При выборах в протоколе указывается количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и конца.
Например:
Закрытое акционерное общество
«КОНТАКТ»
ПРОТОКОЛ
13.10.2006 № 15
Производственного совещания
Председатель – , должность и место работы
Секретарь – , должность и место работы
Присутствовали: членов коллегиального органа.
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О повышении объемов продаж. Доклад заместителя директора объединения .
2. О проведении ревизии. Сообщение главного бухгалтера .
1. СЛУШАЛИ
– Запись доклада (или Текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ
, должность – Запись выступления (или Текст выступления прилагается)
ПОСТАНОВИЛИ
1. по схеме: действие – исполнитель – срок
2. по схеме: действие – исполнитель – срок
2. СЛУШАЛИ
Производят протоколирование второго вопроса по схеме первого
Председатель Личная подпись
Секретарь Личная подпись
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководителя об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решений. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.
Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Формуляр-образец докладной записки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из создавшейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:
ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.03.2002 № 14/21
Об увеличении штатной численности отдела
Генеральному директору
агентства
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентов была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Руководитель отдела Личная подпись
Служебная записка также как и докладная записка относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже ее составитель.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что и формуляр-образец докладной записки. Изменится лишь наименование вида документа.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется, как официальный документ (по образцу докладной записки).
Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т. д.).
Пояснительная записка, как приложение к основному документу оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Формуляр-образец объяснительной (пояснительной) записки в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.
Заявление – документ, предназначенный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т. д.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: адресат (кому адресовано), адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, номер телефона, паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.
Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке.
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести», «Прошу предоставить»), затем излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники и копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.
Например:
Директору КБ НИИ
,
проживающего по адресу:
ул. Ленина, ,
г. Омск, 644050
Заявление
Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории пусковых механизмов с 25.09.2006
Личная подпись
20.09.2006
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению».
Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса и его краткая история. Если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.
В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.
В заключительной части формируется основная цель письма.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.
Факты и события излагаются полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.
В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа («просим…», «направляем…»), от первого лица единственного числа – «Прошу Вас…». А также может излагаться от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…».
По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения:
«!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавших всеобщий почет и уважение за свои заслуги.
Если письмо начинается с формулы вежливого обращения, то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».
Письмо, оформленное на бланке письма формата А4 должно иметь заголовок к тексту, построенные по схеме « О чем», например:
«О нарушении договорных обязательств»
«Об оказании научно-технической помощи»
Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.
Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй подшивают в дело.
Если к письму прилагаются дополнительные материалы, то после текста через 2 интервала делается отметка о приложении.
Письма визируются руководителем подразделения, подготовившим письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителями руководителя организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным расположением реквизитов, так и с угловым расположением реквизитов.
Датой письма является дата его подписания.
Например:
ФИРМА «ЭКОНИКА»
Рязанский пр-т, 99, корп. 1,
Москва,
т. , факс (0
;
ИНН//555678
25.11.2005 № 000/13
На № __________от ____________
Директору павильона
Всероссийского выставочного
центра
Ул. Радищева, 123,
г. Калуга, 234006
┌ ┐
О представлении выставочной площади
Уважаемый господин Туров!
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м. выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2006 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ……
С уважением,
Исполнительный директор Личная подпись
После подписи на границе нижнего поля помещают реквизит «Отметка об исполнителе», который содержит инициалы, фамилию и номер телефона человека, владеющего ситуацией и способного ответить адресату на возникшие вопросы или дать уточнения.
26 58 10
4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует много разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи дел; ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты составляются коллегиально (не менее 2 исполнителей). Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акты не составляются произвольно по личному волеизъявлению. Это прерогатива временных и постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т. д.), подтверждающих их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т. д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать унифицированную форму текста, а также на чистом листе бумаги. Формуляр-образец акта состоит из реквизитов 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25.
Заголовок к тексту акта должен быть грамматически согласован со словом «АКТ», например: «АКТ проверки финансово - хозяйственной деятельности института», «АКТ списания материальных ценностей».
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и др.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Например:
Основание: приказ директора завода /58
Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт…» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в составе…»
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения, заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
Текст акта пишут через 1,5 интервала. В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложения к акту (если они есть).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Например:
Научно-производственное
объединение «МАЯК»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________
(личная подпись)
«__» ______________ 2006
А К Т
27.10.2006 № 17/1
г. Омск
Ревизии кассы
Основание: приказ генерального директора от 01.01.2001, № 37
Составлен комиссией в составе:
Председатель – заместитель директора .
Члены комиссии: заместитель главного бухгалтера , бухгалтер
.
Присутствовали – кассир .
20.10.2006 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 19.10.2006.
В результате проведенной проверки установлено:
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 19.10.2006 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять руб.
2. Фактический остаток наличных денег в кассе составил 115 357 руб. Недостача наличных денег в кассе –руб.
3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира
Составлен в 2-х экз:
1-й экз. – в дело № 05-11;
2-й экз. – генеральному директору предприятия;
Приложение: Объяснительная записка на 1 л. в 1 экз.
Председатель Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись
Личная подпись
С актом ознакомлена Личная подпись
Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или утверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки различают двух видов:
1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности и размеры денежного вознаграждения. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части справки излагают факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это ее отличает от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комплектовании заказа на 2007 год».
Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внутренними и внешними.
Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, в вышестоящую организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
2. Ко второй категории относятся справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т. д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Подписываются такие справки руководителем организации и заверяются печатью.
Формуляр-образец справки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 25.
Образец оформления справки:
ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК
СПРАВКА
12.08.2006 № 35
Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на
Генеральному директору
компании
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.2006 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов, из-за нехватки посадочных мест.
Для решения вопроса с отправкой туристов по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Аэрофлот», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Ст. менеджер Личная подпись
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний).
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Сводка подписывается ее составителем, при направлении ее в другую организацию – руководителем.
РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному, – заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления, – обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации, – при ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность, – означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов, – достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
- экономичность, – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно-распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы, создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективность использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов на их изготовление, удельные капвложения на оргтехнику, затраты на амортизацию и ремонт оргтехники).
РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
По уровню доступности документы подразделяются на две категории: общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства.
К конфиденциальным документам относятся документы с ограниченным доступом, т. е. такие документы, работа с которыми допускается по специальному разрешению, уполномоченных на то лиц, содержащаяся в которых информация составляет тот или другой вид тайны.
В Гражданском кодексе РФ изложены основания отнесения информации к коммерческой тайне: «Информация составляет… коммерческую тайну в том случае, когда информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране конфиденциальности».
Коммерческая тайна[2] – конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;
Служебная тайна – вид тайны, включающий полученную федеральными и муниципальными органами власти информацию, составляющую коммерческую тайну других субъектов, а также устанавливаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью».
Информация, составляющая коммерческую или служебную тайну отображается в различных носителях. В ГОСТ 5092296 «Защита информации. Основные термины и определения» содержится следующее определение носителя:
Носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, символов, технических решений и процессов».
Типы материальных носителей:
- магнитные диски;
- оптические диски;
- фото-, кино-, видео-, аудиопленки;
- различные виды промышленной продукции;
- технологические процессы
- носители на бумажной основе и др.
Информация на них фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типографическим способами в форме текста, чертежа, схемы, рисунка; формулы, графика, карты и т. п. В этих носителях информация отображается в виде символов и образов.
Нормативными документами установлено шесть видов тайны: государственная, коммерческая, служебная, личная, семейная и профессиональная. При этом надо иметь в виду, что профессиональная тайна – понятие обобщенное. Она включает в себя различные подвиды: банковскую тайну, тайну связи, тайну страхования, врачебную тайну, нотариальную тайну, персональные данные и др.
Термин «конфиденциальный» означает – секретный, доверительный, не подлежащий огласки.
Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну.
Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства.
Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, относятся к сфере специального делопроизводства.
Несмотря на различные виды тайны конфиденциальные документы почти полностью идентичны процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.
Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность, обеспечение и документирование, организация работы с конфиденциальными документами и защиту, содержащейся в них информации.
Конфиденциальное делопроизводство имеет много общего с открытым делопроизводством, но и в то же время имеет и отличия, обусловленные ее спецификой.
Конфиденциальная документированная информация требует защиты. Открытая документированная информация тоже должна защищаться, но ее защита ограничивается предотвращением утраты информации. Защита конфиденциальной информации кроме предотвращения утраты, направлена на предотвращение утечки информации.
Утечка информации представляет собой неправомерный, неразрешенный, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга, имеющего право работать с ней, если выход привел к получению информации людьми, не имеющими к ней санкционированного доступа.
Утечка информации означает не только получение ее лицами, не работающими на предприятии, но и несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия. Утрата и утечка защищаемой документальной информации обусловлены уязвимостью информации. Уязвимость информации – неспособность информации самостоятельно противостоять дестабилизирующим воздействиям, т. е. таким воздействиям, которые нарушают ее установленный статус.
Уязвимость документальной информации понятие собирательное. Она не существует вообще, а проявляется в различных формах.
К таким формам, выражающим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относят:
- хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);
- потеря носителя информации (утеря);
- несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение);
- искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация);
- блокирование информации;
- разглашение информации (распространение, раскрытие).
6.1. Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа
Организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа включают в себя:
- обязательное установление и проставление грифа конфиденциальности документов, соответствующего степени конфиденциальности содержащейся в них информации;
- раздельное документирование, обработка и хранение документов, составляющих различные виды тайны;
- раздельный учет и хранение документов на бумажных и магнитных носителях в пределах каждого вида тайны;
- дифференцируемый уровень защиты документов с учетом степени их конфиденциальности;
- разрешительная система доступа к документам и делам;
- жесткие требования к хранению документов, которые обеспечивают сохранность и конфиденциальность документной информации;
- регламентации обязанности лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией по ее защите;
- персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними;
- жесткое регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования;
- максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе, начиная с момента его подготовки или получения;
- фиксированный учет прохождения и местонахождения каждого документа;
- регламентация общей технологии документирования, организация работы с документами и их защиты.
Особенностью конфиденциального делопроизводства является то, что конфиденциальная деятельность, должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверной информации применительно к организации документооборота.
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения
Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.
Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.
Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.
Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.
Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Конфиденциально
Экз. №1
или
КТ
Экз. №1
Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1. Что такое документ?
2. Каковы основные признаки и свойства документа?
3. В чем заключаются функции документа?
4. Понятие носителя информации. Машинные носители информации.
5. Что понимается под юридической силой документа?
6. Способы и средства документирования.
7. Материальные носители информации.
8. Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?
9. Внутренняя форма документа. Формуляр-образец документа.
10. Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа.
11. Требования к составлению и оформлению документов.
12. Текст документа. Форма представления текста.
13. Назовите виды бланков, применяемых организациями.
14. Назовите реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.
15. Каковы правила оформления реквизита «Адресат»?
16. Какими способами утверждаются документы?
17. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?
18. Указание автора и составителя документа, адресата документа.
19. Назовите особенности датировки документов.
20. Виды печатей. Служебные отметки на документе.
21. Особенности оформления наименования вида документа, заголовка к тексту.
22. Для чего необходимо согласование документа? Как оформляется гриф и виза согласования?
23. Правила оформления подписи на различных документах.
24. Каковы правила оформления приложения?
25. Какие сведения указываются в справочных данных?
26. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?
27. Понятие «система документации».
28. Состав и содержание систем документации, обеспечивающих функциональную деятельность предприятия.
29. Характеристика организационно-правовых документов с точки зрения сферы действия, срока действия.
30. Формуляр организационно-правовых документов.
31. Правила составления и оформления организационно-правовых документов.
32. Назначение и состав организационно-распорядительной системы документации.
33. Перечислите этапы подготовки приказа.
34. В чем особенность составления и оформления распоряжений и указаний?
35. Назначение справочно-информационной и аналитической документации в управленческой деятельности.
36. Что отражает акт? Правила оформления актов.
37. Какие требования предъявляют к докладным и служебным запискам? В чем особенности их оформления?
38. Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.
39. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?
40. Какие требования предъявляются к тексту письма?
41. Определение понятий «унификация документов» и «стандартизация документов».
42. Уровни унификации и стандартизации, объекты унификации и стандартизации.
43. Понятие конфиденциального документа.
44. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?
45. Назовите организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
3. Алексенцев, делопроизводства: учеб. пособие / – М.: персоналом», 2003.– 200 с.
4. Андреева, : практич. пособие. 8-е изд., перераб. и доп. / – М.: -школа «Интел-синтез», 2002. – 192 с.
5. Демин, : подготовка служебных документов. / - СПб., 2004.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
7. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.
8. ГОСТ 6.10.4.84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. –М.: Изд-во стандартов, 1984.
9. ГОСТ . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
10. ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
11. ГОСТ Р Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Основные положения, форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2001.
12. Гражданский кодекс Российской Федерации. Официальный текст: [принят Гос. Думой Российской Федерации от 26.01.96 ]. / Кодексы РФ. – М., 2000. – Ч. 1, 2, 3.
13. Илюшенко, . Документ и системы документации: учеб. пособие/ , , – М., 1987.
14. Кирсанова, делопроизводства: Документационное обеспечение управления / , – М.-Новосибирск. 2004.
15. Кудряев, работы с документами: учебник / – М. : ИНФРА-М, 1999.–592 с.
16. Кузнецов, : учебно-справочное пособие / – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.
17. Кузнецова, и оформление служебных документов: практич. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / – М. : -Школа «Интел-Синтез», 1999.– 224 с.
18. Лысенко, управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / , , – Ростов н/Д., 2002.
19. Охотников, и делопроизводство: учеб. пособие / , – Ростов н/Д., 2004.
20. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Официальный текст. [принят Гос. Думой Российской Федерации -ФЗ]. – М., 2006. – 22 с.
21. О государственной тайне. [принят Гос. Думой Российской Федерации от 01.01.01 года № 000-1 – ФЗ] // Российская газета, 28.12.2002.
22. Об электронной цифровой подписи. [принят Гос. Думой от 01.01.01 года ] // Российская газета, 12.01.2002.
23. Подобед, предприятия / , – М., 2002.
24. Рогожин : документирование трудовой деятельности / – СПб., 2004
25. .Сиганова, : метод. указания / – ОмГТУ, 2004. – 60 с.
26. Солодов, и защита информации: учеб. пособие / С. Л. солодов, ; под ред ; – Владим. Гос. Ун-т. Владимир, 2005. – 165 с.
27. Спивак, / – СПб: Питер, 2003. – 208 с.
28. Стенюков, . Делопроизводство: практич. пособие / – М.: «Изд-во ПРИОР», 2003.–112 с.
29. Стенюков, в управлении персоналом / , – М. : «Изд-во ПРИОР», 2001. – 112 с.
30. Чувенков, оформления документов: комм. к ГОСТ Р 6.30-2003 / , – М., 2004.
СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Видеограмма документа – изображение документа на экране электро-лучевой трубки.
Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
Делопроизводство – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документирование – это процесс создания и оформления документа.
Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р ); информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.
Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т. д.), присущий тому или иному виду письменного документа; обязательный элемент оформления официального документа.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ ).
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………….............................
3
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ………………………………
4
1.1. Введение в дисциплину………………………………………………..
4
1.2. Понятие документа…………………………………………………….
5
1.3. Функции документа……………………………………………………
6
1.4. Свойства и признаки документа………………………………………
8
1.5. Способы и средства документирования……………………………...
11
1.6. Материальные носители документной информации………………...
12
РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ
ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ…………………..
14
2.1.Требования к составу реквизитов……………………………………...
15
2.2. Правила оформления отдельных реквизитов………………………...
17
2.3. Схемы расположения реквизитов……………………………………..
31
2.4. Формуляр-образец документа…………………………………………
33
РАЗДЕЛ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………
33
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ……………………………...
35
4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации….
36
4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов…………………………………...
38
4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации…………...
40
4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов……...
40
4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.3.1. Назначение и состав справочной документации…………………..
45
4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных
документов………………………………………………………………….
46
4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических
Документов………………………………………………………………….
53
РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ…………………...
57
РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………..
59
6.1. Организация и технологические особенности сущности
конфиденциального документа……………………………………………
62
6.2. Работа с документами, содержащими
конфиденциальные сведения………………………………………………
62
62
7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ…………………………………..
64
8. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ…………………………………
67
[1] ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[2] Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
