Оглавление (стр. 2 )

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от …………………………………………………………………………………………………………………..СОКРАЩЕНО……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Таким образом, в ходе рассмотрения предметной области был выявлено, что необходимо внедрить в -ля-ля» автоматизированную информационную систему, позволяющую учитывать требования и интересы как менеджеров по работе с клиентами, так и самих клиентов.

Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости применения СУБД Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

С точки получения косвенного эффекта целью решения комплекса задач по автоматизации работы с клиентами является:

Увеличение качества работы Уменьшения числа брака Увеличение запасов

С точки зрения получения прямого эффекта целью автоматизации данного комплекса …………………………………………………………………………………………………………………..СОКРАЩЕНО……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………по работе с клиентами (рисунок 1.2):

Рисунок 1.2 Характеристика процесса работы менеджера по работе с клиентами

Суть работы менеджера заключается в заказе и поставке запасных частей, а также их реализации при общении с клиентами. Декомпозиция основного процесса представлена на рисунке 1.3.

…………………………………………………………………………………………………………………..СОКРАЩЕНО………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..СОКРАЩЕНО……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Рисунок 1.3 Декомопозиция основного  процесса

Подробнее рассмотрим процесс работы реализации товара, характеристика которого представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.4

В настоящее время работа менеджера осуществляется вручную, без применения средств автоматизации.

Все происходящие процессы фиксируются менеджером в рабочих тетрадях и журналах учета, база клиентов ведется в файле Excel, что не позволяет своевременно и в полном объеме получать необходимую аналитическую информацию.

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Анализ полученной функциональной модели позволяет выделить состав автоматизируемых функций

:Учет поступления товаров

Отпуск товара потребителям Учет реализации товаров Контроль закупок и реализации товаров

При решении первой задачи «Учет поступления товаров» ведется учет поступления товаров, в результате мы  получает документ «Журнал прихода»

При решении второй задачи «Отпуск товара потребителям» рассчитывается количество проданного товара по каждой номенклатуре, в результате мы  получает документ «Расходная накладная»

При решении третьей задачи «Учет реализации товаров» рассчитывается количество проданного товара, в результате мы  получает документ «Журнал расхода»

При решении четвертой задачи «Контроль закупок и реализации товаров» рассчитывается количество остатков товаров по каждой номенклатуре, в результате мы  получает документ «Ведомость остатков на складе»

Данный комплекс задач решается на информационной системе, основные задачи которой:

1) Учет поступления ТМЦ.

На основании реальной приходной накладной данные заносятся в компьютер. В накладной указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Эти данные необходимы для ведения учета и формирования различных отчетов. Данные заносятся в виде документа «Поступление ТМЦ «, хранится и редактируется в таблице Приход. Заносятся по мере поступления товара на склад. От пользователя требуется внимательность при занесении документов. Также приход учитывается и непосредственно на складе кладовщиком, поэтому проконтролировать информацию можно путем сравнения данных со склада и данных по компьютеру, при несоответствии этих данных необходимо будет поднять исходный документ.

2) Учет реализации ТМЦ.

При отгрузке товаров клиенту необходимо оформить расходные документы. Расходными документами являются счет-фактура и товарная  накладная. В этих документах также как и в приходных указываются: Номер документа, дата, получатель, поставщик, наименование товара, количество, цена и итоговая сумма. Документы «Товарная накладная» и «Счет-фактура», хранится и редактируется в таблице Расход. Данные по расходу также учитываются и на складе, поэтому в последствии легко это проверить. Для пользователя необходимо проявить внимательность при занесении количества.

3) Учет излишков.

При приеме и реализации продукции бывает пересортица товара или излишки. Для того чтобы данные соответствовали действительности необходимо ввести документы, которые бы регулировали этот процесс. Такими документами являются Списание и Оприходование продукции. Документ «Оприходование» предназначен для оформления факта оприходования ТМЦ. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации. Спецификация документа заполняется стандартным образом – построчным вводом или подбором по каталогу. Оприходование ТМЦ может производиться и по произвольным ценам. В результате оприходования создается документ “Оприходование”, который добавляет данные в таблицу Приход. При излишках выписывается Акт списания, который добавляет запись в таблицу Расход.

4) Отчет по остаткам ТМЦ.

Исходными данными являются данные из таблиц Приход и Расход. В этом отчете учитывается все движение товара за определенный период времени. В него входят все выше перечисленные документы. В нем отражается наименование товара, поступившее количество, отпущенное количество и итоговое количество. Он может выполнятся за год, за месяц или каждодневно.

5) Отчет по документам.

Отчет позволяет получить список документов. Можно выбрать виды документов, включаемых в отчет, и установить фильтр по реквизитам документа, включая фирму, контрагента. Для каждого документа в списке выводится следующая информация: номер в списке, дата, вид документа, номер, сумма, наименование клиента. Пользователю необходимо выбрать вид документа, дату, можно выбрать контрагента (по умолчанию отчет формируется по всем контрагентам).

6) Формирование прайс-листа.

Данные для формирования прайс-листа берутся из справочника Товары. Данные выводятся в установленной форме, где указывается наименование организации, дата составления, перечень номенклатуры с указанием цены на нее. Прайс можно выводить как по всей номенклатуре в целом, так и по отдельным позициям.

7) Ведение справочников.

Данные по фирме, по товарам, по клиентам и по поставщикам будут храниться в отдельных справочниках. Во-первых, это необходимо для решения поставленных задач. Такая организация данных позволит формировать необходимые отчеты. Во-вторых, это удобное представление данных для получения нужной информации. Также это поможет при выписке документов. В полях фирма, контрагент и номенклатура можно будет выбрать только нужную позицию, а не заносить все это вручную. Это обеспечит целостность данных в проектируемой системе.

Сущность задачи и предметная технология её решения

База данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

добавить в таблицу одну или несколько записей; удалить из таблицы одну или несколько записей; обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях; найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

При необходимости можно просмотреть содержимое базы данных, не прибегая к реализованному программному продукту. Данная возможность идеально для тестирования работоспособности программного продукта. [7]

В соответствии с задачей автоматизации, выделяются следующие первичные документы:

1) Приходная накладная

3) Товарная накладная

3) Документ списания товара

4) Номенклатура

5) Договор

На основании данных документов формируются результатные, в число которых входят:

2) Това…………………………………………………………………………………………………………………..СОКРАЩЕНО……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Справочник Клиенты

Развёрнутая постановка целей, задачи и подзадач СУБД Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

На данный момент на предприятии используется ручной метод обработки информации и из программных продуктов используются  только стандартные офисные приложения. Это приводит к следующим недостаткам:

длительная продолжительность в оформлении необходимой документации; низкая оперативность, снижающая качество управления; невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации; несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации; несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.

Длительная продолжительность в оформлении необходимой документации связана с тем, что менеджеру  необходимо: искать информацию о клиенте, найти стандартную форму или бланк документа, вручную заполнить документ. При этом сотрудник оформляет периодическую инфомацию  довольно часто, причем по всем клиентам, поскольку этого требует бизнес-процесс.