Регламент Контрольно-счётной палаты города Волгодонска (стр. 6 )

5.5.        Организация делопроизводства и работы со служебными документами

5.5.1.        Ведение делопроизводства в Палате осуществляется старшим инспектором, на которого возлагается выполнение следующих должностных обязанностей:

прием, учёт поступающих документов;

передача документов на рассмотрение Председателю Палаты и после получения соответствующих указаний – исполнителю;

учёт и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления;

формирование, оформление, учёт, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

5.5.2.        Документы, поступившие в Палату, принимаются, учитываются и регистрируются старшим инспектором в Журнале входящей корреспонденции. При вскрытии конвертов старшим инспектором проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

5.5.3.        Корреспонденция с грифом «лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп, проставляется дата поступления и он передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в старшему инспектору для регистрации.

5.5.4.        Документы, поступившие в Палату в электронном виде (в том числе и по электронной почте), распечатываются, передаются для регистрации и обрабатываются в установленном порядке.

5.5.5.        В документы, поступившие в Палату и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и(или) пометки.

5.5.6.        На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации, входящий номер документа. На документах, не подлежащих регистрации, в штампе регистрационный номер не проставляется, а указывается только дата поступления.

5.5.7.        После регистрации документы передаются Председателю Палаты.

5.5.8.        Поручения исполнителю отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется непосредственно на документе на любой свободной от текста площади, кроме полей первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание) о порядке и характере исполнения документа, личную подпись и дату.

5.5.9.        Направление документов с резолюцией двум или более исполнителям обеспечивается старшим инспектором Палаты. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа, соисполнителям - копии. Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указаний руководителя.

5.5.10.        С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению). Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники Палаты обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому сотруднику по указанию Председателя. При увольнении сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы старшему инспектору Палаты. В случае утраты документа об этом немедленно докладывается Председателю Палаты.

5.5.11.        Исходящие документы Палаты печатаются в 2-х экземплярах, 1-й экземпляр – на бланке установленного образца. При этом 1-й экземпляр направляется адресату, 2-й экземпляр с визами хранится в соответствующем деле Палаты.

5.5.12.        К документу свыше 2 страниц составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.

5.5.13.        Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

5.5.14.        Фамилия исполнителя и номер служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа (шрифт 8, интервал одинарный).

5.5.15.        В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

5.5.16.        Представляемые на подпись Председателю Палаты документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на втором экземпляре распорядительных и других внутренних документов, на приложении к документу, на копии отправляемого документа.

5.5.17.        Подписывается Председателем Палаты только 1-й экземпляр письма на бланке Палаты, копии печатаются на простых листах бумаги, на них ставится дата и регистрационный номер. Возможно подписание Председателем другого количества экземпляров.

При подписании документа указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени ставятся перед фамилией.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.

5.5.18.        Исходящие документы, подписанные Председателем Палаты, регистрируются старшим инспектором Палаты. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

5.5.19.        Исполненные документы хранятся в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой Палаты. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

5.5.20.        Номенклатура дел Палаты на следующий год разрабатывается до 15 декабря и вводится в действие ежегодно с 1 января.

5.5.21.        По истечении года старший инспектор Палаты обеспечивает отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение. Контроль за проведением этой работы осуществляет Председатель Палаты.

5.5.22.        Палата имеет собственные печати и штампы. Порядок изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов Палаты определяется приказом Председателя Палаты.

5.6.        Порядок оформления документов к передаче их в архив

5.6.1.        Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение двух лет, после чего сдаются в архив Палаты. Дела со сроками хранения до трех лет могут в архив не сдаваться, а храниться по месту ведения. По истечении указанного срока хранения составляется акт на уничтожение, который подписывается членами комиссии, созданной приказом Председателя. Акт передаётся старшему инспектору Палаты, документы, указанные в акте, уничтожаются.

5.6.2.        Подготовка дел для сдачи в архив проводится сотрудниками согласно номенклатуре дел Палаты.

5.6.3.        Контроль за своевременным формированием дел для сдачи в архив и ответственность за передачу необходимых документов несет старший инспектор Палаты.

5.7.        Порядок рассмотрения письменных обращений и организация личного приема

5.7.1.        Палата рассматривает письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) в пределах своей компетенции в соответствии с действующим законодательством и настоящим Регламентом.

5.7.2.        Письменные обращения граждан регистрируются в течение 3 (трёх) дней с момента поступления в Палату в Журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан. На лицевой стороне первого листа проставляется дата поступления обращения и регистрационный номер. Все обращения проверяются на повторность поступления. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

5.7.3.        Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Палаты, в течение 7 (семи) дней направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

5.7.4.        Обращения граждан, поступающие в Палату, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 (пятнадцати) дней. В случаях, когда при рассмотрении обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, в порядке исключения, Председателем Палаты, но не более, чем на 30 (тридцать) дней. Заявитель уведомляется о новых сроках исполнения письменно.

5.7.5.        Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, не содержащие конкретных данных о совершении правонарушений, заявления и жалобы, носящие абстрактный характер, некорректные по тону или бессмысленные, по другим мотивам, предусмотренным действующим законодательством, а также вопросы, не входящие в компетенцию Палаты. Если рассмотрение вопросов, поставленных в заявлениях, жалобах граждан не относятся к ведению Палаты, то исполнитель направляет их не позднее чем в 5-дневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться.