работников аппарата суда, утвержденные постановлением Совета судей Российской Федерации от 27 апреля 2006 г. № 000;
- порядок работы со служебной информацией;
- основы проведения переговоров, заключение договоров;
- нормы и правила охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности;
- правила внутреннего трудового распорядка федерального суда общей юрисдикции;
- Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих;
- должностной регламент.
2.3. Секретарь суда должен уметь:
- эффективно и последовательно организовать работу по направлениям своей деятельности;
- работать с законодательными и нормативными правовыми актами, необходимыми для исполнения должностных обязанностей;
- разрабатывать план конкретных мероприятий;
- оперативно принимать и осуществлять принятые решения;
- адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
- осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями Управления судебного департамента, суда (работниками аппарата суда) по вопросам организации делопроизводства и работы архива;
- правильно распределять рабочее время;
- владеть приемами межличностных отношений (уметь внимательно слушать коллег; не допускать межличностных конфликтов с коллегами и руководителями; эффективно сотрудничать, идти на компромисс при решении проблем в конфликтных ситуациях; быть ответственным по отношению к людям, отзывчивым, дружелюбным; помогать в работе коллегам; быть объективным при исполнении должностных обязанностей);
- владеть навыками работы с подсистемами Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» по направлениям деятельности;
- пользоваться компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным обеспечением.
2.4. Секретарь суда должен обладать следующими навыками в объеме, необходимом для исполнения своих должностных обязанностей:
- работы в конкретной сфере деятельности;
- составления деловых писем;
- владения компьютерной и другой оргтехникой;
- владения необходимым программным обеспечением;
- систематически повышать свою квалификацию;
- соблюдать исполнительскую дисциплину.
Поведение секретаря суда должно соответствовать общепринятым в коллективе нормам.
III. Должностные обязанности, права и ответственность секретаря суда
3.1. Обязанности секретаря суда
3.1.1. Основные обязанности секретаря суда:
- регистрация, учет и хранение уголовных дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров), апелляционных уголовных дел, дел об административных правонарушениях (1-й и 2-й пересмотр);
- обращение к исполнению и контроль исполнения уголовных дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров);
- учет поступления, хранения, выдачи и списания вещественных доказательств;
- прием и регистрация поступившей корреспонденции, внесение данных в ПИ Документооборот;
- регистрация и учет жалоб на приговоры, определения и постановления суда по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, материалам, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров), апелляционным уголовным делам, делам об административных правонарушениях (1-й и 2-й пересмотр);
- ведение учётно-статистических карточек по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, апелляционным уголовным делам, делам об административных правонарушениях (1-й и 2-й пересмотр);
- введение в программный комплекс данных по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, материалам, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров), апелляционным уголовным делам, делам об административных правонарушениях (1-й и 2-й пересмотр);
- направление с апелляционными, частными жалобами представлениями и протестами в вышестоящий суд уголовных дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров), апелляционных уголовных дел, дел об административных правонарушениях (1-й и 2-й пересмотр);
- направление дел по запросам и осуществление контроля возврата дел;
- учет частных определений, контроль за ведением переписки по их исполнению;
- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям по уголовным делам, делам об административных правонарушениях, материалам, разрешаемых судом (в том числе в порядке судебного контроля, исполнения приговоров);
- выдача подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу из уголовных дел, дел об административных правонарушениях, материалов, сданных в канцелярию суда;
- ведение дел (нарядов), предусмотренных номенклатурой;
- подготовка и оформление уголовных, дел об административных правонарушениях и материалов, подлежащих сдаче в архив для хранения;
- подготовка и сдача в архив законченных дел (нарядов), журналов и учетно-статистических карточек;
- совместно с главным специалистом:
- оформление судебных дел, материалов, нарядов и других документов на постоянное хранение, отбор дел (нарядов) с истекшим сроком хранения к уничтожению;
- с разрешения председателя суда:
- ознакомление с материалами судебных дел по заявлениям лиц, участвующих в деле, запросам граждан и должностных лиц.
3.1.2 Обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан;
3.1.3 Исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
3.1.4 Соблюдать установленные в суде правила внутреннего трудового распорядка;
3.1.5 Соблюдать правила поведения работников аппарата суда;
3.1.6 Соблюдать порядок работы со служебной информацией;
3.1.7 Соблюдать правила и порядок работы с документами, сроки и качество их исполнения;
3.1.8 Обеспечение сохранности материальных ценностей.
3.1.9 Соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения.
3.1.10 Обеспечивать доступ к информации о деятельности суда в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001г. «Обеспечение доступа к информации о деятельности судов Российской Федерации»
3.1.11 Обеспечивать ввод, изменение, обработку, передачу и хранение информации закрепленных подсистем Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».
3.2 Права секретаря суда:
Секретарь суда имеет права. предусмотренные статьей 14 Федерального закона от 01.01.01 г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации»:
3.2.1. Знакомиться с документами, определяющими его должностные обязанности, права и ответственность, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе.
3.2.2. Знакомиться с проектами решений, принимаемыми председателем суда, касающимися выполняемых им должностных обязанностей.
3.2.3. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с настоящим должностным регламентом.
3.2.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
3.2.5. Запрашивать лично или по поручению председателя суда документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.2.6. Осуществлять взаимодействие с государственными служащими Управления государственной службы и кадрового обеспечения, иными структурными подразделениями Управления судебного департамента в Томской области по вопросам входящим в его обязанности.
3.2.7. Согласовывать и визировать документы, давать заключения и предложения по решению вопросов, относящихся к его компетенции.
3.2.8. Требовать создания организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей; оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него; реализации прав, предусмотренных настоящим должностным регламентом.
3.2.9. Выносить на рассмотрение председателя суда предложения по улучшению деятельности суда, совершенствованию его работы, а также своей деятельности; предлагать варианты устранения недостатков в деятельности суда.
3.2.10. Давать государственным служащим разъяснения и указания по вопросам, входящим в должностные обязанности, предусмотренные настоящим регламентом.
3.3 Ответственность секретаря суда
Секретарь суда несет персональную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
- действия или бездействие, ведущие к нарушению прав или законных интересов граждан;
- разглашение сведений, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей;
- несоблюдение ограничений, запретов, связанных с прохождением государственной гражданской службы;
- несоблюдение установленного порядка работы с конфиденциальной информацией;
- несвоевременное выполнение заданий, приказов, распоряжений вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, за исключением незаконных;
- представление председателю суда (судье) недостоверной, неточной, недостаточной или необъективной информации;
- нарушение положений Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих;
- ненадлежащую подготовку и (или) срыв проведения запланированных мероприятий, порученных для выполнения;
- несвоевременное рассмотрение в пределах своих должностных обязанностей обращений граждан, государственных служащих управлений (отделов) Судебного департамента, федеральных судов общей юрисдикции, федеральных органов исполнительной власти,
государственных органов субъектов Российской Федерации, а также учреждений и организаций;
В соответствии со ст.15 Федерального закона от 01.01.01г. «О государственной гражданской службе Российской Федерации» секретарь суда несет дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральным законодательством в случае исполнения им неправомерного поручения.
IV. Перечень вопросов, по которым секретарь суда вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
4.1 Планирование своего рабочего времени для надлежащего исполнения должностных обязанностей предусмотренных настоящим регламентом.
4.2 Информирование председателя суда, судьи, администратора о выявленных при исполнении служебных обязанностей нарушениях действующего законодательства и предложение способов их устранения.
Секретарь суда принимает участие
- в подготовке информации по вопросам, входящим в его должностные обязанности;
- в подготовке аналитических материалов, касающихся организационного обеспечения деятельности суда, судебной статистики, организации делопроизводства, работы архива.
V. Порядок служебного взаимодействия секретаря суда.
5.1 Секретарь суда строит служебное взаимодействие в связи с исполнением своих должностных обязанностей с судьями и работниками аппарата суда, должностными лицами иных государственных органов, гражданами в соответствии с федеральными законами и другими нормативными правовыми актами, регулирующими условия и порядок прохождения федеральной государственной гражданской службы, служебным контрактом и должностным регламентом.
5.2 Секретарь суда осуществляет взаимодействие:
- с гражданскими служащими суда, в котором он замещает должность государственной службы;
- с гражданским служащими других судов в пределах своей компетенции;
- с гражданскими служащими Управления судебного департамента;
- с сотрудниками прокуратуры, полиции, органами и учреждениями ФСИН России, подразделений судебных приставов, других учреждений, организаций, адвокатурой и гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию.
5.3 Порядок взаимодействия секретаря суда с гражданскими служащими суда в связи с исполнением своих должностных обязанностей определяется председателем суда.
VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности секретаря суда.
Результаты профессиональной служебной деятельности секретаря суда можно оцениваются по следующим критериям:
6.1. Организация труда:
- производительность (выполняемый объем работ);
- результативность (мера достижения поставленных целей);
- интенсивность труда (способность в короткие сроки выполнять определенный объем работ);
- соблюдение трудовой дисциплины.
6.2. Своевременность и оперативность (выполнение поручений в установленные законодательством, должностным регламентом или руководством сроки).
6.3. Качество выполняемой работы:
- подготовка документов в соответствии с установленными требованиями;
- полное и логичное изложение материала;
- юридически грамотное составление документа;
- отсутствие стилистических и грамматических ошибок.
6.4. Профессионализм:
- профессиональная компетентность (знание законодательных, нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);
- способность выполнять должностные функции самостоятельно;
- способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
- осознание ответственности за последствия своих действий и принимаемых решений;
- способность сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях.
VII. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностного регламента секретаря суда
Должностной регламент секретаря суда разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на аппараты федеральных судов общей юрисдикции, управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, соблюдения законодательства Российской Федерации, в том числе о государственной гражданской службе, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, других нормативно правовых актов.
Должностной регламент секретаря суда Парабельского районного суда Томской области разрабатывается и утверждается председателем суда.
Все листы должностного регламента должны быть прошнурованы, пронумерованы, скреплены гербовой печатью суда. Должностной регламент хранится в суде.
Секретарь суда знакомится с должностным регламентом при заключении служебного контракта о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы, о чем делается отметка в листе ознакомления с должностным регламентом.
Копия должностного регламента с подписью секретаря суда об ознакомлении прилагается к служебному контракту и подшивается в личное дело.
Заверенные копии должностного регламента и служебного контракта выдаются секретарю суда.
Должностной регламент вступает в законную силу с момента его утверждения и действует до момента его замены новым должностным регламентом, внесение изменений в должностной регламент не допускается.
Должностной регламент может быть разработан и переутвержден при изменении Типового регламента, организационно-штатной структуры Парабельского районного суда Томской области, а так же при проведении иных структурных преобразований, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
При проведении указанных выше структурных изменений новый должностной регламент разрабатывается и утверждается в установленном порядке.
Положения должностного регламента являются обязательными для исполнения секретарем суда, проходящим службу в данной должности гражданской службы, с момента назначения на должность.
С должностным регламентом ознакомлена, копию должностного регламента получила
___________________
«_____» __________________ 2015 г.
