Столбцы списка называют полями, а строки (кроме первой) – записями. Список в примере, таким образом, содержит 4 поля и 3 записи.
Размер списка ограничен размерами рабочего листа, т. е. не может содержать более 256 полей и более 65 535 записей.
В Excel есть несколько средств, предназначенных для работы со списками. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей:
1. Ввод данных в список.
2. Фильтрация списков, которая выполняется в целях выборочного отображения строк по определенному критерию.
3. Сортировка списка.
4. И т. д.
Планирование списка.
Основные рекомендации, о которых следует помнить, создавая список:
1. Помещайте заголовки (по одному для каждого столбца) в первую строку списка, которая называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, используйте текстовый формат с переносом слов, тогда вам не придется чрезмерно расширать столбцы.
2. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация. Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.
3. Можно применять формулы, использующие значения других полей той же записи или абсолютные ссылки, которые ведут на ячейки вне списка.
4. Не используйте пустых строк внутри списка. Иначе Excel автоматически разобьет список на 2.
5. Лучше всего, помещать каждый новый список на отдельный лист. Если все-таки нужна какая-то дополнительная информация на листе, размещайте ее выше или ниже списка, но не слева или справа.
6. Старайтесь предварительно форматировать сразу весь столбец, чтобы данные в одном поле имели один и тот же формат.
7. Закрепите заголовки столбцов (при помощи пункта меню Окно – Закрепить области), особенно если ваш список длиннее одного экрана.
Фильтрация списка.
Фильтрация списка – процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, список можно отфильтровать так, чтобы видеть только тех, кто живет в определенном городе. Фильтрация – распространенная и очень полезная операция.
Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям. Чтобы вызвать автофильтр надо встать в одну из ячеек списка и выбрать команду «Данные-Фильтр-Автофильтр». Excel в стороку заголовков добавит кнопочки автофильтра (их не видно при печати). Далее можно задавать какие-нибудь условия и все строки, не отвечающие им, будут скрыты (но не удалены). Чтобы вновь развернуть весь список, выберите пункт «все» в меню, которое выпадает из кнопочек автофильтра.
Основные критерии, по которым отбирает автофильтр:
1. Значение. Т. е. можно выбрать все записи, в данном поле у которых заданное значение. Например, выдать тех людей списка, которые живут в Омске.
2. Первые 10. Отбирает десятку (или другое число) лидеров.
3. Пустые/непустые. Отображает строки, в которых данное поле незаполнено (или наоборот, заполнено).
4. Условие. Можно задать более гибкие условия.
a. Значение больше или меньше установленного.
b. Значения в интервале.
c. Два отдельных значения.
d. Выборка по шаблону.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Сортировка списков.
Очень удобно данные списка сортировать. Для этого используется пункт меню «Данные-Сортировка».
Можно сортировать по нескольким полям. Что происходит в таком случае?
Например, мы сначала сортируем по столбцу «Город проживания», а потом – по столбцу «Месячный оклад». Сначала у нас пойдут все люди из Москвы, потом – все люди из Омска. При необходимости можно будет список легко разделить на 2. А вот люди, которые проживают в одном городе уже будут между собой отсортированы по месячному окладу.
Подготовка документа к просмотру и к печати.
Есть довольно много инструментов Excel, которые помогают ориентироваться в электронных книгах. Наиболее употребительные из них такие:
Сетка. Включить/отключить сетку при просмотре книги Excel можно так: Меню=>Сервис=>Параметры=>вкладка “Вид”. Выключатель “сетка” в группе “Параметры окна” надо включить/отключить.
Закрепление областей. Частенько в больших таблицах неудобно, что при просмотре нижних строк и правых столбцов не видно заголовков столбцов и строк. Для того, чтобы какой-то верхний угол “закрепить” надо:
1. Встать в левую верхнюю ячейку того места, которое должно “скользить”.
2. Выбрать пункт Меню=>Окно=>Закрепить области.
Например, встанем в ячейку В2 и скажем “Закрепить области”. При переходе курсора вправо или вниз строка 1 и столбец А все равно будут оставаться в видимой на экране области.
Если не нужно закрепление областей, а оно есть, снимают его так: Меню=>Окно=>Снять закрепление областей.
Если аналогичный эффект нужен на печати, задайте печать сквозных строк и столбцов. Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист» в группе «Печать на каждой странице» задать сквозные строки и столбцы.
Гиперссылки. Для того, чтобы можно было быстро перейти на другое место в том же (или в другом) документе, можно использовать гиперссылки.
Когда у вас есть гиперссылки, переходить по ним просто: надо кликать мышкой в ячейку-ссылку. Для перехода Назад/Вперед (как в любом броузере) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов “Web”.
Чтобы создать ссылку, которая будет вызывать почту и сразу вписывать адрес отправителя, надо в троке “Связать с файлом/URL” написать “mailto::адрес”. Например: mailto::*****@***ru.
В самой ячейке текст может быть самым произвольным.
Если гиперссылка стала не нужна, Меню=>Вставка=>Гиперссылка… В появившемся окне “Изменение гиперссылки” нажмите кнопку “Удалить гиперссылку”.
Примечания. Можно к любой ячейке добавить примечание. Меню=>Вставка=>Примечание. У ячеек, где добавлено примечание, появляется красный марке в углу. Чтобы посмотреть примечание одной ячейки, наведите курсор мышки на ячейку с примечанием. Чтобы было видно (соответственно, не видно) все примечания воспользуйтесь пунктом Меню=>Вид=>Примечания.
Для того, чтобы стандартные примечания стали видны при печати: Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист», в ниспадающем списке «примечания» выбрать строку «Как на листе».
Группы. Можно объединить несколько строчек либо столбцов в группу. Если лист состоит из нескольких групп, то можно скрыть тела групп, оставив только заголовки, что довольно удобно.
Где открывается документ? Excel при сохранении запоминает не только обычную информацию в ячейках, но также положение курсора на момент последнего сохранения документа. Поэтому перед сохранением всегда следует:
1. Расположить листы в логическом порядке.
2. На всех листах поставить курсор в то место, на котором должен открываться данный лист. Чаще всего - ячейка А1.
3. Встать на логически первый лист. (На тот лист, с которого вы хотите чтобы начинался просмотр).
4. Тогда можно сохранять документ.
Сколько страниц займет распечатка? Если вы хотите, чтобы распечатка влезла на какое-то определенное количество страниц в ширину и в высоту, задайте эти величины в группе «Масштаб» на вкладке «Страница» в окне «Параметры страницы». (Меню=>Файл=>Параметры страницы…). Например, если задать параметры 1 и 1, то вся таблица, какой бы большой она ни была, отмасштабируется так, что поместится на одну страницу. Естественно, буквы станут намного мельче, качество напечатанного тоже ухудшится.
Перед тем, как начать печать, воспользуйтесь обязательно предварительным просмотром (Меню=>Файл=>Предварительный просмотр). Excel иногда имеет свое представление о том, как будет выглядеть документ при печати.
Приложение.
Примеры полезных функций и описание их действия.
ЦЕЛОЕ
Функция ЦЕЛОЕ возвращает целую часть числа, отбрасывая все дробные цифры после десятичной запятой.
«=ЦЕЛОЕ (412,98)» => 412.
СЛЧИС
Функция СЛЧИС, не имеющая аргументов, возвращает равномерно распределенное случайное число, которое больше или равно 0 и меньше 1. Термин "равномерно распределенное" означает, что вероятность всех получаемых с помощью этой функции случайных чисел одинакова. Эта функция часто используется в рабочих таблицах для прогнозирования событий, которые не могут быть предсказаны с полной достоверностью, таких как выигрышные номера лотерейных билетов или объем продаж по четвертому кварталу текущего года. Эта функция возвращает новый результат каждый раз при пересчете рабочего листа.
В следующем примере формула возвращает случайное число между 0 и 12 (12 не включается в интервал возможных значений случайных чисел):
=СЛЧИС ()*12
РИМСКОЕ
Функция РИМСКОЕ преобразует число в его эквивалент в римских. К сожалению, функция для обратного преобразования не предусмотрена.
«=РИМСКОЕ (1998)» => MCMXCVIII
ОКРУГЛ
Функция ОКРУГЛ округляет значение числа до указанного количества десятичных разрядов. Эта функция обычно: используется для контроля точности вычислений: Функция ОКРУГЛ имеет два аргумента: первый – значение для округления, второй – количество цифр после запятой. Если второй аргумент отрицательный, округление смещается влево от запятой на заданное количество цифр.
Примеры использования функции ОКРУГЛ:
«=ОКРУГЛ(123,456;2)» =>123,46
«=ОКРУГЛ(123,456;0)» =>123
«=ОКРУГЛ(123,456;-2)»=>100
Не перепутайте округленное значение с отформатированным. Когда в формуле есть ссылка на ячейку, значение которой было округлено с помощью функции ОКРУГЛ, будет использоваться округленное значение. Если же число было отформатировано так, что оно только кажется округленным, то в формулах со ссылками на эту ячейку будет использоваться реальное неокругленное значение.
ПИ
Функция ПИ возвращает значение числа р с 14 знаками после запятой. Эта функция не требует аргумента и является сокращенным обозначением числа 3,14159265358979. В следующем примере подсчитывается площадь круга, радиус которого хранится в ячейке a1:
«=ПИ( )*(a1^2)»
SIN
Функция SIN возвращает синус угла. Синус угла определяется как отношение противолежащего катета к гипотенузе прямоугольного треугольника. Функция SIN имеет один аргумент – значение угла, выраженное в радианах. Для перевода градусов в радианы используйте функцию РАДИАНЫ. Существует также функция ГРАДУСЫ, выполняющая обратную операцию. Например, если в ячейке F21 находится значение угла, выраженное в градусах, то формула для вычисления синуса будет иметь следующий вид:
«=SIN(РАДИАНЫ(F21))»
В Excel включен полный набор тригонометрических функций. Чтобы получить более подробную информацию о них, прочитайте соответствующие разделы справки.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
