Инструкция по организации и проведению закупок мтоваров, работ и услугв АО «БАНК РАЗВИТИЯ КАЗАХСТАНА» (стр. 2 )

предлагаемый состав тендерной комиссии (при необходимости эксперта/руководителя и членов экспертной комиссии); перечень закупаемых товаров, работ, услуг, составленный по форме Приложения 2 к Инструкции; техническую спецификацию, составленную по форме Приложения 3 к Инструкции; проект договора, согласованный предварительно с подразделением закупок, Юридическим департаментом, а также подразделением Банка, ответственным за вопросы бухгалтерского учета (далее – подразделение учета), оформленный в соответствии с требованиями Правил подготовки, заключения, мониторинга и исполнения договоров в АО «Банк Развития Казахстана», утвержденных решением Правления Банка от 01.01.01 года № 000 (далее-правила заключения договоров). В состав тендерной комиссии входят председатель, заместитель председателя и члены тендерной комиссии. Состав тендерной комиссии должен быть не менее 3 (трех) человек. Председателем тендерной комиссии может выступать Член Правления, курирующий инициатора закупок, либо в его отсутствие лицо, его замещающее.

В случае, если инициатора закупок курирует Председатель Правления либо инициатор закупок подотчетен Совету директоров Банка, то председателем тендерной комиссии назначается один из Заместителей Председателя Правления по согласованию с Председателем Правления.

Председатель тендерной комиссии обязан планировать работу и руководить деятельностью тендерной комиссии, председательствовать на заседаниях тендерной комиссии, осуществлять иные функции, предусмотренные Правилами и Инструкцией.

Во время отсутствия председателя тендерной комиссии его функции выполняет заместитель председателя тендерной комиссии.

Заместителем председателя тендерной комиссии должен выступать руководитель инициатора закупок либо его заместитель.

В качестве членов тендерной комиссии в состав тендерной комиссии включаются сотрудники структурных подразделений Банка по согласованию.

Инициатор закупок согласовывает вопрос о включении в тендерную комиссию непосредственно с руководителями структурных подразделений, представляющих кандидатуры сотрудников для включения в состав комиссии, далее информация о составе тендерной комиссии направляется инициатором закупок в подразделение закупок, в порядке, предусмотренном пунктом 27 Инструкции.

В случае возникновения сложных правовых вопросов в процессе тендера и рассмотрения документов, по которым требуется юридическое заключение, члены тендерной комиссии через секретаря тендерной комиссии могут обратиться в Юридический департамент с изложением сути вопроса служебным письмом по системе электронного документооборота. Юридический департамент представляет заключение в течение 3 (трех) рабочих дней.

Тендерная комиссия вправе обратиться в Службу безопасности Банка с целью предоставления информации в рамках проверки участников закупок на предмет аффилированности. Служба безопасности предоставляет такую информацию не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня получения запроса.

Тендерная комиссия действует в сроки, установленные Правилами.

В случае отсутствия в Банке  специалистов соответствующего профиля для определения соответствия, предлагаемых потенциальными поставщиками товаров, работ, услуг требованиям тендерной документации, Банк вправе привлекать в качестве экспертов государственных служащих на безвозмездной основе, а иных экспертов, как на платной, так и на безвозмездной основе по договоренности сторон.

Организация процедур по привлечению эксперта на платной основе осуществляется Подразделением закупок в соответствии с Правилами.

Выбор эксперта на безвозмездной основе осуществляется инициатором закупок самостоятельно.

Организационная деятельность тендерной комиссии обеспечивается секретарем тендерной комиссии.

Секретарь тендерной комиссии, осуществляет функции согласно пункту 30 Правил.

В период работы тендерной комиссии не допускается вмешательство должностных лиц в деятельность тендерной комиссии, и ее секретаря. Председатель, заместитель председателя и члены тендерной комиссии независимы в принятии решений от вышестоящих должностных лиц Банка, и действуют исключительно в соответствии с требованиями Правил. Подразделение закупок в течение 3 (трех) рабочих дней рассматривает представленные инициатором закупок документы и в случае наличия замечаний возвращает документы на доработку. Инициатор закупок по мере устранения замечаний обязан передать доработанные документы в Подразделение закупок.

В течение 3 (трех) рабочих дней, со дня получения надлежащим образом оформленных документов, подразделение закупок разрабатывает проект приказа о проведении тендера и об утверждении тендерной документации, который полистно парафируется работником подразделения закупок (исполнителем документа), за исключением листов технической спецификации и направляет проект документа на согласование инициатору закупок, Юридическому департаменту, подразделениям планирования и учета.

Тендерная документация разрабатывается с учетом требований пунктов 36-42 Правил.

Согласование проекта приказа (с прилагаемой тендерной документацией) происходит в следующей последовательности:

подразделение закупок; инициатор закупок; подразделения планирования и учета; Юридический департамент; иные заинтересованные структурные подразделения (работники) Банка.

Инициатор закупок рассматривает проект тендерной документации на предмет полноты и достоверности отражения в ней информации о технических требованиях, предъявляемых к закупаемым товарам, работам, услугам, обоснованности применения критериев и методов оценки заявок на участие в тендере потенциальных поставщиков, отражения полного перечня документов, подтверждающих приемлемость товаров, работ, услуг для закупки. Инициатор закупок визирует лист согласования проекта приказа, а также парафирует каждый лист тендерной документации.

Подразделения планирования и учета рассматривают проект приказа и тендерной документации в рамках своей компетенции на предмет соответствия  Бюджету Банка и требованиям бухгалтерского учета. Руководители данных подразделений (в их отсутствие лица их замещающее) визируют лист согласования проекта приказа и тендерной документации (за исключением технической спецификации).

Юридический департамент рассматривает проект приказа и проводит правовую экспертизу проекта тендерной документации на соответствие законодательству Республики Казахстан. Руководитель Юридического департамента (либо иное уполномоченное лицо) визирует лист согласования проекта приказа и тендерной документации  (за исключением технической спецификации).

Иные заинтересованные работники и инициирующие подразделения Банка рассматривают проект приказа, тендерной документации в рамках своей компетенции и при необходимости визируют лист согласования проекта приказа.

Срок рассмотрения проекта приказа и тендерной документации каждым заинтересованным структурным подразделением Банка составляет не более 3 (трех) рабочих дней. Согласованные проекты приказа и тендерной документации подразделение закупок представляет на подпись Председателю Правления Банка или уполномоченному им лицу.
Извещение потенциальных поставщиков об осуществлении закупок товаров, работ, услуг способом тендера
После регистрации приказа, работник подразделения закупок (исполнитель документа) подготавливает объявление о проведении тендера. Объявление о проведении закупок способом тендера должно содержать сведения, указанные в пункте 44 Правил. Подразделение закупок не менее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до окончательной даты представления потенциальными поставщиками заявок на участие в открытом тендере обязано: разместить текст объявления об осуществлении закупок способом открытого тендера на веб-портале государственных закупок; разместить на веб-сайте Банка текст объявления об осуществлении закупок способом открытого тендера, а также утвержденную тендерную документацию; направить составу тендерной комиссии копию тендерной документации для ознакомления.

Тендерная документация представляется подразделением закупок потенциальным поставщикам, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, с даты размещения объявления о проведении закупок способом открытого тендера на веб-сайте Банка и на веб-портале государственных закупок. Тендерная документация представляется бесплатно.

Подразделение закупок обязано представить потенциальным поставщикам копию тендерной документации в день обращения о представлении копии тендерной документации.

Разъяснение положений тендерной документации
Банк вправе организовать встречу с потенциальными поставщиками, получившими копию тендерной документации, для разъяснения положений тендерной документации.

Дата, время и место проведения встречи указываются в тендерной документации.

На встрече с потенциальными поставщиками должны присутствовать: представители подразделения закупок (в том числе секретарь тендерной комиссии) и инициирующего подразделения, при необходимости представители иных структурных подразделений Банка по согласованию.

По итогам встречи с потенциальными поставщиками секретарь тендерной комиссии оформляет протокол, который подписывается всеми присутствующими работниками Банка не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня его оформления и подписания обязан:

1) разместить копию протокола на веб-сайте Банка;

2) направить копию протокола встречи с потенциальными поставщиками составу тендерной комиссии.

В случае, если встреча с потенциальными поставщиками по разъяснению положений тендерной документации не состоялась по причине неявки потенциальных поставщиков или их уполномоченных представителей в назначенные тендерной документацией дату и время проведения встречи, секретарь тендерной комиссии в течение 1 (одного) рабочего дня с указанной даты направляет уведомление о таком факте всем членам тендерной комиссии посредством электронной почты.

Потенциальный поставщик, получивший копию тендерной документации, вправе обратиться с письменным запросом о разъяснении положений тендерной документации в срок не позднее 7 (семи) календарных дней до истечения окончательного срока представления заявок на участие в тендере.

Подразделение закупок (на основании информации, представленной инициатором закупок) обязано не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента поступления запроса ответить на него и без указания на то, от кого поступил запрос, направить данное разъяснение всем потенциальным поставщикам, получившим копию тендерной документации, разместить копию указанного разъяснения на официальном веб-сайте Банка.