Внутренний аудит кадровой документации (стр. 1 )

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В. А.ГРИГОРЬЕВ,

партнер юридической группы "Статут",

консультант в области

законодательства о труде

Материал подготовлен с использованием

правовых актов по состоянию

на 9 августа 2012 г.

1. ПРИЧИНЫ, ЦЕЛИ И ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ

ВНУТРЕННЕГО АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Причины проведения аудита.

Ведение кадровой документации любой организации в нашей стране возложено на кадровую службу. При этом кадровая служба организации может существовать не только в форме структурного подразделения, в составе руководителя и других работников, но и в форме одного и (или) нескольких исполнителей (например, в микроорганизации обязанность по оформлению и хранению кадровой документации может быть поручена секретарю или выполняться главным бухгалтером организации).

Безусловно, в ходе ведения хозяйственной деятельности организации объем документооборота растет и со временем возникает необходимость проведения проверки правильности ведения кадровой документации.

Кадровый аудит не только позволяет решить проблемы правильности ведения документации, но и защищает организацию от многочисленных рисков, связанных с оформлением трудовых отношений.

Между аудитом кадровой документации и кадровым аудитом существует достаточно большая разница, поскольку первый затрагивает исключительно практические аспекты ведения документооборота и не изучает вопросы мотивации, адаптации, переподготовки персонала. Кадровый аудит может быть нацелен на изучение реализации кадровой политики организации, включая оценку подбора, расстановки кадров, их обучения, повышения квалификации, рост производительности труда и т. д. Кадровый аудит является более общим понятием и включает в себя помимо прочего аудит кадровой документации. В настоящем пособии рассматриваются исключительно вопросы, связанные с проведением аудита кадровой документации, хотя, принимая во внимание вышеуказанное, термин "кадровый аудит" будет применяться автором.

Ежедневно кадровая служба выполняет ряд однотипных функций, связанных со своей основной целью: обеспечением организации трудовыми ресурсами в достаточном количестве и необходимого качества. Выполнение этой цели требует от кадровой службы ведения целого ряда документов. Несмотря на то что основная цель направлена на прием новых кадров, зачастую на практике наибольший объем и сложность документации связан не с заключением, а с изменением и расторжением трудовых договоров.

Следует иметь в виду, что основной объем работы кадровой службы остается документально не оформленным, поскольку заключается в сборе и анализе сведений, проведении собеседований, идеологической и дисциплинарной работы, основанной на общении с другими людьми. Если исходить из содержания Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 01.01.2001 N 118, то основными задачами кадровой службы являются:

1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров (руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации).

3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказания систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Из содержания вышеуказанных задач видно, что целью деятельности кадровой службы выступает не оформление кадровой документации, а обеспечение эффективного функционирования системы подбора и расстановки кадров как на текущий, так и на плановый период.

При выполнении ежедневной рутинной работы основная цель деятельности кадровой службы может уйти на второй план, что, безусловно, отразится на эффективности работы структурного подразделения.

Проведение регулярного аудита кадровой документации позволит не только проконтролировать правильность ведения внутренней кадровой документации, но и даст возможность оценить профессиональные качества работников кадровой службы, позволит акцентировать внимание сотрудников кадровой службы на наиболее значимых для организации задачах.

1.2. Цели.

Аудит кадровой документации направлен на установление и ликвидацию недостатков работы кадровой службы и нарушений законодательства о труде при оформлении и ведении кадровой документации. При этом он основывается одновременно на выполнении нескольких основных целей:

1. Снижение правовых рисков <*> организации, связанных с оформлением трудовых отношений.

<*> Под правовыми рисками организации здесь понимаются риски возможного ущерба, который может быть причинен правам и законным интересам организации вследствие неблагоприятного разрешения трудового спора или в результате государственного надзора за соблюдением законодательства о труде.

2. Уменьшение материальных расходов организации, складывающихся в результате кадрового документооборота.

3. Изучение текущего профессионального уровня работников кадровой службы. Повышение профессиональных навыков работников кадровой службы, подготовка их к оперативной работе при проведении контрольно-надзорных мероприятий.

4. Оптимизация работы кадровой службы.

5. Восстановление недостающей кадровой документации.

Безусловно, перед специалистами, проводящими аудит кадровой документации, со стороны руководства организации могут быть поставлены и иные цели, например:

- изучение возможности сокращения издержек, связанных с ведением кадровой документации;

- установление целесообразности передачи ведения кадровой документации сторонней организации или специалисту (по договору аутсорсинга или возмездного оказания услуг);

- оценка рациональности выполняемых трудовых функций со стороны кадровой службы, а также объема трудовой нагрузки на исполнителей;

- в отдельных случаях при заключении коллективных, трудовых договоров, предусматривающих дополнительные виды обязательств, договоров аутстаффинга (аренды персонала) - изучение полноты и своевременности выполнения обязательств, принятых на себя стороной договора.

Поскольку изменение кадровой политики организации или в целом изменение подходов к управлению персоналом может коренным образом повлиять на систему формирования и ведения кадровой документации, проведение аудита кадровой документации рекомендуется при смене руководителя (ответственного исполнителя) кадровой службы, при назначении нового руководителя организации, при переходе права собственности организации.

Кроме того, при смене должностных лиц, ответственных за ведение кадровой документации, проведение аудита позволит возложить на них ответственность за допущенные ими нарушения.

Проведение аудита кадровой документации, кроме выполнения обычных целей, нередко оказывает положительное влияние на дисциплину и чувство ответственности внутри всего трудового коллектива, поскольку объектом его изучения являются отношения, затрагивающие всех работников организации. Изучение законности оформления и содержания кадровой документации демонстрирует внимательность нанимателя к своим работникам.

Выбирая между внутренним и внешним аудитом кадровой документации, следует в первую очередь руководствоваться теми целями, которые ставит перед собой наниматель, а затем трезво оценивать наличие соответствующих ресурсов.

Преимуществами внутреннего аудита являются:

- сохранение прежнего уровня внутренней безопасности, связанной с тем, что изучение документации проводится только специалистами организации;

- низкая цена привлеченных ресурсов. Так, при проведении аудита документации будут привлекаться работники, получающие заработную плату, наверняка, в свое основное рабочее время, а, следовательно, дополнительные расходы будут связаны исключительно с дополнительными выплатами, установленными в связи с проведением аудита, командировочными расходами и, возможно, некоторым количеством других расходов, тогда как работа профессиональных аудиторов и (или) консультантов требует выплаты вознаграждения.

Недостатки внутреннего аудита:

- при проведении внешнего аудита кадровой документации специалист независим и не связан служебными и личными отношениями с проверяемым работником, при проведении внутреннего аудита нередко специалист, проводящий правовую оценку документов, заинтересован в принимаемом решении;

- довольно часто изучая внутреннюю документацию, специалист может пропустить ошибку по привычке, тогда как внешний "работник" обратил бы внимание на нарушение, поскольку смотрит на него "свежим взглядом";

- привлечение внутренних специалистов к проверке возможно лишь при условии наличия соответствующего компетентного персонала, имеющего свободное от работы время.

1.3. Этапы проведения аудита кадровой документации.

1. Постановка основных задач аудита.

На этом этапе руководство организации определяет для специалистов круг вопросов, подлежащих изучению, например:

- проведение общей проверки кадровой документации (изучается общий круг вопросов, связанных с соответствием документации требованиям действующего законодательства, а также договорным обязательствам);

- оптимизация рабочего времени и времени отдыха (введение суммированного учета рабочего времени, изменение учетного периода, изменение режима труда и отдыха, соблюдение законодательства в части предоставления права работников на отдых);

- изучение необходимости совершенствования нормирования труда (оценка обоснованности установленных норм труда, проверка правильности составления и актуальности нормативной документации по нормированию труда, изучение необходимости пересмотра норм труда и др.);

- устранение нарушений законодательства, влекущих материальные выплаты (правильность расчета среднего заработка (компенсации) за время трудового отпуска, командировочные выплаты, правильность расчета заработной платы и других выплат, производимых работникам) или другие.

2. Изучение кадровой документации.

Этот этап включает в себя выборочное или сплошное изучение документов организации (обособленного структурного подразделения) в соответствии с поставленными задачами, а также получение разъяснений со стороны должностных лиц, ответственных за их ведение, учет и хранение.

3. Подведение итогов аудита.

При подведении итогов кадрового аудита должен быть не только определен состав нарушений, установленных в ходе изучения документации, но и обрисован круг ответственных должностных лиц, выделены основные причины совершения допущенных нарушений, определены порядок, сроки, а также ответственные лица за устранение нарушений.

Подведение итогов аудита оформляется составлением заключения (отчета) с подробным описанием целей аудита, порядка его проведения, а также соответствия изученной документации требованиям законодательства, а также договорным обязательствам.

Обычно подведение итогов аудита сопровождается изданием соответствующего приказа, в котором определяются должностные лица и сроки устранения нарушений, а также принимается решение о привлечении к ответственности (материальной, дисциплинарной) специалистов организации. В случае принятия решения о поощрении специалистов такое решение может быть оформлено отдельно.

4. Устранение нарушений, установленных при проведении аудита, а также реализация рекомендаций аудитора.

На этом этапе ответственные должностные лица устраняют нарушения, выявленные в ходе аудиторской проверки. В зависимости от содержания нарушений их устранение может производиться путем выполнения отдельных автономных действий (составление и выдача уведомлений, заполнение или надлежащее оформление отчетной документации, разработка и утверждение планов, перечней, графиков и т. д.) или путем разработки связанной между собой документации (например, внесение изменений в трудовой договор связано с изданием соответствующего приказа (распоряжения), кроме того, оно может быть связано с получением письменного заявления от работника или выдачей ему уведомления; изменение состава материально ответственных лиц должно производиться при одновременном изменении соответствующего перечня, предупреждении работников, а также последующем заключении договоров о материальной ответственности и в некоторых случаях изменении содержания трудовых договоров).

2. ВИДЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Аудит аудиту рознь. Принимая решение о проведении кадрового аудита, руководство должно не только поставить задачи перед специалистами, но и решить, какой объем ресурсов и времени наниматель может выделить на изучение документации.

В зависимости от полноты изучаемой документации и длительности аудита различают выборочный, сплошной и целевой аудит.

2.1. Выборочный аудит кадровой документации.

Выборочный аудит кадровой документации - это вид проверки документов с указанием в экспертном заключении состава нарушения законодательства и (или) договора, а также двух - трех примеров такого нарушения. Консалтинговые и аудиторские организации, оказывающие услуги по проведению кадрового аудита, в большинстве случаев предлагают именно выборочную проверку документов организации.

По итогам проведения выборочного кадрового аудита руководству организации предоставляется экспертное заключение (отчет), содержащее информацию относительно всех видов установленных нарушений. Однако наниматель не получает информации о точном количестве нарушений каждого конкретного вида и месте их содержания. Таким образом, при восстановлении документов и исправлении нарушений могут возникать определенные неудобства, поскольку специалистам проверяемого структурного подразделения организации придется проводить своего рода мониторинг документов на предмет выявления в них указанных в экспертном заключении (отчете) нарушений.

Несмотря на это, некоторые организации изъявляют желание по проведению именно выборочного кадрового аудита, например, если в дальнейшем не планируется восстановление уже изготовленных документов либо штатная численность работников невелика и кадровой службе несложно установить все нарушения, указанные в заключении (отчете).

Преимущества выборочного аудита кадровой документации по сравнению со сплошным аудитом кадровой документации заключаются в том, что проведение первого менее затратно как во временном, так и в материальном плане.

2.2. Сплошной аудит кадровой документации.

Проводится с указанием всех допущенных нанимателем нарушений в области ведения кадрового делопроизводства как в отношении каждого из работников в отдельности, так и всего коллектива в целом.

По итогам проведения сплошного аудита кадровой документации в экспертном заключении (отчете) отражается не только вид нарушения, но и все без исключения документы, в которых такое нарушение имело место быть, с указанием реквизитов этих документов.

Например, в случае выявления нарушения в виде отсутствия в приказе подписи работника в экспертном заключении будут перечислены все приказы нанимателя с указанием их реквизитов, где отсутствуют подписи работников, т. е. в экспертном заключении указываются все документы, не соответствующие по тем или иным причинам действующему законодательству, и все без исключения нарушения, содержащиеся в таких документах.

Польза такого экспертного заключения (отчета) состоит в том, что организация на дату проведения кадрового аудита получает полную информационную картину по допущенным нарушениям, а также по наличию и (или) отсутствию у нее документов, касающихся трудового законодательства. Помимо этого, экспертное заключение позволяет исправить все имеющиеся нарушения без дополнительных временных затрат на поиск таких нарушений.

Минус сплошного кадрового аудита перед выборочным кадровым аудитом и целевым кадровым аудитом заключается в том, что это весьма сложное мероприятие, которое всегда требует существенных временных, трудовых и материальных затрат.

2.3. Целевой кадровый аудит.

Целевой кадровый аудит заключается в том, что перед специалистом (специалистами) ставится круг вопросов, подлежащих изучению (например, правильность хранения, ведения трудовых книжек работников), остальные вопросы в ходе аудита не рассматриваются, что позволяет быстро изучить исследуемую тематику.

Целевой аудит кадровой документации удобен в случае возникновения конкретных вопросов или проблем у нанимателя, как то: соблюдения законодательства в области нормирования труда, исполнения требований в части охраны труда, правильности учета рабочего времени работников, реализации гарантий работников при направлении их в служебную командировку и др.

3. ВОПРОСЫ, ИЗУЧАЕМЫЕ В ХОДЕ АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Проводя аудит кадровой документации, специалист последовательно изучает вопросы, поставленные перед ним руководством. При проведении общего аудита затрагиваются все вопросы применения трудового законодательства, однако для более удобного их рассмотрения мы классифицируем их по блокам.

3.1. Содержание локальной нормативной правовой документации.

Аудит кадровой документации должен начинаться с изучения наиболее важных документов, затрагивающих правовой статус нанимателя и его работников. К таким документам относятся коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, о нормировании, о коммерческой тайне, о материальной ответственности, о командировках, др., должностные и рабочие инструкции и другие локальные нормативные правовые акты (ЛНПА) нанимателя.

При изучении ЛНПА в первую очередь следует обратить внимание на срок действия документов. Возможно, истек срок их действия (для срочных документов) или пришло время пересматривать содержание документации.

Так, например, если руководствоваться частью 1 статьи 367 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК), то коллективный договор, соглашение заключаются на срок, который определяют стороны, но не менее чем на один год и не более чем на три года.

При этом пролонгация коллективного договора или соглашения не допускается, а, следовательно, при истечении срока действия документа необходимо принимать следующий проект даже при условии, что его условия не изменяются.

В соответствии с пунктом 54 Инструкции о порядке организации нормирования труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.2001 N 53 (далее - Инструкция N 53), не реже чем раз в два года структурным подразделением (службой) в организации, на которое возложены функции по организации и нормированию труда, или работником(ами), на которого(ых) возложены указанные функции, проводится проверка действующих норм труда на их соответствие уровню техники, технологии, организации производства и труда в организации. Устаревшие и ошибочно установленные нормы подлежат пересмотру.

Кроме того, согласно пункту 55 Инструкции N 53 нормы труда подлежат обязательной замене новыми по мере внедрения в производство организационно-технических мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, независимо от того, предусматривались ли эти мероприятия календарным планом разработки, замены и пересмотра норм.

К таким мероприятиям относятся: ввод нового и модернизация действующего оборудования; внедрение более прогрессивной технологии, усовершенствование технической и организационной оснастки, инструмента; улучшение конструкций изделий; механизация и автоматизация производственных процессов, совершенствование рабочих мест, их рационализация; использование новых видов материалов, сырья, топлива; внедрение рационализаторских предложений, межотраслевых, отраслевых норм и нормативов по труду.

При проведении аудита кадровой документации специалист должен обратить внимание на то, проводился ли пересмотр норм труда при внедрении организационно-технических мероприятий.

Следует изучить вопросы соответствия документации требованиям действующего законодательства, а также внесения изменений в ЛНПА при изменении действующего законодательства о труде. Так, нередко при составлении проектов ЛНПА наниматели ссылаются на нормы законодательства о труде. При изменении действующего законодательства Республики Беларусь соответствующие ссылки в ЛНПА должны быть исправлены, а содержание пересмотрено на предмет соответствия терминологии и содержания актов законодательства.

В ходе проведения аудита должен быть рассмотрен вопрос ознакомления работников с содержанием ЛНПА, в том числе при внесении в них изменений. Так, если изменения документации затрагивают права работников, они должны быть ознакомлены в том порядке, в котором данная документация доводилась до них при приеме на работу или утверждении, а если изменения затрагивают существенные условия труда, то помимо ознакомления необходимо предупредить работников не позднее чем за один месяц до ее вступления в силу и получить согласие на работу в соответствующих условиях труда.

3.2. Оформление приема на работу.

Согласно статье 54 ТК при приеме работника на работу наниматель обязан:

1. Потребовать от работника документы, необходимые для заключения трудового договора в соответствии с законодательством.

Указанное требование необязательно должно выражаться в письменной форме, однако получение копий соответствующих документов целесообразно в подавляющем большинстве случаев.

Согласно части 1 статьи 26 ТК при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

- документ, удостоверяющий личность;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

- трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

- диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

- направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

- индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

- декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Частью 2 статьи 26 ТК определено, что прием на работу без указанных документов не допускается. Кроме того, несмотря на то что это не предусмотрено действующим законодательством, при приеме работника на работу принято истребовать у него письменное заявление о приеме.

Факт истребования вышеуказанных документов рекомендуется закреплять письменно. На основании пунктов 6, 7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 01.01.2001 N 2, часть из указанных документов будет включена в личное дело работника (копия диплома или иного документа об образовании, повышении квалификации, переподготовке, декларация о доходах и имуществе, заявление о приеме на работу, направление на работу). Целесообразно брать копии документов воинского учета, паспорта (вида на жительство) и иных документов, представляемых при приеме на работу, чтобы иметь возможность не только подтвердить факт их истребования, но и получить необходимую информацию о работнике в последующем.

Факт истребования соответствующей необходимой документации может быть подтвержден не только наличием оригиналов или копий соответствующих документов, но и распиской работника, подтверждающей его ознакомление с перечнем необходимых для представления документов. Такая расписка может быть оформлена отдельно или, например, вытекать из содержания трудового договора, заключенного с работником, правил внутреннего трудового распорядка или иного документа, подписанного с работником при приеме на работу.

Согласно части 3 статьи 26 ТК запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством. Однако, если соискатель самостоятельно считает, что представление рекомендуемых потенциальным нанимателем документов может благоприятно сказаться на результатах собеседования, можно запросить и дополнительные документы, представление которых будет носить лишь рекомендательный характер. При этом надо иметь в виду, что отказ в приеме на работу в связи с непредставлением таких документов не допускается. Если кадровой политикой организации предусмотрена необходимость запрашивать дополнительную документацию, то при проведении кадрового аудита исполнение соответствующей обязанности также должно быть изучено специалистом.

Важно. Согласно части 2 статьи 54 ТК в случае возникновения сомнений в подлинности документа об образовании наниматель обязан направить запрос в Министерство образования Республики Беларусь о подтверждении факта его выдачи конкретному лицу. Факт направления указанного запроса также следует изучать при проведении внутреннего аудита кадровой документации.

2. Ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности.

Проверка исполнения указанной обязанности со стороны работника кадровой службы заключается в исследовании реквизитов ознакомления с должностной (рабочей <**>) инструкцией, положениями об оплате труда, премировании, коммерческой тайне, деловой этике, материальной ответственности и другими документами. Получение росписи, подтверждающей ознакомление работника с указанной документацией, может производиться и на одном документе. Так, например, работники кадровых служб некоторых организаций получают от работников соответствующую роспись в личной карточке, специальном журнале, заявлении о приеме на работу, приказе о приеме или на отдельном реквизите, оформленном на бланке трудового договора.

<**> Здесь термин "рабочая инструкция" применяется как условное обозначение документа, определяющего обязанности рабочего. На практике также используются термины: профессиональная инструкция, перечень работ и др.

Следует отметить, что роспись работника об ознакомлении с должностной инструкцией необходима даже в том случае, если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору.

При заключении трудового договора с некоторыми категориями работников порученная работа определяется не должностной (рабочей) инструкцией, а другими документами. Так, например, обязанности руководителя организации определяются трудовым договором (контрактом) и учредительные" href="/text/category/dokumenti_uchreditelmznie/" rel="bookmark">учредительными документами организации (п. 2 ст. 48 Гражданского кодекса Республики Беларусь). Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются в положениях о соответствующих подразделениях (ч. 6 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.2001 N 1). Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации, как правило, осуществляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

3. Ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.

Законодательством о труде не запрещено получать роспись об ознакомлении с коллективным договором, соглашением и правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) одновременно при получении росписи об ознакомлении с документами, указанными выше (в пункте 2). Однако законодатель отдельно вынес указанные документы, руководствуясь их высокой значимостью в сфере трудовых отношений.

Поскольку рассматриваемые документы содержат в себе нормы, определяющие основные условия трудового договора с работником, рекомендуется проводить ознакомление работника с коллективным договором, соглашением и ПВТР отдельно в специально отведенном для этого журнале или листе ознакомления.

4. Провести вводный инструктаж по охране труда.

Согласно пункту 46 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 01.01.2001 N 175, вводный инструктаж по охране труда (далее - вводный инструктаж) проводится при приеме на постоянную или временную работу в организацию, а также участии в производственном процессе, привлечении к работам (оказанию услуг) в организации или на ее территории, выполнении работ (оказании услуг) по заданию организации (по заключенному с организацией договору) для следующих лиц:

1) работающих по трудовым договорам (далее - работники);

2) работающих по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ (оказание услуг) и создание объектов интеллектуальной собственности (далее - гражданско-правовые договоры);

3) работающих на основе членства (участия) в юридических лицах
любых организационно-правовых форм;

4) глав и членов крестьянских (фермерских) хозяйств;

5) обучающихся учреждений образования, привлекаемых в установленном законодательством порядке к выполнению работ (оказанию услуг) в организациях, в том числе в период прохождения практики, производственного обучения;

6) военнослужащих Вооруженных Сил Республики Беларусь, других войск и воинских формирований, привлекаемых к выполнению работ (оказанию услуг) и исполнению иных обязанностей, не обусловленных военной службой, в порядке и на условиях, установленных законодательством;

7) содержащихся в организациях уголовно-исполнительной системы, лечебно-трудовых профилакториях Министерства внутренних дел Республики Беларусь и привлекаемых в установленном законодательством порядке к выполнению оплачиваемых работ;

8) привлекаемых в установленном законодательством порядке к труду в процессе лечения (трудотерапии) в организациях здравоохранения;

9) привлекаемых в установленном законодательством порядке к ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

Вводный инструктаж проводится также с работниками других организаций, в том числе командированными, при участии их в производственном процессе или выполнении работ на территории организации.

Регистрация вводного инструктажа осуществляется в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда.

5. Оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под роспись.

В зависимости от системы документооборота содержание приказа (распоряжения) о приеме может разниться. В тех случаях, когда сведения о содержании трудового договора не передаются в бухгалтерию, целесообразно в приказе (распоряжении) о приеме указывать не только должность (профессию) работника, структурное подразделение, в которые работник принимается на работу, но и размер его тарифной ставки (оклада), а также иных элементов оплаты труда, таких как повышения тарифных ставок (окладов), доплат, надбавок и др.

Допускается письменное ознакомление работника не с оригиналом распорядительного документа, а с его копией или выпиской из него.

6. В соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку.

Ведение трудовых книжек работников на территории Республики Беларусь производится в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.01.2001 N 1635 "О трудовых книжках работников" (далее - постановление N 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 01.01.2001 N 30 (далее - Инструкция N 30).

При проведении аудита кадровой документации следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которым законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Согласно части второй подпункта 1.3 пункта 1 постановления N 1635 лицу, впервые поступающему на работу, заполняется нанимателем трудовая книжка образца республиканской трудовой книжки 1995 года в соответствии с представляемыми работником документами в его присутствии. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо у гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью исполнительного комитета, осуществившего регистрацию нанимателя.

При этом ведение книжки производится на любого работника вне зависимости от того, гражданином какого государства он является. При наличии у гражданина трудовой книжки иного образца (например, принятого в Российской Федерации) на него заводится трудовая книжка образца, принятого в Республике Беларусь.

2. Наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством.

Согласно пункту 9 Инструкции о порядке использования бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.2001 N 110 "Об использовании бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь", бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, несгораемых шкафах или металлических ящиках, а в случаях необходимости - в специально оборудованных помещениях. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Пунктом 58 Инструкции N 30 определено, что нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции N 30) (далее - приходно-расходная книга);

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 3 к Инструкции N 30) (далее - книга учета).

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Приходно-расходная книга ведется бухгалтерией.

Книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием и увольнение работников. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Приходно-расходная книга и книга учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.