Журнал передачи документа (стр. 1 )

Журнал передачи документа

Журнал передачи документа (ЖПД) используется для регистрации движения бумажного документа.

Передача документов, сопровождающаяся внесением соответствующей записи в журнал передачи документа, может происходить при регистрации или редактировании РК, а также при вводе или редактировании резолюции.

Осуществлять такую передачу документов может только пользователь, обладающий в текущей картотеке правом Переотметка документов.

Пользователь, не имеющий данного права, может создавать и редактировать записи в журнале передачи документа только в функции Регистрация при работе со списком записей о зарегистрированных им документах.

Если для группы документов системный технолог в справочнике Группы документов задал по умолчанию списание в дело и/или установку отметки о передаче документа, то при создании РК этой группы документов в ЖПД будут по умолчанию автоматически внесены соответствующие записи. Правила, по которым вносятся эти записи, описаны в гл. «Общие правила регистрации документов» раздела «Регистрация документа» настоящего руководства.

Если при настройке параметров пользователя на закладке Прочие – Пересылка РК, переключатель Добавлять адресатов пересылки в ЖПД установлен в положение Для всех документов, записи в ЖПД о передаче документа формируются автоматически при пересылке РК внутренним адресатам (вне зависимости от того, имеет ли документ бумажный оригинал). Если данный переключатель установлен в положение Только для документов с «бумажным» оригиналом, то данное действие выполняется только для документов с бумажным оригиналом (в РК которых в поле реквизита Экз. № указан номер бумажного оригинала).

При отметке передачи документа различаются виды документа – оригинал или копия. Если в поле Экз.№ основного раздела РК установлено значение больше 1, оригиналы считаются нумерованными. Копии могут быть как нумерованными, так и ненумерованными, в зависимости от параметра, установленного технологом системы для группы документов, к которой относится передаваемый документ. Если в поле Экз.№ основного раздела РК значение отсутствует, значит документ не имеет бумажного оригинала, передаче подлежат только копии или электронные экземпляры.

На основании данных журнала формируются и печатаются реестры, подтверждающие передачу и прием документов между подразделениями или должностными лицами.

Интерфейс журнала передачи документа

Если окно журнала открыто в режиме просмотра, в нижней части окна будут находиться кнопки Редактировать и Закрыть. При щелчке на кнопке Редактировать журнал передачи документа будет переведен в режим редактирования, кнопка Редактировать, при этом, будет заменена кнопкой Записать, а кнопка Закрыть – кнопкой Отменить.

При открытии журнала передачи документа в режиме редактирования (например, при открытии журнала из окна РК, находящейся на редактировании) в нижней части окна будут находиться кнопки ОК и Отмена.

Сведения о передачи документа представлены в виде таблицы, в графах которой содержится следующая информация:

Признак оригинала или копии переданного экземпляра документа ( и – оригинал, и – копия); Держатель документа – должностное лицо или подразделение, которым передан документ; № – номер экземпляра. Графа формируется только для документа, принадлежащего группе, для которой указан признак нумерации копий (см. руководство технолога), а также при указании в поле № основного раздела РК нескольких экземпляров документа; Дата/время – дата и время передачи документа; Экз. – вид экземпляра документа (оригинал, копия, электронный экземпляр); Примечание – текст комментария.

Ячейки таблицы заполняются автоматически при вводе значений в поля, расположенные в нижней части окна журнала. Чтобы ознакомиться с полной информацией о передаче документа должностному лицу (подразделению) или о списании документа в дело выделите нужную строку в таблице. При этом в нижней части окна отобразится набор полей, соответствующий выделенной строке.

Если дело, в которое списан документ, было затем передано в архив, то при выделении в журнале передачи записи об этом деле, в нижней части окна рядом с полем Примечание появляется дополнительное поле Передано в архив. Данное поле носит информационный характер и недоступно для редактирования.

При необходимости, можно просмотреть более подробную информацию о подразделении, в которое передан документ, а в случае списания документа в дело – о деле, в которое списан документ. Для этого щелкните на кнопке , расположенной справа от соответствующего поля. Откроется окно, содержащее полную информацию о выбранном объекте.

Заголовки граф №, Держатель документа и Дата/время одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания для числовых.

По умолчанию список владельцев оригиналов/копий и кандидатов сортируется по графе Дата/время. Первыми в списке будут указаны кандидаты (в их записях отсутствует дата и время передачи документа).

На панели инструментов окна журнала находятся следующие кнопки:

Кнопка	Название/Действие
	Добавить запись о передаче;
	Добавить запись о списании документа в дело;
	Отметить уничтожение документа;
	Отметить как передачу оригинала;
	Отметить как передачу копии;
	Отметить как передачу оригинала/копии;
	Снять отметку о передаче документа;
	Возврат копии;
	Удалить запись о передаче;
	Передать документ дальше;
	Списать документ в дело;
	Отметить уничтожение документа;

В правом углу панели инструментов находится поле фильтра (Журнал передачи), с помощью которого можно отбирать для показа в журнале только те записи, которые соответствуют определенному условию:

Все записи – показывать все записи о передаче текущей РК; Владельцы – показывать только записи, соответствующие держателям документа (тем, у кого копии и оригиналы документа находятся в текущий момент времени). Такие записи отмечены красными галочками: , ; Записи тек. картотеки – показывать только записи о передаче документа в текущей картотеке; Записи тек. кабинета – показывать только записи о передаче документа в текущем кабинете; Ваши записи – показывать записи о передаче документа в текущей картотеке, сформированные только данным пользователем. Справа от поля фильтра в скобках указывается количество записей, находящихся в текущем (отфильтрованном) списке, и общее количество записей, содержащихся в журнале передачи документа (например, «3 из 5»).

Отметка о передаче документа

Если в РК документа поле реквизита Экз. № имеет значение, то считается, что документ имеет бумажный оригинал. Если поле Экз. № пусто, то считается, что у документа нет бумажного оригинала. В ЖПД такой РК нельзя внести запись о передаче бумажного оригинала.

Отметка передачи бумажного документа:

Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования.

Если при формировании справочника Группы документов для документов текущей группы был задан список должностных лиц и подразделений, которым рекомендуется передавать документ, они будут по умолчанию записаны в ЖПД при регистрации документа этой группы. При этом порядок распределения копий и оригиналов между ними будет соответствовать порядку, заданному технологом в справочнике Группы документов.

Замечание. Если у документа нет бумажного оригинала (в РК поле Экз. № пусто), то порядок распределения копий и оригиналов будет автоматически соответственно скорректирован.

Если требуется, значения, установленные по умолчанию, можно отредактировать.

Сформируйте список должностных лиц или подразделений, которым передается документ. Для этого щелкните кнопку на панели инструментов.

Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. Выберите подразделения или должностных лиц, которым передается документ или его копии. Отметка о передаче оригинала(ов)/копии(й) отразится в ЖПД в соответствии с установленными параметрами пользователя, осуществляющего передачу документа (см. гл. «Установка параметров группы «Пересылка РК»» раздела «Настройка параметров пользователя»).