Личная карточка (форма Т-2) (стр. 1 )

Личная карточка (форма Т-2)

Личная карточка работника — основной документ системы учета личного состава.

Личные карточки заполняются на все категории работников: служащих и рабочих, постоянных и временных работников, совместителей и работников, для которых работа является основной.

Еще несколько лет назад обязательность ведения личных карточек ставилась под сомнение, так как принимаемые в конце девяностых годов и позднее нормативные правовые акты не содержали норм, предписывающих работодателям вести личные карточки на своих работников.

		Личная карточка
1	Код по ОКУД	0301002
2	Количество экземпляров	1
3	Формат бланка	2А4
4	Срок хранения	75 л. ЭПК

С утверждением Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (постановление Правительства РФ ) обязательность ведения личных карточек по форме, утвержденной Госкомстатом России, стала бесспорной. Ответ на вопрос о том, на какие категории работников должны вестись карточки, следует из п. п. 3 и 12 указанных Правил: на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки.

Форма личной карточки № Т-2 с момента своего введения претерпевала изменения. В 2004 году Госкомстат России своим постановлением от 01.01.20014 № 1 ввел новую унифицированную форму № Т-2.

Ни в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России , ни в новых Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России , специалисты Госкомстата России не дали достаточных разъяснений по заполнению личных карточек, сосредоточив свое внимание только на разделе II «Сведения о воинском учете».

Наиболее полно правила заполнения личных карточек, были изложены в отраслевом стандарте — ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Поскольку, несмотря на трансформации, которые происходили с типовыми междуведомственными формами первичной учетной документации 70-х годов, в новых унифицированных формах сохранено большинство элементов, правила, содержащиеся в вышеуказанном ОСТе, откорректированные с учетом современного законодательства и дополненные авторским комментарием, помогут кадровикам правильно заполнить личные карточки работников.

Общие правила заполнения формы № Т-2 могут быть сформулированы следующим образом:

1) поля «Код» предназначены для кодирования информации. Кодирование информации в личных карточках, как и в иных документах, составляемых по типовым формам первичной учетной документации, вводилось для целей автоматизации учета личного состава. Проставленные в соответствующих ячейках коды при автоматической их обработке ЭВМ позволяли кадровой службе быстро получить и обобщить информацию о численности работников по категориям: служащих и рабочих, с высшим и средним образованием и т. д. Сегодня эта цель унифицированных форм, по сути, забыта. В настоящее время первичные учетные документы ведутся в электронной форме скорее для облегчения выпуска на печать заполненных форм, нежели для последующей автоматической обработки введенных данных.

Об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики (ни в процессе их использования, ни после передачи их на архивное хранение и т. д.). Отсюда следует, что в настоящее время вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению, исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельности.

Если для выполнения ряда кадровых операций в организации применяется автоматизированная система управления, то кодирование информации является целесообразным.

В том случае, если учет кадров ведется «вручную» и формально (только для того, чтобы выполнить требования законодательства), а, значит, его данные никак не используются для управления организацией, то кодирование информации становится бессмысленным. Однако, только на текущий момент — пока руководство не видит перспективы развития организации и менеджментом кадров никто не занимается. Поскольку потребность в обработке данных о персонале может все же возникнуть, кадровая служба, уделившая кодированию информации небольшое количество времени сейчас, в будущем упростит свою работу — при внедрении в организации автоматизированной системы управления кадрами.

Ранее (вплоть до 2001 года) кодирование осуществлялось на основании государственных статистических справочников, отраслевых справочников-кодификаторов и локальных кодификаторов предприятий. Нынешние унифицированные формы предусматривают поля для кодов по общероссийским классификаторам:

— Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденному постановлением Госстандарта (с Изменением № 7/2003 от 01.01.2001);

— Общероссийскому классификатору специальностей по образованию ОК (ОКСО), утвержденному постановлением Госстандарта России от 01.01.2001 ;

— Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) ОКПДТР, утвержденному постановлением Госстандарта (с Изменением № 4/2003 от 01.01.2001);

— Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденному постановлением Госстандарта России (с Изменением № 74/2003 от 01.01.2001).

Для кодирования информации желательно использовать официальные издания классификаторов, выпускаемые Издательско-полиграфическим комплексом Госстандарта России — ИПК Издательство стандартов, но при этом не забывать отслеживать вносимые в них изменения;

2) использование таких служебных символов как двоеточие — «:», знак равенства — «=», косая черта — «/» в текстовой части формы нежелательно, а в поле для кодирования — запрещено. Это правило, вошедшее у большинства опытных кадровиков в привычку, имеет свое объяснение. Дело в том, что ранее действовавшие типовые междуведомственные формы первичной учетной документации, используемые для ввода информации в ЭВМ, в зоне перфорации имели указанные служебные символы и наносились на документы при их изготовлении. Поскольку предполагалась автоматизированная обработка данных, то есть ЭВМ должна была считывать соответствующие коды в поле для кодирования, то проставление лишних дополнительных символов запрещалось во избежание нарушения алгоритма считывания и ошибочной интерпретации данных. Поскольку в настоящее время автоматизированный ввод (считывание) информации, содержащейся в личных карточках, практически не производится, то неиспользование указанных служебных символов можно рассматривать как хороший тон, но не более;

3) при заполнении формы текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию. Правило о том, что форма, в которой текст записей-описаний вышел на поле для кодирования, подлежит переписыванию, справедливо только на этапе первичного заполнения формы, то есть до проставления работником своей подписи на второй странице карточки;

4) при отсутствии записей в описательной части реквизитов личной карточки или при отрицательных ответах на вопросы кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Это правило справедливо и в настоящее время. Поскольку сведения о работнике могут изменяться, проставлять прочерки в пустых строках или графах не следует;

5) размножение конкретных форм осуществляется на основании чертежей. На сегодняшний день правила изготовления унифицированных форм, установленные Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (постановление Госкомстата России ), исчерпываются следующим:

а) при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

— расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

— включения дополнительных строк (включая свободные);

— включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации;

б) удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

в) форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Несмотря на то, что Госкомстат России не привел в новом альбоме унифицированных форм рекомендуемые форматы бланков, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. Поскольку личная карточка — документ длительного использования, то для повышения его сохранности при изготовлении формы целесообразно использовать обложечную бумагу (тонкий картон);

6) при указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами. Если раньше кодирование дат предусматривало шесть разрядов (то есть, дата кодировалась по схеме «00.00.00» (например, «10.10.99»), то в настоящее время кодирование дат производится следующим образом: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух — месяц, и в последних четвертых — год, например, «10.10.2004».

Заполнение формы № Т-2 производит сотрудник кадровой службы. Работник не может вносить в личную карточку какие-либо записи, кроме своих подписей при первичном заполнении карточки и при заверении изменений своего трудового статуса в организации.

Первичное оформление личной карточки работника (при приеме на работу) осуществляется на основании:

а) трудового договора, заключенного с работником;

б) приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;

в) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

г) трудовой книжки;

д) страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

е) документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

ж) документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

з) сведений, сообщенных о себе работником.

Согласно Указаниям Госкомстата России по применению и заполнению форм первичной учетной документации в отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. Таким «законодательством» в первую очередь является Трудовой кодекс РФ, ст. 65 (ч. 3) которого установлено, что требовать от поступающего на работу документы, помимо, предусмотренных данным Кодексом (п. п. «в» — «ж» приведенного перечня), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, запрещается. Об этом следует помнить при заполнении личной карточки и не конфликтовать с работниками в связи с непредставлением справок, характеристик, рекомендаций и т. д.

Форма № Т-2 личной карточки заполняется по следующим правилам:

1. Дата составления. Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации по вышеприведенным правилам, например: «18.10.2004».

Личная карточка на работника заводится после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. Желательно не откладывать составление карточки надолго, поскольку первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

2. Табельный номер. Табельный номер — номер, который работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы № Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он всего лишь воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

3. Идентификационный номер налогоплательщика. Несмотря на конфликты между кадровыми службами (действующими в целях работников) и бухгалтериями (выступающими от имени налоговых органов) возникающими в связи с истребованием от работника идентификационного номера налогоплательщика, Госкомстат России оставил графу об ИНН неизменной.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. Из Порядка и Условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц, утвержденных приказом МНС России от 01.01.2001 № БГ-3-09/178, следует, что физическое лицо, в случае возникновения необходимости указания ИНН в документах, подаваемых в налоговые или иные органы, необходимости сообщения ИНН источнику выплаты доходов, банку и др., в случае возникновения иных причин вправе обратиться в налоговый орган по месту жительства с соответствующим заявлением для получения документа, подтверждающего присвоение ИНН.

В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе.

Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной и предлагает работнику обратиться в налоговый орган с вышеуказанным заявлением.

Отказ работника сообщить ИНН не может рассматриваться как основание для отказа в заключении трудового договора или применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Запись об идентификационном номере налогоплательщика вносится на основании документа, подтверждающего присвоение ИНН.

4. Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора в силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Согласно п. 3 ст. 7 Федерального закона от 01.01.2001 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страховые свидетельства обязательного пенсионного страховая хранятся у застрахованных лиц, то есть у работников. Ввиду этого объяснения работника, что свидетельство находится у предыдущего работодателя, в пенсионных органах и т. д., не должны приниматься к сведению. Указывать номер в личной карточке следует только на основании представленного работником свидетельства.

В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. В связи с этим сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. В этом случае работник пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

5. Алфавит. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. Такое «кодирование» работника так же, как и присвоение табельного номера производится с целью табельного учета.

При большом количестве персонала табеля учета рабочего времени могут вестись раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий — в порядке табельных номеров или алфавита.

6. Характер работы. Информация о характере работы указывается в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, в котором, согласно Указаниям Госкомстата России, реквизит «характер предстоящей работы» должен содержать следующую информацию:

— «по совместительству»;

— «в порядке перевода из другой организации»;

— «для замещения временно отсутствующего работника»;

— «для выполнения определенной работы» и т. д.

Однако для указания информации о том, что работа является работой по совместительству, предназначена следующая графа — «Вид работы». В связи с этим в графе «Характер работы» указывается постоянно или временно принят работник. Поскольку Госкомстат России не уточнил, что им понимается под характером работы, а приведенные им примеры заслуживают некоторой критики, обоснованным будет указание характеристик «постоянно» или «временно», без конкретизации причин заключения срочного трудового договора.

7. Вид работы. Из описательной части реквизита «Вид работы» следует, что в этой графе должно указываться, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Тем самым Госкомстат России, по сути, устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы (подробнее о ведении личных карточек на совместителей — далее).

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства. Заводить вторую личную карточку на внутреннего совместителя нет смысла — работник один и тот же.

8. Пол. Информация о поле работника в соответствии с ОСТом кодировалась цифровым кодом: 1 — мужской пол, 2 — женский.

Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, а также не привел никаких ссылок на кодирование этой информации по Общероссийскому классификатору информации о населении (именно в нем принята система цифрового кодирования — «1» и «2»), то на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют давно общераспространенные сокращения (буквенный код):

«м» — мужской;

«ж» — женский.

9. Раздел I «Общие сведения»:

— реквизиты трудового договора. Реквизиты трудового договора указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора;

— пункт 1 «Фамилия, имя, отчество». Фамилия, имя отчество работника должны записываться полностью и разборчиво и на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Данные желательно вписывать, смещая к левому краю, для того чтобы в будущем было удобно отражать их изменение (особенно это касается женщин).

— пункт 2 «Дата рождения». В текстовой части формы дата рождения записывается словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «17 марта 1970 г.», а в поле кодирования записывается «17.03.2004»;

— пункт 3 «Место рождения». Согласно ОСТ 4.071.034-82 при указании места рождения работника руководствуются следующими правилами:

а) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

б) при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения

(см. «пункт 11 «Паспорт»).

Место рождения работника указывается в личной карточке в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность.

В поле для кодирования должен указываться код по Общероссийскому классификатору объектов административного-территориального деления (ОКАТО);

— пункт 4 «Гражданство». Гражданство указывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Следует отметить, что в паспорте гражданина Российской Федерации отметки о двойном гражданстве не проставляются. Ввиду этого, если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве Российской Федерации, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В таких ситуациях следует руководствоваться ст. 6 Федерального закона от 01.01.2001 «О гражданстве Российской Федерации», согласно которой гражданин Российской Федерации, имеющий также иное гражданство, рассматривается Российской Федерацией только как гражданин Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных международным договором Российской Федерации или федеральным законом. Применительно к трудовым отношениям информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу второе (наряду с российским) гражданство.

Вместе с тем, если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки желательно в скобках указать страну второго гражданства. Также (указать страну) следует поступить и в том случае, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

№ п/п	Гражданство	Код по ОКИН
1	Гражданин Российской Федерации	1
2	Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)	2
3	Иностранный гражданин	3
4	Лицо без гражданства	4

Определенные затруднения могут возникнуть при оформлении лица, имеющего подданство иностранного государства — понятие «подданный» в ОКИН не предусмотрено, а, следовательно, подданного, например, Княжества Лихтенштейн или Королевства Испания придется записывать и кодировать как иностранного гражданина;

— пункт 5 «Знание иностранного языка». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации (например, татарского, чувашского, пр.), в пункте 5 должен указываться иностранный язык (то есть язык иностранного по отношению к России государства).

Степень знания иностранного языка указывается по фасету 05 ОКИН, то есть: «читает и переводит со словарем», «читает и может объясняться», «владеет свободно».

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

С учетом сказанного в пункте 5 может быть сделана и закодирована одна из следующих записей:

№ п/п	Степень знания языка	Код по ОКИН
1	Читает и переводит со словарем	1
2	Читает и может объясняться	2
3	Владеет свободно	3

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном

языке.

Для тех случаев, когда для выполнения работником порученной информации требуется знание трех языков, кадровая служба может включить дополнительную строку для информации о знании работником третьего языка.

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН. В указанном классификаторе коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и непосредственно самим иностранным языкам. Поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код — степени знания языка (как в вышеприведенных примерах), а может привести и оба кода. В этом случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка — вторым. С учетом того, что личная карточка все же может использоваться для автоматизированной обработки, коды желательно разделять не знакаЕсли работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном

языке.

Для тех случаев, когда для выполнения работником порученной информации требуется знание трех языков, кадровая служба может включить дополнительную строку для информации о знании работником третьего языка.

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН. В указанном классификаторе коды присвоены не только степеням знания иностранного языка, но и непосредственно самим иностранным языкам. Поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код — степени знания языка (как в вышеприведенных примерах), а может привести и оба кода. В этом случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка — вторым. С учетом того, что личная карточка все же может использоваться для автоматизированной обработки, коды желательно разделять не знаками, а несколькими пробелами * ;

— пункт 6 «Образование». Согласно Закону РФ от 01.01.2001 «Об образовании» под образованием понимается достижение и подтверждение человеком определенного образовательного ценза, которое удостоверяется соответствующим документом.

В Российской Федерации установлены следующие образовательные уровни (образовательные цензы):

а) основное общее образование;

б) среднее (полное) общее образование;

в) начальное профессиональное образование;

г) среднее профессиональное образование;

д) высшее профессиональное образование;

е) послевузовское профессиональное образование.

Уровень образования указывается в личной карточке строго по документу об образовании, представленному работником. Из разъяснения к пункту 6 личной карточки следует, что работодателя должны интересовать только образовательные уровни, указанные в п. п. «б» — «е» приведенного перечня. Однако представляется, что при приеме рабочего, у которого только 9 классов образования, информация об этом также будет иметь значение для работодателя.

Кодирование информации об образовании осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) следующим образом:

№ п/п	Образование	Код по ОКИН
1	Основное общее образование	01
2	Среднее (полное) общее образование	07
3	Начальное профессиональное образование	10
4	Среднее профессиональное образование	11
5	Неполное высшее образование	15
6	Высшее образование	18
7	Послевузовское образование	19

При заполнении этой части пункта 6 карточки запись об уровне образования желательно смещать влево, чтобы можно было внести запись о следующем уровне.