Инструкция по документационному обеспечению (стр. 4 )

3.3.13. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы ( в именительном падеже)Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа

(А К Т), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «А К Т», например: АКТ списания материальных ценностей. Он может начинаться с предлога «О» или «об». К тексту, оформленному на бланке формата А 5, заголовок допускается не указывать.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решение, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

3.3.14. Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки – на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2006 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем и главным бухгалтером или руководителем и начальником отдела кадров, заверяются печатью.

3.3.15. Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем.

3.3.16.Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом… согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

3.3.17.Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

3.3.18.Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

3.3.19.Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

3.4.Составление и оформление отчетных документов

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности университета за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность университета, совершенствовать организационную структуру, кадровый состав и т. д.

Отчетная документация университета состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриуниверситетская отчетность.

3.4.1. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутриуниверситетская отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

Наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»).

В отчете даются описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

4. Организация работы с документами

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Документооборот делится на несколько документопотоков:

1. Входящий;

2. Исходящий;

3. Внутренний.

4.1. Прием, обработка и распределение входящих документов

Доставка документов в БГУ осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, передаются сотрудниками Университета и посетителями.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, полученные сотрудниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются в общий отдел.

Документы, поступающие в Университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками общего отдела. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов и наличие вложенных документов, сортируется на регистрируемые и нерегистрируемую. Перечень нерегистрируемой корреспонденции дан в приложении

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в трех экземплярах, первый остается в общем отделе, второй прилагается к полученному документу, а третий направляется отправителю в тот же день.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года.

Прием факсограмм (факсов), адресованных руководству Университета, осуществляется в общем отделе. Документы, поступившие по факсу непосредственно в подразделение, регистрируются и рассматриваются в подразделениях.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Документы, адресованные ректору университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в общем отделе, а затем направляются руководству или в подразделение.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, минуя руководство.

Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение ).нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются ректору или проректорам, остальные –непосредственно в структурные подразделения.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий отдел, где в журнал регистрации вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

4.2.  Регистрация и учет входящих документов

4.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в регистрационный журнал (регистрационно - контрольную карточку (РКК) или электронную регистрационную карточку БД «Входящая корреспонденция»).

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое оно повторно, как правило, не регистрируется. Основным принципом регистрации является однократность.

Регистрация документов осуществляется работниками общего отдела.

На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и порядковый номер поступления.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются в месте с деловыми письмами.

Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.

Сведения о поступивших документах, подлежащих рассмотрению руководством, заносятся в Журнал регистрации входящей корреспонденции (приложение ) или в РКК (приложение )

Правила заполнения полей РКК приведены в приложении хх.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Министерства образования и науки Российской Федерации, Федерального агентства по образованию, Министерства образования и науки Республики Бурятия, служебная переписка.

Регистрационный номер документа поступающих документов состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения документа ректором и вынесения резолюции дополняется через косую черту цифровым индексом структурного подразделения - исполнителя, например:№ 000/05.

Документы, поступающие в адрес Университета по факсу, также регистрируются в Журнале регистрации входящей корреспонденции или на регистрационных карточках с дополнением регистрационного номера буквенным индексом –Ф (факс), например № 000/06-Ф

4.3.  Рассмотрение документов руководителем

4.3.1. Документы, зарегистрированные общим отделом, в день поступления передаются на рассмотрение руководства.

4.3.2. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий отдел для перенесения сведений и сроках исполнения из резолюции в регистрационный журнал (РКК)

4.3.3. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям общий отдел направляют копии документов. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

4.3.4. Документы, поступившие в структурное подразделение на исполнение из общего отдела, повторно в подразделении не регистрируются.

4.3.5. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию, или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется общий отдел.

4.4.  Регистрация и учет исходящих документов

4.4.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе в день их утверждения или подписания.

4.4.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

4.4.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, он передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

4.4.4.Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Регистрационный номер отправляемого документа состоит из номера дела по номенклатуре дел, состоящего из кода подразделения и порядкового номера, и отделенного от него косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года, например:№02-15/165.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Университета.

4.4.5.Сведения об отправляемом документе вносятся в Журнал регистрации исходящей корреспонденции (приложение ) или в РКК (приложение ).

4.4.6.При ведении регистрационной картотеки для регистрации инициативных документов заводится новая РКК, регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего документа.

После присвоения документу регистрационного номера копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатуру дел подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку. Поступивший документ передается на хранение в дело с документом-ответом.

4.5.  Отправка документов

4.5.1. Отправка документов осуществляется централизованно общим отделом. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

4.5.2. Информационные сообщения оперативного характера, проекты документов могут передаваться по факсу непосредственно из подразделений.

4.5.3. Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные первым проректором, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в общем отделе и доставляются адресатам в пределах города лицом, исполняющим обязанности курьера.

Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в общем отделе и направляются через органы почтовой связи.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления в общий отдел.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел.

4.5.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день подписания их руководителем и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

4.5.5.Деловые письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четыре),передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Аналогичные списки составляются на рассылку документов по факсу, но вместо почтового адреса указывается номер телефона-факса.

4.5.6.Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направляемые разными подразделениями одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

4.5.7. Подготовленная к отправке корреспонденция заносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется спецсвязью или почтой.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. В случае использования срочной экспресс-доставки осуществляется вызов курьера.

4.6. Регистрация и учет внутренних документов

4.6.1. Приказы ректора по основной деятельности, по проведению различных мероприятий, по административно - хозяйственной работе, о командировании, о почасовой оплате, о проведении практик регистрируются в общем отделе, им присваиваются порядковые номера в пределах года. Учет приказов ведется в Журнале регистрации приказов.

4.6.2. Регистрируются приказы ректора по личному составу работников Университета в отделе кадров, студентов - в управлении по работе со студентами, аспирантов в отделе аспирантуры и докторантуры. Им присваиваются порядковые номера в пределах года с буквенными индексами.

4.6.3. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета.

Внутренние документы (докладные записки, сводки, справки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

4.6.4. Регистрация протоколов коллегиальных органов ведется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного ( учебного ) года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

4.6.5. Подписанные сторонами договоры регистрируются в юридическом управлении в Журнале регистрации договоров (приложение ).

Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых организациями, заключившими договор, разделенных косой чертой. Договорам в Университете присваиваются порядковые в пределах календарного (учебного) года.

4.7.Учет объемов документооборота

4.7.1. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в Университет и созданных им за определенный период времени.

Данные об объеме документооборота используются для совершенствования организации делопроизводства и расчета оптимальной численности работников, занятых делопроизводством.

4.7.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов Университета.

Учет количества документов проводится по регистрационно-контрольным формам в месте их регистрации.

4.7.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

4.7.4. Результаты учета документооборота обобщаются общим отделом в виде сводки об объеме документооборота за год и представляются руководству Университета.

4.8. Контроль исполнения документов

4.8.1. Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизванной системы контроля на базе ЭВМ.

Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора университета.

Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля возлагается на сотрудников общего отдела.

Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет общий отдел совместно с ответственными за делопроизводство в подразделениях Университета.

4.8.2. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва исполнителей.

Соисполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю за два дня до истечения срока необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.) для обобщения и подготовки проекта документа. Они в равной мере с ответственным исполнителем несут ответственность за качественную и своевременную. подготовку документа, недостоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных университет, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

4.8.3. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководства Университета о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

4.8.4. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в Университет или с даты подписания документа. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены законодательными и нормативными правовыми актами (приложение ). Индивидуальные сроки устанавливаются при вынесении резолюции.

4.8.5. Датой исполнения документа считается дата:

-  если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок;

-  документы без указания срока исполнения - в месячный срок;

-  если в документе имеется пометка «срочно», - то в трехдневный срок;

-  документы, имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок;

-  по запросам депутатов - в месячный срок;

-  Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

4.8.6. На документах, поставленных на контроль, проставляется отметка «Контроль».

4.8.7. Контроль исполнения документов строится на основе регистрационных данных, вносимых в РКК или в БД «Входящая корреспонденция».

4.8.8. В случае невозможности исполнить документы в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с письменной просьбой о продлении срока к руководителю структурного подразделения. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, вынесший резолюцию.

Изменение срока исполнения документа оформляется еще как одна резолюция. Исполнитель обязан проинформировать общий отдел об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

4.9.9. Приостановить исполнение документа, а также отменить его может организация автор документа, по внутренним документам - руководитель или орган управления, принимавший решение.

4.10.10. Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока
исполнения документа.

4.10.11. Контрольная картотека формируется из РКК и содержит два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».Первый раздел картотеки делится на 31 ячейку по числу дней месяца плюс дополнительные ячейки для документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, для документов, срок исполнения которых истек. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Второй раздел картотеки «исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него поступают РКК исполненных документов.

4.10.12. Работник общего отдела, осуществляющий контроль исполнения документов, должен регулярно просматривать РКК документов, срок исполнения которых приближается, и за 3-5 дней до истечения срока направлять исполнителям напоминания о приближении срока исполнения документа.

4.10.13. После исполнения документа на РКК документа проставляется отметка об исполнении, и РКК переносится в раздел «Исполненные документы»

4.10.14. Документ считается исполненным после выполнения поручений, запросов и подготовки документа - ответа, а также в случае оформления на документе руководителем отметки «В дело».

Документы, поставленные на контроль, снимаются с контроля общим отделом, если решены все поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не являются основанием для признания документа исполненным.

Снять документ с контроля могут только должностные лица или контрольная служба, которая поставила его на контроль.

Основанием для снятия документа с контроля являются:

- по документам, требующим письменного ответа, документ-ответ, подписанный ректором, проректором;

- по документам, не требующим письменного ответа, - справка о результатах решения вопроса за подписью начальника структурного подразделения.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в университет и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.

Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи «В дело №...», подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

5.Организация хранения документов

5.1.Порядок хранения документов

5.1.1.Документы Университета подлежат хранению в структурных подразделениях и в общем отделе. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются на хранение в ведомственный архив.

5.1.2.Порядок хранения документов в Университете устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации по архивному делу, приказами ректора, настоящей Инструкцией.

С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документа и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих им полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.