Личная карточка (форма Т-2) (стр. 3 )

Номера телефонов указываются по общепринятым правилам:

— городские — приводится код города (в скобках) и внутригородской номер телефона;

— мобильные — приводится федеральный код (в скобках) и номер телефона в сети оператора сотовой связи.

10. Раздел II «Сведения о воинском учете». Правила заполнения этого раздела личной карточки подробно изложены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Раздел II личной карточки работника, пребывающего в запасе, заполняется по следующим правилам:

пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

пункт 3 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: «А» — годные к военной службе, «Б» — годные к военной службе с незначительными ограничениями, «В» — ограниченно годные к военной службе или «Г» — временно не годные к военной службе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

— строка «а» — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

— строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Раздел II личной карточки работника, подлежащего призыву на военную службу, заполняется по следующим правилам:

пункты 1 «Категория запаса», 3 «Состав (профиль)», 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

в пункте 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;

в пункте 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: «А» — годные к военной службе, «Б» — годные к военной службе с незначительными ограничениями, «В» — ограниченно годные к военной службе, «Г» —временно не годные к военной службе или «Д» — не годные к военной службе. Заполняется этот пункт на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Пункт 8 раздела II личной карточки работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

11. Подписи работника и сотрудника кадровой службы. В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

12. Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме № Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.

О том, что раздел III заполняется после внесения записи в трудовую книжку или одновременно с заполнением трудовой книжки следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ , согласно которому: «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Основанием для внесения сведений о переводах являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам № Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации, внесенной в данный раздел личной карточки, предназначена графа 6 таблицы — в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

В том случае, если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя, трудностей с заполнением данного раздела личной карточки быть не должно: в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства указывается «в качестве совместителя».

По иному обстоит дело с отражением в личной карточке информации о работе на условиях внешнего совместительства.

Рассмотрим правила внесения необходимых учетных сведений в раздел III и иные разделы личной карточки работника и по основному месту работы, и по совместительству.

а) по основному месту работы. Из ТК РФ не следует, что работник обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации). Однако обычно, такая информация сообщается работником кадровой службе в добровольном порядке для того, чтобы работник мог реализовать право на отпуск и иные права на работе по совместительству.

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации должен решаться, в первую очередь, исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Отсюда следует что, информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для приведения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки, другие).

В том случае, если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но, тем не менее, представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровой службе следует по собственной инициативе отразить эту особенность трудового статуса работника в его личной карточке. Для этого можно использовать как раздел III (несмотря на то, что заявление о внесении записей в трудовую книжку от работника не поступало), так и раздел X «Дополнительные сведения».

Рассмотрим порядок внесения записей на конкретном примере:

Работа в является основной работой, а в — работой по совместительству.

Кадровая служба производит в личной карточке работника следующие записи:

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка, (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
16.07.2003	юридический отдел	начальник юридического отдела	7000,00	приказ о приеме на работу от 01.01.2001
17.02.2004	юридический отдел	юрисконсульт (по совместительству)	3000,00	приказ о приеме на работу в качестве совместителя от 01.01.2001

б) по совместительству. Приему работника на работу по совместительству всегда предшествует выяснение основания заключения трудового договора о работе по совместительству, то есть, имеет ли работник основную работу. Для этого кадровая служба организации, в которую работник принимается в качестве совместителя, затребует от него представления документа, подтверждающего наличие основной работы.

В случае, когда работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Неисполнение этой обязанности, нарушение вследствие этого запрета, установленного ч. 6 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), чревато привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству не только как основание заключения трудового договора о работе по совместительству, но и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству, в частности, к предоставлению ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому представляется, что эта информация должна найти отражение в личной карточке работника.

Унифицированная форма № Т-2 не содержит специального раздела для сведений об основном месте работы для совместителя. Ввиду этого наиболее оптимальным представляется использование раздела X «Дополнительные сведения». Однако с точки зрения кадрового учета эти сведения могут быть указаны и в разделе III личной карточки (первой записью).

Основываясь на том же примере об основной работе в и о работе по совместительству в , в личной карточке работника в производятся следующие записи:

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка, (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
16.07.2003	юридический отдел (основное мечто работы	начальник юридического отдела	7000,00	приказна о приеме на работу от 01.01.2001
17.02.2004	юридический отдел	юрисконсульт (по совместительству)	3000,00	приказ приеме на работу в качестве совместителя от 01.01.2001

13. Раздел IV «Аттестация». Особых затруднений с заполнением данного раздела на практике не возникает. Решение по итогам аттестации воспроизводится в графе 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

— соответствует занимаемой должности;

— соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

— не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий (например, для педагогических и руководящих работников образовательных учреждений), то решения могут быть следующими:

— соответствует заявленной квалификационной категории;

— не соответствует заявленной квалификационной категории;

— соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель»;

— не соответствует первой квалификационной категории по должности «руководитель».

Не следует путать решение аттестационной комиссии с ее рекомендациями. Решение комиссии формулируется в вышеперечисленных оценках. Формулировки «о переводе на другую работу», «о направлении на повышении квалификации» и др., являются рекомендациями аттестационной комиссии, окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им

лицом.

Госкомстат России исходит из того, что в графе 2 настоящего раздела должны указываться только решения аттестационной комиссии. Однако представляется, что указание рекомендаций лишним не будет.

В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация — обычно, приказа (распоряжения) о проведении аттестации работников организации.

Следует отметить, что в личной карточке нет специальных разделов, в которых кадровая служба могла бы отразить сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Поскольку присвоение квалификации на основании решения аттестационной комиссии принимается руководителем организации в виде приказа (распоряжения), и фактически оно означает изменение существенных условий труда, то сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки. При этом они должны корреспондировать с информацией о решении аттестационной комиссии, отражаемой в разделе IV.

14. Раздел V «Повышение квалификации». При указании в личной карточке информации о повышении квалификации сотрудники кадровых служб должны руководствоваться не только ст. ст. 196 — 197 ТК РФ, но и нормами законодательства об образовании. Исходя из Закона РФ от 01.01.2001 «Об образовании» повышение квалификации представляет собой дополнительное профессиональное образование, получаемое рабочим, служащим, специалистом в пределах каждого уровня профессионального образования в образовательном учреждении, имеющем соответствующую лицензию.

Согласно Типовому положению об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденному постановлением Правительства РФ , повышение квалификации включает в себя следующие виды обучения:

— краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;

— тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;

— длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

В качестве отдельного раздела учебного плана при повышении квалификации может предусматриваться стажировка.

В зависимости от того, какое обучение прошел работник, ему выдается документ об образовании государственного образца. Государственные образовательные учреждения повышения квалификации, а также прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца:

— удостоверение о повышении квалификации — для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

— свидетельство о повышении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше

100 часов;

— диплом о профессиональной переподготовке — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше

500 часов;

— диплом о присвоении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.

Вид повышения квалификации указывается в соответствии с одним из перечисленных документов, представленных работником работодателю по окончании повышения квалификации. Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 по правилам, изложенным в пункте 6 настоящих рекомендаций (реквизит «Образование»). При этом, если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Несмотря на то, что графы 5 — 7 предусматривают только два вида документа о повышении квалификации, в графе 5 нужно воспроизводить наименование документа, представленного работником.

Основанием для повышения работником квалификации является либо приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации, либо договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ. Реквизиты одного из этих документов указываются в графе 8.

В этом же разделе личной карточки отражается прохождение работником стажировки, если она проходила как самостоятельный вид дополнительного профессионального образования, а также получение работником дополнительной квалификации «Мастер делового администрирования — Master of Business Administration (MBA)».

Никаких разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не содержится. В связи с этим кадровые службы вносят в них сведения о повышении квалификации или профессиональной переподготовке, имевшим место до поступления работника на работу в данную организацию. Такой подход является не совсем правильным, так как разделы V и VI предназначены для отражения сведений об изменениях в трудовом и профессиональном статусе работника, происходящих за время работы именно в этой организации. Но поскольку официальных запретов об отражении в этих разделах фактов, имевших место до приема на работу в организацию нет, а информация о дополнительном профессиональном образовании в некоторых случаях является чрезвычайно важной, указание сведений о полученном ранее дополнительном образовании представляется целесообразным. В этих случаях графа «Основание» остается незаполненной.

15. Раздел VI «Профессиональная переподготовка». Профессиональная переподготовка является самостоятельным видом дополнительного профессионального образования и осуществляется по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию.

Профессиональная переподготовка специалистов проводится по учебным планам и программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

Заполнение раздела VI личной карточки производится на основании диплома или свидетельства и в строгом соответствии с ними.

16. Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 Кодекса).

С точки зрения кадрового учета значение имеют только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.

Согласно п. п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ :

1) подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

2) не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

Таким образом, информация в данный раздел личной карточки вносится одновременно с внесением записей в трудовую книжку работника.

17. Раздел VIII «Отпуск». Раздел VIII личной карточки предназначен для учета предоставленных работнику отпусков. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

В личной карточке подлежат фиксации все виды отпусков, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. Скрупулезный учет последних позволит кадровой службе правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Раздел VIII личной карточки позволяет не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Для наглядности воспользуемся конкретным примером.

Пример. Работник поступил на работу 11.11.2002. Его первый рабочий год начинается 11.11.2002 и заканчивается 10.11.2003. Второй рабочий год начинается 11.11.2004 и, соответственно, должен заканчиваться 10.11.2004, третий же рабочий год должен исчисляться с 11.11.2004 по 10.11.2005.

В первый рабочий год (с 11.11.2002 по 10.11.2003) у работника не было периодов, предусмотренных ч. 2 ст. 121 ТК РФ.

После наступления второго рабочего года работник с 01.04.2004 по 30.04.2004 использовал отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 30 календарных дней. Исходя из этого, окончание второго рабочего года должно быть смещено на количество дней отпуска без сохранения заработной платы, то есть вместо 10.11.2004 второй рабочий год будет заканчиваться 10.12.2004. Следовательно, третий рабочий год будет начинаться уже 11.12.2004 и заканчиваться 10.12.2005 (если, конечно, не будет обстоятельств, указанных в ч. 2 ст. 121 ТК РФ).

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска (как в приведенном ниже образце). При этом должно быть обеспечено единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы	Количество календарный дней отпуска	Дата я	Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
ежегодный	11.11.2002	10.11.2002	28	01.07.2003	28.07.2003	приказ от 01.01.2001
без сохранения заработной платы	11.11.2003	10.11.2004	30	01.04.2004	30.04.2005	приказ от 01.01.2001
ежегодный	11.11.2003	10.12.2004	28	01.09.2004	28.09.2004	приказ от 01.01.2001
учебный	11.11.2003	10.12.2004	20	01.12.2004	20.12.2004	справка - вызов № 000 от 01.01.2001
ежегодный	11.12.2004	10.12.2005	28	10.07.2005		приказ от 01.01.2001

Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ, — время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, — учитываются в этом разделе личной карточки путем корректировки начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.