Организация и ведение претензионной работы (стр. 5 )

Процедура предоставления кредита клиентам. В этом пункте указывают перечень информации, существенной для принятия решения о предоставлении клиенту кредита. Здесь же прописывают процедуру получения этой информации, порядок назначения ответственных за сбор информации лиц. В основном это бухгалтерская отчетность клиента. Способом получения дополнительной информации может быть личное посещение офиса клиента менеджером, получение необходимых сведений от компаний, которые уже работали с данным клиентом.

Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации. В бухгалтерской отчетности в первую очередь анализируется наличие у дебитора имущества, за счет которого при его банкротстве организации удастся возместить свои убытки. Не менее важный показатель - относительный размер и динамика кредиторской задолженности. Тренд на увеличение кредиторской задолженности два-три раза за период говорит о том, что компания испытывает финансовые трудности и у нее проблемы с платежеспособностью.

Определение кредитного лимита для клиента и процедура управления кредитными лимитами. Совершенно не обязательно устанавливать кредитный лимит для каждого конкретного клиента. Организации делают это для групп или категорий клиентов в зависимости от продолжительности работы с контрагентом. Кроме того, могут определяться отдельные специальные условия предоставления кредита, например максимальный срок отсрочки, условия пересмотра лимитов.

Здесь же указывается порядок назначения ответственных менеджеров за работу с кредиторской задолженностью конкретного клиента или группой клиентов.

Чтобы узнать, насколько быстро компания получает оплату

от контрагентов, рассчитывается коэффициент оборачиваемости

дебиторской задолженности

На начальном этапе работы с дебиторской задолженностью целесообразно провести анализ ее оборачиваемости. Для этого рассчитывают коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Показывает, насколько быстро организация получает оплату за свои товары от покупателей. Вычисляется как отношение выручки от реализации в кредит к среднему остатку дебиторской задолженности за определенный период времени.

Значение этого коэффициента показывает, сколько раз за определенный период времени организация получила от покупателей оплату, то есть сколько раз выставленные счета превращались в реальный денежный поток. Или иначе - сколько выручки приходится на 1 руб. дебиторской задолженности.

Чем выше значение этого коэффициента, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности компании и ее платежеспособности. Косвенно этот показатель позволяет оценить общую эффективность работы с клиентами в части погашения дебиторской задолженности, а также отражает существующую в организации политику по управлению дебиторской задолженностью.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях рассчитывается следующим образом:

величина среднего остатка дебиторской задолженности x 365 дней : сумма продаж в кредит или выручка.

Логично, что чем меньше значение данного показателя, тем лучше финансовое состояние компании. Отметим, что выручка в формулах используется, когда нельзя точно рассчитать сумму продаж в кредит. Если же это возможно, то для получения наиболее актуальных данных следует использовать сумму продаж в кредит.

Величина среднего остатка дебиторской задолженности вычисляется обычно путем сложения остатков дебиторской задолженности на начало и на конец периода и делением полученной суммы на 2. Однако при расчете важно учитывать, что остатки дебиторской задолженности на конкретные даты могут сильно колебаться и отличаться от действительных средних значений, нормальных для организации. Так, балансовая сумма на конец года может быть неестественно большой, если, например, отдел продаж в предновогодний период старается добрать план или просто подстегнуть продажи путем предоставления рассрочек, увеличения отсрочек. Или, наоборот, малой величиной, если в этот период коммерческий отдел "подтягивает хвосты" перед расчетом базы для начисления годовых бонусов.

Также целесообразно тщательно выбирать период для расчета, так как при резких изменениях в течение периода средняя величина остатка дебиторской задолженности может не дать полной картины для анализа дебиторской задолженности организации. Например, если компания бурно развивается и продажи стремительно растут каждый месяц.

Для нивелирования этих колебаний компании вычисляют размер остатка средней дебиторской задолженности на основании большего числа контрольных точек для разных периодов, выбирая из них наиболее показательные для текущего состояния компании.

Также важно помнить, что балансовая строка "Дебиторская задолженность" включает в себя предоплату, расчеты по налогам и сборам и пр. Для анализа необходима именно дебиторская задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, это нужно учитывать и использовать "очищенную" сумму дебиторской задолженности.

Для контроля над величиной дебиторской задолженности

компании анализируют задолженность

по срокам ее возникновения

Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения выполняется на основе отчета в разрезе клиентов. В нем суммарный остаток по счету каждого клиента распределяется по столбцам в зависимости от даты операции в той периодичности, которая характерна для компании.

Например, при осуществлении поставки оборудования в стандартном договоре указан срок оплаты выставленного счета - 15 дней. Однако на практике клиенты производят оплату в конце месяца. То есть фактический срок оплаты равен 30 дням, что подтверждено вычислением коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. При этом по статистике клиенты, не оплатившие счет в течение 60 дней, вероятно, уже не оплатят его самостоятельно. В данной ситуации отчет о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов выглядит следующим образом (табл. 1 ниже).

Таблица 1. Анализ дебиторской задолженности

по срокам возникновения на 31 января 2013 года

N п/п	Клиент	Сальдо, тыс. руб.	До 15 дней, тыс. руб.	До 30 дней, тыс. руб.	До 60 дней, тыс. руб.	Свыше    60 дней, тыс. руб.
1	Клиент 1	155	65	80	10	0
2	Клиент 2	90	30	40	20	0
3	Клиент 3	40	0	0	15	25
4	Клиент 4	107	50	50	0	7
5	Клиент 5	15	0	0	0	15
Итого, руб.	407	145	170	45	47
Итого, %	-	35,6	41,8	11,1	11,5

Из этого отчета видно, что в основном клиенты производят оплату в определенные сроки или даже ранее. При этом имеется довольно значительная сумма задолженности, превышающая 60 дней. Такая задолженность существует у клиентов 3, 4 и 5. При этом можно видеть, что у каждого из этих клиентов ситуации несколько различаются. Так, у клиента 5 сумма задолженности невелика, она вполне может иметь длительный срок возникновения, а сама организация может не существовать, и эту задолженность, скорее всего, придется списать в учете.

Клиент 3 имеет немалую задолженность и уже некоторое время не производит закупок. При этом часть задолженности еще не вышла за критические рамки, но тем не менее с клиентом целесообразно начинать претензионную работу.

Клиент 4 - это крупный клиент, который регулярно делает заказы и исправно платит. При этом у него имеется задолженность свыше 60 дней. Высока вероятность, что эта сумма образовалась по недоразумению или халатности работников организации (потеряли счет, не отправили документы, менеджер забыл напомнить). В данной ситуации важно выявить причины возникновения долга такого клиента и установить виновных в этом лиц.

Итоговое процентное значение каждого столбца в таблице позволяет убедиться в стабильности распределения дебиторской задолженности по срокам.

Отчеты о сроках возникновения дебиторской задолженности в разрезе клиентов составляются на регулярной основе, а затем сопоставляются с целью выявления изменений в пропорциях сумм. Это позволяет оценить эффективность работы с задолженностью. Предположим, отчет за следующий месяц выглядит следующим образом (табл. 2 ниже).

Таблица 2. Анализ дебиторской задолженности

по срокам возникновения на 28 февраля 2013 года

N п/п	Клиент	Сальдо, тыс. руб.	До 15 дней, тыс. руб.	До 30 дней, тыс. руб.	До 60 дней, тыс. руб.	Свыше    60 дней, тыс. руб.
1	Клиент 1	150	30	65	55	0
2	Клиент 2	90	30	35	25	0
3	Клиент 3	40	0	0	0	40
4	Клиент 4	100	25	50	25	0
5	Клиент 5	0	0	0	0	0
Итого, руб.	380	85	150	105	40
Итого в %	-	22,4	39,5	27,6	10,5

На основе сопоставления первого отчета с аналогичным отчетом на следующую отчетную дату можно выявить тревожные признаки. В частности, снижение доли досрочных оплат и постепенное смещение обычной практики с 30 дней к отметке в 60 дней может говорить о порочности практики устных договоренностей, потере бдительности клиентами и необходимости срочно принимать меры.