Wie man außergewöhnliche Beziehungen zu Stakeholdern aufbaut: Ein praktischer Leitfaden

Erfolgreiches Produktmanagement erfordert mehr als nur technisches Know-how oder die Fähigkeit, auf eine Roadmap zu reagieren. Es geht vor allem darum, Beziehungen zu den Menschen in Ihrem Unternehmen zu pflegen und sie für die Produktvision zu gewinnen. Das Stakeholder-Management, die Kunst, mit den richtigen Leuten zusammenzuarbeiten und ihre Unterstützung zu gewinnen, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Produktmanagers und letztlich für den Erfolg des Produkts selbst. Doch wie gelingt es, diese Beziehungen strategisch zu gestalten und nachhaltig zu pflegen?

Die Fähigkeit, sich mit Stakeholdern auszurichten und ihre Unterstützung zu gewinnen, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Produktmanager haben kann. Es geht dabei nicht nur darum, Zustimmung zu erhalten oder die Zustimmung anderer zu sichern, sondern vor allem darum, langfristige und funktionale Partnerschaften aufzubauen. Stakeholder-Management bedeutet nicht, dass alle immer einverstanden sind oder dass jeder das bekommt, was er will. Vielmehr geht es darum, dass alle Beteiligten sich darauf verpflichten, gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten, das das Produkt erfolgreich macht.

Diese Ausrichtung, oft als „Alignment“ bezeichnet, ist ein kontinuierlicher Prozess, der nicht nur zu Beginn eines Projekts wichtig ist, sondern während der gesamten Lebensdauer des Produkts gepflegt werden muss. Eine der grundlegenden Herausforderungen für Produktmanager besteht darin, das Unternehmen auf eine gemeinsame Vision auszurichten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Richtung einschlagen. Hierbei spielen verschiedene Fähigkeiten wie Empathie, Kommunikation und Verhandlung eine zentrale Rolle.

Das Management von Stakeholdern erfordert eine gezielte und strategische Herangehensweise. Zunächst einmal müssen Produktmanager in der Lage sein, ihre Organisation zu kartieren und die „Power Players“ zu identifizieren – jene Personen, die über Einfluss verfügen und entscheidend für den Erfolg des Projekts sind. Ein weiterer wichtiger Schritt ist der Aufbau von Vertrauen und Rapport mit den Stakeholdern. Ohne Vertrauen wird es schwierig, eine produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten und kritische Gespräche zu führen, wenn Konflikte oder Herausforderungen auftreten.

Ein effektiver Produktmanager nutzt Neugier, Vorbereitung und Erwartungsmanagement, um seine Stakeholder für das Produkt zu gewinnen. Indem er die Interessen und Bedenken der einzelnen Beteiligten versteht, kann er in der Lage sein, Lösungen zu präsentieren, die sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch denen der Stakeholder gerecht werden. Hierbei ist es auch wichtig, klare Erwartungen zu setzen und transparent zu kommunizieren, damit keine Missverständnisse entstehen und alle auf dem gleichen Stand sind.

Ein weiterer entscheidender Aspekt des Stakeholder-Managements ist es, den Fokus zu wahren und den Produktplan in Einklang mit den langfristigen Zielen des Unternehmens zu bringen. Oft neigen Stakeholder dazu, ihre eigenen kurzfristigen Interessen und Prioritäten in den Vordergrund zu stellen, was zu Spannungen und letztlich zu einem Mangel an Ausrichtung führen kann. Ein Produktmanager muss in der Lage sein, diese Interessen zu balancieren und sicherzustellen, dass der Produktfokus erhalten bleibt, ohne die langfristige Vision aus den Augen zu verlieren.

Die Kunst, „nein“ zu sagen, ist ebenfalls ein zentraler Bestandteil des Stakeholder-Managements. Ein erfahrener Produktmanager weiß, wann er sich gegen Forderungen oder Änderungen wehren muss, die nicht im besten Interesse des Produkts oder des Unternehmens sind. Dies kann herausfordernd sein, besonders wenn es sich um hochrangige Stakeholder handelt, deren Anforderungen oft schwer zu ignorieren sind. Aber eine klare und respektvolle Ablehnung kann dazu beitragen, das Produkt auf Kurs zu halten und unnötige Ablenkungen zu vermeiden.

Das Management von schwierigen Stakeholdern ist eine zusätzliche Herausforderung, die in vielen Organisationen eine tägliche Realität darstellt. Konflikte zwischen Stakeholdern oder gar zwischen verschiedenen Abteilungen sind keine Seltenheit. Ein erfolgreicher Produktmanager ist daher nicht nur ein „Brückenbauer“, sondern auch ein ausgezeichneter Konfliktmanager, der in der Lage ist, Spannungen zu lösen und das Team wieder auf das gemeinsame Ziel auszurichten.

Neben diesen praktischen Fähigkeiten ist es auch wichtig zu verstehen, dass Stakeholder-Management immer ein langfristiger Prozess ist. Beziehungen zu Stakeholdern zu pflegen, erfordert Geduld und kontinuierliche Arbeit. Es geht nicht nur darum, in der Anfangsphase eines Projekts „abgestimmt“ zu werden, sondern auch darum, das Engagement der Stakeholder während des gesamten Entwicklungsprozesses aufrechtzuerhalten und zu fördern.

Abschließend lässt sich sagen, dass Stakeholder-Management nicht nur eine „nice-to-have“-Fähigkeit für Produktmanager ist, sondern eine „must-have“-Kompetenz. Wer diese Fähigkeit meistert, kann nicht nur den Erfolg seines Produkts sichern, sondern auch seine Karriere im Produktmanagement nachhaltig vorantreiben. Um dies zu erreichen, müssen Produktmanager bereit sein, in ihre Beziehungen zu investieren, Konflikte zu managen und die Balance zwischen den Interessen aller Beteiligten zu finden. Nur so kann ein Produktmanager sicherstellen, dass er das Vertrauen und die Unterstützung seiner Stakeholder gewinnt und langfristig aufrechterhält.

Wie man Stakeholder-Interviews effektiv führt: Ein Schlüssel zum Erfolg in der Produktentwicklung

Stakeholder-Interviews sind ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Produktmanagement, da sie dabei helfen, nicht nur Entscheidungen besser zu verstehen, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Perspektiven derjenigen zu entwickeln, die in den Entwicklungsprozess eingebunden sind. Wie beim Kundeninterview geht es auch hier darum, die Anforderungen und Bedürfnisse der Stakeholder zu erkennen, um informierte und strategische Entscheidungen zu treffen. Der Unterschied liegt jedoch in der Art der Beziehungen, die wir mit diesen Personen aufbauen, und in der Art und Weise, wie wir ihre Rolle innerhalb des Unternehmens definieren.

Im Gespräch mit Stakeholdern ist es wichtig, mehr über ihre tägliche Arbeit und die damit verbundenen Herausforderungen zu erfahren. Diese Informationen sind entscheidend, um später gezielt Entscheidungen treffen und Unterstützung einholen zu können. Ein tiefes Verständnis für die Aufgaben der Stakeholder, ihre Ziele und die Art und Weise, wie ihre Leistung gemessen wird, bietet nicht nur die Grundlage für eine überzeugende Argumentation, sondern auch für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Anders als bei den Kunden, bei denen es um die Verbesserung des Produkts geht, zielt das Stakeholder-Interview darauf ab, herauszufinden, wie das Produktmanagement und die Stakeholder zusammenarbeiten können, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Es geht darum, Beziehungen aufzubauen und ein langfristiges Verständnis für die Dynamiken innerhalb des Unternehmens zu entwickeln. Diese Interviews sind auch eine Gelegenheit, die bisherige Beziehung der Stakeholder zum Produktmanagement zu klären, was für die spätere Zusammenarbeit von großer Bedeutung ist.

Einer der wichtigsten Aspekte des Stakeholder-Interviews ist es, zu verstehen, was den Stakeholder antreibt. Was sind seine Prioritäten? Welche Herausforderungen sieht er in seiner Arbeit? Was sind seine Ziele, und wie kann das Produktmanagement ihm helfen, diese zu erreichen? Diese Fragen bieten nicht nur wertvolle Einblicke in die beruflichen Herausforderungen des Stakeholders, sondern auch in seine persönliche Perspektive, die für die Produktentwicklung von entscheidender Bedeutung ist.

Es ist nie zu spät, ein Stakeholder-Interview durchzuführen, sei es mit jemandem, den man gerade erst kennengelernt hat, oder mit einer Person, die man schon Jahre lang kennt. Stakeholder-Interviews können jederzeit und auch wiederholt durchgeführt werden, da sich die Bedürfnisse und Perspektiven im Laufe der Zeit ändern können. So wie Kundenfeedback wichtig ist, um ein Produkt kontinuierlich zu verbessern, so ist es auch sinnvoll, sich regelmäßig mit Stakeholdern auszutauschen.

Diese Art der Gespräche ist oft nicht formal und muss nicht in einem einzigen Treffen abgeschlossen werden. Stattdessen kann es eine Sammlung von Gesprächen sein, die über einen längeren Zeitraum stattfinden. Auch die Fragen können sich im Laufe der Zeit verändern, je nachdem, welche Informationen gerade erforderlich sind. So wie Dale Carnegie in seinem Buch Wie man Freunde gewinnt und Menschen beeinflusst betont: „Du kannst in zwei Monaten mehr Freunde gewinnen, indem du dich für andere Menschen interessierst, als du in zwei Jahren kannst, indem du versuchst, andere Menschen für dich zu interessieren.“

Die Wahl der richtigen Stakeholder ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Wenn das Unternehmen größer ist, sollte man mit den Personen auf der höchsten Ebene eines Teams beginnen, da diese nicht nur strategische Einblicke bieten können, sondern auch in der Lage sind, die richtigen Kontakte innerhalb des Teams zu identifizieren. So bekommt man nicht nur einen Überblick über die wichtigsten Themen, sondern auch die Möglichkeit, tiefere Einblicke in spezifische Herausforderungen zu erhalten.

Ein weiteres Element, das in jedem Interview berücksichtigt werden sollte, ist die Art und Weise, wie Fragen gestellt werden. Offene Fragen sind dabei der Schlüssel: Anstatt einfache Ja- oder Nein-Antworten zu verlangen, sollten Fragen gestellt werden, die den Stakeholder dazu einladen, detaillierte und persönliche Einblicke zu geben. Fragen wie „Erzählen Sie mir mehr darüber, wie Sie Ihre Arbeit organisieren“ oder „Was sind die größten Herausforderungen in Ihrem Bereich?“ ermöglichen es, tiefere Antworten zu erhalten, die die Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit bieten.

Für ein effektives Stakeholder-Interview ist es wichtig, klar zu definieren, was man sich von dem Gespräch erhofft. Möchte man nur einen Überblick über die Abteilung erhalten oder geht es darum, mehr über die spezifischen Anreize und Leistungskriterien des Stakeholders zu erfahren? Je klarer das Ziel des Gesprächs ist, desto gezielter können die richtigen Fragen gestellt werden, und desto relevanter wird das Gespräch für die Produktentwicklung.

Der Erfolg eines Stakeholder-Interviews hängt nicht nur davon ab, welche Fragen gestellt werden, sondern auch davon, wie gut man zuhören kann. Der wahre Wert eines Interviews liegt oft nicht nur in den Informationen, die man erhält, sondern auch in den Beziehungen, die man aufbaut. Es ist eine Chance, Vertrauen zu gewinnen und langfristig ein Netzwerk von Unterstützern für das Produktmanagement zu schaffen.

Warum Co-Creation und Partizipation in Entscheidungsprozessen so wichtig sind

In ihrem Buch The Human Element (Wiley 2021) beschreiben Loran Nordgren und David Schonthal ein Experiment, das in einer Produktionsstätte von Harwood durchgeführt wurde. Der Versuch wurde von Alfred Marrow geleitet und teilte die Arbeiter in drei Gruppen auf, die jeweils mit der Einführung eines neuen Arbeitsprozesses konfrontiert wurden. Jede Gruppe erhielt dabei unterschiedliche Bedingungen: 1) eine einfache Schulung, in der die Arbeiter nur Anweisungen erhielten, 2) eine Schulung mit Feedback, bei der die Arbeiter nach ihrer Meinung gefragt wurden und Anpassungen vor der Einführung vorgenommen wurden, und 3) Co-Design, bei dem die Arbeiter in die Entwicklung des neuen Prozesses eingebunden wurden. Wie erwartet, war die Gruppe, die den Co-Design-Ansatz verfolgte, am erfolgreichsten. Diese Arbeiter waren produktiver als zuvor und pflegten bessere Beziehungen zu ihren Vorgesetzten. Überraschenderweise waren jedoch auch die anderen beiden Bedingungen – Training und Training mit Feedback – fast gleichwertig und führten zu geringerer Produktivität als zuvor, lauterem Widerstand gegen Veränderungen und schlechteren Beziehungen zwischen Arbeitern und Managern.

Dieses Experiment zeigt deutlich, wie wichtig es ist, Stakeholder in den Planungsprozess einzubeziehen. Ein einfaches Kommunizieren von Zielen und Prioritäten ohne deren aktive Beteiligung führt zu Widerstand und Frustration. Feedback einzuholen mag gut gemeint sein, aber es beseitigt den Widerstand nicht. Die Beteiligung aller an der Gestaltung eines Plans oder Prozesses schafft ein Gefühl der Verantwortung und Motivation, was die Chancen auf eine erfolgreiche Umsetzung erheblich steigert.

Der Zweck eines Workshops kann variieren. Er kann generativ sein, wie etwa das Sammeln von Problemen oder Ideen, oder evaluativ, wie etwa das Identifizieren von Mustern aus Kundeninterviews. Ein Workshop kann aber auch entscheidend sein, zum Beispiel um eine Richtung, ein Ziel oder Prioritäten festzulegen. Manchmal können alle diese Ziele gleichzeitig verfolgt werden. Doch egal, welches Ziel ein Workshop verfolgt, es ist entscheidend, den Teilnehmern vorab die Ziele und die erwarteten Ergebnisse zu vermitteln. Wenn sie verstehen, warum sie dabei sind und was von ihnen erwartet wird, sind sie eher motiviert und engagiert.

Bei der Auswahl der Teilnehmer stellt sich die Frage: Wer hat relevantes Wissen? Wer könnte später Einwände erheben, wenn er oder sie nicht eingebunden wird? Welche "Power Players" sollten anwesend sein? Es gibt eine ständige Abwägung zwischen dem Einbeziehen aller relevanten Personen und der Notwendigkeit, den Fokus zu wahren. Die ideale Anzahl von Teilnehmern hängt von der Art des Workshops ab. Für generative oder evaluative Workshops eignen sich größere Gruppen von zehn bis zwanzig Personen, während für entscheidende Workshops kleinere Gruppen von drei bis fünf Personen bevorzugt werden, da kleinere Gruppen eine schnellere und festere Entscheidungsfindung ermöglichen.

Es kann jedoch auch vorkommen, dass ein wichtiger Stakeholder entweder keine Zeit hat oder nicht von der Bedeutung des Workshops überzeugt ist. In solchen Fällen ist es hilfreich, vor dem Workshop ein Gespräch zu führen, um deren Input zu erhalten, und nach dem Workshop eine Zusammenfassung der Ergebnisse zu liefern. Auch wenn dies zunächst wie eine unproduktive Nutzung der eigenen Zeit erscheint, kann es sich als sehr wertvoll erweisen, um zögerliche Stakeholder in den Prozess einzubinden.

Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg eines Workshops ist die Festlegung von Grundregeln. Diese können helfen, ein respektvolles und produktives Gesprächsklima zu schaffen. Zu den bewährten Regeln gehören etwa: "Stimme immer mit einer positiven Absicht zu", "Vermeide Unterbrechungen", "Fokussiere dich auf die Ideen und nicht auf die Person" und "Sei offen dafür, deine Meinung zu ändern". Ein strukturierter Rahmen sorgt dafür, dass die Diskussion produktiv bleibt und sich nicht in endlosen Nebensträngen verliert.

Wichtig ist auch, dass die Teilnehmer jederzeit dazu angeregt werden, ihre Meinungen ehrlich und direkt zu äußern, selbst wenn diese möglicherweise von anderen abweichen. Respektvoller Austausch sollte in einer offenen Atmosphäre stattfinden, in der jede Meinung zählt. Gleichzeitig muss darauf geachtet werden, dass keine Zeit durch übermäßige Diskussionen oder Ablenkungen verloren geht.

Das Co-Design-Prinzip und die partizipative Entscheidungsfindung, wie sie in Workshops zur Roadmap-Erstellung zur Anwendung kommen, sollten als wesentliche Werkzeuge in jeder Organisation betrachtet werden, die Veränderungen umsetzen möchte. Nur wenn alle Beteiligten in den Prozess eingebunden sind und aktiv mitgestalten können, wird der Erfolg langfristig gesichert. Der Widerstand gegen Veränderungen, der so häufig in Unternehmen anzutreffen ist, lässt sich nur durch echte Beteiligung und das Gefühl, Verantwortung zu tragen, überwinden.