Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота (стр. 12 )

АСЭД обязательно должна предоставлять средства печати, которые позволяли бы пользователям получать распечатанные копии документов и их метаданных, а также и другую информацию. Во всех случаях, понимается, что "печать" должна быть на уровне приложения, со всеми средствами контроля и обычно предоставляемыми возможностями системы (такими как многостраничные отчеты, заголовки, использование любых подходящих настроенных принтеров). Посылка на печать копии экрана не рассматривается как приемлемый вариант реализации данного требования.

№	Требование
АСЭД обязательно должна предоставлять гибкие возможности печати документов и относящихся к ним метаданных, включая возможность  печати документов с метаданными, указанными пользователем.
АСЭД обязательно должна позволять выводить на печать метаданные папки (дела).
АСЭД обязательно должна позволять распечатывать все документы папки (дела) в порядке, указанном пользователем, за одну операцию.
	АСЭД обязательно должна разрешать печатать общий список выбранных документов (в т. ч. содержащихся в папке). Для каждого документа в список включается определяемый пользователем набор элементов метаданных (например, автор, название, дата создания) для каждого документа.
АСЭД должна позволять администратору указать, что все распечатки или документы сопровождались бы определенным набором элементов метаданных, в т. ч. заголовок, регистрационный номер, дата, категория доступа.
АСЭД обязательно должна позволять печатать список результатов поиска.
АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать любые административные параметры.
АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать порядки хранения.
АСЭД должна позволять администратору распечатывать тезаурус.
АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать схему классификации (номенклатуру дел).
АСЭД обязательно должна позволять администратору распечатывать совокупность папок (дел) (если используется; см. 3.2.10).
АСЭД обязательно должна позволять администратору печатать системный журнал (см. 4.2).
АСЭД обязательно должна быть способна печатать документы всех типов. Функция печати должна: сохранять все особенности форматирования документа включать все (печатные) компоненты электронного документа. Организация должна перечислить все требуемые приложения и форматы документов.

Представление: другое

Этот раздел относится к документам, которые не могут быть напечатаны.

№	Требование
АСЭД обязательно должна включать возможности для воспроизведения документов, которые не могут быть напечатаны. Примеры: аудио, видео, некоторые веб-страницы.

Административные функции

Некоторый уровень организационных изменений является нормальным и АСЭД обязательно должна их отражать и поддерживать при помощи своих системных средств. АСЭД также должна предоставлять администратору средства  для поддержки событий, таких как изменение числа пользователей, рост потребности в пространстве для хранения документов, восстановление после системных сбоев и мониторинг ошибок системы.

Некоторые из этих возможностей могут быть обеспечены электронной библиотекой или СУБД.

Требования, перечисленные в данной главе, подразделяются на общее администрирование (раздел 9.1), системные отчеты (раздел 9.2) и требования по изменению документов (раздел 9.3).

Общее администрирование

В данном разделе приведены требования по управлению системными параметрами, резервным копированием и восстановлением, управлением системой и управлением пользователями.

№	Требование
АСЭД обязательно должна позволять администратору, в контролируемой манере и без лишних усилий, извлекать, просматривать и изменять системные параметры и настройки, выбранные во время установки – например, элементы, подлежащие индексированию – и переназначать пользователей и функции на соответствующие роли.
	АСЭД обязательно должна предоставлять возможности резервного копирования средства восстановления данных, чтобы иметь возможность восстановления, используя имеющиеся резервные копии и системный журнал, обеспечивая при этом контроль целостности данных. Иными словами, АСЭД обязательно должна включать функции, позволяющие воссоздать документы и метаданные в известном состоянии, опираясь на резервные копии и системный журнал.
АСЭД обязательно должна предоставлять средства восстановления и отката в случае системного сбоя или ошибки и обязательно должна извещать администратора о результатах. Иными словами, АСЭД обязательно должна позволять администратору отменить ("undo") последовательность транзакций до состояния, когда может быть достигнута целостности базы данных. Это требуется только в случае системной ошибки.
АСЭД обязательно должна вести мониторинг доступного дискового пространства области хранения и уведомлять администратора о снижении уровня свободного пространства ниже допустимого.
АСЭД должна вести мониторинг уровня ошибок носителей информации и уведомлять администратора о превышении критического значения, заданного в конфигурации системы. В частности, это относится к оптическим дискам.
	АСЭД обязательно должна позволять администратору проводить массовые изменения в схеме классификации, гарантируя, что все метаданные и данные системного журнала обрабатываются корректно и в полном объеме, для того, чтобы производить следующие виды организационных изменений: разделение одного структурного подразделения на два; слияние двух структурных подразделений в одно; перемещение или переименование структурного подразделения; разделение организации на две. Когда такое изменение выполняется, закрытые дела остаются закрытыми, сохраняя свои коды по схеме классификации до изменения, а открытые (текущие) дела должны: быть закрыты, сохранив свои коды по схеме классификации как до изменения, и обеспечив перекрестные ссылки на новые дела в измененной схеме классификации; или: получить новые коды в измененной схеме классификации, но сохранить ссылки на первоначальные коды в схеме классификации до изменения. Изменения в организационной структуре могут повлечь за собой соответствующие изменения в схеме классификации (номенклатуре дел) и в составе пользователей. Термин "массовые изменения" подразумевает, что все затрагиваемые классы, дела и документы могут быть обработаны посредством малого числа транзакций, гораздо меньшего, чем потребовалось бы при индивидуальной обработке каждого документа, дела и класса.
АСЭД обязательно должна позволять перемещать пользователей между структурными подразделениями.
АСЭД обязательно должна позволять определять роли пользователей и обязательно должна позволять ассоциировать нескольких пользователей с одной ролью. См. также 4.1.3.

Отчетность

В данном разделе приведены лишь общие требования к отчетности с точки зрения обеспечения потребностей администрирования системы. Полностью функциональность построения отчетов реализуется отдельным модулем. В любой реализации требования по количеству и сложности отчетов будут определяться размером, сложностью и уровнем изменений схемы классификации, количеством и природой документов и числом пользователей.

№	Требование
АСЭД обязательно должна предоставлять администратору гибкие средства отчетности, которые должны включать, как минимум, следующие отчеты: число папок, томов и документов; статистика транзакций по папкам, томам и документам; отчеты по активности пользователей.
АСЭД обязательно должна позволять администратору запрашивать и получать информацию из системного журнала. Как минимум, требуются отчеты по следующим параметрам: классы; папки (дела); тома; документы; пользователи; временные периоды.
АСЭД должна позволять администратору запрашивать и получать информацию из системного журнала в виде отчетов по следующим параметрам: категории доступа; группы пользователей; другие метаданные.
АСЭД должна быть способна построить отчет, содержащий список папок (дел) и томов структурированный таким образом, чтобы он соответствовал схеме классификации или ее части.
АСЭД должна включать функции сортировки и отбора информации для отчетов.
АСЭД должна включать функции подсчета промежуточных и итоговых сумм (для числовых значений).
АСЭД обязательно должна позволять администратору запрашивать регулярные периодические отчеты и отчеты по требованию.
АСЭД должна позволять администратору ограничивать доступ пользователей к выбранным отчетам.

Изменение, удаление, редактирование и пересмотр документов

Базовый принцип гласит, что документ в АСЭД не может быть изменен или удален в стандартном режиме функционирования (кроме как по окончании его жизненного цикла). Однако, могут возникнуть исключительные ситуации, например, в результате ошибки пользователя. Данный раздел посвящен требованиям по обработке подобных исключительных ситуаций.

Администратору может потребоваться "удалить" документы чтобы исправить ошибки пользователя, например, неправильное размещение документа в дело или чтобы обеспечить выполнение требований законодательства по защите данных. Действие по удалению документа может означать одно из двух: