Внутренний аудит кадровой документации (стр. 2 )

Пунктом 59 Инструкции N 30 определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии нанимателя как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от уполномоченного должностного лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции N 30).

Согласно пункту 60 Инструкции N 30 в случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт как для документов строгой отчетности о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения.

3. Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. На основании подпункта 1.10 пункта 1 постановления N 1635 ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя. При этом, несмотря на издание приказа (распоряжения) о назначении ответственного лица, соответствующее условие следует определять в должностной инструкции ответственного работника.

При назначении ответственного должностного лица оно получает право на заверение записей о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенных в трудовую книжку работника за время его работы при увольнении работника (п. 45 Инструкции N 30).

4. Согласно пункту 11 Инструкции N 30 в трудовую книжку вносятся:

сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;

сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

сведения о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;

сведения о назначении пенсии.

Нередко специалисты кадровых служб неверно трактуют указанное требование, что может привести к нарушениям при внесении записей в трудовые книжки работников. Чаще всего путаницу вызывает требование о внесении сведений, связанных с заключением контракта с работником. Так, например, распространено нарушение, связанное с невнесением сведений о контракте при перезаключении контракта с работником в новых условиях или при истечении срока предыдущего.

5. Отдельное внимание необходимо уделить ведению личных карточек работников.

Форма личной карточки N Т-2 была отменена 21 ноября 2007 года со вступлением в силу постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 01.01.2001 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике", а, следовательно, наниматель вправе самостоятельно определить форму личной карточки. При этом необходимо принимать во внимание требования действующего законодательства.

Так, согласно пункту 16 Инструкции N 30 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Частью 4 пункта 58 Инструкции N 30 определено, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Кроме того, вне зависимости от того, какую форму использует наниматель, разработанную им самостоятельно или ранее действовавшую, при заполнении личной карточки необходимо указывать все сведения, предусмотренные формой Т-2 (личные данные, сведения воинского учета, об отпусках и др.).

3.3. Предоставление трудовых и социальных отпусков.

К одному из наиболее распространенных нарушений законодательства о труде относится нарушение порядка предоставления трудовых отпусков. При проведении аудита кадровой документации изучение правильности порядка предоставления отпусков должно отдельно планироваться при определении продолжительности мероприятия, поскольку указанный участок работы весьма трудозатратен.

Согласно части 2 статьи 153 ТК трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

При этом под рабочим годом, за который предоставляется трудовой отпуск, в соответствии со статьей 163 ТК понимается промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу. Кроме того что исчисление рабочего года производится в отношении каждого отдельного работника, так еще законодательством о труде предусмотрено условие сдвижения рабочего года, которое также должно отслеживаться в отношении каждого работника отдельно (ст. 164, 165 ТК).

При рассмотрении вопроса о соблюдении порядка предоставления трудовых отпусков в ходе аудита специалист должен изучить вопрос предоставления отпуска каждому из работников организации с учетом персональной продолжительности рабочего года.

Обычно учет предоставляемых отпусков, помимо закрепления их документально в соответствующем приказе или записке об отпуске, производится отдельно в личной карточке работника или таблице. Довольно удобно вести общую таблицу по всем работникам и отражать в ней рабочий год, продолжительность установленного работнику отпуска, продолжительность каждого из предоставляемых работнику отпусков с указанием периода, за который он предоставляется, а также приказа, распоряжения или записки об отпуске, на основании которого он предоставлен, а также переносов и компенсаций за неиспользованный трудовой отпуск.

При изучении порядка предоставления трудовых отпусков следует также обратить внимание на оформление:

1. Переноса трудового отпуска. Перенос должен производиться только после получения согласия работника (ч. 2 ст. 170 ТК). Рекомендуется перенос трудового отпуска оформлять отдельным приказом (распоряжением) с получением от работника подписи под словами "с приказом ознакомлен(а) и согласен(на)" или письменного заявления о переносе трудового отпуска на другой рабочий год.

2. Обязанности нанимателя уведомлять работника о времени начала трудового отпуска. Так, согласно статье 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. При этом работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно. Термин "индивидуального" предоставления трудового отпуска в ТК не раскрывается, в связи с чем можно сделать предположение о том, что работника следует письменно предупреждать о начале трудового отпуска письменно каждый раз, за исключением случаев:

- предоставления трудового отпуска одновременно всем работникам организации или структурного подразделения;

- предоставления трудового отпуска на основании письменного заявления работника.

При этом требование письменного уведомления о дате начала трудового отпуска является обязательным даже при условии, что график трудовых отпусков содержит конкретные даты начала и окончания трудового отпуска и работник ознакомлен с графиком под роспись.

3. Предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год. Так, согласно части первой статьи 166 ТК трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных статьей 166 ТК. При этом наниматель обязан предоставлять отпуска до истечения шести месяцев работы работникам, указанным в части 2 статьи 166 ТК. Однако, поскольку такое предоставление может отразиться на интересах других работников, рекомендуется указывать в приказе, распоряжении или записке об отпуске основание предоставления отпуска в течение первых шести месяцев работы, а также прикладывать подтверждающие документы (при необходимости).

4. Порядка составления графика трудовых отпусков. Так, на основании части первой статьи 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Согласование с работниками графика отпусков является частью процедуры подготовки документа (п. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.2001 N 4 (далее - Инструкция N 4)). В связи с этим согласование должно производиться в письменном виде, например, путем оформления дополнительного столбца в графике "Согласие работника".

График трудовых отпусков согласно части 2 статьи 168 ТК составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. При этом до соответствующей даты документ должен быть не только утвержден, но и согласован с профсоюзом или работниками.

3.4. Изменение содержания трудовых отношений.

Законодательством о труде выделяется три основных вида изменения трудового договора: перевод, перемещение и изменение существенных условий труда. Помимо указанных юридических действий наниматель вправе предлагать работнику и другие изменения трудового договора, однако работник вправе отказаться от любых из предложений нанимателя.

3.4.1. Перевод.

Частью 6 статьи 30 ТК определено, что при переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований статей 18 и 19 ТК. При этом с учетом того что указанный перевод допускается только с письменного согласия работника, логично предположить, что помимо изменения профессии, специальности, квалификации, должности, работы у другого нанимателя либо в другой местности в трудовом договоре могут быть изменены и другие условия. Так, перевод может сопровождаться изменением размера и порядка оплаты труда, режима рабочего времени, прав и обязанностей сторон и даже срока трудового договора. В данном случае целесообразно до получения согласия работника ознакомить его со всеми изменениями трудового договора, связанными с его переводом.

Большинство нанимателей в нашей стране предпочитают оформлять получение согласия на перевод от работника в виде соответствующего заявления от работника. В связи с тем что ТК не определяет какой-либо конкретной формы письменного согласия, полагаем, что даже подписание предложенного нанимателем приказа (распоряжения) и бланка трудового договора является достаточным подтверждением получения согласия работника на перевод.

Обоснование перевода по статье 30 ТК не требуется, а значит, нет необходимости указывать в приказе (распоряжении) о переводе причину, по которой он был предложен работнику. При указании в приказе (распоряжении), на основании каких документов производится данное юридическое действие, следует ссылаться на заявление работника (при наличии), на трудовой договор (если он уже был подписан), а также на другие документы, подтверждающие дачу согласия работника на перевод.

Если приказ (распоряжение) о переводе по статье 30 ТК составляется за несколько дней до перевода и трудовой договор еще не подписан, то письменное согласие работника необходимо получить до фактического перевода (до начала работы в новых условиях). При этом целесообразно не ждать дня перевода, а получить письменное согласие работника как можно раньше, например, непосредственно до издания приказа (распоряжения) или в момент его издания.

Что касается перевода к другому нанимателю, то в таком случае следует говорить не о переводе, а о расторжении трудового договора по пункту 4 части 2 статьи 35 ТК, так как трудовой договор между работником и данным нанимателем прекращается. В таком случае следует проверить выполнение нанимателем всей совокупности действий, связанных с расторжением трудового договора: выдачу работнику трудовой книжки, выплату расчета при увольнении, включая компенсацию за неиспользованный трудовой отпуск, получение материальных ценностей, выданных работнику для выполнения возложенных на него обязанностей, а также совершение других, предусмотренных законодательством о труде, обязательных юридических действий.

Перевод работника необходимо производить с учетом его квалификации и состояния здоровья. Следовательно, если работа, на которую переводят работника, требует прохождения обязательного медицинского осмотра, то наниматель вправе допустить работника к новой работе только после прохождения работником осмотра в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 01.01.2001 N 47 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения обязательных медицинских осмотров работающих и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства здравоохранения Республики Беларусь".

На основании части 3 статьи 30 ТК работники, обязанные возмещать расходы по содержанию детей, находящихся на государственном обеспечении, за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей, нарушение трудовой дисциплины могут быть переведены нанимателем с согласия органа государственной службы занятости населения на другую работу.

При изучении документации, связанной с таким переводом, необходимо проверить наличие документов, подтверждающих следующие условия:

1. Работник согласно пункту 8 Декрета Президента Республики Беларусь от 01.01.2001 N 18 "О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях" обязан возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, в случае:

- отобрания у него детей по решению комиссии по делам несовершеннолетних;

- отобрания у него детей на основании решения суда без лишения родительских прав;

- лишения его родительских прав;

- нахождения его в розыске, лечебно-трудовых профилакториях или в местах содержания под стражей;

- отбывания наказания в учреждениях, исполняющих наказание в виде лишения свободы, ограничения свободы, ареста.

2. При ненадлежащем выполнении работником трудовых обязанностей, а также нарушении им трудовой дисциплины. При этом обязанности работника должны быть определены в его трудовом договоре, должностной инструкции (перечне работ), ТК или другом нормативном правовом акте.

3. Наличие согласия органа государственной службы занятости населения.

3.4.2. Перемещение.

Согласно части 1 статьи 31 ТК под перемещением понимается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором.

Во-первых, хотя прямой обязанности оформлять перемещение изданием приказа (распоряжения) законодательством о труде не определено, издание такого приказа (распоряжения) обязательно в большинстве случаев. Обязанность оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением), определенная пунктом 15 части 1 статьи 55 ТК, включает в себя в том числе изменение трудового договора при перемещении. Исключением являются внутрисменные перемещения работника или перемещения работника, которые не затрагивают его условий труда.

Во-вторых, если перемещение работника повлечет изменение существенных условий труда, то наниматель обязан ознакомить работника с такими изменениями не позднее чем за месяц, несмотря на то что само перемещение такого предупреждения не предусматривает.

В-третьих, если перемещение связано с изменением сведений или условий письменного носителя трудового договора (например, в трудовом договоре определено наименование структурного подразделения, в которое работник был принят, а перемещение связано с переходом в другое структурное подразделение), то такое перемещение должно сопровождаться внесением изменений в трудовой договор. При этом следует отметить, что требование нанимателя на подписание изменений в трудовой договор является обоснованным и работник не вправе отказаться от выполнения законного и обоснованного требования нанимателя. При отказе от подписания соответствующего дополнительного договора наниматель должен составить акт, чтобы засвидетельствовать факт своих законных действий.

В-четвертых, перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 4 ст. 31 ТК). Обоснование перемещения следует определять в приказе (распоряжении) о перемещении.

Следует отметить, что значительная часть нарушений при перемещении работника связана с тем, что наниматель, по ошибке осуществляя перевод работника в другую местность, оформляет данное юридическое действие как перемещение. По общему правилу под другой местностью понимается другая административно-территориальная единица (область, район, сельсовет, а также город и поселок городского типа, в которых созданы местные Советы депутатов, исполнительные и распорядительные органы).

3.4.3. Изменение существенных условий труда.

Наибольшее количество нарушений, допускаемых нанимателями при изменении трудовых договоров, связано с применением статьи 32 ТК. В первую очередь это связано с тем, что должностные лица нанимателя значительно сужают круг условий, определенных указанной статьей.

Согласно части 2 статьи 32 ТК существенными условиями труда признаются:

- системы и размеры оплаты труда;

- гарантии;

- режим работы;

- разряд;

- наименование профессии, должности;

- установление или отмена неполного рабочего времени;

- совмещение профессий;

- другие условия, устанавливаемые в соответствии с ТК.

Систему оплаты труда в соответствии со статьей 63 ТК наниматель определяет самостоятельно. При этом не позднее месяца до дня вступления изменений в систему оплаты труда работник должен быть письменно предупрежден. Данное требование, правда, касается лишь тех работников, чья оплата труда будет производиться в соответствии с измененной системой.

Что касается изменения размера оплаты труда, то ТК не определено, что существенным является изменение размера оплаты только в сторону уменьшения, следовательно, при увеличении заработной платы работник также должен быть предупрежден.

Нередко наниматель нарушает требования статьи 32 ТК при применении надбавок. Дело в том, что надбавка хоть и является выплатой стимулирующего характера, ее установление носит постоянный характер и изменение ее размеров должно проводиться как изменение существенного условия труда. Кроме того, если в трудовом договоре с работником определен конкретный размер премии, а положение о премировании (другой локальный нормативный правовой акт) не определяет право руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица изменять (устанавливать) размер премии ежемесячно (ежеквартально), то изменение размера премии также будет являться изменением размера оплаты труда.

Ознакомление с изменением существенных условий труда может производиться как путем составления отдельного уведомления, так и путем ознакомления с приказом (распоряжением), согласно которому такие изменения вступят в силу (например, приказом о внесении изменений в штатное расписание, об изменении графика работы, об установлении совмещения и т. д.), но не ранее чем через месяц с момента ознакомления.

Если нанимателем не был соблюден срок, определенный статьей 32 ТК, то должностных лиц может ожидать наступление административной ответственности, а работник имеет право на восстановление нарушенного права, т. е. право на работу в условиях труда, предшествующих существенным изменениям, а также расторжения трудового договора по пункту 5 части второй статьи 35 ТК с выплатой пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

При рассмотрении данного вопроса следует также остановиться на том, что изменение существенных условий труда должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами (например, выразившимися в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, совершенствовании рабочих мест на основе аттестации и др.). В случае возникновения спора с работником при отсутствии документов, подтверждающих обоснованные производственные, организационные или экономические причины, увольнение работника по пункту 5 части второй статьи 35 ТК может быть признано судом незаконным.

Следует отметить, что порядок изменения существенных условий труда не применяется при изменении условий по инициативе работника. Изменение существенных условий труда работника может быть произведено ранее чем через месяц после предупреждения, если на то имеется письменное, четко выраженное согласие работника. Таким согласием не может выступать запись на приказе "согласен". Работник должен четко указать, например: "согласен на указанное изменение условий труда с (дата)".

При изменении существенных условий труда целесообразно сразу получить письменное решение работника о продолжении работы или прекращении трудового договора.

Помимо оснований, прямо определенных в части 2 статьи 32 ТК, к существенным условиям труда, в частности, относятся: условия о материальной ответственности работника, о сроке трудового договора, о переходе на контрактную форму найма, о нормах труда, продолжительности трудового отпуска и другие.

3.5. Привлечение работников к дисциплинарной ответственности.

Дисциплинарная ответственность по общему правилу наступает при неисполнении трудовой дисциплины, составными элементами которой выступают: соблюдение трудового распорядка и выполнение возложенных на работника обязанностей.

Основная проблема, с которой юристы нередко сталкиваются на практике, - это отсутствие понимания необходимости наличия и фиксации всех признаков дисциплинарного проступка. При проведении аудита кадровой документации необходимо определить, достаточно ли средств доказывания собирается со стороны кадровой службы, при необходимости - обозначить, какие еще документы могли бы защитить позицию нанимателя при возникновении трудового спора.

Нередко на практике можно столкнуться с ситуацией, при которой руководитель (организации или структурного подразделения) требует привлечь к ответственности работника, невиновного в допущенном нарушении, или работника, чьи действия формально соответствовали требованиям законодательства (включая локальные нормативные правовые акты нанимателя), хоть и привели к ненадлежащему выполнению обязанностей.

В соответствии со статьей 197 ТК дисциплинарная ответственность устанавливается за дисциплинарный проступок, который характеризуется как противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей. Так, привлечь работника к дисциплинарной ответственности наниматель вправе только при наличии всех следующих условий:

1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей. Указанный признак означает, что дисциплинарный проступок работника должен быть связан с действиями или бездействием работника. Так, например, если работник принимал все необходимые меры по исполнению обязанности, но ее выполнение не наступило по независящим от него причинам (некорректно поставленная задача и (или) сроки ее выполнения, неблагоприятные для выполнения задачи условия, послужившие препятствием для ее выполнения или др.), действия работника не могут быть квалифицированы как дисциплинарный проступок.

2. Противоправность действий (бездействия). Что означает, что действия или бездействие работника должны быть совершены в нарушение трудового договора, нормативного правового акта (в т. ч. локального), иного правового акта (например, приказа) или иного требования, выраженного в установленной законодательством форме (письменной или устной), при условии, что необходимость исполнения соответствующего требования или обязанности была возложена на соответствующего работника.

3. Вина работника. Наниматель обязан установить психологическое отношение работника к совершенному деянию. Только умысел и неосторожность работника могут служить причиной дисциплинарного проступка. Ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей при отсутствии вины (например, по причине недостаточной квалификации, необеспечение со стороны нанимателя надлежащих условий работы, наличие внешних факторов, например, задержка транспорта, погодные условия и др.) не может являться поводом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

При изучении документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности следует уделить внимание ограничениям, связанным с невозможностью применить увольнение как меру дисциплинарного взыскания в связи с гарантиями, предусмотренными ТК, и ограничениям, связанным с порядком привлечения к дисциплинарным взысканиям.

В ряде гарантий при увольнении работника с первым, с чем приходится столкнуться нанимателю, - это гарантия, установленная для работников при наличии в организации профсоюза. Так, согласно статье 46 ТК расторжение трудового договора по инициативе нанимателя (кроме п. 2, 7 ст. 42 ТК) производится после предварительного, но не позднее чем за две недели уведомления соответствующего профсоюза <***>.

<***> Под "соответствующим профсоюзом", на наш взгляд, понимается профсоюзная организация, в которой состоит работник, т. е. рассматриваемая гарантия распространяется только на работников - членов профсоюза. При этом формулировка, содержащаяся в ТК, не однозначна, поскольку не определяет, должен ли работник являться членом "соответствующего" профсоюза. Некоторые специалисты трактуют настоящую норму как обязанность нанимателя направить уведомление даже при условии, что работник не вступил в профсоюз или вышел из него, но, например, составил заявление о присоединении к коллективному договору или соглашению.

Следовательно, при наличии у нанимателя профсоюза расторжение трудового договора по инициативе нанимателя, относящееся к дисциплинарной ответственности, включая увольнение за: систематическое неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, прогул без уважительных причин, появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распитие спиртных напитков, употребление наркотических средств или токсических веществ в рабочее время или по месту работы, совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания, однократного грубого нарушения правил охраны труда, повлекшего увечье или смерть других работников, - допускается только после предварительного уведомления.

Согласно части второй статьи 46 ТК в случаях, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями, расторжение трудового договора по инициативе нанимателя может производиться только с предварительного согласия соответствующего профсоюза.

При этом, несмотря на, казалось бы, более жесткую формулировку части второй статьи 46 ТК, в большинстве случаев она позволяет избегать необходимости ожидания двухнедельного срока предупреждения.

На основании части 2 статьи 43 ТК указанные выше основания увольнения также не могут быть применены к работникам в период временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (трудовом или социальном).

Основными ограничениями, связанными с привлечением к дисциплинарной ответственности, выступают ограничения, связанные с порядком и сроками привлечения к дисциплинарной ответственности.

Порядок применения дисциплинарных взысканий определен статьей 199 ТК. Нарушение указанного порядка может повлечь отмену дисциплинарного взыскания, вынесенного в нарушение законодательства.

При проведении аудита кадровой документации следует проверить формальное выполнение следующих требований, установленных статьей 199 ТК:

истребование письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка до применения дисциплинарного взыскания (часть 1 статьи 199 ТК). При этом отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания. Отказ работника от дачи объяснений оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей;

оформление вынесения дисциплинарного взыскания приказом (распоряжением), постановлением нанимателя (часть 4 статьи 199 ТК);

объявление работнику под роспись в пятидневный срок приказа (распоряжения), постановления о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов. Если работник не был ознакомлен в указанный срок с приказом (распоряжением), постановлением о наложении дисциплинарного взыскания, то такой работник считается не имеющим данного дисциплинарного взыскания. При отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением), постановлением наниматель обязан оформить акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Нарушение порядка привлечения работника к дисциплинарному взысканию может послужить основанием для отмены дисциплинарного взыскания, а, следовательно, к каждому из указанных выше действий наниматель обязан подходить крайне внимательно.

Если со вторым из вышеуказанных действием обычно проблем не возникает, то формальные проблемы могут возникнуть при истребовании объяснения и ознакомлении с приказом (распоряжением) или постановлением.

Работник может уклоняться от дачи объяснения, при этом не давая формального отказа от дачи письменного объяснения. Своими действиями работник может выражать согласие и даже стремление объяснить причину совершения дисциплинарного проступка, но не в этот самый момент, поскольку он, например, занят выполнением важного, срочного поручения или др.

С другой стороны, работник может дать письменное объяснение, при этом в документе не будет содержаться абсолютно никаких сведений о причинах совершения дисциплинарного проступка. В таком случае, если дело дойдет до трудового спора, нанимателю будет весьма сложно доказать, что у работника было истребовано именно объяснение о причинах совершения дисциплинарного проступка, за который последний был привлечен к дисциплинарной ответственности. С учетом вышеуказанного рекомендуется не только изучать наличие у кадровой службы объяснений работника, но и исследовать содержание письменных объяснений. При этом следует разъяснять работникам кадровой службы, что согласно части 3 пункта 32 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 01.01.2001 N 2 "О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде" (далее - постановление Пленума N 2) при рассмотрении в суде дел, связанных с увольнением по пункту 4 статьи 42 ТК, невыполнение нанимателем обязанности затребовать письменное объяснение от работника и неполучение такого объяснения не станет основанием для отмены дисциплинарного взыскания, если факт нарушения трудовой дисциплины будет подтвержден нанимателем представленными суду доказательствами.

При ознакомлении работника с приказом (распоряжением) или постановлением о привлечении к дисциплинарному взысканию может возникнуть ситуация, при которой работник, несмотря на то что изучил содержание документа, отказывается зафиксировать данный факт письменно.

Согласно части седьмой статьи 199 ТК актом фиксируется факт отказа от ознакомления, а не факт отказа от проставления подписи в документе. Несмотря на это, мы рекомендуем составлять акт с указанием того, что работник с документом был ознакомлен, но от подписи отказался, поскольку в дальнейшем, при рассмотрении спора, такой акт подтвердит правомерность и последовательность действий со стороны нанимателя.

К наиболее сложным ситуациям, связанным с привлечением работника к дисциплинарной ответственности, относится ситуация длительного прогула (отсутствия на работе) работника. В таком случае наниматель лишен возможности в полной мере соблюсти порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

В таком случае работники кадровых служб прибегают к почтовому направлению документации, подтверждающей исполнение своих обязанностей по истребованию объяснения работника и ознакомлению его с копией приказа, распоряжения или постановления о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Что касается сроков привлечения к дисциплинарной ответственности, то на основании части первой статьи 200 ТК дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске. Частью второй статьи 200 ТК определено, что днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен. При этом следует исходить из того, что течение месячного срока должно начинаться с момента, когда лицу, которому работник непосредственно подчинен, стало известно или должно было стать известно о совершенном дисциплинарном проступке.

Соблюдение сроков привлечения к дисциплинарной ответственности может стать для нанимателя серьезным ограничением, например, при условии направления работника в длительную командировку или несколько командировок, при работе на удаленном объекте или территории, при условии ограниченности или высокой стоимости связи и в других случаях.

3.6. Соблюдение условий оплаты труда.

Оплата труда всегда была и будет одним из наиболее важных условий трудовых договоров. Проведение кадрового аудита в большинстве случаев отводит изучению соблюдения условий оплаты труда основное внимание.

Согласно пункту седьмому части второй статьи 19 ТК под условиями оплаты труда понимаются, помимо прочего, размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. При этом вышеуказанные выплаты не являются закрытым перечнем условий оплаты труда. В состав условий оплаты труда, кроме вышеперечисленных, можно, например, включить:

сроки и периодичность выплаты заработной платы;

формы выплаты заработной платы;

место выплаты заработной платы;

формы и системы оплаты труда;

размер сдельных расценок;

оплату труда при временном заместительстве, при невыполнении норм выработки, браке, простое, при освоении новых производств (продукции);

вознаграждение по итогам работы за год;

выходное пособие;

материальную помощь;

выплаты, призванные компенсировать работникам: понесенные ими при выполнении трудовых обязанностей затраты; работу в определенных условиях; расторжение трудового договора по отдельным основаниям; изменение существенных условий труда и др. (например, компенсация за расторжение трудового договора по требованию работника в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде);