АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА
по результатам проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Омской области,
во втором полугодии 2013 года
В соответствии с Положением об Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации , Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области (далее – Управление) осуществляет контроль и надзор в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.
В рамках реализации возложенных полномочий Управлением во втором полугодии 2013 года проведено 8 плановых выездных проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Омской области (далее – органы ЗАГС Омской области).
Внеплановые проверки в 2013 году Управлением не проводились ввиду отсутствия обстоятельств, являющихся основаниями для принятия решения о проведении данных проверок.
Основанием для включения проверок в план проверок органов ЗАГС Омской области во втором полугодии 2013 года являлось истечение трех лет со дня окончания проведения последней плановой проверки.
Проверки органов ЗАГС проводились за период, не превышающий трех лет, непосредственно предшествовавших году проведения проверки.
Управлением при проведении плановых проверок одновременно реализуются контрольные и надзорные полномочия. Общий срок проведения плановых проверок составил от 5 до 8 рабочих дней. Из общего количества плановых проверок 3 проверки осуществлены комиссией в составе двух человек, 5 – одним уполномоченным должностным лицом Управления.
Все запланированные проверки Управлением проведены в установленные планами сроки, акты проверок направлены в Министерство государственно-правового развития Омской области (Главное государственно-правовое управление Омской области) для принятия мер по устранению и недопущению в дальнейшем выявленных нарушений и недостатков в деятельности органов ЗАГС. Акты проверок рассмотрены в установленные сроки.
При проведении проверок уполномоченное лицо Управления проводило анкетирование населения об удовлетворенности услугами в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, результаты которого отражены в актах проверок и свидетельствуют об удовлетворенности населения порядком приёма граждан, организацией мест заполнения заявлений, наличием информационных материалов, об отсутствии фактов проявления коррупции в органах ЗАГС, а также о положительной оценке качества предоставления государственных услуг органами ЗАГС.
В ходе проведения проверок изучается практика исполнения органами ЗАГС международных обязательств. В целом государственная услуга по истребованию личных документов осуществляется в соответствии с требованиями международных договоров и законодательством Российской Федерации.
Также специалистами Управления оценивается полнота внесения сведений в алфавитные журналы к записям актов гражданского состояния, их корректировка, формирование архива в электронном виде.
При осуществлении надзорных функций Управление изучает и анализирует деятельность органа ЗАГС по организации учёта, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
Проверке подлежит учёт и сохранность архивного фонда. Так, при проверке деятельности ряда органов ЗАГС по формированию архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) установлено, что в записях актов гражданского состояния на первой стороне записи акта происходит проявление текста второй стороны.
Кроме того, специалистами Управления производится проверка своевременности, правильности исчисления и порядка уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий.
В ходе плановых проверок специалисты Управления, уполномоченные на проведение проверки, принимали меры к устранению выявленных нарушений законодательства Российской Федерации, а также оказывали консультационную поддержку в установленной сфере деятельности. Результаты всех проверок обсуждены с сотрудниками органов ЗАГС.
По результатам проведенных во втором полугодии 2013 года проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Омской области, выявлены следующие нарушения законодательства Российской Федерации:
I. Нарушения, связанные с заполнением бланков записей актов гражданского состояния:
1) несоответствие сведений, указанных в записи акта гражданского состояния и документах, являющихся основанием для государственной регистрации акта гражданского состояния, и других документах, предъявленных для государственной регистрации актов гражданского состояния (пункт 12 раздела II Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации (далее – Правила);
2) в записи акта гражданского состояния отсутствует подпись заявителя (пункт 3 статьи 7 Федерального закона -ФЗ «Об актах гражданского состояния»), (далее – Федеральный закон);
3) в бланках записей актов гражданского состояния качество красителя, используемого при их заполнении, не обеспечивает сохранность текста в течение установленного срока хранения; при внесении сведений в графу «Иные сведения и служебные отметки» записи акта гражданского состояния допущены подчистки, помарки (пункт 2 раздела I Правил);
4) в записях актов гражданского состояния печать органа ЗАГС проставлена таким образом, что её оттиск не занимает часть наименования должности лица, подписавшего документ (пункт 9 раздела I Правил);
5) в записи акта о заключении брака в графе «Документ, удостоверяющий личность» не указана дата выдачи предъявленного заявителем паспорта (пункта 16 раздела II Правил).
II. Нарушения федерального законодательства, допущенные при государственной регистрации актов гражданского состояния и совершении иных юридически значимых действий
Государственная регистрация рождения:
1) в запись акта о рождении в графу «Место рождения» внесены сведения о месте рождения матери ребенка при отсутствии документа, удостоверяющего ее личность (пункт 1 статьи 17 Федерального закона, пункт 12 раздела I Правил);
2) в записи акта о рождении в графах 11-18 проставлен прочерк. Вместе с тем в органе ЗАГС на хранении находится запись акта о заключении брака отца и матери ребенка (пункт 3 статьи 17 Федерального закона, пункт 23 раздела II Правил).
Государственная регистрация заключения брака: для государственной регистрации заключения брака представлен в качестве документа, удостоверяющего личность, паспорт, подлежащей замене по достижении гражданином 20-летнего возраста (пункт 7 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации ).
Государственная регистрация усыновления (удочерения): на основании записи акта об усыновлении в запись акта о рождении не в полном объеме внесены соответствующие изменения (пункт 1 статьи 44 Федерального закона).
Государственная регистрация установления отцовства:
1) для государственной регистрации установления отцовства принято заявление об установлении отцовства матери ребенка, подлинность подписи которой на данном заявлении удостоверена нотариусом Республики Казахстан, при этом подпись нотариуса скреплена не гербовой печатью (пункт 1 статьи 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенной в г. Минске 22.01.1993),(далее - Конвенция);
2) государственная регистрация установления отцовства произведена не по месту вынесения решения суда об установлении факта признания отцовства (статья 49 Федерального закона);
3) в совместном заявлении об установлении отцовства отца и матери ребенка, не состоящих между собой в браке на момент рождения ребенка, не указана дата его составления (пункт 4 статьи 50 Федерального закона);
4) на основании записи акта об установлении отцовства в запись акта о рождении не в полном объеме внесены соответствующие изменения (пункт 1 статьи 57 Федерального закона).
Государственная регистрация перемены имени:
1) одновременно с подачей заявления о перемене имени в орган ЗАГС не представлено свидетельство о рождении лица, желающего переменить имя (статья 59 Федерального закона);
2) заявление о перемене имени рассмотрено с нарушением установленного законом месячного срока (пункт 2 статьи 60 Федерального закона);
3) копия записи акта о рождении, в которую необходимо внести изменения в связи с переменой имени, запрошена от органа ЗАГС не по месту её хранения (пункт 3 статьи 60 Федерального закона).
Государственная регистрация смерти: для государственной регистрации акта о смерти приняты врачебные свидетельства, выданные на территории Республики Казахстан, которые скреплены не гербовой печатью (пункт 1 статьи 13 Конвенции).
Иные нарушения:
1) книги государственной регистрации актов гражданского состояния, находящиеся на хранении, не пронумерованы, книга государственной регистрации актов о заключении брака не скреплена печатью департамента ЗАГС; (пункт 1 статьи 76 Федерального закона);
2) не направлены сведения о внесении изменений в запись акта гражданского состояния в военный комиссариат (пункт 4 статьи 4 Федерального закона от 28.03.1998 «О воинской обязанности и военной службе»);
3) на основании записи акта о перемене имени не внесены изменения в запись акта о заключении брака, находящуюся на хранении в проверяемом департаменте ЗАГС (статья 69, пункт 1 статьи 73 Федерального закона);
4) на бланке свидетельства о рождении, выданном на основании измененной записи акта о рождении, проставлена пометка «повторное» (пункт 2 статьи 73 Федерального закона, пункт 57 Правил).
При осуществлении надзорных функций Управление изучает и анализирует деятельность органа ЗАГС по организации учёта, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. Необоснованной выдачи, утраты, хищения или недостачи бланков свидетельств в ходе проверок не выявлено. Вместе с тем, в ряде проверок выявлены факты несоответствия номеров свидетельств, указанных в книге выдачи (высылке) первичных и повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и в записях актов гражданского состояния.
Кроме того, специалистами Управления производится проверка своевременности, правильности исчисления и порядка уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий. По результатам проверок установлено, что в нарушение пункта 1 статьи 45, пункта 2 статьи 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации государственная пошлина за государственную регистрацию акта гражданского состояния уплачена ненадлежащим физическим лицом.
Анализ результатов проверок деятельности органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Омской области, показывает, что на территории Омской области вырабатывается единая правоприменительная практика, выявленные в ходе проверок нарушения носят единичный характер и допущены работниками разных подразделений департамента ЗАГС. Выявленные нарушения федерального законодательства в основном устраняются в ходе проведения проверки.
Таким образом, на сегодняшний день на территории Омской области государственная регистрация актов гражданского состояния в целом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
