Редактор электронных таблиц «Microsoft Excel» (стр. 1 )

Редактор электронных таблиц «Microsoft Excel».

Редактор электронных таблиц «Microsoft Excel».

Excel – программный комплекс, относящийся к категории редакторов электронных таблиц. Среди других редакторов электронных таблиц можно отметить также Lotus 1-2-3, Quatro Pro,  а также электронные таблицы пакета OpenOffice.

Электронная таблица – интерактивное компьютерное пространство, основное рабочее поле которого состоит из набора строк и столбцов.  Область, находящаяся на пересечении строки и столбца называется ячейкой. В ячейке могут храниться данные или формула. С помощью формул можно выполнять вычисления, которые используют значения в других ячейках.

Электронную таблицу можно сохранить в файле. Документы, созданные программой Excel имеют расширение xls или xlsx (для Excel 2007). Ячейки электронной таблицы можно форматировать самыми разными способами и распечатывать для ведения документации. Кроме того, отдельные группы ячеек можно использовать для создания диаграмм.

Наиболее важным преимуществом электронной таблицы является ее интерактивность: при изменении значения в одной ячейке автоматически пересчитываются все ячейки, от нее зависящие.

Возможности Excel.

Excel – программный продукт с богатыми возможностями. Перечислим некоторые из них, чтобы при необходимости вы могли не искать новый, незнакомый программный продукт, а использовать Excel:

1. Многостраничные файлы. Файлы Excel  (рабочие книги) могут содержать несколько отдельных листов – самостоятельных полноценных таблиц, диаграмм и т. д. Это позволяет лучше упорядочить работу. Например, сохранить все таблицы, относящиеся к одному проекту не в разных файлах, а в одном.

2. Многооконный интерфейс (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). Можно работать с несколькими файлами Excel одновременно.

3. Файловая совместимость. Excel понимает форматы файлов, созданных в других редакторах электронных таблиц, а также таблицы, набранные в обычном текстовом формате.

4. Интерактивная справочная система (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). В настоящее время наблюдается тенденция отказа от  печатной документации в пользу электронной диалоговой справочной системы.  Это означает, что вы можете получить любую справку по Excel прямо на экране компьютера во время работы с Excel. У справочной системы есть интерактивный компонент,  «помощник», который:

a. Наблюдает за вашими действиями и накапливает ряд советов, которые могут помочь вам сэкономить время.

b. Предоставляет справочную информацию по конкретным вопросам работы с программой.

c. При вводе неправильной формулы старается предложить вариант ее исправления.

d. Предлагает простой способ поиска справочной информации по конкретной теме.

5. Простота использования (стандартная опция всех офисных программ Microsoft).

6. Управление списками. Эта возможность позволяет с легкостью сортировать, фильтровать, суммировать и обрабатывать данные рабочего листа.

7. Встроенные функции. Excel содержит очень богатый набор встроенных функций, которые можно использовать в формулах.

8. Настраиваемые панели инструментов (стандартная опция офисных программ Microsoft). Панели инструментов – это наборы кнопок, за которыми закреплены определенные команды. Они позволяют существенно сэкономить время, так как предоставляют возможность быстро выполнять часто используемые команды.

9. Разнообразное форматирование.

10. Разнообразие диаграмм.

11. Использование возможностей картографии (не входит в курс).  Эта возможность Excel позволяет изображать числовые данные с привязкой к географической карте.

12. Инструменты рисования (не входит в курс), аналогичны инструментам рисования в Word.

13. Сводные таблицы (не входит в курс). В Excel встроены инструменты, позволяющие создавать сводные таблицы по большому числу таблиц или выбрать необходимую информацию в таблицу из базы данных.

14. Расширенные средства анализа (не входит в курс). В Excel включены алгоритмы подбора параметров, процедура поиска решений, а также надстройка «Пакет анализа», которая содержит еще множетсво статистических, финансовых, инженерных и научных функций и процедур.

15. Гибкое управление печатью и предварительный просмотр (стандартная опция офисных программ Microsoft).

16. Проверка орфографии (не входит в курс), аналогична соответствующей функции в Word.

17. Шаблоны (стандартная опция офисных программ Microsoft) (не входит в курс). Возможность создания шаблонов для однотипных документов.

18. Управление базами данных (не входит в курс). Есть множетсво функций, которые позволяют работать с данными электронных таблиц Excel как с базами данных. А также есть возможность работать с внешними базами данных.

19. VBA (Visual Basic for Applications) (не входит в курс) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Язык программирования, встроенный в Excel.

20. Возможности защиты рабочего листа. Предусмотрено множество методов защиты на тот случай, если вам нужно, чтобы другие пользователи (или вы сами) не могли случайно изменить данные на рабочем листе или даже просмотреть документ.

21. Поддержка OLE. (связывание и внедрение объектов) (практически не входит в курс) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Например, можно внедрить в документ Excel другой документ, который создан в Word и прямо из рабочего листа получить доступ к возможностям Word.

Типы данных. Работа с данными.

Итак, как мы уже говорили, каждая ячейка рабочего листа может содержать данные или формулу.

Данные бывают следующих принципиально разных типов:

1. Числовое значение;

2. Логическое значение;

3. Текст;

В рабочем листе могут также находиться графики, рисунки, диаграммы, изображения и другие объекты. Эти объекты не привязаны к конкретной ячейке, они расположены на графическом уровне (невидимом слое, расположенном поверх рабочего листа).

Числовые значения выражают различные количественные соотношения даннх определенного типа. Например, объемы продаж, количество служащих фирмы, атомный вес, тестовые оценки и т. д. Числовые значения, введенные в ячейки рабочей таблицы, могут использоваться в формулах и диаграммах. Особым видом числовых значений являются даты и время.

Числовые ограничения Excel: Наибольшее (по абсолютной величине) число ±9,9⋅10307. Наименьшее (по абсолютной величине) число 10-307. Кроме того, Excel хранит 15 значащих цифр числа. Например, число 123 456 123 456 123 456 Excel округлит до 123 456 123 456 123 000.

Числа могут отображаться в ячейках в обычном десятичном виде, а так же – в экспоненциальном формате. Например, число 5.5E+100 следует воспринимать как 5.5⋅10100.

Логические значения в практических задачах будут встречаться редко. Как правило, они появляются как результат вычисления некоторой формулы.

Текстовая информация – неотъемлемая часть рабочего листа.  Главная трудность состоит в том, что необходимо следить, чтобы Excel правильно воспринимал введенную информацию, распознавая численные значения и текст правильно.

Ввод данных.

Вводить числа и текст в ячейки очень просто. Надо просто встать на нужную ячейку и набрать на клавиатуре требуемое.

Иногда Excel будет отображать число не совсем в том виде, в котором вы его ввели в ячейку. Например, очень большие или очень маленькие числа он автоматически переведет при отображении в экспоненциальный формат. Обратите внимание, что в строке формул число отображается в том же виде, в котором мы его ввели. Просто Excel переформатировал число так, чтобы оно по возможности влезало в ячейку.

Числовые значения, которые вы вводите в ячейку, как правило никак не отформатированы (вы просто вводите последовательность цифр). Для удобства (восприятия, печати и т. д) Excel форматирует числа.

Автоматическое форматирование: Excel автоматически отобразит необходимое количество цифр после запятой или переведет число в экспоненциальный формат. Кроме того, он может автоматически определить, что вам требуется какой-то другой тип (например, при вводе 12% Excel самостоятельно определит тип как «Процентный» и переведет число в значение 0,12).

Другие числовые форматы. Во многих случаях, автоматического форматирования бывает достаточно. Но не всегда. Можно самостоятельно задать числовой формат в пункте меню  «Формат-Ячейки-вкладка Число». Например, если вы введете в ячейку «21 р», то Excel воспримет вводимую информацию как текст (из-за наличия буквы р). Но вам надо проводить с этой суммой различные вычисления. Поэтому, необходимо вводить просто «21». С другой стороны, на печати было бы неплохо, чтобы к числу 21 приписывалась буква «р», обозначающая, что это именно рубли. Вводим в ячейку число 21 и выбираем для ячейки формат «Денежный», с нужным обозначением. Теперь на печати число будет выглядеть красиво: «21 р.»

Важно понимать, что изменение формата числа ни в коем случае не меняет само число. Например, если в ячейке введено «0.678123», мы можем выбрать процентный формат и это значение будет отображаться как «68%», но при вычислениях будет использоваться полное числовое значение 0.678123.

Ввод дробей. Если вы хотите ввести в ячейку простую дробь, отделите ее целую часть от дробной пробелом. Например, 6Ѕ можно ввести как «6 1/2». Если у числа нет целой части (например, число ѕ), то его надо ввести так «0 3/4».

Ввод текста. Если ввести в ячейку длинный текст (который по размерам явно превосходит размер ячейки), как он будет отображаться? Если ячейки справа от данной пусты – Excel продолжит отображение строки, заполняя эти соседние ячейки. Если же ячейки заняты, то отобразится ровно столько текста, сколько влезет по размеру в ячейку. Текст ни в коем случае не потерялся. Чтобы увидеть его целиком, можно, например, расширить ширину ячейки.

Ввод дат и работа с датами. Часто возникает необходимость вводить в рабочую таблицу даты и время. В Excel даты и время – особый вид числовых значения, которые форматируются специальным образом.

При работе с датами и временем нужно понимать систему представления этого типа в Excel. С датами Excel оперирует используя последовательную нумерацию. Самая ранняя дата, которую способен распознать Excel – 1 января 1900 года. Этой дате сопоставлено число 1. Соответственно, 2 января 1900 года – число 2. И т. д. Такая система представления значительно упрощает использование дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.