Сценарий №1 Вариант полноценного использования федерального сервиса АСУ ПФХД. Работа с системой на основе всех предлагаемых типов документов (на примере образовательной организации высшего образования №1) (стр. 1 )

СЦЕНАРИЙ №1

ВАРИАНТ ПОЛНОЦЕННОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО СЕРВИСА АСУ ПФХД
Работа с системой на основе всех предлагаемых типов документов

(на примере образовательной организации высшего образования №1)

Описание:

Данный сценарий работы с системой АСУ ПФХД является полным вариантом смешанной модели бюджетирования и планирования ФХД (рисунок 1). Предполагает наличие в финансовой структуре нескольких уровней иерархии ЦФО, сбор с ЦФО планов, которые за ним закреплены, в зависимости от типа документа («План доходов», «План функциональных расходов», «Лимиты», «План ФХД»), согласование и последовательную консолидацию в документы «План ФХД» и «Сводный план ФХД».

ВНИМАНИЕ!

Для сокращения времени выполнения кейса – по данному сценарию будет продемонстрирован пример формирования  ПФХД на один финансовый год (2017). Для задания планового периода возможны три варианта:

формирование документов «План доходов», «План функциональных расходов» на очередной финансовый год и плановый период (на один финансовый год – один документ) и автоматический сбор показателей в документе «План ФХД» («Сводный план ФХД»); формирование документов «План доходов», «План функциональных расходов» на очередной финансовый год, автоматический сбор показателей в документе «План ФХД» («Сводный план ФХД») на очередной финансовый год и плановый период, отдельное заполнение показателей для планового периода; формирование документа «План ФХД» («Сводный план ФХД») на очередной финансовый год и плановый период.

Применяется в следующих ООВО среди представителей Рабочей группы:

Московский физико-технический институт (государственный университет); Кабардино-Балкарский государственный университет им. ; Балтийский федеральный университет имени им. И. Канта; Марийский государственный университет.

Время, отведенное на демонстрацию сценария: 90 минут.

Рисунок 1. Процесс бюджетирования и планирования ФХД на основе смешанной модели

Задание 1:

Сформировать (разово) в системе АСУ ПФХД перечень расходов, в т. ч. для связи
Планов ФХД с мероприятиями стратегического развития и повышения энергетической эффективности.

Шаг 1	Ознакомиться с основными пользовательскими предзаполненными справочниками, ведение которых есть возможность организовать таким образом, как принято в образовательной организации высшего образования: В системе на данный момент предусмотрено два основных типа справочников: Системные справочники – это справочники, по которым предполагается синхронизация с официальными источниками или поддержка со стороны администраторов федерального сервиса АСУ ПФХД или представителей Минобрнауки России. Эти справочники закрыты для редактирования пользователями вузов – доступны только для просмотра. Эти справочники наполнены минимально необходимым набором значений, предназначены для осуществления операций с документами при работе с АСУ ПФХД. Среди системных справочников выделяются следующие группы: Классификаторы; Общероссийские классификаторы; Общесистемные справочники. Пользовательские справочники – это справочники, которые доступны для редактирования пользователями и могут содержать как предзаполненные значения в соответствии с Методическими рекомендациями, так и уникальные данные вуза для бюджетирования и планирования ФХД. Эти справочники предназначены для ведения дополнительных аналитик под нужды вуза. Среди пользовательских справочников выделяются следующие группы: Доходные справочники; Расходные справочники; Закупочные справочники; Классификаторы; Справочники ПФХД. Основными пользовательскими справочниками в АСУ ПФХД являются: Доходные справочники – представляют собой 11 справочников, связь которых изображена на рисунке 2. Позволяют детализировать доходы (поступления) до 10-го уровня дополнительными аналитиками под потребности вуза. Справочники с 1-го по 10-тый являются линейными. Справочник «Показатели доходов (поступлений)» связывает значения предыдущих 10-ти справочников (уровней) и за счет этого выстраивает их иерархию. Рисунок 2. Связь справочников показателей доходов (поступлений) Расходные справочники представляют собой 11 справочников,  связь которых изображена на рисунке 3. Позволяют детализировать расходы (выплаты) до 10-го уровня дополнительными аналитиками под потребности вуза, а также связи расходов (выплат) со стратегией развития вуза (мероприятиями стратегического развития и повышения энергетической эффективности). Рисунок 3. Связь справочников показателей расходов (выплат) Справочники с 1-го по 10-тый являются линейными. Справочник «Показатели расходов (выплат)» связывает значения предыдущих 10-ти справочников (уровней) и за счет этого выстраивает их иерархию. В данном кейсе для демонстрации связи расходов (выплат) со стратегией развития вуза (мероприятиями стратегического развития и повышения энергетической эффективности) наполнение справочников и использование значений в документах будет показано именно на этих справочниках: «Показатели целей/задач» (для внесения показателей целей); «Цели/задачи» (для внесения стратегических целей и задачи по повышению энергетической эффективности); «Мероприятия» (для внесения перечня мероприятий); «Показатели расходов (выплат)» (для формирования связи – иерархической цепочки). ВНИМАНИЕ! Справочник «Показатели целей/задач» напрямую не относится к справочникам показателей расходов (выплат) – скорее, является вспомогательным, НО! обязательным для заполнения. Кроме того, на основе справочников «Цели/задачи», «Показатели целей/задач», «Мероприятия» заполняются разделы VII и VIII Плана ФХД в соответствии с приказом Минобрнауки России от 01.01.01 года № 000 – они также являются обязательными для заполнения при выборе любого сценария работы с федеральным сервисом АСУ ПФХД. Логика заполнения разделов приведена в приложении. Данные для наполнения справочников представлены на рисунке 4: Рисунок 4. Данные для наполнения справочников для демонстрации связи расходов (выплат) со стратегией развития вуза (мероприятиями стратегического развития) и мероприятиями по повышению энергетической эффективности ВНИМАНИЕ! На рисунке 4 представлен один из возможных вариантов структуры стратегии развития вуза, которая реализуется исключительно мероприятиями стратегического развития, тогда как мероприятия по повышению энергетической эффективности, относятся к поддержанию деятельности учреждения. Возможно множество других вариантов: например, на рисунке 5, цель «Повышение энергетической эффективности» выделяется в качестве стратегической цели, соответственно, входит в состав мероприятий стратегии развития вуза, таким образом, мероприятия по повышению энергетической эффективности становятся одновременно мероприятиями стратегического развития. Также возможен вариант выделения цели по повышению энергетической эффективности в отдельный проект, к примеру, контролируемый Минобрнауки России, возможный для выделения в справочнике «Направления расходования» в качестве общедоступного значения. Но это вопрос на будущее (на рисунке выделен красным и обозначен вопросительным знаком). Рисунок 5. Альтернативная структура стратегии развития вуза (мероприятий стратегического развития и повышения энергетической эффективности)
Шаг 2	Заполнить справочник «Показатели целей/задач» в соответствии с рисунком 4. Для этого: Ввести логин (ООВО1) и пароль (1Qq) администратора тестовой организации, войти в систему; Войти в раздел «Справочники»; Выбрать справочник «Показатели целей/задач»; Нажать кнопку «Добавить» и последовательно заполнить показатели в соответствии с перечнем, приведенным на рисунке 6: ВНИМАНИЕ! При заполнении справочника «Показатели целей/задач» обратите внимание на поле «Запрос на добавление»: галочку ставить нужно только в том случае, если Вы хотите, чтобы заполненное Вами значение ушло на согласование в Минобрнауки России для становления общесистемным показателем. В случае если Вы, все-таки, поставили галочку, сохранили запись, и значение ушло на согласование в Минобрнауки России – до принятия решения последним значение будет недоступно до момента обработки и подтверждения включения значения в общий список. При этом значение будет доступно для Администратора вуза, т. е. пользователи: Администратор вуза и тот, кто отвечает за формирование ПФХД, желательно, должны быть разными пользователями. Коды на рисунке и при демонстрации могут отличаться, поскольку в системе они не должны повторяться. Рисунок 6. Значения справочника «Показатели целей/задач»
Шаг 3	Заполнить справочник «Цели/задачи» в соответствии с рисунком 4. Для этого: Войти в раздел «Справочники»; Выбрать справочник «Цели/задачи». Нажать кнопку «Добавить» и последовательно заполнить стратегические цели в соответствии с перечнем, приведенным на рисунке 7: Рисунок 7. Значения справочника «Цели/задачи» ВНИМАНИЕ! Коды на рисунке и при демонстрации могут отличаться, поскольку в системе они не должны повторяться.
Шаг 4	Заполнить справочник «Мероприятия» в соответствии с рисунком 4. Для этого: Войти в раздел «Справочники»; Выбрать справочник «Мероприятия»; Нажать кнопку «Добавить» и последовательно заполнить мероприятия в соответствии с перечнем, приведенным на рисунке 8: ВНИМАНИЕ! При заполнении справочника «Мероприятия» обратите внимание на поля: «Мероприятия стратегического развития» и «Мероприятия по энергосбережению и повышению энергетической эффективности» – в зависимости от того, поставите Вы галочку или нет, – значение будет автоматически на основании документа «План функциональных расходов» попадать в соответствующий раздел Плана ФХД (VII – в первом случае, VIII – во втором в соответствии с приказом Минобрнауки России от 01.01.01 года № 000). Вы можете поставить две галочки – это будет означать, что мероприятия по энергосбережению и повышению энергетической эффективности в Вашем вузе рассматриваются, как мероприятия, заложенные в стратегию развития. Коды на рисунке и при демонстрации могут отличаться, поскольку в системе они не должны повторяться. Рисунок 8. Значения справочника «Мероприятия»
Шаг 5	Заполнить справочник «Показатели расходов (выплат)» в соответствии с рисунком 4. Для этого: Войти в раздел «Справочники»; Выбрать справочник «Показатели расходов (выплат)». Нажать кнопку «Добавить» и последовательно заполнить связь значений всех предыдущих справочников, которые заполняли на шаге 2, шаге 3 и шаге 4: Рассмотрим на примере связи Цели 1 и Мероприятия 1 стратегии развития вуза, представленных на рисунке 4 – результат связи представлен на рисунке 9. Ниже подробно указана информация по каждому полю: Рисунок 9. Значения справочника «Показатели расходов (выплат)»
Поле «Наименование», как правило, дублирует последнее по порядку, непустое значение поля, начиная с поля «Направление расходов» и заканчивая полем «Мероприятие». Кроме того, данное поле может быть использовано в качестве еще одного уровня детализации – 11-го. В данном кейсе в поле «Наименования» будет введено то же значение, которое будет выбрано в поле «Мероприятие», именно: «Привлечение преподавателей мирового уровня». Поле «Альтернативное наименование (для ПДДС) является необязательным для заполнения и используется для отображения записи в форме ПДДС в случае ее использования в вузе в качестве основной формы для планирования. В данном кейсе мы его условно оставляем пустым, то есть выбираем: «Значение не определено». Поле «Показатель ПФХД» предназначено для однозначной связи записи справочника с показателем ПФХД. Используется в тех случаях, когда вуз ведет собственную аналитику по расходам и никак не использует аналитику ПФХД, кроме как для предоставления формы отчета в соответствии с приказом Минобрнауки России от 01.01.01 года № 000. Эта однозначная связь позволяет автоматически формировать ПФХД на основании формы ПДДС (основная форма для планирования), которой пользуется вуз в процессе бюджетирования и планирования ФХД. В данном кейсе однозначного соответствия нет, поскольку в рамках одного мероприятия могут быть задействованы несколько показателей ПФХД, то есть мы это поле условно оставляем пустым – выбираем: «Значение не определено». Поле «Направление расходов» предназначено для выбора направления расходования: будет ли тот или иной показатель расходов относиться к развитию вуза (или целевой программе, если такая есть в предзаполненном списке1) или к поддержанию его деятельности. В данном кейсе в поле «Направление расходов» будет выбрано значение «Развитие учреждения». Поле «Цели/задачи» предназначено для выбора значения из справочника «Цели/задачи» (как правило, стратегических целей и задачи по повышению энергетической эффективности). В данном кейсе в поле «Цели/задачи» будет выбрано значение «Развитие программ двойных дипломов». Поля «Функциональное направление – 1 уровень» предназначено для выбора значения из одноименного справочника, который используется при поддержании текущей деятельности учреждения (выборе значения в поле «Направление расходов»: «Поддержание текущей деятельности учреждения»). В данном кейсе мы его условно оставляем пустым, то есть выбираем: «Значение не определено». Поле «Функциональное направление – 2 уровень» – аналогично полю «Функциональное направление – 1 уровень». В данном кейсе мы его условно оставляем пустым, то есть выбираем: «Значение не определено». Значения справочника «Функциональное направление – 2 уровень» являются детализацией значений «Функциональное направление – 1 уровень». Поле «Показатель расходов (5 уровень)» предназначено для выбора значения из одноименного справочника, который используется для детализации значений предыдущих справочников. В данном кейсе мы его условно оставляем пустым, то есть выбираем: «Значение не определено». Поля «Показатель расходов (6-9 уровень)» – аналогично полю «Показатель расходов (5 уровень)». В данном кейсе мы их условно оставляем пустыми, то есть выбираем: «Значение не определено». Поле «Мероприятие» предназначено для выбора значения из справочника «Мероприятия». Важно отметить, что все мероприятия (значения справочника «Мероприятия»), осуществляемые в рамках стратегического плана развития ООВО или задач по повышению энергетической эффективности, обладают следующими свойствами: направлены на реализацию точно поставленной цели/-ей (задачи/-ч), обозначенных в поле «Цели/задачи», являющихся предметом решений и, как следствие, удовлетворяющие критериям измеримости, достижимости и возможности; имеют ограниченные временные рамки; имеют ограниченные финансовые ресурсы, выделенные на их проведение, указанные в документах «План функциональных расходов» (при использовании этого вида документа для бюджетирования и планирования ФХД). Эти свойства позволяют рассматривать мероприятия как проекты. В данном кейсе в поле «Мероприятие» будет выбрано значение «Разработка образовательных программ». Рядом с полем «Обновить текущую версию» не ставим галочку, поскольку запись только создаем, и ее обновление в документах не требуется, т. к. она еще нигде не использовалась. Повторяем действие 3) для всех предыдущих справочников. Всего должно получиться (вместе с записью, созданной предыдущим действием) 7 записей. Количество записей определяется количеством связей между мероприятиями и целями (три для первой цели, по два для второй и третьей – итого, 7).

Задание 2: