Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота (стр. 21 )

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Если  поддерживается требование 12.4.10, дата пересмотра грифа ограничения доступа.	0-1	4.6.12
Штрих-код и/или другие данные о физическом размещении (для материальных объектов).	0-1	10.1.9
Логическое удаление или перемещение папки (дела).	0-1	9.3.1
Статус передача, перемещения или удаления гибридной папки (дела).	0-n	5.3.9

Элементы метаданных тома

АСЭД обязательно должна поддерживать следующее для каждого тома:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Идентификатор.	1	3.3.1 7.1.1
Индикатор материального/гибридного объекта.	0-1	10.1.1 10.1.2 10.1.3
Определяемые пользователем элементы метаданных.	0-n	н/п

Элементы метаданных документа

АСЭД обязательно должна поддерживать следующее для каждого документа:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
	Идентификатор.	1	7.1.1
	Краткое содержание.	1	6.1.2 10.3.5
	Автор. Может быть человек или организация. Когда это возможно, должен  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1	6.1.2 6.4.3 10.3.5
	Сотрудник или должностное лицо, ответственное за ведение документа в АСЭД.	0-1	4.1.7
	Дата (и время, если имеет смысл) составления документа. Например: Если документ является письмом, то дата в заголовке письма; Если документ представляет собой звуко - или иную запись в течение некоторого периода времени, время начала и окончания. Когда это возможно, должна  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1	6.1.2 10.3.5
	Адресат(ы). Человек (или несколько) и/или организация (или несколько), которому(ым) документ адресован. Когда это возможно, должен  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1-n	6.1.2 6.4.3
	Вид документа. Обычно, письмо, счет, служебная записка и т. д. Когда это возможно, должен  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1	6.1.2 10.3.5
	Дата/время регистрации. Должна  вноситься в систему автоматически.	1	6.1.7
	Права доступа групп пользователей. Информация о том, какие группы пользователей могут иметь доступ к документу и видах доступа, которые им разрешены.	0-n	4.1.1
	Права доступа пользователей. Информация о том, какие пользователи могут иметь доступ к документу и видах доступа, которые им разрешены.	0-n	4.1.1
	Гриф ограничения доступа. Когда это возможно, должен  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	0-1	4.6.1
История изменений грифа ограничения доступа, т. е. для каждого предыдущего грифа записывается: Гриф; Дата изменения; Основание изменения; Сотрудник, ответственный за изменение.	0-n	9.3.6
	Метаданные консервации (когда ожидается, что АСЭД будет обеспечивать хранение документов в течение времени, превосходящего ожидаемый срок эксплуатации исходных приложений). Это обычно включает, но не ограничивается следующим: Названия файлов; Зависимости от оборудования; Зависимости от операционной системы; Зависимости от прикладного программного обеспечения (названия приложений и версии); Форматы файлов; Разрешение; Версия и параметры алгоритма сжатия; Схема кодировки; Информация об отображении/представлении. Может быть множество значений в случае составных документов.	1-n	6.1.2 8.2 8.3 8.4 11.7.7
Индикатор высокой важности документа.	1	4.3.6
Идентификатор(ы) извлечений (выписок) из документа.	0-n	8.1.26
Порядок хранения.	0-n	5.1.4 5.1.5
Статус передачи (в другой архив – прим. перев.).	0-n	5.3.17
Определяемые пользователем элементы метаданных.	0-n	Н/П

АСЭД должна поддерживать следующее для каждого документа:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Дата пересмотра грифа ограничения доступа.	0-1	4.6.12
	Электронная подпись(и), сертификат(ы), виза(ы).13	0-n	10.5.7
	Удостоверение(я) электронной подписи, включая удостоверяющий центр, дату и время проверки.	0-n	10.5.1 10.5.4
	Дата отправки. Когда это возможно, должна  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1	6.1.2
	Дата получения. Когда это возможно, должна  извлекаться из документа и вноситься в систему автоматически.	1	6.1.2
	Связи с родственными документами.	0-n	11.1.18
	Ограничения интеллектуальной собственности. Например, правила использования информации, содержащейся в документе, авторские права и отчисления.	0-n	8.1.29
Версия документа.	0-n	6.1.10
	Язык.	0-n	11.4.11
	Информация о шифровании.	0-1	10.6.2
	Информация об электронных водяных знаках.	0-1	10.7.1

Элементы метаданных выписки из документа

АСЭД обязательно должна поддерживать следующее для каждой выписки из документа:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Идентификатор.	1	7.1.1 9.3.11
	Идентификатор оригинального документа.	1	8.1.26
Дата создания выписки.	1	9.3.11
	Идентификатор пользователя, создавшего выписку.	1	9.3.11
Основание для создания.	0-1	9.3.11
Определяемые пользователем элементы метаданных.	0-n	н/п

Элементы метаданных пользователя

АСЭД обязательно должна поддерживать следующее для каждого пользователя:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Идентификатор пользователя.	1	4.1.1
Роль пользователя.	1-n	4.1.3
Членство пользователя в группах.	0-n	4.1.5
Права доступа пользователя.	0-n	4.1.1
Дата окончания срока действия прав доступа.	1	4.1.2
Уровень допуска пользователя (если требуется).	1	4.6.7
Дата окончания срока действия допуска.	1	4.6.12
Определяемые пользователем элементы метаданных.	0-n	н/п

Элементы метаданных роли

АСЭД обязательно должна поддерживать следующее для каждой роли:

№	Элемент метаданных	Вхожд.	Треб.
Наименование роли.	1	4.1.3
Членство роли в группах.	0-n	4.1.3
Права доступа роли.	0-n	4.1.1
Дата окончания срока действия прав доступа.	1	4.1.2
Уровень допуска роли (если требуется).	1	4.1.3
Дата окончания срока действия допуска.	1	4.6.12
Определяемые пользователем элементы метаданных.	0-n	н/п

Замечания по модификации требований к метаданным

Пользователи данной спецификации должны анализировать свои требования к метаданным и соответствующим образом модифицировать вышеперечисленное.

После определения того, какие элементы метаданных необходимы, для каждого элемента следует установить следующие атрибуты: