Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота (стр. 15 )

Широкое приятие организациями электронной почты и Интернет вызывает рост числа перемещающихся внутри документов и, что более значимо, между организациями в относительно неконтролируемой среде. Использование электронной подписи для аутентификации и подтверждения целостности информации становится общепринятым.

Требования данного раздела применимы только если речь идет об управлении документами, несущими электронную подпись. Со времени написания этой спецификации технологии электронной подписи претерпели значительное развитие и тем не менее еще не достигли стабильности. При использовании данной спецификации следует проверять эти требования и их влияние в долгосрочной перспективе  вместе с экспертами в данной области.

№	Требование
	АСЭД обязательно должна быть способна сохранять информацию, относящуюся к электронной подписи, шифрованию и сведения об удостоверяющем центре.
АСЭД должна иметь структуру, которая позволяет легко подключать и использовать различные технологии электронной подписи. Это особенно важно ввиду того, что в области электронной происходят изменения.
АСЭД должна быть способна выполнять проверку достоверности электронной подписи.
	АСЭД обязательно должна быть способна удерживать и сохранять как метаданные сведения о процессе верификации для электронной подписи включая: Факт выполнения проверки достоверности электронной подписи; Удостоверяющий центр, при помощи которого проверка была произведена; Дату и время выполнения проверки.
АСЭД должна быть способна выполнять проверку достоверности электронной подписи во время регистрации документа.
АСЭД должна включать функции, которые обеспечивают поддержку целостности документов, несущих электронную подпись (быть способна доказать, что целостность поддерживается), даже если администратор изменяет некоторые метаданные, но не содержание документа, после того, как документ был скреплен электронной подписью. Способ, которым это может быть достигнуто, не регламентируется.
	АСЭД должна быть способна запоминать вместе с электронным документом: Электронную подпись(и), ассоциированную с документом; Цифровой сертификат(ы), удостоверяющий подпись; Любую подтверждающую служебную информацию, добавленную удостоверяющим центром таким образом, чтобы их можно было извлечь вместе с документом без нарушения целостности частного ключа.

Шифрование

Шифрование есть процесс применения сложного преобразования к электронному объекту, так чтобы он не мог быть отображен приложением в читаемой или доступной для понимания форме, если только не было выполнено соответствующее преобразование дешифрования. Этот метод применяется для защиты электронных объектов.

Требования данного раздела применимы только в случаях, когда есть необходимость обеспечивать работу с зашифрованными документами.

№	Требование
В случаях, когда электронные документы отправляются и принимаются в зашифрованном виде при помощи приложения, интегрированного с АСЭД, система обязательно должна быть способна ограничить доступ к таким документам, предоставив его только пользователям, включенным в список держателей соответствующего ключа дешифровки в дополнение к любым другим ограничениям доступа, наложенным на эти документы.
	Если электронный документ передается в зашифрованном виде приложением, интегрированным с АСЭД, система должна быть способна хранить как метаданные вместе с документом следующую информацию: Факт передачи в зашифрованном виде; Тип алгоритма Используемый уровень шифрования.
АСЭД должна быть способна гарантировать регистрацию зашифрованных документов непосредственно из приложения, которое обладает функциями шифрования и ограничивать доступ, предоставляя его только тем пользователям, которые включены в список держателей соответствующего ключа дешифровки.
	АСЭД должна позволять расшифровывать документы при импорте или регистрации. Эта функция может быть желательна в некоторых больших архивах, когда требуется обеспечить долгосрочное хранение документов (потому что шифрование привносит риск, что по прошествии долгого времени документ будет невозможно прочесть). В этом случае организация полагается на системный журнал и подобные средства, чтобы доказать при необходимости, что документ был ранее зашифрован, а потом шифрование было снято. В других случаях эта функция может быть нежелательной в силу юридических причин. См 5.3 для более детальной информации по перемещению и импорту.
АСЭД должна иметь структуру, которая позволяет легко подключать и использовать различные технологии шифрования.

Электронные водяные знаки

Электронные водяные знаки могут использоваться чтобы маркировать электронный образ, включая в него информацию о происхождении и принадлежности документа. Он накладывают на битовый образ документа сложный видимый или невидимый рисунок, который может быть удален только при использовании соответствующего алгоритма и секретного ключа. Подобные технологии могут быть применены к оцифрованному звуку и видеоизображению. Водяные знаки обычно используются для защиты интеллектуальной собственности.

Требования данного раздела применимы только если есть необходимость управлять документами, несущими электронные водяные знаки или при использовании других подобных технологий.

№	Требование
	АСЭД обязательно должна быть способна хранить документы, несущие электронные водяные знаки и вместе с ними хранить информацию о водяных знаках.
АСЭД должна быть способна извлекать информацию, записанную в электронных водяных знаках.
АСЭД должна иметь структуру, которая позволяет легко подключать и использовать различные технологии электронных водяных знаков.

Интероперабельность и открытость

Требования данного раздела относятся в особенности к средам, в которых требуется обеспечить взаимодействие нескольких АСЭД, например, в крупных корпорациях или в распределенных государственных структурах.

№	Требование
АСЭД должна быть способна взаимодействовать с другими АСЭД.
АСЭД должна быть способна изменять данные в других корпоративных системах (обмениваться данными).
АСЭД должна быть способна взаимодействовать с другими приложениями. Сущность взаимодействия должна быть точно определена для каждого приложения.
АСЭД должна быть способна обрабатывать в реальном времени транзакции, порожденные другими внешними прикладными системами.

Не-функциоанльные требования

Некоторые свойства успешной системы не могут быть определены в терминах функциональности. На практике не-функциональные требования также важны для успеха. Хотя не-функциональные требования зачастую трудно определить и измерить объективно, тем не менее важно идентифицировать их по крайней мере в общих чертах, чтобы они принимались во внимание. Некоторые требования являются общими для многих видов информационных систем.

В дополнение, пользователи данной спецификации будут должны рассматривать собственные нужды в связи с действующими техническими и эксплуатационными стандартами и в связи с возможностями поставщика АСЭД по обеспечению поддержки включая документацию, обучение и консалтинг.

Организациям следует добавить их собственные требования в этих областях в зависимости от их размера и структуры, материальных характеристик и сложившейся технической рабочей среды. Этот раздел может рассматриваться как контрольный список аспектов, которые пользователи должны принять во внимание при разработке собственных требований, чтобы добавить их к общим требованиям, данным в предыдущих разделах.

Некоторые из примерных требований используют угловые скобки, чтобы показать, что пользователь спецификации должен ввести количественное значение или другую специфичную информацию. Например,

<xx минуты/часы>

означает, что пользователь данной спецификации должен ввести период времени, измеряемый в минутах или в часах, чтобы удовлетворять специфическому требованию. Аналогично,

<4 секунды>

означает, что пользователь данной спецификации должен задать временной интервал; 4 секунды предлагается как начальная точка для обсуждения.

Разделы в данной главе перечисляют требования в следующих областях:

Простота пользования (раздел 11.1); Производительность и масштабируемость (раздел 11.2); Доступность системы (раздел 11.3); Технические стандарты (раздел 11.4); Законодательные и нормативные требования (раздел 11.5); Аутсорсинг и управление данными при помощи сторонних организаций (раздел 11.6); Долгосрочное хранение и устаревание технологий (раздел 11.7).

Простота пользования

Простота пользования особенно важна. Если АСЭД не воспринимается ее пользователями как система, простая в использовании, внедрение может потерпеть крах.

Пользователи данной спецификации обязательно должны принимать во внимание простоту пользования при разработке своих требований к АСЭД, что включает требуемую степень простоты использования и то, как это должно быть специфицировано. Также существует зависимость от типов пользователей и объема обучения. Примеры требований касательно простоты пользования приведены ниже.

№	Примерное требование
АСЭД обязательно должна предоставлять оперативную (on-line) помощь по всей системе.
Оперативная (on-line) помощь в АСЭД должна быть контекстно-зависимой.
Все сообщения об ошибках, посылаемые системой обязательно должны быть значимыми, чтобы получающие их пользователи могли предпринять надлежащие действия. В идеальном случае каждое сообщение об ошибке будет сопровождаться поясняющим текстом и указанием, какое действие(я) может в данной ситуации предпринять пользователь.
	АСЭД обязательно должна использовать единый набор правил пользовательского интерфейса или малое число таких наборов. Правила пользовательского интерфейса должны соответствовать среде операционной системы, в которой работает приложение. Пользовательский интерфейс также должен соответствовать другим основным приложениям, используемым в организации.
АСЭД обязательно должна быть способна отображать несколько документов одновременно (с учетом возможных противоположных требований подразумеваемых 11.1.4).
В случае, когда АСЭД использует экранные окна, каждое окно должно конфигурироваться пользователем (с учетом возможных противоположных требований подразумеваемых 11.1.4).
	Пользовательский интерфейс АСЭД обязательно должен учитывать специальные нужды пользователей; т. е. соответствовать требованиям руководящих документов по пользовательскому интерфейсу. Некоторые руководящие документы, которые могут быть полезны в этом контексте перечислены в Прилож.  7 часть 3: SPRITE-S2  initiative ACCENT – Accessibility in ICT Procurement; W3C Web Content Accessibility Guidelines; Microsoft Official Guidelines for User Interface Developers and Designers.
АСЭД обязательно должна предоставлять функции конечного пользователя и администратора, которые просты в использовании и интуитивно понятны (которые могут быть доступны на панели инструментов для обычных пользователей).
В случае, если АСЭД использует окна, она обязательно должна позволять пользователям перемещать их, изменять размеры, изменять внешний вид и сохранять сделанные изменения в профиле пользователя.
АСЭД должна позволять пользователям выбирать звуки и уровень громкости звуковых сообщений и сохранять изменения в профиле пользователя.
АСЭД обязательно должна позволять задавать постоянные значения по умолчанию для вводимых данных, там где это является желательным, включая: Определяемые пользователем значения; Значения такие же, как у предыдущего элемента; Значения, производные из контекста, в т. ч. дата, индекс дела, идентификатор пользователя; где это имеет смысл.
Часто выполняемые транзакции АСЭД обязательно должны проектироваться таким образом, чтобы они могли быть завершены за наименьшее число операций (в т. ч. щелчков мышью).
	АСЭД должна быть тесно интегрирована с корпоративной системой электронной почты для того чтобы позволять пользователям отсылать электронные документы и дела не покидая АСЭД.
В случаях, когда наличествует требование 11.1.13, АСЭД должна обеспечивать это путем отсылки указателей на дела и документы вместо их копий, если дело или документ отправляются другому пользователю АСЭД. Могут быть исключения из этого, например в случае удаленных пользователей, которые не имеют постоянного доступа к центральному репозиторию.
Если АСЭД использует графический интерфейс пользователя, она обязательно должна позволять пользователям модифицировать его. Модификация должна включать, но не обязательно ограничиваться следующими изменениями: Содержание меню; Компоновку экрана; Использование функциональных клавиш; Экранные цвета, шрифты и размеры шрифтов; Звуковые сигналы.
АСЭД должна поддерживать программируемые пользователем функции. Например, макросы, определяемые пользователем; однако см. раздел 6.3 касательно самоизменяющихся документов.
В случаях, когда пользователям приходится вводить метаданные для образов печатных документов, АСЭД должна предоставлять функции, позволяющие использовать технологию оптического распознавания текста для извлечения метаданных из изображения. (зональное оптическое распознавание).
	АСЭД должна позволять пользователям определять перекрестные ссылки между родственными документами, как внутри одного дела, так и в разных делах, и предоставлять удобные средства навигации между связанными документами.
АСЭД должна включать справочную систему по использованию схемы классификации.

Производительность и масштабируемость

Пользователи данной спецификации должны предусматривать пределы до которых АСЭД обеспечивает короткое время отклика (в соответствии с ожиданиями пользователей) и в состоянии обслуживать диапазон популяций пользователей различной численности для которых она предназначена. Некоторые соображения и примеры приведены ниже.