Инструкция по документационному обеспечению (стр. 1 )

Приложение 1

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

_________ ___ .____ .2008 г.

ИНСТРУКЦИЯ ПО документационному обеспечению

1.Общие положения

1.1.Инструкция по документационному обеспечению (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы с документами в Бурятском государственном университете (далее - Университет). Инструкция направлена на совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизацию управленческого труда.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по документационному обеспечению и архивному хранению документов, нормативными и методическими документами Госстандарта России, Федерального архивного агентства, Федерального агентства по образованию и уставом Университета.

1.3. Документационное обеспечение управленческой деятельности Университета, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на общий отдел.

1.4.Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров филиалов, институтов, руководителей управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки
, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.5.Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел Университета.

1.6.Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (секретную и конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми ректором Университета.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно - технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в ведомственный архив Университета.

1.7.Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения ректора Университета.

1.8.При уходе сотрудника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.9. Запрещается переписка между структурными подразделениями Университета.

Ведение переписки с Министерством образования и науки Российской Федерации, Федеральным агентством по образованию, Правительством РБ, Министерством образованием и науки РБ осуществляется ректором.

Ведение переписки от имени университета с другими организациями и учреждениями, осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора) или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.10. Должностные обязанности работников общего отдела и работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, регламентируются должностными инструкциями. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1.  Общие требования к документам

2.1.1. Деятельность Университета обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

2.1.2. В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Университете устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов.

2.1.3. В соответствии с действующим законодательством и Уставом Университета ректор издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

2.1.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

2.1.5.Составление и оформление документов предполагает наличие в них отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т. д.)

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.«Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их местоположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Перечень реквизитов документов приведен в приложении 1.

2.1.6. Управленческие документы, подготовленные в структурных подразделениях Университета, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, сторонними организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

2.1.7.Каждый сотрудник Университета непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся сведений возлагается на работников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.2.Бланки документов

2.2.1.Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А 4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики, ведомости, планы и т. д. оформляются на бумаге формата Ах 420).

Бланки документов, как правило, изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Документы должны, как правило, оформляться на бланках университета и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.«Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

2.2.2.В университете применяются бланки:

- Общий бланк (приложение 2)

- Бланк письма (приложение 3)

- Бланк конкретного вида документа

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой

(являющийся наиболее рациональным и экономичным) и продольный.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с общим отделом формы бланка и наличия в нем реквизитов.

2.2.3.Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное место между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, проставления некоторых служебных отметок.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.размеры полей должны быть не менее:

-левое поле-20 мм;

-правое поле -10 мм;

-верхнее поле – 20 мм;

- нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее управление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текстазнаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

- От границы левого поля печатают реквизиты:

«заголовок к тексту»;

«текст» (без абзацев);

«отметка о наличии приложений»;

«фамилия исполнителя и номер его телефона»;

«отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

наименование должности в реквизитах:

«подпись»

«гриф согласования»

заверительная надпись «верно»

слова «примечания», «основание»

слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», (в приказах и распоряжениях),

слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» и «РЕШИЛИ» (в протоколах).

- Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- Отступив 32 печатных знака - реквизит «адресат».

- Отступив 40 печатных знаков – реквизит «гриф утверждения».

- Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

2.2.4. Внутренние документы Университета – информационно - справочные, плановые, отчетные и др.- изготавливаются на основе компьютерных шаблонов с соблюдением требований к оформлению реквизитов (раздел 2.3.).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0. и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12,13,14 через 1-2 интервала.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1.Код организации (реквизит 04)

Код университета проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПООн указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации»

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
(реквизит 05)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Университета (13-значный цифровой код) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, - . Он указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации» наряду с кодом Университета по ОКПО.

2.3.3.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)

Идентификационный номер налогоплательщика Бурятского государственного университета /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, /. Это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика- юридического лица.

Он указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации» наряду с кодом Университета по ОКПО и ОГРН.

2.3.4.Код формы документа (реквизит 07)

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов, наименования которых включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

2.3.5.Наименование организации - автора документа (реквизит 0 8)

Указывается на бланках документов в точном соответствии с учредительными документами (Уставом Университета).

Наименование Университета включает:

- наименование вышестоящей организации;

- указание на организационно - правовую форму;

-полное официальное индивидуальное наименование организации;

- сокращенное наименование организации, заключенное в скобки.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

( ГОУ ВПО БГУ)

или

Рособразование

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

( ГОУ ВПО БГУ)

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в верхнем левом углу (угловой бланк)

2.3.6.Справочные данные об организации-авторе (реквизит 9)

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, телексов, адрес электронной почты и др.) необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Правилах оказания услуг почтовой связи от 01.01.01 года № 000 и введенными в действие с 1 января 2001 года.

2.3.7.Наименование вида документа (реквизит – 10)

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа. Наименование вида документа, составленного университетом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000) , содержанию документируемого управленческого действия. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо) не указывается.

2.3.8.Дата документа (реквизит – 11)

Дата является одним из основных реквизитов документа, который обеспечивает его юридическую силу. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т. д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Основной датой для протокола является дата проведения заседания. Для утверждаемых документов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия. Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является составной частью следующих реквизитов: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, отметки о поступлении документа в организацию и исполнение документа, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

ГОСТ Р 6.устанавливает три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования и визирования, утверждения, заверения, подписания и регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например:01.09.2006.

б) год, месяц, день месяца. Например:2006.02.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-88

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

5 января 2006 г.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо … от 16.№ …

Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

2.3.9.Регистрационный номер документа (реквизит – 12)

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности, приказы по проведению различных мероприятий, по административно – хозяйственной работе - в общем отделе, приказы по личному составу сотрудников - в отделе кадров, по личному составу студентов - в управлении по работе со студентами.

Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый № в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов ведется с 01 сентября.

Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

2.3.10.Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит – 13)

Реквизит «Ссылка на номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Оформляется следующим образом:

на № 02-13/36 от 01.01.2001.

Секретарь, получив ответный документ, по этому реквизиту должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: суть вопроса, и полностью ли учтена просьба или предложение.

2.3.11.Место составления или издания (реквизит – 14)

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.

Место составления или издания указывается в распорядительных документах (приказах, распоряжениях), протоколах, правилах, инструкциях, положениях и других документах, за исключением служебных писем.

2.3.12.Адресат (реквизит – 15)

Адресование, т. е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, а также на документах, представляемых руководству (заявления, служебные, докладные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

Наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Указание должности получателя (в дательном падеже);

Фамилия и инициалы (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией, например: .

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Расстояние между ними – 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см. и ограничивается правой границей текстового поля.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Например:

Федеральное агентство по образованию Управление экономики Отдел планирования подготовки специалистов Главному специалисту

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, инициалы должностного лица ставятся перед фамилией. Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание.

Ректору ГОУ ВПО «Бурятский государственный университет», чл.- корр. РАО, проф., д. п.н.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно:

Директорам филиалов, деканам факультетов, руководителям структурных подразделений ГОУ ВПО БГУ

При адресовании внутренних документов указывается должность, название структурного подразделения, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ:

Начальнику управления бухгалтерского учета и финансового контроля

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (п.63), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 01.01.01 № 000:

наименование адресата (наименование организации или для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. д.)

название республики, края, области, автономного округа (области)

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки, почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Московская медицинская

академия им. ул. Малая Трубецкая,

Москва,119992

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

ул. Цыбикова, , г. Улан-Удэ, Республика Бурятия, 670031

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4-5 межстрочных интервала и 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 интервалами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом предоставляется только один адресат.

2.3.11. Гриф утверждения (реквизит 16)

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит: из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Ректор ГОУ ВПО БГУ _______ ____ . _____. 2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом ректора ГОУ ВПО БГУ

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению ректором Университета, дан в приложении (приложение 1)

2.3.12. Резолюция (реквизит 17)

После первичной обработки и регистрации документ направляется ректору университета или руководителю структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции, её пишут от руки на первом листе поступившего документа.

Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «зачислить на договорной основе», «выделить 300 руб.», «отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Инициалы исполнителя указываются перед фамилией (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, следовательно, руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму, что часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «адресат» и «текст». При необходимости написания второй и последующей резолюции они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. На документе не должно быть более четырех резолюций.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

На нижнем поле листка резолюции указывают номер и дату документа, к которому относится резолюция. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой). Например:

Прошу подготовить смету и проект договора к 30.07.2006 10.07.2006

2.3.13.Заголовок к тексту (реквизит 18)

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок не должен занимать более 5 строчек, печатаемых через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатают через один интервал. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Например:

приказ - о приеме на работу

положение - о бухгалтерии

протокол - собрания акционеров

должностная инструкция - специалиста отдела

кадров

В документах, оформленных не на бланке, заголовок может размещаться центрированным способом по середине текста.

2.3.14. Отметка о контроле (реквизит 19).

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слово «контроль» в правом верхнем углу документа. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.15.Текст документа (реквизит 20)

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

Текст документа составляют на русском или на национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

-  в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

-  на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страница нумеруются. Номер страницы проставляется посередине поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.)

2.3.16.Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложение: 1. Положение об общем отделе на 4 л. в 1 экз.

2. Инструкция по документационному обеспечению на 29 л. в 1 экз.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: