Журнал передачи документа (стр. 2 )

Замечание. Если у документа нет бумажного оригинала (в РК поле Экз. № пусто), то порядок распределения копий и оригиналов будет автоматически соответственно скорректирован.

Если окно журнала было открыто из режима редактирования поручения (пункта или резолюции), в списке выбранных значений окна справочника, по умолчанию, будут находиться имена автора резолюции, контролера и исполнителей поручения.

Если требуется, измените дату и время передачи документа. По умолчанию устанавливается текущее значение. Сохраните введенные данные, щелкнув на кнопке ОК (Записать).

При формировании справочника Группы документов системный технолог может для какой-либо группы установить список должностных лиц и подразделений, которым документ, относящийся к данной группе, требуется передавать в обязательном порядке (см. Руководство системного технолога). Если пользователь в процессе регистрации документа этой группы по каким-либо причинам не указал данные значения в ЖПД, то при записи РК в БД системы обязательные значения, заданные технологом, автоматически будут добавлены к списку должностных лиц и подразделений, который создал пользователь. При этом порядок распределения копий и оригиналов между ними будет соответствовать порядку, заданному технологом для данной группы документов.

Отметка о списании документа в дело

Замечание. Для списания документов в дело в интерфейсе ЖПД, пользователь должен иметь в текущей картотеке право «Переотметка документов».

Проставление отметки о списании документа в дело:

Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования. Если требуется сделать отметку о списании в дело определенного оригинала или копии, выделите требуемую запись и щелкните кнопку на панели инструментов окна журнала. Откроется окно справочника Номенклатура дел. Если же поиск соответствующей записи в журнале займет много времени, то независимо от того, какая запись выделена – оригинал или копия документа, нажмите кнопку . Откроется окно справочника Номенклатура дел.

Замечание. В окне справочника пользователю доступны для выбора только дела, принадлежащие подразделениям, в картотеках которых пользователь имеет право «Списание документов в дело».

Выберите открытое дело (списать документ в закрытое дело нельзя), в которое требуется списать документ.

Замечание. Тип дела должен соответствовать типу списываемого экземпляра документа. В дела, предназначенные для электронных документов, можно списать только электронные экземпляры документов (это может быть электронный экземпляр электронного документа или электронный экземпляр бумажного документа). В дела, не имеющие признак «Для эл. документов», можно списать только бумажные экземпляры документов (это может быть оригинал или копия бумажного документа или бумажная копия электронного документа). В окне справочника заголовки дел, предназначенных для электронных документов, отмечены значком .

Щелкните кнопку Выбрать.

В ЖПД появится запись о списании документа. При этом:

если при списании документа в дело использовалась кнопка , это будет запись о списании в дело определенного оригинала/копии; если же использовалась кнопка – запись о списании в дело первого оригинала документа.

При использовании кнопки в нижней части окна журнала, в полях Списан в дело… в… отредактируйте дату и время списания документа в дело (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время), а также укажите оригинал или копия документа, были списаны в дело.

Если оригиналов несколько, укажите номер экземпляра в поле № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение).

Если копии пронумерованы, укажите номер копии, списываемой в дело.

Если в настройках пользователя на подзакладке Прочие > Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах, в нижней части окна ЖПД при списании документа в дело появляются дополнительные поля, позволяющие определить расположение документа в деле:

Том № – номер тома дела, в который подшит документ (если введенный номер стал красного цвета – значит, тома с таким номером еще не существует); Стр. № – номер страницы; определяет местоположение документа внутри тома; Листов – количество листов документа.

Замечание. У электронных экземпляров документов информация о томах отсутствует.

Если требуется, введите в поле Примечание текст комментария. По умолчанию в этом поле устанавливается индекс, год и гриф дела, в которое был списан документ. Установите флажок Удалять записи из папки «В дело», если необходимо, чтобы запись о данном документе была удалена из папки В дело. Если отметка о списании документа в дело сделана ошибочно, удалите ее. Для этого выделите строку ошибочной записи и щелкните кнопку на панели инструментов окна. Завершив ввод данных, щелкните на кнопке Записать (ОК), чтобы сохранить введенную информацию.

В случае если списываемая РК является контрольной или имеет контрольные поручения (при 2-м правиле контрольности), на экран будут выведены соответствующие предупреждения.

Если списанный в дело документ вновь будет использован для работы, система выведет диалоговое окно с предупреждением и в зависимости от ответа либо продолжит передачу документа, либо прервет ее.

Отметка уничтожения документа:

Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования. Если требуется сделать отметку об уничтожении определенного оригинала или копии, выделите строку нужной записи и щелкните кнопку на панели инструментов. Откроется окно выбора одного значения из справочника Подразделения. Если поиск требуемой записи займет много времени, то независимо от того, какая запись выделена – оригинал или копия документа, нажмите кнопку . Откроется окно выбора значения из справочника Подразделения. Выберите подразделение, в котором производится уничтожение документа.

В ЖПД появится запись об уничтожении документа. При этом:

если при уничтожении документа использовалась кнопка , это будет запись об уничтожении определенного оригинала/копии; если же при уничтожении документа использовалась кнопка – запись об уничтожении первого оригинала документа.

При использовании кнопки , если оригиналы нумерованы, введите номер уничтожаемого экземпляра в поле № (если указан несуществующий номер оригинала, будет выдано предупреждающее сообщение). Если копии пронумерованы, то укажите номер уничтожаемой копии.

При необходимости в поле Уничтожен отредактируйте дату и время уничтожения документа (по умолчанию устанавливаются текущие дата и время).

Если требуется, в поле Примечание введите текст комментария. Если отметка об уничтожении документа сделана ошибочно, удалите ее. Для этого выделите строку ошибочной записи и щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов окна. Завершив ввод данных, щелкните на кнопке Записать (ОК), чтобы сохранить введенную информацию.

Редактирование журнала передачи документов

Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования. Чтобы изменить параметры передачи документа (оригинал на копию и наоборот), выделите одну или несколько записей:

Если бумажный оригинал представлен в единственном экземпляре и копии не нумерованы:
Для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списка будут проставлены текущие дата и время, и у первого должностного лица появится значок Оригинал, у всех остальных Копии. Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку , либо нажмите клавишу F3 Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку . Либо нажмите клавиши Ctrl + F3 соответственно;
Если бумажных оригиналов несколько, а копии не нумерованы:
для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных – копии. Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа. Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши Ctrl + F3);
Если бумажный оригинал один, а копии нумерованы:
для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списка одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первого должностного лица по списку появится значок оригинала, у всех остальных – копии (например 1/1, 1/2 и т. д.). Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку (клавиша F3). Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши Ctrl + F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемый номер копии документа;
Если бумажных оригиналов более одного и копии нумерованы:
для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке , и во всех выделенных строках списках одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных – копии (в виде дроби). Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа. Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку (клавиши Ctrl + F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемые номера оригинала и копии документа.

Для отмены передачи оригинала или копии какому-либо должностному лицу, выделите требуемую запись и щелкните на кнопке . Чтобы добавить должностное лицо или подразделение к списку получателей оригинала или копии документа, щелкните кнопку или нажмите клавишу F2 и в открывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения выберите нужных должностных лиц. Чтобы передать бумажный оригинал или копию другому должностному лицу или в другое подразделение, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. Откроется справочник Подразделения для выбора должностного лица или подразделения. Выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать. Выбранное должностное лицо или подразделение появится в списке владельцев документа и у него появится соответствующий значок или . В строке должностного лица или подразделения, от которого передавался оригинал или копия документа, значок изменится на или . Для отметки Возврата копии, выделите требуемую запись и нажмите кнопку . В выделенной строке значок изменится на . При повторном нажатии на кнопку восстановится первоначальный вид значка. Кнопка работает только для ненумерованных копий. Если необходимо, отредактируйте в каких-либо записях дату и время передачи, предварительно щелкнув на требуемой строке и изменив требуемые значения в полях, относящихся к данной строке внизу окна. Если необходимо, введите с клавиатуры в графу Примечание текст примечания. Если требуется удалить какую-либо запись из журнала, выделите ее и щелкните на кнопке . Завершите редактирование журнала передачи документа, щелкнув на кнопке Записать (ОК), чтобы записать внесенные данные.

Групповое списание документов в дело