|
УТВЕРЖДАЮ Руководителя агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края ___________________ «_16_» декабря 2011 года |
Должностной регламент
ведущего специалиста отдела по управлению персоналом и общим вопросам агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края
Раздел 1.Общие положения
1.1. Наименование государственного органа - агентство печати и массовых коммуникаций Красноярского края.
1.2. Наименование должности с указанием структурного подразделения – ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам.
1.3. Назначение (цель) должности – обеспечение реализации полномочий агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края по документационному обеспечению деятельности руководителя агентства, организации работы приемной, ведению архивного делопроизводства и решению общих вопросов.
1.4. Категория должности – специалисты.
1.5. Группа должности – старшая.
1.6. Должность непосредственного руководителя – руководитель агентства печати и массовых коммуникаций администрации Красноярского края и начальник отдела по управлению персоналом и общим вопросам агентства.
1.7. Перечень подчиненных должностей – подчиненных должностей нет.
1.8. Наименование должности лица, осуществляющего назначение на должность, порядок назначения на должность – руководитель агентства печати и массовых коммуникаций в порядке, установленном статьей 22 Федерального закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».
1.9. Положения об использовании сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, и служебной информации – использует в своей деятельности служебную информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей, в том числе архивные данные и персональные данные государственных гражданских служащих, иных работников агентства и подведомственных организаций.
1.10. Перечень основных правовых актов, которыми государственный гражданский служащий должен руководствоваться при исполнении должностных обязанностей – ведущий специалист отдела в своей деятельности должен руководствоваться:
Конституцией Российской Федерации;
Уставом Красноярского края;
Федеральным законом от 01.01.2001 «О системе государственной службы Российской Федерации»;
Федеральным законом от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральным законом от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Федеральным законом от 01.01.2001 «О противодействии коррупции»;
Законом края -4314 «Об особенностях организации и правового регулирования государственной гражданской службы Красноярского края»;
Законом края -3610 «О противодействии коррупции в Красноярском крае»;
постановлением Правительства Красноярского края от 01.01.2001 «Об утверждении Положения об агентстве печати и массовых коммуникаций Красноярского края и установлении предельной численности государственных гражданских служащих и иных работников агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края»;
указом Губернатора края от 01.01.2001 «Об утверждении Порядка проектов правовых актов Губернатора края и Совета администрации края;
указом Губернатора края от 01.01.2001 « Об утверждении Порядка подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края»;
указом Губернатора края от 01.01.2001 «Об Инструкции по делопроизводству»;
приказом агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в агентстве печати и массовых коммуникаций Красноярского края»;
иными федеральными и краевыми законами, Указами Президента Российской Федерации и Губернатора Красноярского края, постановлениями Правительства Российской Федерации и Красноярского края и иными правовыми актами по вопросам государственной гражданской службы, организации делопроизводства и архивного дела;
иными приказами агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края;
настоящим регламентом.
Раздел II. Квалификационные требования
2.1. Уровень образования и (или) направления подготовки (специальности) – высшее профессиональное образование.
2.2. Стаж государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стаж (опыт работы) по специальности – без предъявления требований к стажу.
2.3. Профессиональные знания – ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам агентства на достаточном уровне должен знать и уметь применять на практике общие знания и специальные знания:
Конституции Российской Федерации;
Федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации применительно к исполнению своих должностных обязанностей;
Устава и законов Красноярского края;
Указов Губернатора края и постановлений Правительства Красноярского края и иных нормативных правовых актов в рамках компетенции агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края и применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей государственного гражданского служащего;
Положения об агентстве печати и массовых коммуникациях Красноярского края;
основ гражданского законодательства и трудового законодательства, основ государственной гражданской службы, правил служебного распорядка, порядка подготовки, согласования и принятия правовых актов, основ ведения делопроизводства, организации документооборота и оформления служебных документов, порядка работы со служебной документацией, норм делового общения, форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;
основ проведения переговоров и правила делового этикета;
порядка разработки проектов нормативно-правовых актов, приказов, писем и протоколов;
законодательства о рассмотрении обращений граждан и организаций;
правил охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности;
настоящего должностного регламента.
2.4. Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам агентства должен иметь навыки:
планирования, организации и контроля своей деятельности;
организации и обеспечения выполнения поставленных задач;
систематизации и подготовки аналитического и иного информационного материала;
подготовки служебных документов и работы с документами;
делового общения;
служебного взаимодействия с государственными органами, организациями, гражданами;
владения компьютерной и другой современной оргтехникой, справочно-информационными системами, почтовыми системами, системой Интернет, работы с программным обеспечением, необходимым для исполнения должностных обязанностей по должности ведущего специалиста отдела по управлению персоналом и общим вопросам.
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам агентства должен быть способным, компетентным, ответственным, грамотным, уметь работать с людьми, готовить и анализировать документы, быть корректным в общении, коммуникабельным.
Раздел III. Должностные обязанности
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам должен исполнять следующие обязанности:
выполнение работ, связанных с обработкой, хранением и передачей персональных данных государственных служащих агентства, руководителей подведомственных организаций, принятие мер по защите указанных данных от неправомерного использования, утраты;
выполнение обязанностей помощника руководителя, организация работы приемной агентства;
участие в организации работы по рассмотрению письменных и устных обращений, а также писем государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и иных организаций по вопросам, входящим в компетенцию агентства, составление необходимой отчетности по данному вопросу;
прием и передача электронной почты, телефонограмм и факсов, запись телефонограмм, сообщение их содержания руководству;
организация приема посетителей, рассмотрение обращений граждан и организаций;
организация телефонных переговоров руководителя агентства с руководителями и специалистами Правительства края и администрацией Губернатора края, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, главными редакторами газет, директорами типографий, руководителями краевых и городских средств массовой информации, информационных агентств и издательств;
осуществление приема, регистрации и учета (журнальный и электронный) поступающей и исходящей корреспонденции, обеспечение своевременной ее обработки в соответствии с резолюцией руководителя агентства;
информирование государственных гражданских служащих об обязанности уведомлять представителя нанимателя о фактах обращения к ним в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений;
обеспечение регистрации уведомлений представителя нанимателя о фактах обращения в целях склонения государственного гражданского служащего к совершению коррупционных правонарушений путем внесения записей в журнал регистрации и передача зарегистрированных уведомлений руководителю и исполнителям;
работа с документами в строгом соответствии с инструкцией по делопроизводству и государственными стандартами;
осуществление контроля за соблюдением специалистами агентства и подведомственных организаций сроков исполнения документов, направленных для рассмотрения в агентство;
формирование банка данных и обновление сведений об организациях, занимающихся телевещательной и издательской деятельностью;
подготовка недельных планов работы отдела, агентства, контроль их исполнения;
обновление сведений о телефонах агентства, подведомственных организаций и органов исполнительной власти и иных организациях, занимающихся телевещательной и издательской деятельностью, доведение их до сведения специалистов агентства;
подготовка удостоверений главным редакторам учреждений и руководителям организаций;
оформление благодарственных писем агентства, поздравлений с праздничными и юбилейными событиями работников и коллективов отрасли, своевременное направление их адресатам;
систематизация и ведение учета приказов агентства по основной деятельности;
ведение журналов и книг выдачи командировочных удостоверений, регистрации удостоверений, поступающих и отправляемых документов, регистрации обращений граждан и подготовка ежеквартальных и годовых отчетов по ним, регистрация выдачи архивных справок, копий, выписок из документов, приема посетителей, рассылки документов;
рассылка срочных писем, сообщений в редакции районных и городских газет, средств массовой информации города и края, получение и отправление информации по электронной почте;
подготовка почтовой корреспонденции агентства к отправке и бухгалтерская отчетность по отправке почтовой корреспонденции;
участие в разработке номенклатуры дел агентства и организация делопроизводства в соответствии с номенклатурой;
систематизация и хранение документов текущего архива, составление необходимых архивных документов, формирование архивных дел к сдаче на государственное хранение;
выполнение иных поручений руководителя агентства по вопросам деятельности агентства и начальника отдела по оформлению кадровых документов и решению общих вопросов, входящих в компетенцию отдела;
выполнение правил охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и служебного распорядка.
Раздел IV. Права
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам имеет право на:
взаимодействие с государственными гражданскими служащими Администрации Губернатора края, Правительства Красноярского края, иных органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, органами статистики и другими, по вопросам, входящим в компетенцию агентства;
уведомление руководителя агентства о несвоевременном исполнении контрольных документов специалистами агентства, о получении уведомлений о фактах склонений государственных гражданских служащих агентства к совершению коррупционных действий;
участие в совещаниях, семинарах, конференциях по вопросам входящим в компетенцию отдела;
внесение предложений по организации своей работы непосредственному руководителю;
подготовку проектов писем, ответов на обращения граждан и организаций, подготовку отчетов по работе, входящей в должностные обязанности.
V. Ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей, в том числе за:
несоблюдение должностных обязанностей и сроков их исполнения в соответствии с разделами III и VIII настоящего регламента;
низкое качество подготовки писем, материалов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, ответов на обращение граждан и организаций;
низкое качество и нарушение сроков подготовки отчетности;
несвоевременно и некачественно проведенную работу по подготовке документов, составлению описей по их передаче на архивное хранение;
представление необъективной информации в служебных записках, отчетах, иных материалов, подготовленных в пределах своей компетенции;
разглашение сведений, ставших известными ему в связи с исполнением должностных обязанностей;
несвоевременное выполнение приказов и указаний руководителя агентства;
нарушение правил охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности и служебного распорядка.
VI. Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие решения
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам в пределах своей компетенции:
определяет форму и способы осуществления контроля за исполнением документов;
запрашивает информацию от государственных служащих агентства и руководителей подведомственных учреждений и предприятий, необходимую для осуществления своих должностных обязанностей;
участвует в подготовке, согласовании и визировании проектов документов, относящихся к его компетенции;
ставит отметки на документах, доставленных курьером о дате их приема;
отмечает командировочные удостоверения лиц, командированных организациями для решения производственных вопросов в агентстве;
своевременно информирует руководителя агентства о проблемах при выполнении служебных обязанностей и работе отдела;
самостоятельно выбирает способы и механизмы исполнения заданий и поручений.
VII . Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов и иных управленческих решений
При осуществлении должностных обязанностей ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам принимает участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, проектов управленческих и иных решений по:
вопросам, входящим в компетенцию отдела по управлению персоналом и общим вопросам (проектов локальных актов по делопроизводству, архивному делу, рассмотрению обращений граждан, кадровым вопросам);
организации контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан и организаций, продлению сроков их рассмотрения;
формированию недельных планов работы агентства;
организации работы приемной;
организации архивного делопроизводства (формирование архивного дела, составление описей, направление документов в архивное агентство);
VIII. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
Соблюдение сроков и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядка подготовки проектов нормативно-правовых актов, порядка их согласования в агентстве и с иными органами исполнительной власти края осуществляется ведущим специалистов отдела по управлению персоналом и общим вопросам в соответствии с федеральными законами, законами Красноярского края, Порядком подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края, утвержденным указом Губернатора края от 01.01.2001 , Порядком подготовки проектов правовых актов Губернатора края и Совета администрации края, утвержденным указом Губернатора края от 01.01.2001 , Инструкцией по делопроизводству агентства печати и массовых коммуникаций Красноярского края, утвержденной приказом агентства и иными нормативными правовыми актами, регулирующими процедуры и сроки подготовки управленческих и иных решений.
IX. Порядок служебного взаимодействия государственного гражданского служащего
Ведущий специалист отдела по управлению персоналом и общим вопросам осуществляет взаимодействие с:
руководителем, гражданскими служащими и иными работниками агентства, руководителями подведомственных агентству учреждений и организаций по вопросам текущей деятельности агентства;
помощниками руководителей структурных подразделений Губернатора края, Правительства края, иных органов исполнительной власти края по подготовке и представлению проектов ответов на обращения граждан и организаций и иным вопросам, входящим в компетенцию агентства, по поручению руководителя агентства;
руководителями иных средств массовой информации на территории края, по вопросам, связанным с выполнением поручения руководителя агентства по вопросам, входящим в компетенцию агентства;
специалистами управления информационной политики Губернатора края по совместному рассмотрению запросов, писем, обращений и другим вопросам, входящим в компетенцию агентства;
специалистами органов государственной власти Российской Федерации, федеральных органов государственной власти на территории Красноярского края, депутатами Законодательного Собрания края, специалистами органов местного самоуправления, других организаций и гражданами по поручению руководителя агентства, по вопросам, входящим в компетенцию агентства.
X. Показатели эффективности и результативности профессиональной деятельности государственного гражданского служащего
Количественные показатели и показатели своевременности ведущего специалиста отдела по управлению персоналом и общим вопросам:
количество и своевременность рассмотрения обращений граждан и организаций;
количество принимаемых и передаваемых телефонограмм и факсов;
количество поступающей и исходящей корреспонденции, своевременная обработка корреспонденции в соответствии с резолюцией руководителя;
количество разработанных проектов документов (актов) в соответствии с инструкцией по делопроизводству и государственными стандартами;
количество подготовленных документов для хранения в текущем архиве и дел к сдаче на государственное хранение, своевременность их сдачи на государственное хранение;
количество и своевременность отправляемых срочных сообщений, писем в редакции районных и городских газет, средства массовой информации города и края по электронной почте;
количество и своевременность отправляемой почтовой корреспонденции агентства;
количество подготовленных и представленных в бухгалтерию отчетов по отправке почтовой корреспонденции и отчетов о своей деятельности, своевременность их предоставления;
количество оформленных благодарственных писем агентства, поздравлений работников агентства, коллективов отрасли и своевременность их направления.
Показатели качества ведущего специалиста отдела по управлению персоналом и общим вопросам:
отсутствие серьезных критических замечаний по подготовленным проектам ответов, отчетов и других документов;
отсутствие обоснованных нареканий на организацию работы приемной;
отсутствие серьезных критических замечаний по вопросам организации работы архива агентства;
отсутствие обоснованных жалоб граждан, государственных гражданских служащих края на неисполнение и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
отсутствие повторных обращений граждан и организаций на некачественное и несвоевременное рассмотрение жалоб и обращений;
сложность заданий по подготовке документов и выполнению заданий (новизна и характер работ, самостоятельность при выполнении задания);
отсутствие обоснованных нареканий на качество исполнения иных должностных обязанностей в соответствии с разделами III и VIII настоящего регламента.
