Порядок проведения внеплановых аудитов и отчетность по проведению аудитов в этом случае соответствует общему порядку по проведению внутренних аудитов.
Перед проведением каждого конкретного аудита Главный аудитор подбирает себе группу аудиторов из реестра внутренних аудиторов, распределяет задания между аудиторами, консультирует аудиторов, контролирует их подготовку к аудиту, подготовку форм опросных листов (Приложение 7) и протоколов несоответствия (Приложение 6), ознакомление с перечнем и нормативной документацией СМК, применяемой в подразделении и т. д.
Число аудиторов зависит от численности сотрудников проверяемого подразделения и объема аудита. В случае незначительного объема запланированного аудита он может быть проведен одним аудитором (Главным аудитором по данному аудиту). Лица, привлекаемые для проведения внутренних аудитов должны обладать надлежащей квалификацией и опытом работы. Привлекаемые аудиторы не должны работать в проверяемом подразделении. Требования к квалификации, опыту и личным качествам аудиторов приведены в Приложении 3 к настоящей ДП. Функции и полномочия Главного аудитора приведены в Приложении 4 к настоящей ДП.
В обязанности главного аудитора входит:
- уточнение состава группы аудиторов и обязанностей аудиторов;
- проверку выполнения и результативности корректирующих действий предыдущих аудитов по данному подразделению;
- составление программы проведения аудита (Приложение 5), и ее дополнение в соответствии с итогами предыдущей проверки; передача ее на утверждение Представителю руководства по качеству;
- вручение утвержденной программы руководителю проверяемого подразделения не позднее, чем за 5 дней до начала аудита в соответствии с планом-графиком; согласование программы аудита, состава группы аудиторов и сроков проведения с руководителем проверяемого подразделения;
- обеспечение группы аудиторов необходимой документацией СМК (подлежащей применению в проверяемом подразделении), программой аудита и бланками форм «Опросный лист (вопросник)» (Приложение 7) и «Протокол регистрации несоответствий» (Приложение 6);
- контроль изучения и анализа аудиторами соответствующей документации СМК.
Распределение ответственности при проведении внутренних аудитов дополнительно определяется матрицей ответственности, приведенной в Приложении 1.
Примечание: В ходе согласования программы руководитель подразделения имеет право отклонить предложенные кандидатуры аудиторов с обоснованием отказа. Главный аудитор обязан заменить отклоненные кандидатуры другими из реестра аудиторов. В случае несогласия одной из сторон решение принимает ПРК.
4.2.2 Проведение внутренних аудитов
Порядок проведения внутреннего аудита регламентирован программой аудита. Аудит начинается с вводной беседы с руководителем и специалистами подразделения, во время которой главный аудитор представляет членов команды аудита, оповещает о цели и о процедуре проведения аудита.
Проведение аудита состоит из следующих этапов:
· проведение вступительного совещания;
· сбор и проверка информации, которая состоит из:
- проверки наличия и доступности всех документов СМК, обязательных для деятельности данного подразделения (процесса);
- проверки соответствия деятельности подразделения требованиям, установленным в документации СМК;
- проверки компетентности персонала;
- проверки ведения записей, их соответствия установленным требованиям в СМК ДП 02-01-2016, их достоверности и полноты.
· документирование результатов;
· проведение заключительного совещания;
· разработка, проведение и контроль выполнения КД;
· предоставление ПРК отчета о проведении ВА.
Руководитель проверяемого подразделения является ответственным за обеспечение нормальных условий проведения аудита.
После вводной беседы аудиторы в соответствии с программой проведения аудита, отправляются на рабочие места. В ходе аудита аудиторы выясняют, насколько документация по СМК (внутренние НД СМК, действующие в подразделении, процессе; записи по качеству) соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015, и в какой мере требования документации соблюдаются на местах.
Проверка документации СМК (аудит адекватности) осуществляется в соответствии с программой аудита. Документация СМК должна удовлетворять требованиям документированных процедур СМК-ДП 01-01-2016 «Управление документацией» и СМК-ДП 02-01-2016 «Управление записями».
При аудите адекватности проверка документов осуществляется по следующим позициям:
- проверка комплектности и полноты документов;
- внешний вид документов;
- соответствие документов установленным правилам оформления;
- соответствие названия, обозначений, структурного построения документа;
- наличие подписей, их расшифровок, дат и должностей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ;
- использование точных и однозначных терминов и определений;
- обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности);
- описание процесса с достаточным уровнем детализации (оно должно соответствовать компетентности персонала, выполняющего процесс);
- наличие условий для функционирования СМК (деятельность, документальные требования к деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование деятельности, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность персонала).
После проверки документов проводится аудит соответствия.
При аудите соответствия устанавливается степень, с которой СМК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом требований, установленных в документации СМК организации).
При обнаружении нарушения какого-либо требования аудитор оповещает об этом главного аудитора и руководителя подразделения и регистрирует данное несоответствие в протоколе регистрации несоответствий (Приложение 6), определяет предполагаемые причины возникновения несоответствия.
В конце аудита проводится заключительная беседа с работниками подразделения, в которой обсуждаются и согласовываются предварительные итоги аудита.
На основании замечаний, сформулированных в протоколе несоответствия, руководитель подразделения обязан в срочном порядке устранить выявленное несоответствие, а также определить корректирующие действия по устранению причин несоответствия и сроки их внедрения. Не позднее, чем через пять дней после получения протокола несоответствия руководитель подразделения обязан вписать в него предлагаемые КД и передать его главному аудитору.
Главный аудитор передает протокол несоответствия (Приложение 6) с проектом КД представителю руководства по качеству, который с помощью специалистов оценивает целесообразность КД. Подлежат внедрению только КД, признанные целесообразными.
В случае, если КД признаны не целесообразными, руководитель подразделения должен в двухдневный срок определить другие, более приемлемые мероприятия, позволяющие предотвратить в дальнейшем возникновение несоответствий. Главный аудитор и вся аудиторская группа обязаны оказывать всяческую помощь руководителю подразделения в выработке наиболее рациональных и эффективных КД.
Главный аудитор осуществляет проверку выполнения корректирующих действий после окончания срока выполнения КД путем повторного аудита.
По итогам выполнения корректирующих действий главный аудитор проводит анализ проведенных мероприятий и делает запись в протоколе несоответствия о выполнении корректирующих действий и об их результативности.
По окончанию аудиторской проверки после выполнения КД, устранения причин несоответствий, главный аудитор должен подготовить отчет по результатам внутреннего аудита (Приложение 8) с приложением всех необходимых документов, который предоставляется представителю руководства по качеству на утверждение. Утвержденный комплект документов рассылается в соответствии с перечнем, установленным в программе аудита.
Информация о результатах аудита должна быть доведена до сведения сотрудников проверенного подразделения.
Выявленные несоответствия и выполнение корректирующих действий по данным несоответствиям по всем подразделениям анализируются ПРК, а также руководителями подразделений. Ежегодно при составлении итогового отчета о функционировании СМК представителем руководства по качеству информация по проведенным аудитам и результативности и эффективности предпринятых КД представляется ректору для принятия решения об улучшении процессов СМК. Данная информация является одной из наиболее важных для анализа СМК со стороны высшего руководства. Итоговый отчет составляется в двух экземплярах в произвольной форме. Один экземпляр направляется ректору, второй хранится у представителя по качеству не менее трех лет.
5 Мониторинг, анализ и улучшение процесса
5.1 Порядок мониторинга процесса ВА
Представитель руководства по качеству ведет постоянный контроль над проведением внутренних аудитов в соответствии с планом-графиком.
По заданию ПРК начальник ОМК систематически отслеживает своевременность, полноту подготовки и проведения ВА, беспристрастность и объективность проведения проверок, качество документирования аудиторами хода и результатов контроля; своевременность и действенность предпринимаемых по результатам проверок КД. Руководитель службы качества делает отметки в плане-графике ВА о времени фактического проведения ВА.
Информация о проведенных аудитах в виде отчетов подается представителю руководства по качеству главным аудитором каждого аудита после проведения аудита в виде отчета по аудиту (Приложение 8).
Не позднее 15 февраля следующего за отчетным годом представитель руководства по качеству готовит итоговый годовой отчет для анализа СМК со стороны высшего руководства. На основании анализа СМК принимаются решения по улучшению процессов СМК, в т. ч. процесса проведения ВА.
5.2 Критерии оценки процесса и предпринятых КД
Критериями оценки результативности процесса проведения внутреннего аудита являются:
- выполнение плана аудитов в полном объеме и в соответствии со сроками (свыше 80% - результативно; 79-60% - не достаточно результативно; до 59% - не результативно);
- своевременность составления отчетов по результатам внутренних аудитов и отклонениям, выявленным в ходе проверки (те же %);
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
