Регламент защиты служебной информации при проведении операций по инвестированию средств пенсионных накоплений

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров

Менеджмент»

Протокол №_____ от ________________

Председатель Совета директоров

__________________

регламент

защиты служебной информации при проведении операций по инвестированию средств пенсионных накоплений

1. Термины и определения

Управляющая компания – Общество с ограниченностью ответственность «УНИВЕР Менеджмент».

Средства пенсионных накоплений – средства, переданные в доверительное управление Управляющей компании Пенсионным фондом Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации» .

Служебная информация – любая информация, имеющаяся в распоряжении Управляющей компании, не являющаяся общедоступной, касающаяся осуществления Управляющей компанией операций (сделок) по инвестированию средств пенсионных накоплений, в том числе:

·  решения Инвестиционного комитета Управляющей компании,

·  брокерские поручения на сделки и отчеты брокера о совершенных сделках,

·  информация о движении денежных средств и ценных бумаг,

·  информация о сделках, совершенных Управляющей компанией при инвестировании средств пенсионных накоплений,

·  торговые планы,

·  внутренние организационно-распорядительные документы Управляющей компании, связанные с деятельностью по управлению средствами пенсионных накоплений,

·  внутренняя служебная переписка сотрудников Управляющей компании, а также переписка с регулирующими органами по вопросам инвестирования средств пенсионных накоплений,

·  любая другая информация, имеющаяся в распоряжении Компании, не являющаяся общедоступной и которая ставит работников Компании, обладающих такой информацией в силу своего положения или трудовых обязанностей, в преимущественное положение по сравнению с другими участниками финансового рынка.

Процедуры - процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию сотрудниками Управляющей компании при осуществлении операций (сделок) по инвестированию средств пенсионных накоплений.

Контролер – сотрудник Управляющей компании, в компетенцию которого входит осуществление внутреннего контроля за соответствием операций (сделок) Управляющей компании требованиям действующего законодательства и нормативных актов, в том числе регламентирующих порядок инвестирования средств пенсионных накоплений.

2. Общие положения

2.1.  Настоящий Регламент устанавливает общие правила и процедуры передачи и использования служебной информации сотрудниками Управляющей компании при осуществлении ими операций (сделок) по инвестированию средств пенсионных накоплений с целью предотвращения конфликтов интересов, которые могут возникнуть при этом.

2.2.  Настоящий Регламент является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Управляющей компании, осуществляющим операции по управлению средствами пенсионных накоплений, проведению расчетов, ведению учета и подготовки внутренней и внешней корреспонденции по деятельности, связанной с управлением средствами пенсионных накоплений.

2.3.  Сотрудники подразделений Управляющей компании, задействованные в осуществлении операций (сделок) по инвестированию средств пенсионных накоплений, располагающие служебной информацией, не имеют права использовать эту информацию для заключения сделок, а также передавать служебную информацию для заключения сделок третьими лицами.

2.4.  Управляющая компания с целью предотвращения конфликта интересов обязана обеспечить защиту от несанкционированного распространения между своими внутренними подразделениями служебной информации. С этой целью устанавливаются процедуры ограничения передачи служебной информации между подразделениями Управляющей компании.

2.5.  Процедуры, установленные в Управляющей компании, включают в себя:

-  перечень ограничений по доступу к служебной информации;

-  требования по разграничению прав доступа и обеспечению конфиденциальности информации;

-  меры защиты служебной документации и информации от неправомерного использования;

-  меры защиты рабочих мест и мест хранения документации и информации от несанкционированного доступа;

-  требования к работникам Управляющей компании;

-  систему мер ответственности за несанкционированное предоставление работниками подразделений Управляющей компании служебной информации работникам других подразделений Управляющей компании и посторонним лицам.

2.6.  Целью процедур является:

-  исключение возможности несанкционированного доступа к служебной информации в части информации при осуществлении операций по инвестированию средств пенсионных накоплений и ее использования работниками Управляющей компании и третьими лицами в собственных интересах в ущерб интересам клиентов Управляющей компании и интересам самой Управляющей компании;

-  повышение уровня доверия к Управляющей компании со стороны клиентов.

2.7.  Руководители соответствующих подразделений Управляющей компании совместно с Контролером Управляющей компании обеспечивают контроль за соблюдением процедур ограничения передачи служебной информации всеми сотрудниками Управляющей компании, задействованными в операциях по инвестированию средств пенсионных накоплений, а также проводят проверку эффективности защиты служебной информации в соответствии с настоящим Регламентом.

3. Перечень Процедур

3.1.  Процедура ограничения доступа посторонних лиц в помещения подразделений Управляющей компании, предназначенные для осуществления деятельности, связанной с инвестированием средств пенсионных накоплений или эксплуатацией информационно-технологических систем, предусматривает следующие мероприятия:

3.1.1.  Размещение помещений подразделений Управляющей компании и оборудования способом, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения и к этому оборудованию посторонних лиц, включая работников других подразделений.

После окончания рабочего дня дверь рабочих помещений и помещений, в которых эксплуатируется информационно-технологическая система, закрывается на ключ, который сдается под роспись работникам службы безопасности (охраны) Управляющей компании. Все помещения имеют разные замки. Дубликаты ключей хранятся в запираемом шкафу у работников службы безопасности (охраны). В случае ухода из помещения в течение рабочего дня всех работников, дверь помещения закрывается на ключ.

3.1.2.  Обеспечение контроля за входом в помещения Управляющей компании. В рабочих помещениях и помещениях, в которых эксплуатируется информационно-технологическая система установлена охрана и введен пропускной режим доступа. Доступ посторонних лиц в помещения после окончания рабочего дня, установленного в Управляющей компании, ограничен. Доступ работников Управляющей компании в помещения Управляющей компании по выходным и праздничным дням осуществляется только по предварительному распоряжению уполномоченных лиц.

3.2.  Процедура разграничения прав доступа при вводе и обработке данных с целью защиты от несанкционированных действий работников разных подразделений Управляющей компании, а также процедура ограничения доступа работников Управляющей компании к служебной информации, предусматривает следующие мероприятия:

3.2.1.  Четкое разграничение прав и обязанностей работников Управляющей компании.

Для каждого работника Управляющей компании существует должностная инструкция, представляющая собой внутренний нормативный акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности работников Управляющей компании. Должностная инструкция закрепляет правовой статус и место сотрудника в системе управления, определяет задачи, функции, права и обязанности.

Должностная инструкция объявляется работнику Управляющей компании под расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника Управляющей компании с момента его ознакомления.

Должностная инструкция содержит описание прав работника Управляющей компании на получение информации, которая необходима работнику Управляющей компании для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей.

Должностная инструкция также содержит регламентацию информационно-документационных связей работника Управляющей компании, которые он осуществляет (как внутренних, так и внешних).

3.2.2.  Доступ к данным только ограниченного круга лиц Управляющей компании, являющихся непосредственными исполнителями, обеспечивающими осуществление деятельности по инвестированию средств пенсионных накоплений. Доступ работников Управляющей компании только к сведениям, необходимым им для выполнения своих прямых служебных обязанностей в пределах предоставленных полномочий.

Все работники, имеющие доступ к служебной информации подписывают письменное обязательство о неразглашении служебной информации. Для каждого работника Управляющей компании установлена система индивидуальных кодов и паролей доступа к данным.

3.2.3.  Доступ к данным только с определенных автоматизированных рабочих мест. Наличие персонального компьютера, доступ к которому возможен только через имя пользователя и личный пароль.

3.2.4.  Своевременное уничтожение всех, не подлежащих хранению документов. В случае если документ, содержащий служебную информацию, утратил силу, устарел и не может представлять никакой важности/ценности в будущем, то такой документ уничтожается при помощи специального оборудования.

3.3.  Процедура защиты рабочих мест и мест хранения документов от беспрепятственного доступа и наблюдения, защиты служебной информации от неправомерного использования, предусматривает следующие мероприятия:

3.3.1.  Использование надежных систем защиты служебной информации от неправомерного использования.

При осуществлении деятельности по инвестированию средств пенсионных накоплений используются системы защиты информационно-технических систем, предохраняющие от потери информации в информационно-технических системах и базах данных, утечки служебной информации по каналам связи.

3.3.2.  Хранение документов, содержащих служебную информацию, в запираемых шкафах или сейфах.

Все документы, содержащие служебную информацию, хранятся в шкафах или сейфах, запираемых на ключ, который хранится у ответственных работников Управляющей компании. В конце каждого рабочего дня документы, содержащие служебную информацию убираются в указанные шкафы или сейфы.

3.3.3.  Инвентаризация хранилища.

Регулярное проведение инвентаризации мест хранения документов, содержащих служебную информацию. Факты обнаружения недостачи, порчи, утери документов доводятся до сведения руководителя Управляющей компании. К виновным лицам применяются меры дисциплинарной ответственности.

3.4.  Процедура применения мер ответственности за несанкционированное предоставление работниками подразделений Управляющей компании служебной информации работникам других подразделений Управляющей компании и посторонним лицам, предусматривает применение дисциплинарной ответственности и административных мер, в т. ч. наложение материальных взысканий на работников Управляющей компании за несанкционированное предоставление служебной информации работникам других подразделений Управляющей компании и посторонним лицам.