Журнал передачи документа (стр. 3 )

Внимание. Списывать документы в дело может только пользователь, обладающий в текущей картотеке правом Списание документов в дело.

Групповое списание документов в дело можно осуществлять:

В функции Поиск при работе со списком записей о документах, отобранных в результате поиска (см. гл. «Работа с найденными документами» раздела «Поиск документов и личные папки пользователей»), и списками записей об РК, находящимися в личных папках пользователя (см. гл. «Личные папки пользователя» раздела «Поиск документов и личные папки пользователей»); В функции Кабинеты, при работе со списком записей об РК документов, хранящихся в папках кабинетов № 1 – 2 и 4 - 6 (см. раздел «Кабинеты»); В функции Опись дел (см. раздел «Опись дел»).

Списание документов в дело:

В списке записей о документах (см. выше) выделите строки документов, подлежащих списанию в одно дело. Выберите из меню Управление или из контекстного меню команду Списать в дело. Откроется соответствующее окно.

Если в настройках пользователя на подзакладке Прочие > Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах, то в окне будут отображены поля Том №, Стр., в таблице будет присутствовать графа Листов, а на панели инструментов – кнопки перемещения записей об РК по списку.

Окно имеет собственную панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки:

Кнопка	Название/Действие
	Отметить как передачу оригинала;
	Отметить как передачу копии;
	Удалить запись о передаче;
	Переместить запись об РК вверх по списку
	Переместить запись об РК вниз по списку

В рабочей области окна располагается список выбранных записей о документах.

Красным цветом в списке выделяются записи об РК, оригинал или нумерованная копия которых уже списаны в дело в любой картотеке.

Если в системе используется второе правило контрольности, то в списке записей о документах будет отображаться дополнительный столбец КР, в котором маркером отмечаются РК, имеющие хотя бы одно контрольное поручение.

В поле Дело № установите реквизиты дела, в которое должны быть списаны указанные документы. Нужное значение выбирается из справочника Номенклатура дел. Документы можно списать только в открытое дело. В полях Том № и Стр. укажите номер тома и номер страницы. Эти значения определяют расположение в деле первого в списке документа. Расположение второго документа будет автоматически определено с учетом местоположения первого документа и количества листов в нем (поле Листов); расположение третьего документа – с учетом расположения второго документа и количества листов в нем и т. д.

Красным цветом выделяются еще не существующие номера томов.

Замечание. Данные поля присутствуют в окне только если в настройках пользователя на подзакладке Прочие > Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах.

Чтобы расположить документы в нужном порядке – воспользуйтесь кнопками , . В графе Вид для каждого документа укажите оригинал или копия этого документа списываются в дело. По умолчанию в каждой строке установлено значение «Оригинал № 1».

Если для какого-либо документа требуется ввести другое значение, щелкните на кнопке , расположенной в строке этого документа, и выберите из раскрывшегося списка нужное значение.

Если все документы, находящиеся в списке, должны быть отмечены как оригиналы, щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов окна, если как копии – на кнопке .

В графе Листов для каждого документа укажите количество содержащихся в нем листов. По умолчанию устанавливается количество листов, указанное в поле Состав РК документа.

Замечание. Данная графа присутствует в окне только если в настройках пользователя на подзакладке Прочие > Адресаты док-та установлен флажок Заполнять информацию о томах.

Если какой-либо документ ошибочно был занесен в список, удалите его (можно удалить несколько документов одновременно). Для этого выделите строку этого документа (документов) и щелкните на кнопке .

На экран будет выведен запрос на подтверждение удаления. Щелкните кнопку Да.

При необходимости отредактируйте значения полей Дата и в (по умолчанию, в этих полях устанавливаются текущие дата и время). Если требуется, чтобы записи об РК документов, списанных в дело, автоматически удалялись из папок Поступившие, На исполнении или В дело текущего кабинета, установите соответствующие флажки в секции Удалять записи из папки. Флажки могут быть неактивны, если у пользователя нет доступа к каким-либо папкам. Завершив формирование списка документов, щелкните на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна.

Окно Списание в дело закроется, произойдет возврат к исходному списку документов.

В журнале передачи списанных документов автоматически появится запись о списании в дело.

Если какие-либо из находящихся в списке РК имеют неисполненные неконтрольные поручения с исполнителями, являющимися владельцами данного кабинета, система отбирает те из них, для которых у текущего пользователя есть право на исполнение поручений за должностное лицо – исполнителя, и предлагает ввести для них отчеты.

При отрицательном ответе отчеты не вводятся и записи из папок Поступившие и На исполнении не удаляются.

При положительном ответе открывается окно ввода отчета, заполнив которое, щелкните кнопку ОК. Отчеты будут введены ко всем выбранным поручениям и соответствующие записи будут удалены из папок.

Реестр передачи документа внутри организации

В системе предусмотрена процедура составления и печати реестров передачи документов на основании записей журнала передачи документов. Данная процедура может выполняться:

при работе с функцией Регистрация документов. В этом случае формируется реестр передачи документов по подразделениям, т. е. для каждого подразделения формируется отдельный список документов, предназначенных к передаче под роспись; при работе с папками кабинетов (функция Кабинеты) или со списком записей о документах, отобранных в результате поиска (функция Поиск).

Если в папке (в списке) не выделена ни одна запись о документе, реестр передачи формируется по подразделениям.

Если в папке (в списке) выделена запись о документе (группа записей), реестр формируется по выделенным документам, т. е. список реестра представляет собой перечень документов, записи о которых выделенны в папке с указанием для каждого из них перечня подразделений (должностных лиц), которым он передается; при просмотре РК документа. В этом случае реестр формируется по текущему документу и представляет собой перечень должностных лиц (подразделений), которым передается данный документ.

Параметры печати реестра устанавливаются при настройке параметров пользователя на закладке Прочие – Реестр передачи документов (см. гл. «Установка параметров группы «Реестр передачи документов»» раздела «Настройка параметров пользователя»).

Если при настройке параметров реестра был установлен флажок Показывать окно изменения параметров реестра, пользователь имеет возможность перед печатью реестра изменить ранее установленные параметры. При этом измененные параметры при последующей работе в режиме формирования реестров будут использоваться как параметры по умолчанию.

Печать реестров по подразделениям

При формировании нескольких реестров передачи документов в каждый из них войдет список документов, подлежащих передаче в определенное подразделение.

Формирование реестра передачи документов по подразделениям:

Откройте один из списков записей об РК:

список записей об РК документов, зарегистрированных в текущий день (функция Регистрация документов); список записей об РК, находящихся в одной из первых пяти папок кабинета (функция Кабинеты); список записей об РК документов, отобранных в результате поиска (функция Поиск).

Снимите выделение со всех строк списка. Для этого выберите команды Управление, Снять отметку или щелкните кнопку на панели инструментов. Выберите команды Файл, Печать реестра (в функции Регистрация документов) или команды Печать, Печать реестра (в функциях Кабинеты и Поиск).

Если при настройке параметров реестра (см. гл. «Установка параметров группы «Реестр передачи документов»» раздела «Настройка параметров пользователя») был установлен флажок Показывать окно изменения параметров реестра откроется окно редактирования установленных по умолчанию параметров.

Если данный флажок установлен не был, реестр сформируется в соответствии с последней установкой параметров.

Если требуется, измените значения установленных по умолчанию параметров. В обязательном для заполнения поле Подразделения–адресаты сформируйте список подразделений (должностных лиц), по которым будет формироваться реестр, выбрав требуемые значения из справочника Подразделения или из стандартного списка. Если поле не будет заполнено, то сформируется один реестр для всех адресатов. Щелкните кнопку Отобрать. Откроется окно предварительного просмотра сформированного реестра.

Реестр будет сформирован по отношению к подразделению (должностному лицу), стоящему в списке адресатов первым.

Чтобы перейти к просмотру реестра для другого подразделения, щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля с именем подразделения, и выберите в открывшемся списке требуемое подразделение. Если при настройке параметров реестра был установлен флажок Давать возможность выбора записей для реестра, существует возможность скорректировать реестр. Для этого отмените выделение, щелкнув на кнопке – Отменить выделение на панели инструментов, после чего выделите те строки списка, которые должны попасть в реестр. Для печати текущего реестра щелкните кнопку на панели инструментов. После того как реестр будет отправлен на печать, появится запрос о получении реестра.

При щелчке на кнопке Да, все вошедшие в напечатанный реестр документы в дальнейшем не будут включаться в реестры, если в параметрах настройки пользователя выставлен флаг Не включенным в реестр. В Журнале передачи документов у должностных лиц, по которым был распечатан реестр, в колонке, расположенной слева от колонки «Примечание» будет выставлен значок «Р».

При щелчке на кнопке Нет документы будут включаться в последующие реестры.

Для завершения работы (или чтобы отказаться от печати реестра) щелкните кнопку на панели инструментов.

Печать реестров по документам

Достаточно часто какой-либо документ рассылается во все подразделения организации (например, приказ директора). При этом может возникнуть необходимость немедленной передачи документа в подразделения. Если сформировать реестры передачи способом, изложенным в предыдущем разделе, для каждого подразделения организации будет сформирован отдельный реестр, содержащий одну-две записи.

Если требуется сформировать единый реестр передачи документа, выполните действия, описанные ниже.

Формирование единого реестра по одному документу:

Найдите и выделите требуемый документ в одном из списков записей об РК:

в списке записей об РК документов, зарегистрированных в текущий день (функция Регистрация документов); в списке записей об РК, находящихся в одной из первых пяти папок кабинета (функция Кабинеты); в списке записей об РК документов, отобранных в результате поиска (функция Поиск).

Выполните действия, описанные в предыдущем разделе.

Внимание. В отличие от предыдущего случая, задание списка подразделений (должностных лиц) в окне Получение реестра
является необязательным. При незаполненном поле Подразделения-адресаты реестр формируется с учетом передачи документа во все подразделения. Данное поле можно очистить, установив в нем курсор и нажав клавишу Del.

Формирование единого реестра по нескольким документам:

Откройте один из списков записей об РК:

список записей об РК документов, зарегистрированных в текущий день (функция Регистрация документов); список записей об РК, находящихся в одной из первых пяти папок кабинета (функция Кабинеты); список записей об РК документов, отобранных в результате поиска (функция Поиск).

Выделите все документы в списке. Для этого выберите в меню Правка команду Отметить все или щелкните кнопку на панели инструментов. Выполните действия, описанные в предыдущем разделе. При этом задание списка подразделений в окне Получение реестра необязательно.