Организация и ведение претензионной работы (стр. 6 )

Кроме того, видно, что задолженность клиента 3, несмотря на внушительность суммы, по-прежнему "висит" в полном объеме, что требует отдельного разбирательства.

Отчеты, приведенные в табл. 1 и 2, прежде всего позволяют выделить отдельных контрагентов и обратить на них внимание менеджеров. Возможно, в процессе принятия решения потребуется динамика возникновения и погашения дебиторской задолженности для более детального рассмотрения. Так, рассортировав клиентов по различным срокам погашения, организация создает базу для звонков-напоминаний и рассылки писем. Оставив только клиентов, имеющих просроченную задолженность, получает базу для формирования резервов по сомнительным долгам.

Претензионная работа обеспечит сбор

дебиторской задолженности в минимальные сроки

В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то начинается процедура претензионной работы, которая состоит из следующих этапов (табл. 3 ниже). Но прежде чем ее начинать, менеджер должен убедиться в том, что причиной нарушения условий оплаты не являются действия самой организации, в частности:

- клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;

- менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.

Таблица 3. Последовательность действий компании

при проведении претензионной работы

Этап	Действия компании	Ответственное подразделение   компании
Срок оплаты  долга  не наступил	Заключение договора	Коммерческая служба
Контроль отгрузки	Коммерческая служба
Выставление счета	Финансовая  служба
Уведомление об отгрузке
Уведомление о сумме и сроках погашения  дебиторской задолженности
За несколько дней до срока оплаты -  напоминание об окончании периода отсрочки  по электронной почте. В случае отсутствия  реакции - личный звонок
Дебиторская  задолженность со сроком от 15 до 30 дней	При неоплате в срок - уведомление  по электронной почте с отчетом о доставке  и прочтении (возможно, с копией руководителю сотрудника, ответственного за формирование  графика платежей). При отсутствии реакции -  звонок с выяснением причин	Коммерческая служба
Официальное письмо-уведомление о конкретных  мерах, которые будут предприняты в случае  неоплаты	Коммерческая служба
Приостановка продаж, оплаты встречных  требований	Коммерческая служба
Дебиторская  задолженность со сроком от 30 до 60 дней	Предарбитражное предупреждение	Юридическая  служба
Ежедневные звонки с напоминанием	Коммерческая служба
Переговоры с ответственными лицами
Дебиторская  задолженность со сроком  свыше 60 дней	Личный визит менеджера, принятие мер  к досудебному урегулированию	Коммерческая служба
Официальная претензия-уведомление о начале  процедуры взыскания (заказным письмом)	Юридическая  служба
Подача искового заявления в суд	Юридическая  служба

Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.

Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.

Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о вручении.

Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).

Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.

Финансовый контролер

Подписано в печать

30.08.2013