ПРОГРАММА
Учебной практики
(учебно-ознакомительной по документоведению)
Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение
Направленность Документоведение и документационное обеспечение управления
Квалификация (степень) выпускника Бакалавр
Форма обучения заочная
Составитель: к. э.н. доцент
Биробиджан
2015
1. Пояснительная записка
Программа предназначена для студентов факультета экономики, управления и права ПГУ имен Шолом-Алейхема, обучающихся по направлению 034700.62 - Документоведение и архивоведение.
Учебно-ознакомительная практика является составной частью учебного процесса и проводится для закрепления и углубления теоретических знаний по курсу «Документоведение», изучения студентами процесса документирования управленческой деятельности современных государственных организаций и негосударственных структур и получения практических навыков в составлении и оформлении документов.
Цель практики – изучение состава видов служебных документов, используемых в документировании деятельности конкретной организации, порядка и особенностей их оформления.
Во время учебно-ознакомительной практики студенты работают в службах документационного обеспечения управления и других структурных подразделениях.
Руководство практикой студентов осуществляют совместно руководитель практики от организации и преподаватель кафедры.
Для выполнения учебно-ознакомительной практики студентам необходимо:
-знать теоретические основы документоведения, его современные проблемы и терминологию;
-определять способы и средства документирования, классификацию типов носителей документной информации;
-анализировать структуру документа и нормативные требования к составлению и оформлению управленческих (деловых) и технических документов в традиционном и автоматизированном режимах;
-анализировать системы документации и состав управленческих и технических документов учреждений, организаций и предприятий государственной, акционерной и частной форм собственности;
-составлять документы на любом носителе с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения, содержания и вида документа;
-уметь оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов РФ, международных правил и обычаев;
-квалифицированно исследовать состав документации учреждения, организации или предприятия.
Студенты должны иметь представление:
-о критериях исторической и практической ценности документов;
-об основных тенденциях развития способов и средств документирования.
2. Тематика первой части практики
В первой части предлагается следующий тематический план прохождения учебной практики:
Раздел 1. Изучение организационных документов учреждения.
Изучить организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус учреждения, его организационно-правовую форму, организационную структуру:
-Устав;
-Положения о структурных подразделениях;
-Должностные инструкции сотрудников;
-Штатное расписание.
В процессе изучения студенты должны узнать:
Дату создания организации; Название организации; Цель создания организации; Функции организации; Организационно-правовую форму организации; Состав организационных документов организации.Студентам необходимо графически вычертить структуру организации.
Раздел 2. Нормативно-методические документы организации.
Студентам необходимо изучить нормативно-методические документы и установить требования к документированию деятельности организации, зафиксированные в них. В числе таких документов должны быть: инструкции по делопроизводству, правила оформления документов, регламенты, приказы о порядке создания отдельных видов документов.
Учитывая задачи, функции организации и её структуру, студенты должны выявить системы документации, которые фиксируют деятельность организации.
Задание:
Описать состав нормативно-методической базы делопроизводства на предприятии (преимущества и недостатки). Проанализировать любую систему документации предприятия и заполнить таблицу:Наименование документа | Анализ |
Функция управления | |
Кто ввел документ | |
Место и срок хранения | |
Адресат: откуда, куда направляется | |
Удостоверение: гриф, подпись, печать. | |
Регистрация | |
Примечания |
Раздел 3. Особенности оформления управленческих документов.
Задача - проанализировать порядок составления и оформления управленческих документов в организации, сопоставить сложившуюся практику с требованиями нормативно-методических документов.
Студентам следует описать следующие элементы:
-наличие необходимых реквизитов;
-правильность адресования;
-порядок внутреннего и внешнего согласования документов;
-основные этапы удостоверения документов (подписание, утверждение, постановка печати).
Студентам необходимо:
1. Проанализировать способы создания документов, отметить, кто изготавливает документы: специалисты, технические исполнители, секретари.
2. Отметить, используется ли базы данных при составлении документов: законодательные, по документам организации, адресные и др., дать краткую их характеристику.
Раздел 4. Бланки предприятия.
Следующим этапом практики является сбор бланков, применяемых в организации, и их анализ.
Студентам необходимо:
1. Выявить виды бланков, их назначение, изучить правила использования и хранения бланков.
2. Провести анализ бланков организации с точки зрения соответствия состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям.
3. Задания ко 2-й части практики
Во второй части предлагаются следующие задания для прохождения учебно-ознакомительной практики:
Задание 1.
1. Проанализируйте документы предприятия (6-8 документов) по следующим параметрам:
Общие и специальные функции документа. Характер информации документа. Специфика материальной основы документа (по основным признакам). Элементы и взаимосвязи внешней и внутренней структуры документа. Реквизиты делового документа (в соответствии с ГОСТом).2. Отберите 10 документов различных видов. Сделайте сравнительный анализ совокупности документов по таким признакам:
Знаковая природа информации (рассмотреть знак, код, язык). Система записи информации. Степень знаковости информационной и материальной составляющих документа.3. Дайте краткую характеристику конкретных документов предприятия (не менее 5) с точки зрения отнесения их к определенным видовым категориям документов (рассмотреть основные виды управленческой документации).
Задание 2.
Подберите 4 вида документа (по классификации организационно-распорядительных документов) и проанализировать их по следующим признакам:
Внешние признаки документа (форматы используемой бумаги, бланк документа, графика документа, наличие печатей и др.). Обязательные реквизиты делового документа (в соответствии с ГОСТом). Зависимость формы и содержания документа от его назначения, от принадлежности к определенной системе документации Форма представления текста документаЗадание 3.
На конкретном примере раскройте внутреннюю и внешнюю структуру документа (использовать 1 вид документа).Задание 4.
Раскрыть понятия классификации и типологизации документов.
Используя блок-фасетную схему классификации, определите, документы каких видов есть на предприятии. Дайте краткую характеристику конкретных документам (не менее 2-х) с точки зрения отнесения их к определенным видовым категориям.Задание 5.
Подберите 10 наименований деловых документов (служебное письмо, справка, докладная записка или пояснительная записка, протокол, положение, устав, инструкция, приказ, распоряжение, решение). Дайте характеристику каждого вида делового документа по таким признакам: содержание, происхождение, направление, форма, техника воспроизведения, секретность, сроки выполнения, сложность, стадия создания, сроки хранения. Проанализируйте текст, оформление и реквизиты 2-х видов деловых документов. Замечания и предложения оформите в рабочей тетради.Задание 6.
Используя справочные издания по книговедению, библиотечному делу и библиографии, разъясните значение терминов «рукописная книга», «инкунабула», «палеотип», «свиток», «берестяная грамота», «старопечатная книга», «антикварная книга», «букинистическая книга», «факсимильное издание». Дайте сравнительную характеристику.
4 Требования к выполнению отчёта по практике
Формой итогового контроля по результатам учебно-ознакомительной практики по документоведению являются отчёт и характеристика организации. Отчёт имеет титульный лист, содержание, разделы, заключение и приложения. Разделы соответствуют основным разделам практики (в соответствие с содержанием программы практики).
Во введении даётся краткая характеристика организации, в которой студенты проходят практику (указывается название организации, её юридический статус, организационная структура, порядок управления и руководства, отмечается принцип принятия управленческих решений (коллегиальный, единоначальный).
Отчёт по первой части учебной практики составляется в соответствии со следующими разделами.
В разделе «Изучение организационных документов учреждения» студенты дают описание изученных организационных документов в соответствии с поставленными в методических указаниях задачами.
Раздел отчёта «Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации» отражает анализ изученных студентами нормативно-методических документов. Далее студенты описывают состав организационно-распорядительных документов организации. При описании других систем документации достаточно перечислить их названия и указать наименование форм документов и структурные подразделения, в которых они создаются.
В разделе отчёта «Изучение особенностей оформления управленческих документов» излагаются и анализируются правила оформления документов организации.
Детально рассматриваются организационно-распорядительные документы. Отмеченные недостатки и несоответствия в оформлении документов обговариваются с руководителем практики, и свои замечания студенты вносят в отчёт.
В разделе отчёта «Анализ бланка» отражается соответствие состава и расположения реквизитов бланка установленным требованиям.
Во второй части учебной практики студентам необходимо проанализировать документы предприятия по указанным параметрам, произвести сравнительный анализ документам в соответствии с указанными заданиями.
В заключении подводится итог изучения служебных документов организации и формулируются выводы о проделанной работе.
В приложение к отчёту должны быть включены:
-схема организационной структуры организации;
-список нормативно-методических документов организации;
-образцы организационно-распорядительных документов организации;
-унифицированные формы документов;
-бланки всех видов организационно-распорядительных документов.
Характеристика составляется на бланке, её подписывает руководитель практики, заверяет печатью и является обязательным приложением к отчёту. В характеристике должны быть изложены наблюдения руководителя практики от организации о работе студента, отмечены проявленные им деловые качества, навыки и умения, отношение к работе. Характеристика содержит оценку практики по 4-бальной системе («отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно».
Компетенции обучающего, формируемые в результате прохождения практики: ОК-7, ОПК-1, ПК-1, 4, 13, 31-32, 37, 39-40
Изучение дисциплины направлено на формирование следующих компетенций:
Компетенция | Значение |
ПК-31 | Знать: принципы организации различных типов и видов архивов |
ПК-32 | требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах |
ОК-7 | Уметь: к саморазвитию, повышению своей квалификации и мастерства |
ПК-1 | использовать теоретические знания и методы исследования на практике |
ПК-4 | применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности |
ПК-13 | самостоятельно работать с различными источниками информации |
ПК-37 | вести научно-методическую работу в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций |
ПК-39 | разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы (положения, инструкции и др.) по ведению документационного обеспечения управления и архивного дела |
ПК-40 | Владеть: законодательной и нормативно-методической базой документационного обеспечения управления и архивного дела, ориентируется в правовой базе смежных областей |
ПК-31 | принципами, методами и нормами организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в т. ч. документов личного происхождения |
В результате прохождения учебно-ознакомительной практики студент должен
Результаты освоения | Значение | Код результата освоения | Коды компетенции |
Знать: | - нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства. | З1 | ПК-31 ПК-32 |
- теоретические основы структуры и функций делопроизводственной службы. | З2 | ПК-32 | |
- теоретические основы документирования деятельности организации, организации документооборота, | З3 | ПК-31 ПК-32 | |
- теоретические основы организации документооборота, | З4 | ПК-31 ПК-32 | |
- теоретические основы построения информационно – поисковой системы классификацию и систематизацию документов. | З5 | ПК-31 ПК-32 | |
-теоретические основы по экспертизе ценности документов, подготовки дел к сдаче в архив. | З6 | ПК-31 ПК-32 | |
Уметь: | - использовать теоретические знания и методы исследования состояния делопроизводственной деятельности на предприятии; | У1 | ОК-7, ПК-1 |
- использовать технические средства в документационном обеспечении управления и архивном деле; | У2 | ОК-7,ПК-4, ПК-13, ПК-37 | |
- использовать современные системы информационного и технического обеспечения документационного обеспечения управления и управления архивами | У3 | ОК-7, ПК-1, ПК-13 | |
- самостоятельно работать с различными источниками информации по состоянию делопроизводственной деятельности на предприятии; | У4 | ОК-7, ПК-1, ПК-4, ПК-13, ПК-37 | |
Владеть: | - правилами подготовки управленческих документов и ведения деловой переписки; | В1 | ПК-37, ПК-31 |
- правилами организации всех этапов работы с документами, в том числе архивными документами | В2 | ПК-37, ПК-31 |
Соответствие компетенций и результатов освоения
Код компетенции | Коды результатов освоения |
ОК-7 | У1, У2, У3, У4 |
ПК-1 | У2, У3, У4 |
ПК-4 | У4 |
ПК-13 | У3, У4 |
ПК-31 | У2 |
ПК-32 | У1, У2, У4 |
ПК-37 | В1, В2 |
ПК-39 | В1, В2 |
ПК-40 | З1, З2, З3, З4, З5 |
ПК-31 | З1, З2, З3, З4, З5 |
Приложение А
Образец оформления титульного листа отчёта по практике
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема»
Кафедра документоведения и архивоведения
ОТЧЁТ
Об учебно-ознакомительной практике по курсу «Документоведение»
В ________________________________________
(название организации)
Студента_______курса
Ф. И.О.
Руководитель:
должность, Ф. И.О.
Биробиджан, 2015
Приложение Б
Образец оформления характеристики
Бланк организации
Характеристика
Студент(ка) ____курса дневного отделения ФИО проходил(ла) учебно-ознакомительную практику по курсу «Документоведение» в (наименование организации) с ______по_________.
Во время прохождения практики студент(ка) изучил(ла) организационные и нормативные документы, регламентирующие структуру, функции, должностной состав организации, порядок документирования составления и оформления организационно-распорядительных документов.
Студент(ка) проявил(ла) себя ______________________________________ _____________________________________________________________________________(отношение к работе)____________________________________________.
Практика оценивается_____________________________(оценка)
Наименование должности
руководителя практики (подпись)
5. СПИСОК РАЗРАБОТЧИКОВ, ЭКСПЕРТОВ ПРОГРАММЫ
Разработчики:
Доцент кафедры документоведения и права, к. э.н.
