Личная карточка (форма Т-2) (стр. 4 )

Графы 1 — 5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 — после выхода работника из отпуска.

18. Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». Этот раздел личной карточки предназначен для учета социальных льгот, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

В графе 1 указывается наименование льготы или приводится ее краткое содержание в соответствии с нормативным правовым актом. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в разделе IX льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

Отсутствие в законодательстве точного определения понятия «социальные льготы» позволяет отражать в разделе IX все льготы, гарантии и компенсации, которые работодатель должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ.

К сожалению графы 2 и 3 раздела IX не позволяют указать наименование документа, подтверждающего право работника на получение льгот. Однако, поскольку эта информация необходима кадровой службе, для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот, желательно все же указать ее после номера и даты выдачи документа.

В графе «Основание» дается ссылка на нормативный правовой акт (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

В настоящее время в законодательстве о социальной защите граждан произошли существенные изменения: действующая система социальной защиты граждан, которые пользуются льготами и социальными гарантиями и которым предоставляются компенсации, приводится в соответствие новой схеме разграничения полномочий между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления; подавляющее большинство льгот в натуральной форме заменяется на денежные компенсации.

С 01.01.2005 — момента вступления в силу Федерального закона от 01.01.2001 «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» — меняются нормы 152 федеральных законов, предусматривающих предоставление социальных льгот; еще 112 актов законодательства полностью или частично утрачивают силу.

В связи с этим после 01.01.2005 в личных карточках, заполненных до 01.01.2005, нужно проверить раздел IX на предмет того, не отменены ли некоторые из предоставлявшихся работнику льгот.

19. Раздел X «Дополнительные сведения». Настоящий раздел предназначен для отражения дополнительных сведений о работнике, например:

— об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

— об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка-инвалида и т. д. В этом разделе, в частности, могут быть уточнены реквизиты документа, подтверждающего право работника на отдельные льготы (если они не были указаны в разделе IX);

— об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;

— о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;

— другие.

В том случае, если сведения об основной работе работника — внешнего совместителя или сведения о работе по совместительству не отражались в разделе III личной карточки, то их приводят в числе дополнительных сведений.

Для того, чтобы информация, указанная в этом разделе, была удобной для восприятия, желательно каждый блок нумеровать и структурировать по ключевым словам, например:

«1. Обучение: Московский коммерческий университет, юридический факультет, вечернее отделение, I курс.

2. Водительские права категории «В».

Форма изложения сведений в этом разделе может быть и повествовательной, например:

«1. Обучается в Московском коммерческом университете, на I курсе юридического факультета вечернего отделения.

2. Имеет водительские права категории «В».

20. «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.

В строке «Основание...» необходимо привести полную формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника проставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

Несмотря на то, что с 05.04.2004 введена новая форма личной карточки, ее структура все равно не является универсальной для всех организаций.

В том случае, если кадровой службе необходимо изменить конструкцию формы личной карточки, она, руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России , может внести в форму дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденной Госкомстатом России формы остаются без изменения; внесение же новых реквизитов должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Рассмотрим правила изменения формы Т-2 на примере дополнения раздела IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». Как уже отмечалось, конструкция таблицы раздела не позволяет указать наименование вида документа, подтверждающего право работника на получение отдельных льгот. Эта проблема может быть решена включением в таблицу дополнительной графы и, соответственно, изменением нумерации граф:

Наименование льготы	Документ	Основание
	наименование	номер	дата выдачи
1	2	3	4	5

Несмотря на то, что такая правка является исключительно технической, она должна быть оформлена приказом (распоряжением) или иным организационно-распорядительным документом.

В таком же порядке можно «вернуть» в форму № Т-2 пункт 12 об адресе места жительства работника (см. выше).

В случае изменения фамилии, имени, отчества, паспорта, места жительства и иных, идентификационных признаков работника кадровая служба должна сделать соответствующие изменения в личной карточке работника.

Наиболее распространенной схемой учета изменений в личной карточке является модель, используемая при ведении трудовых книжек. Ее суть кратко сформулирована в уже упоминавшемся ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»: «при изменении фамилии старую необходимо зачеркнуть, а вместо старой написать новую, согласно представленным в ОК документам», например:

1. Фамилия	Рубцова Иванова	Имя	Татьяна	Отчество	Ивановна
или:
	Иванова
1. Фамилия	Рубцова	Имя	Татьяна	Отчество	Ивановна

Дальнейшее оформление изменений производится одним из следующих способов:

а) сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись); там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы. Например:

						Св-во о браке
						I-МЮ
	Иванова					№ 000
1. Фамилия	Рубцова	Имя	Татьяна	Отчество	Ивановна	от 01.01.2001
						24.07.2005

б) сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно. Например:

	1. Обучается в Московском коммерческом университете на I курсе
юридического факультета вечернего отделения.
	2. Фамилия изменена. Присвоена фамилия Иванова (св-во о браке I-МЮ
№ 000 от 01.01.2001).									24.07.2005

1. Обучается в Московском коммерческом университете на I курсе юридического факультета вечернего отделения.

2. Фамилия изменена. Присвоена фамилия Иванова (св-во о браке I-МЮ № 000 от 01.01.2001).24.07.2005

Для того, чтобы было удобно вносить указанные изменения, кадровые службы, руководствуясь уже упомянутым Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, при подготовке формы № Т-2 к печати включают в нее дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, паспорта, адреса места жительства).

Еще одна распространенная схема учета изменений — это вывод на печать отдельного листа (страницы) личной карточки с внесенными изменениями. Вне зависимости от того, в каком объеме выводится на печать страница личной карточки, в ее начале должна печататься информация, позволяющая «связать» личную карточку и дополнение (приложение) к ней. В конце страницы должны печататься строки, предназначенные для заверения сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника. На «старых» страницах личной карточки проставляется отметка о том, что замена страниц личной карточки произведена в связи с изменением фамилии, др., и указываются документы, на основании которых вносились соответствующие изменения.

Руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России , кадровая служба может оптимизировать внесение изменений посредством включения в форму личной карточки дополнительного раздела, предназначенного исключительно для учета изменений сведений о работнике. Конструкция такого раздела может быть следующей:

Операция по изменению сведений о работнике в личной карточке	Основание (наименование документа, номер и дата выдачи)	Работник кадровой службы, выполнивший операцию
наименование	дата	регистр		должность	подпись
1	2	3	4	5	6

По-иному оформляется исправление ошибок, допущенных при заполнении личной карточки. В том случае, если ошибка выявлена при первичном оформлении личной карточки (до заверения ее подписями сотрудника кадровой службы и работника), лучше ее переписать.

Если же ошибка выявлена по прошествии нескольких лет, когда почти все разделы личной карточки заполнены, то она исправляется следующим образом:

1) неправильный текст или цифры зачеркиваются одной чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или цифры;

2) на поле личной карточки или рядом с произведенным исправлением проставляется надпись «исправлено», которая подтверждается подписями работника и сотрудника кадровой службы, и указывается дата исправления.

Например:

	никогда не состоял в браке			1 исправлено
9. Состояние в браке	разведен	Код по ОКИН	5
				20.05.2004

По мере ведения личной карточки, изготовленной типографским способом, такие учетные разделы, как «Прием на работу и переводы на другую работу» и «Отпуска», могут быть полностью заполнены. Для того, чтобы продолжить учет переводов работника и его отпусков изготавливаются вкладные листы в личную карточку.

Отдельный вкладной лист рекомендуется изготовить на раздел «Отпуска». Разделы «Прием на работу и переводы на другую работу» можно соединить с другими разделами — теми, которые, по мнению сотрудника кадровой службы, скоро будут заполнены до конца.

Вкладные листы можно изготавливать по простой форме, то есть без идентификационных реквизитов. В этом случае на печать выводится только заголовок раздела и табличная разлиновка. При надлежащей системе хранения личных карточек (например, когда каждая карточка хранится в отдельном конверте или файле либо когда для хранения вкладных листов в личную карточку вклеен пластиковый карман либо когда вкладные листы вшиваются в личную карточку) такое решение вопроса приемлемо.

Если же сохранность вкладных листов и неразрывность с личной карточкой не могут быть гарантированы кадровой службой, то вкладные листы печатаются с идентификационными реквизитами. Поскольку регистрационного номера у личной карточки нет, на вкладном листе желательно привести фамилию, имя и отчество работника, его дату рождения и табельный номер (поскольку фамилия может измениться, то табельный номер является главным идентификационным признаком, позволяющим установить связь между личной карточкой и вкладными листами).

Вкладным листам могут быть присвоены отдельные заголовки и номера, например: «Дополнение № 1 к личной карточке», «Приложение к личной карточке», «Вкладной лист № 1», др.

Для того чтобы дополнительно обозначить связь между личной карточкой и вкладными листами в нее, в конце каждого заполненного раздела личной карточки необходимо проставить отметку о том, что для учета отпусков, переводов и т. д. заведены вкладные листы.

При оперативном хранении личные карточки работников, как правило, комплектуются по структурным подразделениям организации в алфавитном порядке по фамилиям рабочих и служащих, образуя картотеку личного состава.

Личная карточка работника не входит в состав документов личного дела и хранится отдельно, поскольку представляет собой сводный учетный документ, содержащий основные сведения из основных документов, включаемых в личное дело.

Поскольку личные карточки являются документами, содержащими персональные данные, и предназначены для служебного пользования, то режим их хранения и доступа к ним должен определяться в соответствии с гл. 14 ТК РФ.

По тем же вышеизложенным правилам заполняется и личная карточка государственного (муниципального) служащего, новая форма которой — № Т-2ГС (МС) — введена постановлением Госкомстата России .

Образец личной карточки

Унифицированная форма N Т-2

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 01.01.2001 N 1

				Код
	Форма по ОКУД		0301002
	по ОКПО
наименование организации

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
20.01.2005	248		-00	Ф	постоянно	основная	1

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА