Положение об Общем отделе администрации Чайковского городского поселения

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

главы Чайковского

городского поселения

от 01.01.2001 N 763

ПОЛОЖЕНИЕ

об Общем отделе администрации Чайковского городского поселения

1.  Общие положения

1.1.  Общий отдел (далее - отдел) является структурным подразделением администрации Чайковского городского поселения (далее – администрация города).

1.2.  Отдел образован с целью оперативного организационно-технического обеспечения аппарата главы города, его заместителей, управлений, комитетов и отделов, ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.

1.3.  Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства России, нормативно-правовыми актами представительной и исполнительной органов власти Пермской области и Пермского края, Уставом Чайковского городского поселения, постановлениями и распоряжениями главы администрации города, постановлениями и распоряжениями главы города, нормативно-методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления и работы архивов, Инструкцией по работе с обращениями граждан, а также настоящим Положением.

1.4.  Отдел возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности распоряжением главы города по представлению заместителя главы города, руководителя аппарата.

1.5.  Должность начальника отдела включена в Реестр муниципальных должностей муниципальной службы и отнесена к группе ведущих должностей.

1.6.  Должности других сотрудников отдела включены в Реестр муниципальных должностей муниципальной службы, с отнесением к установленной группе должностей по наименованию должностей.

1.7.  Структура и штаты отдела утверждаются в установленном порядке главой города.

1.8.  Работники отдела являются муниципальными служащими, назначаются и освобождаются от должности распоряжением главы города по представлению начальника отдела администрации города; и с согласованием с руководителем аппарата, в штатном расписании, в части, касающейся отдела, могут быть предусмотрены должности, не относящиеся к муниципальным.

1.9.  Отдел хранит гербовую печать администрации города, имеет круглую печать с наименованием "Для документов", штампы для оформления регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

1.10.  Отдел обеспечивает транспортное обслуживание деятельности администрации.

2.  Цели и задачи отдела

2.1.  Основной целью отдела является обеспечение документирования, четкой организации делопроизводства в администрации города в соответствии с требованиями ГОСТ, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти (далее - Типовая инструкция), Инструкции по делопроизводству в администрации Чайковского городского поселения (далее – Инструкции по делопроизводству), совершенствование документационно-информационного обеспечения деятельности главы города.

2.2.  Основными задачами отдела являются:

2.2.1  организация:

2.2.1.1 документационного и технического обеспечения деятельности главы города, организация, руководство, координация, контроль и реализация работы с документами;

2.2.1.2 приема граждан и прямых телефонных линий заместителями главы города;

2.2.1.3 своевременного и квалифицированного рассмотрения и разрешения всех форм обращений граждан к главе города;

2.2.1.4 обучения ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации города, повышения квалификации и консультирования работников по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

2.2.2  осуществление контроля:

2.2.2.1 за сроками и качеством исполнения обращений граждан, запросов контролирующих органов, представительных и исполнительных органов государственной власти, постановлений, распоряжений и поручений главы города;

2.2.2.2 за надлежащим хранением документов в структурных подразделениях администрации, находящихся в оперативном хранении и подготовкой дел к сдаче в архив в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города.

2.2.3  внедрение единой автоматизированной технологии подготовки и учета организационно-распорядительных документов, обращений граждан, программного обеспечения с целью повышения эффективности выполнения поставленных задач в структурных подразделениях администрации.

2.2.4  обеспечение работы вычислительной техники и оргтехники, локально-вычислительной сети, программного обеспечения;

2.2.5  координация транспортных средств администрации города.

3.  Функции

3.1.  В области обеспечения документирования организационно-распорядительной деятельности:

3.1.1  разрабатывает требования к подготовке и оформлению проектов документов главы города, осуществляет контроль за их соблюдением;

3.1.2  осуществляет редактирование проектов документов главы города.

3.2.  В области организации работы с документами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству:

3.2.1  осуществляет:

3.2.1.1 прием, регистрацию входящей корреспонденции, направление на исполнение поступивших документов, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в администрации в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству;

3.2.1.2 автоматизированную регистрацию обращений граждан, их оперативное прохождение в администрации города;

3.2.1.3 контроль за своевременным возвращением в отдел исполненных входящих писем из структурных подразделений администрации, обеспечивает направление по назначению, отправку и доставку документов;

3.2.1.4 учет объема документооборота;

3.2.1.5 копирование, тиражирование документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

3.2.2  проектирует и внедряет бланки документов, контролирует их изготовление, обеспечивает учет бланков, использование строго по назначению;

3.2.3  разрабатывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль за их применением;

3.2.4  доводит до сведения постановления и распоряжения главы города, выдает копии принятых документов заинтересованным должностным лицам учреждений, предприятий и гражданам;

3.2.5  ведет:

3.2.5.1 электронный реестр постановлений и распоряжений главы города;

3.2.5.2 справочно-информационную работу по документам в целях оперативного использования документной информации;

3.2.6  обобщает сведения об исполнении документов;

3.2.7  обеспечивает единый порядок и контроль за работой с документами в структурных подразделениях администрации города.

3.3.  В области организации работы с обращениями граждан:

3.3.1  координирует работу по проведению личного приема граждан, прямых телефонных линий заместителей администрации города с населением;

3.3.2  принимает и анализирует письменные и устные обращения граждан;

3.3.3  осуществляет автоматизированную регистрацию всех форм обращений граждан, в том числе поступивших на встречах с населением. Направляет их на рассмотрение руководителю;

3.3.4  в соответствии с резолюциями ставит обращения на контроль, своевременно направляет исполнителям, контролирует установленные сроки и качество разрешения обращений граждан;

3.3.5  проверяет состояние дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации города, жилищной службе, муниципальных предприятиях и учреждениях, оказывает им методическую и практическую помощь;

3.3.6  готовит предложения о поощрении и наказании работников администрации города по итогам работы с обращениями граждан;

3.3.7  инициирует и готовит проведение совещаний по результатам работы с обращениями граждан.

3.4.  В области организационно-технической деятельности:

3.4.1  обеспечивает подписку на газеты (периодические издания) для главы города, его заместителей и структурных подразделений администрации;

3.4.2  осуществляет копирование и оперативное размножение (тиражирование) документов администрации;

3.4.3  по поручению главы города, заместителя главы города, руководителя аппарата готовит командировочные удостоверения и разъездные листы;

3.4.4  координирует работу транспортных средств администрации, рационально использует ресурс автомобильного обеспечения.

3.5.  В области подготовки к передаче на муниципальное хранение документов главы города, организации работы архива администрации города:

3.5.1  разрабатывает положение об архиве администрации города в соответствии с законодательством по архивному делу РФ и по согласованию с архивным отделом Чайковского муниципального района;

3.5.2  выполняет работу по формированию, оформлению дел, их хранению в соответствии с нормативными документами;

3.5.3  осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением структурными подразделениями администрации города дел, подлежащих сдаче в архив;

3.5.4  готовит и передает документы постоянного срока хранения в архив в установленном порядке;

3.5.5  для организации отбора документов на хранение или выделения к уничтожению документов временного срока хранения обеспечивает работу экспертной комиссии, проводит консультации и оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации города в проведении экспертизы ценности документов;

3.5.6  комплектует архив документами постоянного срока хранения, документами временного срока хранения (свыше 10 лет), документами по личному составу, документами ликвидированных структурных подразделений администрации;

3.5.7  для обеспечения учета документов в администрации города разрабатывает и составляет сводную номенклатуру дел, годовые разделы описей, другие учетные документы архива, контролирует формирование и оформление дел в структурных подразделениях.

3.6.  В области автоматизированной технологии подготовки организационно-распорядительных документов:

3.6.1  осуществляет:

3.6.1.1 разработку и внедрение автоматизированной технологии подготовки, регистрации документов и работы с ними;

3.6.1.2 организационное и методическое обеспечение процессов разработки и внедрения автоматизированных технологий создания, обработки документов и работы с ними;

3.6.2  в установленном порядке вносит предложения по совершенствованию электронного документооборота;

3.6.3  определяет направления автоматизации работы с документами в администрации города.

3.7.  В области совершенствования документационно-информационного обеспечения:

3.7.1  разрабатывает, внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационно-информационного обеспечения деятельности организации работы с документами, в том числе с обращениями граждан;

3.7.2  проводит анализ качества составления и оформления документов структурными подразделениями администрации, прохождения документов, вносит предложения по повышению качества и улучшению работы, разрабатывает и реализует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы;

3.7.3  анализирует объем документооборота, разрабатывает предложения по его оптимизации и сокращению;

3.7.4  изучает положительный опыт работы в муниципальных образованиях Пермского края документационного обеспечения управления, осуществляет его внедрение в практику работы.

3.8.  В области обучения ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, повышения квалификации и консультирования работников администрации города по вопросам, относящимся к компетенции отдела:

3.8.1  организует систематическое обучение ответственных за делопроизводство в администрации города в соответствии с планами;

3.8.2  проводит инструктажи, консультирует работников по вопросам подготовки документов, организации работы с ними, использования автоматизированных технологий, оказывает необходимую методическую помощь.

3.9.  Осуществляет взаимодействие с аппаратом Думы Чайковского городского поселения в области нормотворческого планирования и представления проектов решений.

4.  Права и обязанности

4.1.  Отдел имеет право:

4.1.1  запрашивать и получать от работников структурных подразделений администрации города документы и информацию, связанные с осуществлением возложенных на отдел задач;

4.1.2  контролировать в структурных подразделениях администрации, соблюдение установленного порядка подготовки документов, требовать от руководителей выполнение установленного порядка работы с документами, в т. ч. с обращениями граждан. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случаях нарушения установленных правил;

4.1.3  проводить инструктаж работников администрации, структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4.1.4  принимать участие в проведении совещаний и семинаров с работниками администрации по поручению руководителя в заседаниях и совещаниях иных органов;

4.1.5  вносить и согласовывать проекты постановлений и распоряжений главы города, издаваемых по вопросам, входящим в компетенцию отдела, а также подписывать и визировать документы (должностные инструкции, протоколы, проекты правовых актов, служебные записки, ходатайства и пр.);

4.1.6  определять задачи документационно-информационного обеспечения деятельности администрации города, привлекать специалистов структурных подразделений к участию в создании и внедрении автоматизированной подготовки документов и работы с ними.

4.2.  Отдел обязан:

4.2.1  представлять главе города:

4.2.1.1 отчеты о поступлении обращений граждан и результатах их рассмотрения;

4.2.1.2 статистику по обращениям граждан, служебной переписке, правовых актов главы города;

4.2.1.3 сведения об исполнительской дисциплине документов и поручений.

4.2.2  вести прием и регистрацию письменных обращений граждан, давать необходимые разъяснения по существу поднимаемых вопросов, оказывает возможное содействие в разрешении просьб обратившихся.

5.  Руководство

5.1.  Согласно организационной структуре администрации, начальник отдела подчиняется непосредственно заместителю главы города, руководителю аппарата администрации.

5.2.  Начальник отдела должен отвечать следующим квалификационным требованиям:

5.2.1  иметь высшее образование согласно квалификационным требованиям по специальности «Государственное и муниципальное управление» или образование, считающееся равноценным;

5.2.2  стаж муниципальной службы либо работы по аналогичной деятельности не менее 3 лет;

5.3.  Как муниципальный служащий начальник отдела должен знать и уметь применять на практике для осуществления должностных полномочий:

5.3.1  Конституцию РФ, действующее законодательство Российской Федерации и Пермского края, Устав Чайковского городского поселения;

5.3.2  положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

5.3.3  структуру и руководящий состав администрации и структурных подразделений;

5.3.4  организацию делопроизводства;

5.3.5  методы оформления и обработки документов;

5.3.6  правила пользования приемно-переговорными устройствами, компьютерной и множительной техникой;

5.3.7  стандарты унифицированной системы информационно-справочной и организационно-распорядительной документации;

5.3.8  правила делового общения.

5.4.  В непосредственном подчинении начальника отдела находятся специалисты отдела, специалисты программного обеспечения.

5.5.  В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет ведущий специалист отдела в соответствии с распоряжением главы города;

5.6.  Начальник отдела как муниципальный служащий в целях выполнения своих главных задач осуществляет:

5.6.1  руководство работой специалистов отдела (специалисты приемных заместителей главы города, специалист по работе со служебной корреспонденцией, специалист по работе с обращениями граждан, специалисты программного обеспечения);

5.6.2  контроль за:

5.6.2.1 обеспечением документирования организационно-распорядительной деятельности;

5.6.2.2 информационно-справочного обеспечения в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города;

5.6.2.3 подготовкой к передаче на муниципальное хранение документов главы;

5.6.2.4 сроками и качеством исполнения документов и поручений главы города;

5.6.2.5  надлежащим применением бланков документов администрации;

5.6.2.6 использованием и изготовлением печатей и штампов;

5.6.2.7 своевременным пополнением электронного архива;

5.6.2.8 сроками направления проектов решений Думы;

5.6.3  разрабатывает порядок взаимодействия с аппаратом Думы;

5.6.4  формирует Перечень вопросов, предлагаемых администрацией города для включения в план нормотворческой деятельности городской Думы для утверждения главой города и направления в аппарат Думы;

5.6.5  обобщает информацию об исполнении решений Думы, направляемую от руководителей структурных подразделений согласно распоряжению главы города, и направляет ее главе города;

5.6.6  направляет перечень вопросов, предлагаемых для включения в повестку дня очередного заседания Думы.

5.6.7  проводит:

5.6.7.1 совещания, семинары, консультации и инструктажи по делопроизводству;

5.6.7.2 проверки в структурных подразделениях администрации по организации делопроизводства;

5.6.7.3 обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, консультирование работников администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

5.6.8  ходатайствует, согласовывает, присваивает очередные квалификационные звания специалистам отдела.

5.6.9  ходатайствует, применяет поощрения и налагает дисциплинарные взыскания к сотрудникам отдела.

5.6.10  принимает участие в совещаниях, заседаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией, ее органами и структурными подразделениями по вопросам организации документов в делопроизводстве;

5.6.11  вносит предложения по улучшению организации и условий труда в общем отделе и по совершенствованию муниципальной службы на рассмотрение органов местного самоуправления.

6.  Ответственность

6.1.  Начальник отдела:

6.1.1  несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач, своих должностных обязанностей и обязанностей специалистов отдела.

6.1.2  привлекается к дисциплинарной ответственности за неисполнение или за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей, в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральным законом и законом Пермского края о муниципальной службе и Уставом Чайковского городского поселения, а также несет ответственность за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.

6.2.  Работники отдела администрации города несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, выразившееся в невыполнении функций отдела, за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан в соответствии с действующим законодательством.

7.  Взаимоотношения и связи

7.1.  Отдел в процессе осуществления своих функций взаимодействует:

7.1.1  со структурными подразделениями администрации города по вопросам организации работы с документами, в т. ч. с обращениями граждан, контроля за сроками исполнения служебных писем, обращений граждан, подготовки документов к передаче в архив, внедрения автоматизированной технологии работы с документами, кадрового производства;

7.1.2  с комитетом по правовым вопросам администрации города - по вопросам, связанным с подготовкой документов, по вопросам применения действующего законодательства.

8.  Контроль, проверка, ревизия деятельности

Контроль за деятельностью отдела осуществляют должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления в пределах своих полномочий в установленном порядке.

9. Реорганизация и упразднение

Реорганизация и упразднение отдела производятся главой города в установленном законом порядке.