Инструкция по документационному обеспечению (стр. 2 )

Приложение: письмо Рособразования России от 08.№75 и приложение к нему, всего на 7 л.

Приложение должно оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.)

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение к приказу ректора БГУ

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной сроки.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение к приказу ГОУ ВПО БГУ от 02.№ 37 (Инструкция Минфина России \27)

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на …л.

2.3.17.Подпись (реквизит 22)

Подпись - это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указывается ученая степень, звание.

Например:

Зав. кафедрой философии

проф., д. философ. н. подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

образования и науки Российской Федерации финансов Российской Федерации

личная личная

подпись подпись

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например: Председатель комиссии Члены комиссии

личная подпись личная подпись личная подпись личная подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

В период длительного отсутствия ректора документы подписываются исполняющим обязанности ректора в соответствии с изданным им приказом, например:

И. о. ректора

В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись - это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя.

2.3.18.Гриф согласования (реквизит 23)

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Гриф согласования – отметка о внешнем согласовании, то есть согласовании с другой организацией.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись ______.______.2008

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивают интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т. п.)

с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами.

2.3.19. Визы согласования документа (реквизит 24)

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник Управления бухгалтерского учета и финансового контроля Личная подпись 23.11.2008

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического управления Личная подпись 05.09.2008

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В приказах (а также в документах, подлинник которого остается в БГУ) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа (исходящего письма и т. д.), подлинник которого отправляется из БГУ, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

2.3.20. Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиски печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей.

Различаются печати гербовые и простые.

Форма, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлены Государственным стандартом Российской Федерации Р «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Гербовая печать проставляется только на документах, подписанных ректором, первым проректором.

Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении №

Печати, воспроизводящие наименование подразделений, проставляются на документах, подписываемых руководителями соответствующих подразделений.

Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не должен захватывать подпись должностного лица.

На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М. П.»

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Ответственность ха хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

2.3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Копия должна быть заверена лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

ВЕРНО Зав. общим отделом 07.11.2008

Личная подпись

Допускается копию документа заверять печатью. При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

При решении дел, касающихся приема граждан на учебу, работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел в университете структурные подразделения могут заверить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии аттестатов, дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.).

В университете заверяют копии только тех документов, которые создаются в структурных подразделениях БГУ. При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, может делаться отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в университете.

Копии исходящих документов, остающиеся в делах Университета, заверяются подписью сотрудника общего отдела с отметкой – П/п - «подлинник подписан» и подписи работника.

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и хранит его, из приказов специалист, ответственный за хранение документов.

2.3.22. Отметка об исполнителе (реквизит 27)

На документах, исходящих из университета, обязательно проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на оборотной стороне, последнего листа документа.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии с двух сторон листа). Например:

21 80 57

или

Баир Батуевич Дамдинов

21 80 57

2.3.23.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Данный реквизит включает в себя:

краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер;

слова «в дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года;

подпись исполнителя документа и дату проставления отметки;

Отметка должна быть подписана, датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения университета, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Например:

Отправлено письмо №23/08-68 от 01.01.2001

В дело № 08-15. Исполнитель

2.3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную или резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе Университета и он отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируется автоматически.

2.3.25.Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные в компьютерной базе данных.

Отметка располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа.

3. Особенности оформления отдельных видов документов

3.1. Составление и оформление организационно-правовых документов

К организационно-правовым документам Университета относятся: устав университета, положения о структурных подразделениях, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов университета, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению управления); должностные инструкции работников, правила и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности Университета. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, ректором БГУ или Ученым советом, или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности БГУ организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением ректора).

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав БГУ вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления Университета (конференцией научно - педагогических работников) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название организации или структурного подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения) наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой
, проректором, курирующим соответствующее направление деятельности Университета.

3.1.1.Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Устав БГУ принят общим собранием коллектива БГУ 12 января 1996 года и утвержден Государственным комитетом Российской Федерации по высшему образованию 01 февраля 1996 года, зарегистрирован регистрационной палатой мэрии г. Улан-Удэ 11 апреля 1996 года.

26 апреля 2002 года конференция научно - педагогических работников, представителей других категорий работников и обучающихся в Бурятском государственном университете принимает новую редакцию Устава ГОУ ВПО БГУ, новая редакция Устава утверждена 13 сентября 2002 года Министерством образования Российской Федерации, 05 февраля 2003 года зарегистрирована МРИ МНС России №2 по Республике Бурятия.

Новая редакция Устава ГОУ ВПО БГУ содержит следующие разделы:

1.  Общие положения

2.  Прием в университет

3.  Образовательная деятельность университета

4.  Научная деятельность университета

5.  Управление Бурятским государственный университетом

6.  Обучающиеся и работники университета

7.  Подготовка научно - педагогических и научных кадров и повышение квалификации научно- педагогических работников

8.  Экономика университета

9.  Учет, отчетность и контроль в университете

10.  Международная и внешнеэкономическая деятельность университета

11.  Перечень локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность университета

12.  Порядок реорганизации, приостановления деятельности и ликвидации университета

3.1.2.Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурного подразделения (служб).

Положения о подразделениях включают следующие разделы:

1.  Общие положения.

2.  Основные задачи.

3.  Функции.

4.  Права и обязанности.

5.  Ответственность.

6.  Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение .

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке Университета. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются ректором Университета.

3.1.3.Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно - правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.  Общие положения.

2.  Должностные обязанности.

3.  Права.

4.  Ответственность.

5.  Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает», и т. п.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями

Должностная инструкция оформляется на общем бланке Университета. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается ректором или проректором - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если им предоставлено это право.

Визируется должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристам), а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть её выполнение. Датой должностной инструкции является дата её утверждения.

3.1.4.Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на планово - финансовом управлении.

Штатное расписание подписывается начальником планово - финансового управления и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

3.1.5.Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологически, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения, организации, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускаются», «запрещается» и т. п.

Инструкции оформляются на общем бланке Университета. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителем всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкций. Утверждаются инструкции ректором путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

3.2. Составление и оформление распорядительных документов

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

-  необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

-  необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

-  документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

-  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки.

В условиях единоличного принятия решений власть по все вопросам управления в организации принадлежит руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения.

3.2.1. Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом университета – Ученым советом в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед университетом и установления стабильных норм и правил.

Юридическим основанием для издания постановлений в университете является необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Проект постановления печатается на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером № 13. Проект постановления имеет следующие реквизиты:

Наименование вида - ПОСТАНОВЛЕНИЕ.

Дата постановления отделяется от наименования вида, как правило, 2 межстрочными интервалами, проставляется при подписании постановления.

Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера документа, например, № 10.

Место издания - отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» двумя межстрочными интервалами.

Заголовок должен в краткой форме отражать содержание постановления.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером №13 через 1,5 интервала.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть. Преамбула в проектах постановления завершается словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая часть проектов постановлений подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Ученого совета », «Секретарь Ученого совета », инициалов имени, отчества и фамилий. Наименования должностей печатаются через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилии печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам постановлений печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются руководителями структурных подразделений, подготовившими документ.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений.

3.2.2.Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами университета в целях разрешения наиболее важных вопросов его деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол « РЕШИЛ», например:

Конференция научно-педагогических работников, представителей других категорий работников и обучающихся РЕШИЛА...

3.2.3.Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед БГУ.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и / или введения в действие различных организационно - правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др. ) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности университета, ее материально - технического обеспечения, научно – техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, проведение важных организационных мероприятий.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием (зачисление), перемещение (перевод), увольнение (отчисление) работников (студентов), предоставление (академических) отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников (студентов).

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Юридическим основанием для издания приказов являются: