Васильев Вадим, группа 53604
КОНТРОЛЬНАЯ АТТЕСТАЦИОННАЯ РАБОТА
по дисциплине: «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Специальность:
« Земельно-имущественные отношения».
Теоретические задания:
Задание№1
Организационные документы – документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.
Виды организационных документов:
Устав - регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица – это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом.
Реквизиты устава:
- Наименование организации;
- Вид документа (устав);
- Дата;
- Утверждение устава;
- Текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).
Положение – Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем стр. подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации.
Структура текста положения:
- Общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, НПА, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности + требования к печати);
- Цели и задачи (обобщенно);
- Функции (подробно);
- Права (которыми наделяются сотрудники отдела);
- Ответственность;
- Руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);
- Взаимодействие с другими подразделениями или организациями;
Инструкция – документ, в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает, как выполнить ту или иную работу.
Должностная инструкция
– документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих».
Структура текста должностной инструкции:
- Общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);
- Функции;
- Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);
- Права;
- Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т. д.);
- Взаимодействие с другими подразделениями и лицами.
Штатное расписание - документ, устанавливающий штаный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Создается для нормирования численности работников организации. Табличная форма, включ. Наименование структуры подразделения, их коды, наимен. Должности, кол-во штатных единиц, размер должностного оклада, размер надбавки. Разрабатывается главбухом или кадровиком. Вводится в действие приказом руководителя.
Правила внутреннего трудового порядка – это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Иногда это самостоятельный документ, а иногда – приложение к коллективному договору. Предназначен для укрепления трудовой дисциплины.
Чаще всего содержит:
- общие положения (на кого распространяется, статус документа и т. д.);
- порядок приема и увольнения (перечень документов, предъявляемых при приеме на работу, порядок издания приказа об увольнении и т. д.);
- основные права и обязанности работников;
- права и обязанности работодателя;
- режим труда и отдыха;
- поощрения за успехи в труде;
- ответственность за нарушение трудовой дисциплины
Задание№ 2
Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур - это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами. Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т. д. Грамотный документооборот должен быть оперативным, также движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не приходил в одну и туже инстанцию два раза. Движение должно быть целесообразным, проходить только через необходимые пункты.
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документациионого обеспечения управления (ГСДОУ).
Объем документооборота организации - общее количество документов за год. Копии документов учитывают отдельно.
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. В централизованной форме все виды работ с документами проводятся в одном месте, то есть централизованно, такая форма эффективна организаций с небольшим документооборотом. Децентрализованная применяется в организациях, которые имеют сети, филиалы. Смешанная форма характерна для крупных предприятий, то есть одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно, а другая осуществляется в структурных подразделениях.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
· прием и первичная обработка поступающих документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· информационно-справочная работа; в направление на исполнение;
· контроль исполнения;
· исполнение документов;
· отправка документов адресатам';
· формирование дел в соответствии с номенклатурой;
· хранение и использование документов в текущей деятельности;
· подготовка и передача дел в архив;
Документы организации подразделяются на три вида: входящие, исходящие, внутренние.
Входящие документы несут изначальные данные для выполнения управленческих действий. Сюда можно отнести распоряжения, приказы, постановления, то есть документы вышестоящих органов. И также документы подведомственных организаций, это письма, акты, заявления, жалобы граждан. Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов, предварительное рассмотрение и распределение, регистрацию, рассмотрение документов руководством и передачу на их исполнение.
Исходящие документы создаются в пределах организации, и отправляется из неё в другие учреждение или частным лицам. Организация, имевшая подчиненные учреждения, может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), информационные, гарантийные письма. В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте. Обработка исходящих документов включает: составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение документа, отправку документа.
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации, в соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, докладные, служебные записки и другие. Обработка внутренних документов на этапе подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление, согласование, утверждение, отправление), а на этапе исполнения путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, передачу на исполнение).
Акционерное общество «Ампер»
УТВЕРЖДАЮ
Директор АО «Ампер»
____________ Ерохин
24.11.2013
22.11.12 №32/04-20
г. Санкт-Петербург
ПОЛОЖЕНИЕ
о службе документационного обеспечения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя). 1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами РФ, законодательными актами по архивному делу РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации.
2.Основные задачи и функции
Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами. Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции: - Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации. - Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации. 3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет табель и альбомы унифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
4. ПРАВА Служба имеет право:
4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников. 4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности
Начальник службы ДОУ ________________
Юрист ________________
В дело №03-31
____________23.12.13
Задание № 4
Чукавовенков оформления документов.
