ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5.
ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СОСТАВЛЕНИЕ
ДОКЛАДНОЙ, СЛУЖЕБНОЙ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСОК
Цель работы. Изучить область применения докладной, служебной, объяснительной записок, получить навыки их составления с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Докладная записка — документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему руководству. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя (см. прил. 6).
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу и предложения.
Текст докладной и служебной записок делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая — выводы, мнения и предложения составителя.
Объяснительная записка — документ, объясняющий причины трудовых правонарушений или нарушений в производственной деятельности.
Объяснительная, служебная и докладная записки могут быть оформлены рукописным способом или при помощи компьютера на стандартном листе бумаги. Подписываются они составителями.
Реквизиты докладной, объяснительной и служебной записок: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, адресат, заголовок, текст, приложение (если есть), подпись, дата, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Датой докладной, служебной и объяснительной записок является дата их подписания составителем.
Порядок выполнения работы:
1. Изучить состав реквизитов, структуру, а также принципы составления докладной, служебной и объяснительной записок.
2. Составить документ в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:
докладная записка о необходимости командировании сотрудника в другую организацию; служебная записка о предоставлении отчетных данных (от руководителя к специалисту); объяснительная записка о пропуске учебных занятий; служебная записка студента о внесении изменений в проект (от специалиста к специалисту); объяснительная записка о срыве сроков поставки продукции; докладная записка о необходимости приобретении канцелярских товаров; служебная записка с информацией о праздничных днях; объяснительная записка об опоздании на работу; докладная записка о поощрении сотрудников; служебная записка о внесении изменений в график (от руководителя к специалисту); объяснительная записка о предоставлении отчета в срок; докладная записка о лишении премии сотрудника; объяснительная записка студента о наличии задолженностей в сессию; докладная записка об отчетных данных за текущий год; объяснительная записка об ошибке в отчетных данных; докладная записка о прогулах сотрудника; служебная записка с информацией о режиме работы библиотеки; докладная записка с просьбой выдать пропуск новому сотруднику; объяснительная записка о прогуле.3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6.
ИНФОРМАЦИОННО – СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
СОСТАВЛЕНИЕ ПИСЕМ
Цель работы. Изучить принцип создания писем и получить навык их составления с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, чаще всего — пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях (см. прил. 8).
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (в личной беседе, в телефонном разговоре).
Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу; предложение; претензию; запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Некоторые реквизиты формуляра-образца письма:
- наименование организации; справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке и др.); дата и номер письма; адресат (если более 4 адресатов, то список рассылки оформляется на отдельном листе); ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (инициативного письма); заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений; подпись (указывается наименование должности, проставляется личная подпись с инициалами и фамилией); печать (при необходимости); отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка); отметка об исполнении документа (инициалы и фамилия машинистки, количество экземпляров, если необходимо); гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "для служебного пользования" и т. п.).
Письма оформляют на специальных бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа — письмо — не пишут.
Обычно от имени организации письма подписываются руководителем организации, а финансовые письма (гарантийные письма) также подписываются главным бухгалтером.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурному подразделению или конкретному должностному лицу.
Реквизит "Адресат" оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организации или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.
Например:
Московский государственный университет,
Факультет журналистики
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, инициалы и фамилию — в дательном.
Например:
Начальнику отдела сбыта
ОАО "Луч"
Порядок выполнения работы:
1. Изучить состав реквизитов и принципы составления письма.
2. Составить письмо в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:
письмо с просьбой предоставить информацию о выпускаемой продукции; письмо по вопросу аренды здания; письмо с просьбой о поддержании ходатайства о представлении к награде; гарантийное письмо о последующей оплате за заказ; письмо с заявкой на участие в конференции; письмо с просьбой заключить соглашение о совместной деятельности; письмо с приглашением на участие в практическом семинаре; информационное письмо о предстоящей выставке; письмо с просьбой выслать технические спецификации выпускаемой продукции; письмо с уведомлением студенту об отчислении из вуза; письмо с запросом от предприятия об успеваемости студента-целевика; письмо с предупреждением о наложении штрафа за невыполнение договорных обязательств; письмо с предупреждением о прекращении поставок оборудования; письмо с просьбой выслать банковские реквизиты организации; благодарственное письмо сотруднику другой организации; письмо о подтверждении участия в издании сборника научных трудов; письмо с информацией об изменении цены на продукцию фирмы; письмо с приглашением сотрудников по обмену опытом в США; письмо с приглашением на работу.3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
Лабораторная работа №7.
ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.
СОСТАВЛЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ И РЕЗЮМЕ
Цель работы. Изучить принцип создания и получить навык составления заявления и резюме с использованием программы Microsoft Word.
Общие сведения. Личные документы используются при обращении в учреждения и организации, к руководству предприятия от лица составителя документа.
Заявление — это документ, который побуждает руководителя принять какое-либо решение по вопросу, отраженному в заявлении. Заявление, как правило, пишется на имя руководителя организации. Они могут быть написаны, как сотрудниками организации, так и лицами, не являющимися сотрудниками (см. прил. 7).
Заявление имеет следующие реквизиты: адресат, информация об авторе заявления, наименование документа — ЗАЯВЛЕНИЕ, текст заявления, подпись заявителя с инициалами и фамилией, дата. В информации об авторе заявления, как правило, указываются: полностью фамилия, имя, отчество, должность и наименование подразделения (если пишется заявление на имя руководителя организации и заявитель является ее сотрудником) или год рождения и адрес (если пишется заявление на имя руководителя организации и заявитель не является ее сотрудником).
Резюме является очень распространенным информационно-справочным документом при приеме на работу. Резюме содержит основную информацию о человеке: адрес, телефон, дату рождения, гражданство, семейное положение, образование, опыт работы и др. Информация об образовании и трудовой деятельности заполняется в обратном хронологическом порядке (см. прил. 9).
Порядок выполнения работы:
1. Изучить состав реквизитов и принципы составления заявления и резюме.
Составить резюме. Составить заявление в соответствии с вариантом задания по выбору преподавателя:о приеме на работу; об увольнении с работы; об оказании материальной помощи; о предоставлении места в общежитии; о выделении путевки в санаторий; об обмене бракованного товара в магазине; о выдаче пропуска; о внесении изменений в личное дело в связи со сменой фамилии; о предоставлении академического отпуска; об установке в квартире телефонной линии; о выселении из общежития; о выдаче дубликата академической справки; о поступлении в лицей; об установке сигнализации.
3. Подготовить отчет о лабораторной работе.
Приложение 1*
Минобразование России
Южная государственная академия
П Р И К А З
15.04.2001 № 000
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
