Личная карточка (форма Т-2) (стр. 2 )

* Коды иностранных языков по ОКИН были опубликованы в специальном выпуске журнала «Кадры предприятия» за I полугодие 2004 года «Кадровые консультации», который вы найдете у себя в кабинете, если являетесь подписчиком журнала.

В том случае, если оформляемый работник не окончил образовательное учреждение, кодирование информации об его образовании осуществляется по следующим правилам:

Образовательный статус работника	Запись в пункте 6
Работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен	Неполное высшее
Работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 года обучения	Неполное высшее, III (IV, V, VI) курс
Работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его; на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование	Основное общее
Работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование	Среднее (полное) общее
Работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование	Среднее (полное) общее
Работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел неполное среднее образование	Неполное среднее
Работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе	Незаконченное среднее образование

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся строго в соответствии с представленным работником документом — справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Производить записи на основании студенческого билета или зачетной книжки работника, прервавшего обучение, представляется не вполне правомерным. Впрочем, и для работника, продолжающего обучение, зачетная книжка и студенческий билет являются всего лишь документами, подтверждающими, что он зачислен в учебное заведение и является студентом.

Как уже отмечалось, пункт 6 личной карточки заполняется на основании документа об образовании, который содержит все необходимые сведения.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл. Так, например, если в наименование учебного заведения входит слово «имени» в личной карточке (как, впрочем, и в других документах кадрового учета), пишется сокращенное «им.»; если за словом «имени» следуют слова «профессора», «академика», пр., записывается «им. профессора», «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений (если таковые присвоены) в учетных документах не указываются.

Данные о документе об образовании (наименование, серия и номер) записываются в строгом соответствии с представленным работником документом.

Год окончания кодируется арабскими цифрами: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух — месяц, и в последних четвертых — год, например, «08.11.2004».

Квалификация указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются следующие квалификации (степени): «бакалавр», «дипломированный специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации «монтажник», «техник», «товаровед», «бухгалтер» и т. д.

Как следует из структуры пункта 6 личной карточки, кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, причем, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), то кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. Инспекторам по кадрам необходимо обратить внимание на то, что с 01.01.2004 применяется новый ОКСО (ОК ), утвержденный постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 . Поскольку он утвержден по новой структуре, то для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными приказом Минобразования России «О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования».

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй табличный блок пункта 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке пункта 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, а остальным формам — код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в вышеизложенном порядке. При внесении в него сведений об образовательном учреждении, реквизитов документа и т. д. также следует учитывать, что работник может получить две степени, а поэтому должно оставаться место для указания обеих.

Кодирование специальности или направления послевузовского образования по ОКСО представляется не совсем правильным, поскольку ОКСО содержит информацию о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. Специальности и направления послевузовского определения устанавливаются по Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Миннауки России ;

— пункт 7 «Профессия». В данном случае под профессией следует понимать вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций, право на который у человека возникло после получения соответствующего образования или подготовки.

В ранее применявшихся формах личной карточки в этом пункте записывалась специальность по опыту работы. Представляется, что в настоящее время здесь также должна записываться профессия по опыту работы. Запись должна характеризовать профиль работы сотрудника; исходная информация должна браться из трудовой книжки и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Информация о профессиях кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России .

Согласно постановлению Правительства РФ «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» ведение и применение ОКПДТР обеспечивает Минтруд России (сегодня — Минздравсоцразвития России). Ввиду того, что в классификатор постоянно вносятся изменения, крайне желательно использовать официальные издания Минтруда России или Минздравсоцразвития России.

Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во Введении к ОКПДТР.

Так, из примера кодирования по ОКПДТР профессии токаря следует, что код этой профессии выглядит следующим образом:

	19149		6		02		7223		5		12		1		2,

где:	1 — профессия;
	9149 — токарь;
	6 — контрольное число;
	02 — 2-й выпуск ЕТКС;

7223 — базовая группа по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) — «Станочники на металлообрабатывающих станках, наладчики станков и оборудования»;

5 — 5-й тарифный разряд;

12 — сдельно-премиальная системы оплаты труда;

1 — нормальные условия труда;

2 — рабочий, выполняющий работу при помощи машин и механизмов.

А из примера кодирования по ОКПДТР должности заместителя начальника финансово-экономического отдела следует, что код должности выглядит следующим образом:

	24695		1		1		1231		03,

где:	2 — должность;
	4695 — начальник отдела (финансово-экономического и административного);
	1 — контрольное число;
	1 — категория руководителей;
	1231 — базовая группа по ОКЗ — «Руководители финансово-экономических и административных подразделений и служб»;
	03 — производная должность — заместитель.

То есть код профессии, действительно, состоит из 17 цифр, а код должности — из 13. В таком коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплаты. «Сокращение» кода по ОКПДТР до 5 или 6 цифр произвели сами Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как 5 первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй — как 6 первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР.

В этой связи нужно обратить внимание на следующий момент.

В личной карточке работника, несмотря на то, что она введена для учета всей информации о работнике, нет пунктов или разделов, предназначенных для отражения информации об условиях труда (вредные, опасные, нормальные, пр.), условиях его оплаты и т. д. Представляется, что полный код профессии или должности по ОКПДТР как раз и предназначен для этих сведений.

Так, полный код штукатура, скомпонованный на основании данных классификатора и приказа (распоряжения) о приеме на работу, принял бы следующий вид: 191В этом коде была бы представлена следующая, необходимая для кадрового учета информация: 1 — профессия, 9727 — штукатур, 6 — контрольное число, 03 — номер выпуска ЕТКС, 3 — 3-й разряд, 7133 — группа по ОКЗ — «Штукатуры», 10 — сдельная оплата труда, 1 — условия труда нормальные, 4 — рабочий, выполняющий работу вручную не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР);

— пункт 8 «Стаж работы». Стаж работы определяется на основании записей в трудовой книжке работника (если она имеется) и (или) иных подтверждающих документов.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется. Например:

1) 12.07.1998 + 14.07.1996 + 31.12.1989 + 21.05.1987 + + 09.06.1969 + 23.05.1967 = 110.42.11906

2) 15.07.1996 + 04.09.1991 + 01.01.1989 + 15.09.1970 + + 27.05.1967 + 15.03.1966 = 77.34.11879

3) 110.42.11909 — 77.34.11879 = 27.08.33 или

27 лет 2 месяца 03 дня + 4 дня = 27 лет 2 месяца 07 дней.*

* Методика подсчета общего трудового стажа приводится из Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ п).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

В строке «Непрерывный» указывается стаж работы, в соответствии с которым исчисляются выплаты по социальному страхованию. При заполнении этой строки следует руководствоваться Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совета Министров СССР (с изм. на 04.03.2004).

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами, например, Положением об исчислении выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет к окладу денежного содержания сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации и Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (утверждено постановлением Правительства РФ ), Правилами исчисления выслуги лет для назначения процентной надбавки за выслугу лет к окладу денежного содержания сотрудникам органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ (утверждено постановлением Правительства РФ ), другими.

В пункте 8 предусмотрена строка для указания иных видов стажа, с наличием которых законодательство связывает предоставление некоторых льгот и гарантий, например, стажа работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

В том случае, если работник впервые принимается на работу, в соответствующих строках пунктах проставляются нули;

— пункт 9 «Состояние в браке». Состояние в браке определяется в первую очередь по паспорту работника. Если в паспорте нет никаких отметок о состоянии в браке, этот пункт заполняется на основании опроса работника. Работник может отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны. В этом случае не следует конфликтовать с работником, возможно, он сам косвенно сообщит необходимую информацию, указывая в числе ближайших родственников своих детей.

Согласно фасету 10 ОКИН состояние в браке записывается и кодируется следующим образом

№ п/п	Состояние в браке	Код по ОКИН
1	Никогда не состоял (не состояла в браке)	1
2	Состоит в зарегистрированном браке	2
3	Состоит в незарегистрированном браке	3
4	Вдовец (вдова)	4
5	Разведен (разведена)	5
6	Разошелся (разошлась)	6

— пункт 10 «Состав семьи». По общему правилу ближайшими родственниками считаются: отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится работник.

Если указанных родственников у работника нет, указываются другие близкие родственники. Кого именно из них следует указать в личной карточке, работник должен решить вместе с сотрудником кадровой службы, исходя из того, находятся эти родственники у него на иждивении или проживают вместе с ним или же имеются иные юридически значимые обстоятельства.

Основаниями для заполнения этого пункта личной карточки является паспорт работника, иные документы или сведения, сообщенные работником в устном порядке;

— пункт 11 «паспорт». Реквизиты паспорта указываются в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или паспортом другого государства;

— пункт 12 «Место жительства». Практически во всех печатных изданиях заключительная часть раздела I личной карточки опубликована только с окончанием пункта 12 ранее применявшейся формы № Т-2. Первая же часть этого пункта со строками, предназначенными для адреса места жительства работника, в новой унифицированной форме не приводится.

Поскольку данные о месте жительства работника являются одними из важнейших регистров кадрового учета (в частности, необходимыми для связи с работником, для высылки ему трудовой книжки по почте и т. д.), то сотрудникам кадровой службы придется самостоятельно заняться «восстановлением» необходимых реквизитов по образцу ранее применявшейся формы личной карточки либо «по умолчанию», либо по правилам, установленным для внесения изменений и дополнений в унифицированные формы.

Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.

В том случае, если фактический адрес места жительства указан в документе (например, в свидетельстве о регистрации по месту пребывания), то он записывается в соответствии с этим документом. Если же он записывается со слов работника, то крайне желательно, чтобы работник проверил правильность его указания.

При указании адреса допускается использование следующих сокращений:

Типы адресных объектов	Сокращения
Автономный округ	АО
Автономная область	Аобл.
Город	г.
Край	край
Область	обл
Республика	Респ.
Район	р-н
Улус	у.
Поселок городского типа	пгт.
Рабочий (заводской) поселок	рп.
Курортный поселок	кп.
Дачный поселок	дп.
Сельский совет	с/с
Сельская администрация	с/а
Сельский округ	с/о
Сельское муниципальное образование	с/мо
Волость	волость
Почтовое отделение	п/о
Аал	аал
Аул	аул
Выселки(ок)	выс.
Деревня	д.
Железнодорожная будка	ж/д будка
Железнодорожная казарма	ж/д казарма
ж/д остановочный (обгонный) пункт	ж/д оп.
Железнодорожный пост	ж/д пост.
Железнодорожный разъезд	ж/д рзд.
Железнодорожная станция	ж/д ст.
Заимка	заимка
Казарма	казарма
Кишлак	к.
Местечко	м.
Микрорайон	мкр.
Населенный пункт	нп.
Остров	остров
Поселок сельского типа	п.
Планировочный район	п/р.
Поселок и(при) станция(и)	п/ст.
Починок	починок
Промышленная зона	промзона
Разъезд	рзд.
Село	с.
Слобода	сл.
Станция	ст.
Станица	ст-ца
Улус	у.
Хутор	х.
Аллея	аллея
Бульвар	б-р
Въезд	въезд
Дорога	дор.
Животноводческая точка	жт.
Заезд	заезд
Квартал	кв-л
Кольцо	кольцо
Линия	линия
Набережная	наб.
Парк	парк
Переулок	пер.
Переезд	переезд
Площадь	пл.
Площадка	пл-ка
Проезд	проезд
Проспект	пр-кт
Просек	просек
Проселок	проселок
Проулок	проулок
Строение	стр.
Территория	тер.
Тракт	тракт.
Тупик	туп.
Улица	ул.
Участок	уч-к
Шоссе	ш.

В том случае, если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку «фактически» целесообразно оставлять незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) кадровая служба могла зафиксировать необходимую информацию.