Инструкция по документационному обеспечению (стр. 3 )

Законы Российской Федерации:

Указы, распоряжения Правительства Российской Федерации

Необходимость правового регулирования деятельности университета и решения основных и оперативных задач, стоящих перед БГУ.:

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке университета с указанием вида документа – ПРИКАЗ шрифтом размером № 13.

Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?».

Например:

О командировании

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях.

Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается на оборотной стороне последнего листа проекта документа перед визами.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы:

содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения университета;

обеспечивались достаточными материально – техническими и финансовыми средствами;

исключали в дальнейшем необходимость корректировки, выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой принятых решений.

Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу также различных справочно-информационных документов университета, отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.

При составлении проекта необходимо:

увязать содержащие в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных ректором, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до их исполнителей;

обеспечивать юридическое обоснование издания приказов (при необходимости иметь правильные ссылки), правильные написания наименований подразделений университета.

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например:

«Пункт 5 приказа от __№___ изложить в следующей редак - ции:____________» (далее дается новый текст).

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку:

«В дополнение к приказу от ______№_____»

Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или « прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:

Приложение к приказу

от № 00

При наличии нескольких приложений они нумеруются, без знака №

«Приложение 1 к приказу______»

Если приложением к приказу является утвержденный им документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то на нем в правом верхнем углу проставляется гриф в соответствии с ГОСТ 6.30.2003

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

:

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см. от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий, кратко излагаются цели, задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, и заголовок.

Распорядительная часть начинается словами « ПРИКАЗЫВАЮ», напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора ( от границы левого поля).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера или исполнителя могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Страницы приказа нумеруются как единый документ.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

До предоставления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Приказы подписываются ректором или первым проректором, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия

(командировка, отпуск, болезнь).

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Проекты приказов представляются на визу общему отделу, который проверяет правильность их оформления. Ответственность за качество подготовки документов, как по содержанию, так и по оформлению, возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.

Приказы по основной деятельности, административно-хозяйственной работе, по проведению различных мероприятий, о командировании, о почасовой оплате, о педагогической и производственной практике регистрируются в общем отделе, нумеруется порядковым номером в пределах календарного (учебного) года.

Приказы по личному составу преподавателей и сотрудников университета регистрируются в отделе кадров, по личному составу студентов - в управлении по работе со студентами, по личному составу аспирантов, докторантов - в аспирантуре, по международной деятельности университета - в отделе международных связей и имеют самостоятельную нумерацию.

3.2.4.Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами университета, деканами факультетов по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью БГУ, структурных подразделений (совещания, конференции и т. д.), связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.

Текст распорядительной части начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ», « ПРЕДЛАГАЮ».

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.

3.3. Составление и оформление информационно-справочных документов

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Но важнейшее место среди них занимают информационно - справочные документы (протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень).

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Эти документы, как правило, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую. Таким образом, эти документы реализуют, в первую очередь, внутренние коммуникативные связи организации.

Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

3.3.1. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения воп-росов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (Ученого совета Университета, советов факультетов, заседаний кафедр).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозапись, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.) Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола.)

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, например:

ПРОТОКОЛ общего собрания коллектива восточного факультета ;

Протокол заседания кафедры ботаники.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии и общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)… , слова печатаются прописными буквами без разрядки с новой стороки от нулевого положения табулятора ( от границы левого поля).

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Текст решения строится по образцу текста приказа. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретарем). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Протоколы печатаются на общем бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами без разрядки.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не на обычном месте.

Печатается через 2 интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.2.Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях. Докладная записка создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследует цель повышения эффективности деятельности организации.

Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать. В этом случае, текст докладной записки состоит только из двух частей: вводной и заключительной.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

3.3.3. Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

3.3.4. Служебная записка - документ, адресованный руководителю подразделения, содержащий изложение какого - либо вопроса с предложениями и выводами составителя.

Служебная записка- это документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Служебная записка - документ по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Как правило служебные записки составляются по вопросам материально - технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

3.3.5. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или поясняет какое - либо действие, факт или происшествие.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

3.3.6. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т. д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»… «Прошу предоставить»… и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором.

3.3.7. Представление – документ, содержащий предложение о назначении, увольнении (отчислении) работника (студента).

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

3.3.8. Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным, и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой – либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Бурятский государственный университет просит..».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Для упрощения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста, вторая и последующие страницы которых нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании методической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ. Сроки подготовки ответных писем устанавливается резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письма излагаются на листах формата А4 через 1,5 межстрочных интервала в трех экземплярах, первый экземпляр направляется адресату, второй остается в общем отделе, третий остается в структурном подразделении.

Подготовка проектов документов осуществляется структурными подразделениями университета, в компетенции находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр письма подписывается ректором, второй экземпляр - проректором, курирующим структурное подразделение, руководителем подразделения, третий – непосредственно исполнителем, подготовившим документ.

На оборотной стороне последнего листа документа указывается наименование структурного подразделения университета, фамилии и номера телефонов начальника и исполнителя, подготовивших документ.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

3.3.9.Телеграмма (телетайпограмма)- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способам передать информацию нельзя.

Телеграмма подразделяется на категории: простая и срочная. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной телеграммы» составляет до 6 часов, «срочной»- до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы или на светлой бумаге.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграмм, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаком препинания:

Точка – ТЧК

Запятая – ЗПТ

Двоеточие – ДВТЧ

Кавычки – КВЧ

Скобки – СКБ

Номер – НР

Все цифровые данные в тексте пишутся словами, сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или НР; минус, плюс и т. д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчивается цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне листа через два интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц, в 2 экземплярах, из которых первый передается в общий отдел, второй подшивается в дело структурного подразделения. Исправления, внесенные при подписании должны быть оговорены под чертой надписью «исправленному верить» и заверены исполнителем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки.

3.3.10.Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом; она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа. Так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

Не существует каких-либо требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и печататься черным четким контрастным шрифтом. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

По факсимильной связи передаются письма подписанные ректором или первым проректором. Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.

Документы, предназначенные для передачи по факсимильной связи, подлежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой fax (дата и время отправки).

Регистрация поступивших факсограмм производится в общем отделе.

3.3.11. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.). Текст телефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать журнал по следующей форме:

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона.

Должность инициалы, фамилия сотрудника принявшего телефонограмму и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица от имени которого передается телефонограмма

Телефонограмма может быть записана от руки (застенографирована), расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

3.3.12. Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор заданному критерию.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен в свою очередь состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.