– А5 (148х210 мм).
Бланки документов согласно стандарту должны иметь поля: левое – не менее 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:или 03,); 08, 11, 13.
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты:или 03), код организации (предприятия) по ОКПО, наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации (08), справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес телефонной почты), web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии, т. е.или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т. д.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы РФ» и т. д.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.
Бланк с продольным расположением реквизитов предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Бланк с угловым расположением реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.
В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации можно располагать на нижнем поле бланка.
По рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при обновлении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, т. к. не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т. е. подделать документ) достаточно просто.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 вводит исключение в способы изготовления бланка только для так называемых гербовых бланков, т. е. бланков, которые содержат изображение герба РФ или гербов субъектов РФ. Эти требования введены в стандарт в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 000 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ». Такие бланки должны быть изготовлены полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на этот вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, а также соответствующими правовыми актами субъектов РФ.
Гербовые бланки подлежат учету в делопроизводственной службе организации. Лица, которые несут персональную ответственность за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Для учета при изготовлении бланков в типографии на них проставляются номера. Нумеровать бланки допускается и нумератором. Учет гербовых бланков ведется в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, вне зависимости от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражает их специфику. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны она представляет для других систем правовую основу, а с другой – в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т. д.
Различают следующие системы документации:
- плановая;
- стандартов и технических условий;
- организационно-распорядительная;
- первичная учетная;
- расчетно-денежная;
- отчетно-статистическая;
- по ценообразованию;
- по торговле;
- по материально-техническому обеспечению и сбыту;
- для строительства;
- конструкторская система документации;
- технологическая;
- по изобретениям и открытиям;
- по социальному обеспечению и др.
4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации
Одна из основных управленческих функций – это функция реализации системы и процессов управления, которая включает в себя:
- создание организации, включая выбор ее организационно – правовой формы;
- установление ее структуры;
- определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
- регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
- формирование совещательных органов управления;
- регламентацию деятельности аппарата управления;
- лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
- установление режима работы и системы охраны;
- организацию труда работников и оценка труда работников;
- реорганизацию;
- ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, содержание деятельности организации в целом, права работников и т. д.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых.
Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.
Текст устава может содержать следующие разделы:
Раздел 1.Общие положения.
Раздел 2. Уставный капитал (акционерный капитал).
Раздел 3. Порядок деятельности.
Раздел 4. Управление.
Раздел 5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
Раздел 6. Прочие накопления.
Раздел 7. Прекращение деятельности.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕН
Собранием учредителей
Открытого акционерного
Общества «Веста»
(протокол от 01.01.2001 №1)
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Инструкции – нормативные документы, определяющие научно-технические, технологические, финансовые, производственные и иные стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или могут быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя.
Инструкции подразделяются на две основные группы:
– регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
– должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 01.01.01 года № 37.
Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; подчиненность специалиста; порядок назначения на должность и порядок освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «выполняет» и т. д.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по вопросам, право участвовать в совещаниях, право подписывать документы, а также право требовать выполнения работы от конкретных работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки, какую информацию получает работник, кому и какую информацию представляет, с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы взаимосвязей работника с другими подразделениями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Формуляр-образец должностной инструкции включает реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 24. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации – куратором данного подразделения. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой, а также должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно - правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.
Основное значение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам и носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Основанием для создания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом) издаются постановления и решения.
В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю, и издаются приказы, указания, распоряжения.
Эти документы отличаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текстов.
4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов
Постановление – правовой акт, который издают высшие органы государственной власти, комитеты, комиссии, образуемые при органе государственной власти.
Различают постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, учреждением плана и т. д. Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Постановления должны иметь следующие реквизиты: 01, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 24.
Текст постановления может иметь вступительную часть. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его исполнения.
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти, и иметь визы их руководителей. Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Решения оформляются в том же порядке, что и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ», «РЕШИЛА», например, «Совет директоров РЕШИЛ...».
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
В деятельности организации различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов), при создании временных или коллегиальных органов и тому подобных случаях.
Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, внесение взысканий и поощрения работников.
Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 23, 28.
Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».
Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, заголовок к приказу строится по схеме «О чем», например:
« Об увеличении уставного капитала общества»
«О создании филиала общества в г. Твери»
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации, во вступительной части указывается его название, дата, номер, например:
«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1999, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Омске (протокол от 01.01.2001 №1).
ПРИКАЗЫВАЮ:…»
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:
«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Магистральной, д. 37а
ПРИКАЗЫВАЮ…»
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок исполнения поручения. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Например:
«Начальнику ремонтной службы завода обеспечить установку и наладку оборудования линии К-50 до 25.09.2006» или «Бухгалтерии подготовить смету расходов на внедрение нового оборудования линии К-50 к 27.08.2006».
Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.
Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.
Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должностного лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.
Например:
«Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера завода ».
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).
На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:
Приложение 1
к п. 2 приказа
директора завода
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распорядительного акта – факт его регистрации.
Образец приказа по основной деятельности:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«СВЯЗЬИНВЕСТ»
ПРИКАЗ
10.09.2006 № 000
Москва
Об увеличении уставного капитала
общества
В связи с решением общего собрания акционеров от 10.№1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения уставного капитала, утвержденном Советом директоров общества 16.07.2005
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю юридического отдела направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию до 01.10.2006.
2. Руководителю Финансового управления зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов РФ до 15.10.2006.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества
Генеральный директор __________ Инициалы, фамилия
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременные, касающиеся решения конкретного вопроса.
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную часть. Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и др. актов данной или вышестоящей организации.
В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «Обязываю», «Предлагаю», в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.
4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.3.1. Назначение и состав справочной документации
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения и т. д.
Условно всю совокупность таких документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Справочно-информационные документы
Справочно-аналитические документы
Протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение).
Акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных
документов
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрание трудовых коллективов, собрание акционеров, заседание совета директоров).
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестка дня, список приглашенных и т. д.). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Формуляр-образец протокола состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой форме протокола, в ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список и в протоколе делается пометка «список прилагается».
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке их обсуждения. Наряду с вопросом указывается фамилии докладчика с указанием его должности.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…
Слова «слушали, выступили, постановили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (открытая пунктуация).
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня.
Например:
1. СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ
Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решение по первому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах с красной строки пишут фамилию выступавшего в именительном падеже через тире и с большой буквы – тему его выступления. В полной форме протокола приводится: фамилия и инициалы докладчика, и краткое содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указываются, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня.
Например:
1. СЛУШАЛИ
– Доклад прилагается.
Выступления, прения, вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу, принятому решению в именительном падеже с указанием должности, в полном протоколе после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления, включая вопросы к докладчику.
Повествование можно вести либо от первого лица: «Я предлагаю…», либо от третьего лица «Лесков сказал, что…», а также безотносительно к лицу говорящего – «Учет, хранение и регистрация документов в канцелярии поставлены хорошо…» или в безличной форме – «Степановым были представлены…».
Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».
При протоколировании вопросов слово «вопрос» и «ответ» не пишутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходимости указывают его место работы и должность), затем ставят тире, далее, пишут вопрос и следом, таким же образом, оформляют ответ.
Например:
, начальник цеха № 4, – В какие сроки предполагается завершить реорганизацию цеха?
, зам. директора по производству, – Не позднее 20 декабря этого года.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
