Электронная форма «Вакансии и резюме частных агентств занятости»

версия 1.00

АО «ЦЕНТР РАЗВИТИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ»

               Электронная форма

«Вакансии и резюме частных агентств занятости»

версия 1.00

Руководство пользователя

Веб – сайт: www.

г. Астана,  2016 г.

Содержание

1.        Установка.        3

2.        Технические требования.        3

3.        Общий порядок работы в модуле.        3

4.  Формирование электронного списка.        4

4.1.  Подготовка к работе.        4

4.2.  Заполнение карточки организации.        8

4.3.  Заполнение данных по вакансиям.        10

4.4.        Заполнение данных по резюме.        13

5. Контроль данных.        15

6. Сохранение файла с данными.        16

6.1.Выбор формата при сохранении заполненного  файла        16

6.2. Имя сохраняемого файла.        17

ВВЕДЕНИЕ.

Модуль «Электронная форма  вакансии и резюме частных агентств занятости» (ЭФЧАЗ) предназначен для формирования сведений о наличии вакантных мест и соискателей в разрезе профессий.

Файл, сформированный программным модулем ЭФЧАЗ, передается в электронном виде в районные (городские) уполномоченные органы по вопросам занятости (центры занятости). После сбора и проверки на уровне района (города) все файлы ЧАЗ в электронном виде передаются в Областное  управление координации занятости и социальных программ.

Установка.

Скачайте  модуль EF_CHAZ. xls. Модуль  размещен на портале «Работа» www.   в разделе «Пакет сервисов» и доступен для свободного скачивания,  регистрация на портале не требуется.

Технические требования.

Для работы с модулем рекомендуется использовать Microsoft Office Excel 2003 (SP2) и выше.

Общий порядок работы в модуле.

На уровне частных агентств занятости:

- формируются списки вакансий и резюме в электронном виде:

вводятся данные организации (ЧАЗ),

вводятся вакансии в разрезе профессий на определенную дату, вводятся профессии и количество соискателей на определенную дату

- проверяется правильность заполнения данных – выполняется режим «Контроль данных» до состояния «ошибок нет»,

- файл с данными формата *.xls передается по электронной почте или на любом внешнем носителе информации в районные (городские) уполномоченные органы по вопросам занятости.

На уровне районных (городских) уполномоченных органов по вопросам занятости (центров занятости) производится:

- сбор файлов с данными формата *.xls от каждого ЧАЗ своего района (города);

- проверка даты предоставляемых сведений и корректности предоставляемых вакансий и резюме каждого ЧАЗ;

- передача всех полученных файлов с данными формата *.xls  по электронной почте или на любом внешнем носителе информации в областные управления координации занятости и социальных программ. 

На уровне области:

- электронные списки частных агентств занятости принимаются от районных (городских) уполномоченных органов по вопросам занятости (центров занятости), размещаются на локальной рабочей машине;

- после проверки информация посредством модуля «Вакансии  и резюме online» импортируется  на портал «Работа. 

4.  Формирование электронного списка.

4.1.  Подготовка к работе.

Запустить модуль EF_CHAZ. xls.

Необходимо включить макросы.

Возможны следующие варианты работы с подключением макросов в Excel в зависимости от версии используемого продукта MicrosoftOfice.

1 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «средний уровень безопасности», то при  входе в  Excel 2003  выдается предупреждающее сообщение системы:

   

Следует нажать кнопку «Не отключать макросы».

2 вариант. Если в настройках Excel 2003 по умолчанию указан «высокий уровень безопасности», то при входе в Excel 2003 выдается сообщение:

Нажать ОК.

Далее в режиме Сервис – Макрос – Безопасность  выбрать «низкий» уровень безопасности.

Нажать ОК и начать работу с модулем.

3 вариант. При  входе в Excel 2007 следует открыть режим параметров безопасности:

Отметить режим «Включить это содержимое». Нажать ОК.

4 вариант. При запуске модуля в  Excel 2010 следует включить содержимое.

4.2.  Заполнение карточки организации.

Зайдите на лист «Организация»:

Открывается режим ввода карточки организации - частного агентства занятости:

Ввести информацию по частному агентству занятости (ЧАЗ). Все поля, обязательные для заполнения, отмечены символом «*» (звездочка).

Поле Регион заполняется с помощью классификатора, который раскрывается при нажатии на значок треугольника в конце поля. Следует выбрать из выпавшего списка нужное значение, район или город месторасположения ЧАЗ:

После ввода всех данных по организации (ЧАЗ)  следует заполнить листы: «Вакансии» и «Резюме», после чего вернуться на лист «Организация» и нажать кнопку «Контроль данных».

Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:

и рядом с кнопкой появляется сообщение «Ошибок нет»:

4.3. Заполнение данных по вакансиям.

Для ввода данных по вакансиям следует перейти на лист «Вакансии»:

В этом разделе следует ввести:

- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),

- сферы деятельности и специализации, по которым имеются вакантные места,

- уточнение профессии,

- суммарное количество вакантных мест по каждой специализации.

Дата вводится в формате: ДД. ММ. ГГ. (то есть, день. месяц. год)

ЗАПОЛНЕНИЕ СФЕРЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СПЕЦИАЛИЗАЦИИ

ВНИМАНИЕ! Нельзя  копировать значения полей в ячейки из ячеек других колонок или из других документов. Это может привести к тому, что будет нарушен формат ячеек или данные не будут соответствовать классификатору, из-за чего будет невозможен импорт данных.

Сфера деятельности и специализация вводится в строку путем выбора нужного значения из Справочника.

При клике мышкой по полю сферы деятельности в конце поля появляется кнопка вызова Справочника :

Справочник сфер деятельности и специализаций раскрывается в виде:

Код, Сфера деятельности --> Специализация

Из выпадающего списка следует выбрать подходящую сферу деятельности и специализацию.

Если выбор специализации в таком виде затруднен, то следует поискать нужное значение через поиск, нажав кнопку «Поиск сферы деятельности и специализации»

При этом открывается окно поиска:

В поле «Текст поиска» следует ввести значащую часть названия специализации или сферы деятельности (звездочки * в начале и в конце текста ставить не нужно).

После нажатия кнопки «Поиск» на экран будет выдан список значений, в названии которых присутствует поисковый элемент. Далее следует переместить указатель на  нужную  строку и нажать кнопку «Вставить».

Если при нажатии кнопки «Поиск сферы деятельности и специализации»

выдается сообщение:

то это означает, что вы нажали кнопку поиска, находясь курсором в другой колонке таблицы (или листа).

Следует  закрыть сообщение нажатием на «ОК» и указать курсором строку, куда должна добавиться выбранная сфера деятельности и специализация. 

ВВОД КОЛИЧЕСТВА ВАКАНТНЫХ МЕСТ И УТОЧНЕНИЯ ПРОФЕССИИ

Для каждой строки: сферы деятельности и специализации и уточнение профессии, следует ввести суммарное количество вакантных мест  по данной специализации по информации от всех работодателей.

Например, 2 работодателя подали заявку на «Бухгалтерия, аудит → Планирование» уточнение: бухгалтер,  при этом на одно из предприятий требуется сразу 2 специалиста, а на другое предприятие - 1. В итоге, вакантных мест «Бухгалтерия, аудит → Планирование», бухгалтер, заявлено 3.

В этом случае профессия «Бухгалтерия, аудит → Планирование», бухгалтер, вводится один раз, а количество вакансий указывается равное 3.

Заслуживает внимание описание еще 2-х кнопок в списках Вакансии и Резюме:

Удалить строку – необходима тогда, когда среди нескольких введенных уже вакансий возникает необходимость удалить какую-либо из них. Поскольку недопустимо наличие пустых строк, то нужен механизм удаление строк.  Кнопка «Удалить строку» удаляет строку с любой выделенной ячейкой.

Для удаления строки надо выделить любой элемент на нужной строке и нажать кнопку «удалить строку». Появится сообщение:

Если вы ошиблись, и это не та строка, которую вы хотели удалить, нажмите «Нет», если вы нажмете «Да», то строка удалится:

Удалить информацию списка – очищает все данные списка (листа Вакансии),  не уничтожая при этом данные об организации.  Это необходимо  для подготовки к заполнению следующего списка вакансий.

ВНИМАНИЕ!  Перед нажатием этой кнопки необходимо сохранить данные EF_CHAZ. xls в отдельном каталоге, если вы не сделали этого раньше.

Заполнение данных по резюме.

ВНИМАНИЕ! Нельзя  копировать значения полей в ячейки из ячеек других колонок или из других документов. Это может привести к тому, что будет нарушен формат ячеек или данные не будут соответствовать классификатору, из-за чего будет невозможен импорт данных.

Для ввода данных по резюме следует перейти на лист «Резюме»:

В этом разделе следует ввести:

- дату подачи сведений (ставится текущая дата, её можно редактировать),

- сфера деятельности и специализация,

- уточнение профессии соискателей,

- количество соискателей по каждой специализации/профессии.

Дата вводится в формате: ДД. ММ. ГГГГ (то есть, день. месяц. год)

Работа по заполнению таблицы «Список профессий соискателей» аналогична порядку, описанному для раздела Вакансии п.4.3.

Сферы деятельности, специализации/профессии вводятся те, которые заявлены соискателями в своих резюме, т. е. специализации/профессии, по которым возможно трудоустройство соискателя.

Если соискатель согласен работать и Бухгалтером и Кассиром, в зависимости от наличия  вакансии, то в таблицу следует занести обе профессии:

403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Кассир – 1

403 Бухгалтерия, аудит --> Бухгалтерия с уточнением Бухгалтер – 1.

5. Контроль данных.

После завершения ввода информации по вакансиям и резюме следует перейти на лист «Организация» и нажать кнопку «Контроль данных».

Если  при заполнении допущены неточности или ошибки, то будут выданы соответствующие сообщения.

Если есть ошибки заполнения, то рядом с кнопкой «Контроль данных» выдается сообщение «Есть ошибки»:

И далее появится сообщение о конкретной ошибке.

Например, в системе работает контроль на не повторяемость сфер деятельности, специализации и уточнения профессии в одной табличке:

Или, например такие сообщения:

Если ошибок заполнения нет, то на экран выдается сообщение:

и рядом с кнопкой появится сообщение «Ошибок нет»:

Обязательно добейтесь сообщения, что проверка прошла благополучно -«Ошибок нет».

6. Сохранение файла с данными.

6.1.Выбор формата при сохранении заполненного  файла

ВНИМАНИЕ!

Если работа с модулем ЭФЧАЗ (книгой Excel)  велась в формате MsOfficeExcel 2007, или MsOfficeExcel 2010, то окончательный вариант файла для передачи в Областное управление координации занятости и социальных программ нужно сохранить  в формате MsOffice Excel 2003.

Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2007

Пример сохранения файла ЭФЧАЗ, заполненного в MsOfficeExcel 2010

6.2. Имя сохраняемого файла.

После ввода всех данных и благополучного выполнения контролей следует сохранить файл Excel с именем, включающим в себя БИН агентства и дату подачи сведений.

Например, БИН организации - 555666444777 , дата подачи сведений – 01.10.2016.

В этом случае имя файла будет: EF_CHAZ_555666444777_01102016.xls