Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области (стр. 2 )

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: распоряжения по основной деятельности отдельно от распоряжений по личному составу, протоколов и др.

5.8. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит наименование Комиссии, дату и регистрационный номер. Регистрационный штамп, а также отметка с указанием количества листов основного документа и количества листов приложения проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Он подтверждает факт и время поступления документа в Комиссию. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении должны проставляться также часы и минуты поступления. Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

-  номер дела по номенклатуре;

-  порядковый номер документа по журналу.

Например, номер документа №01-12/32 состоит из:

-  01 –12 индекс дела по номенклатуре - условное обозначение, где:

-  01 - номер раздела номенклатуры;

-  12 – порядковый номер дела внутри соответствующего раздела номенклатуры;

-  32 – индивидуальный порядковый номер, присвоенный делу при регистрации в журнале и в ПИ «ДЕЛО».

При регистрации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа дополняется первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д будет означать, что заявление подано Дёминой.

Используется следующая форма журнала регистрации входящих документов (формат А4 210х297 мм) (табл. 2).

Таблица 2

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	№ п/п	Корреспондент	Дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении	Индекс дела
1	2	3	4	5	4

Соответственно для регистрации исходящих документов также заводится свой журнал, форма которого приведена в табл. 3.

Таблица 3

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата отправки	№ п/п	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении	Индекс дела
1	2	3	4	5	6

5.9. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Комиссии (в его отсутствие заместителем председателя Комиссии, или лицом, исполняющим обязанности председателя), затем передаются работнику отдела, ответственному за регистрацию документов, для внесения резолюций в регистрационный журнал и в ПИ «ДЕЛО». С оригинала документа снимается необходимое количество копий (в зависимости от количества исполнителей по резолюции). Оригинал поступившего документа подшивается в дело (в соответствии с номенклатурой дел), а копии передаются исполнителям под расписку.

Без регистрации и снятия копий, но с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие заместителя председателя Комиссии, или лица, исполняющего обязанности председателя) передаются на исполнение в бухгалтерию Комиссию все первичные бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, накладные, договора, акты выполненных работ и т. д.).

5.10. Исполненные документы помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии.

5.11. Работники аппарата Комиссии, выполняющие функции системных администраторов комплексов средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (КСА ТИК) ГАС «Выборы» в соответствии с Постановлением Комиссии от 01.01.01 г. №45/309 и настоящей инструкцией:

а) осуществляют прием сведений от глав администраций муниципальных районов, городского округа для формирования и ведения Регистра избирателей, участников референдума (далее – Регистр избирателей).

Сопроводительные письма за подписью главы администрации муниципального района, городского округа со сведениями, адресованными на имя председателя Комиссии, регистрируются системным администратором КСА ТИК без наложения резолюции председателя Комиссии в журнале входящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Поступившие сопроводительные письма помещаются системным администратором в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии и хранятся у него. Форма журнала регистрации входящих документов системного администратора КСА ТИК приведена в таблице 4.

Таблица 4

Форма журнала регистрации входящих документов системного администратора КСА ТИК

Дата поступления	№ п/п	Корреспондент	Приложение (количество листов и количество приложений)	Примечание	Индекс дела
1	2	3	4	5	6
					03-01ДСП

б) направляют главам администраций муниципальных районов, городского округа информацию о выявленных в базе ГАС «Выборы» некорректных сведениях о гражданах в целях ее уточнения.

В этих целях системные администраторы КСА ТИК через руководителя информационного центра Комиссии подписывают сопроводительные письма с грифом «Для служебного пользования» на имя глав администраций муниципальных районов, городского округа у председателя Комиссии, а в его отсутствие у заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя, и регистрируют их у работника отдела, ответственного за регистрацию документов. Регистрация осуществляется в журнале регистрации исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Работник отдела, ответственный за регистрацию документов вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО».

Оригинал зарегистрированного сопроводительного письма подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, а отсканированная копия передается системному администратору, о чем в журнале регистрации исходящих документов делается пометка «передано через системного администратора ФИО».

в) передают главе администрации муниципального района, городского округа в соответствии с Положением «О Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации», утвержденным Постановлением ЦИК России от 01.01.01 г. № 000/973-11, не позднее 15 января и 15 июля каждого года территориальный фрагмент Регистра избирателей по состоянию на 1 января и 1 июля текущего года на защищенном от записи машиночитаемом носителе (далее – компакт-диск CD-R). Передаваемый компакт-диск CD-R предварительно учитывается в соответствии с Инструкцией «О порядке учета, хранения и уничтожения носителей информации, содержащих персональные данные и иные конфиденциальные сведения», утвержденной распоряжением председателя Комиссии от 01.01.01 г. №38-1-р/01-10 с учетом изменений, внесенных распоряжением председателя Комиссии от 01.01.01 г. №39-р/01-10 (далее – Инструкция о порядке учета носителей информации) и оформляется в соответствии с приложениями 4, 5 к указанной Инструкции. Передача осуществляется по Акту (приложение 9). Копия территориального фрагмента регистра избирателей хранится на КСА ТИК ГАС «Выборы».

Передача главе администрации территориального фрагмента Регистра избирателей осуществляется системным администратором с сопроводительным письмом с грифом «Для служебного пользования», подписанным через руководителя информационного центра Комиссии у председателя Комиссии, а в его отсутствие у заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя (приложение 10). Сопроводительное письмо регистрируется у работника отдела, ответственного за регистрацию документов. Регистрация осуществляется в журнале регистрации исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Работник отдела, ответственный за регистрацию документов вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО». К сопроводительному письму прилагаются два экземпляра Акта, подписанных системным администратором и утвержденных председателем Комиссии, а также учтенный компакт-диск CD-R.

Копия зарегистрированного сопроводительного письма подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, а оригинал сопроводительного письма с двумя экземплярами Актов и территориальным фрагментом Регистра избирателей на учтенном компакт-диске CD-R передается системному администратору, о чем в журнале регистрации исходящих документов делается пометка «передано через системного администратора ФИО».

Глава администрации муниципального района, городского округа через системного администратора сопроводительным письмом на имя председателя Комиссии возвращает один экземпляр Акта. Поступившее сопроводительное письмо с Актом системный администратор регистрирует в своем журнале входящих документов без резолюции председателя Комиссии, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП», и хранит у себя в деле в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

При возврате главой администрации муниципального района, городского округа переданного ранее фрагмента Регистра избирателей на компакт-диске CD-R системный администратор принимает его только с сопроводительным письмом на имя председателя Комиссии и регистрирует его в своем журнале регистрации входящих документов без резолюции председателя Комиссии, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Поступившее сопроводительное письмо помещается системным администратором в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии и хранится у него, а поступивший компакт-диск CD-R учитывается в соответствии с Инструкцией о порядке учета носителей информации, хранится в сейфе у системного администратора, а затем передается для уничтожения в информационный центр Комиссии.

г) передают на КСА Комиссии ГАС «Выборы» в соответствии с «Регламентом применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» для решения задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации», утвержденным Постановлением ЦИК России от 01.01.01 г. № 000/1112-4 не позднее 5 февраля, 5 мая, 5 августа и 5 ноября каждого года изменения соответствующего территориального фрагмента базы данных Регистра избирателей по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября каждого года с использованием СПО ГАС «Выборы» на компакт-дисках CD-R.

Передача сопровождается Протоколом передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» (приложение к указанному Регламенту) и сопроводительным письмом на имя председателя Комиссии (приложение 11). В правом верхнем углу протокола передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» и сопроводительного письма проставляется гриф «Для служебного пользования». Передаваемый компакт-диск CD-R с изменениями соответствующего фрагмента Регистра избирателей предварительно учитывается в соответствии с Инструкцией о порядке учета носителей информации и оформляется в соответствии с приложениями 4, 5 к ней.

Системный администратор КСА ТИК регистрирует сопроводительное письмо в своем журнале исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Форма журнала регистрации исходящих документов системного администратора КСА ТИК приведена в таблице 5.

Таблица 5

Форма журнала регистрации исходящих документов системного администратора КСА ТИК

Дата отправки	№ п/п	Корреспондент	Приложение (количество листов и количество приложений)	Исполнитель	Индекс дела
1	2	3	4	5	6
					03-01ДСП

К вышеуказанному сопроводительному письму прилагается протокол и в запечатанном конверте компакт-диск CD-R с территориальным фрагментом Регистра избирателей. Указанные документы передаются в Комиссию системным администратором КСА ТИК лично.

Работник отдела, ответственный за регистрацию документов в Комиссии, не вскрывая конверт с компакт-диском CD-R регистрирует сопроводительное письмо и приложения к нему в общем журнале регистрации входящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП», а также вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО», после чего без резолюции председателя Комиссии знакомит работников информационного центра Комиссии с поступившими документами и передает им под роспись в запечатанном конверте компакт-диск с территориальным фрагментом Регистра избирателей, а сопроводительное письмо с протоколом помещает в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

д) обеспечивают текущее хранение документов, а также их уничтожение в установленном порядке.

Акты приема-передачи главе администрации муниципального района, городского округа компакт-дисков CD-R, содержащих территориальный фрагмент Регистра избирателей и сопроводительные письма к ним хранятся в деле в соответствии с номенклатурой дел Комиссии у системного администратора в течение 5 лет, после чего передаются в Комиссию для уничтожения.

Сопроводительные письма о направлении сведений, а также сами сведения на бумажных носителях хранятся в деле в соответствии с номенклатурой дел Комиссии у системного администратора в течение 6 месяцев после подписания Губернатором Ленинградской области сводных сведений о численности избирателей по Ленинградской области (по состоянию на 01 января и 01 июля текущего года), после чего уничтожаются по акту. Форма Акта на уничтожение приведена в приложении №12.

Акт на уничтожение (два экземпляра) подписывает руководитель информационного центра Комиссии, системный администратор КСА ТИК и представитель администрации муниципального района, городского округа, после чего утверждается председателем Комиссии. Один экземпляр Акта хранится у системного администратора КСА ТИК, второй подшивается в дело по номенклатуре дел в Комиссии.

5.12. Системный администратор КСА Комиссии ГАС «Выборы» не позднее 20 февраля, 20 мая, 20 августа и 20 ноября каждого года передает на КСА ЦИК России ГАС «Выборы» компакт-диск CD-R с изменениями соответствующего регионального фрагмента базы данных Регистра избирателей по состоянию на 1 февраля, 1 мая, 1 августа и 1 ноября каждого года, полученными с использованием СПО ГАС «Выборы» ИКСРФ. Передача сопровождается Протоколом передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» и сопроводительным письмом (приложение 13). В правом верхнем углу протокола передачи фрагмента базы данных ГАС «Выборы» и сопроводительного письма проставляется гриф «Для служебного пользования». Передаваемый компакт-диск CD-R с изменениями регионального фрагмента Регистра избирателей предварительно учитывается в соответствии с Инструкцией о порядке учета носителей информации и оформляется в соответствии с приложением 4 к ней.

Работник отдела, ответственный за регистрацию документов в Комиссии, не вскрывая конверта, в котором находится компакт-диск CD-R с изменениями регионального фрагмента базы данных Регистра избирателей, регистрирует сопроводительное письмо и приложения к нему в общем журнале регистрации исходящих документов, при этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП», а также вносит зарегистрированный документ в ПИ «ДЕЛО» и направляет в ЦИК России только фельдъегерской связью.

Запрещается передавать документы с грифом «Для служебного пользования» по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и по факсу.

5.13. Регистрацию входящей и исходящей документации с грифом «Для служебного пользования» осуществляет работник отдела, ответственный за регистрацию документов в Комиссии.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

В связи с незначительным объемом документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их регистрация и учет осуществляется вместе с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».

Размножаются (тиражируются) документы с грифом «Для служебного пользования» только с письменного разрешения председателя Комиссии. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется гриф «Для служебного пользования.

Уничтожение дел, документов с грифом «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

VI. Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи

6.1. По электронной почте Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы» (ГАС «Выборы») в Информационный центр Комиссии поступают документы из ЦИК России, из территориальных избирательных комиссий (через системных администраторов КСА ТИК ГАС «Выборы»). Порядок работы по приему и передачи информации определен Инструкцией о порядке документооборота и информационного обмена с избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации по электронной почте ГАС «Выборы». Полученные документы сотрудниками Информационного центра передаются для регистрации работнику отдела, ответственному за регистрацию документов;

6.2. Для передачи по электронной почте ГАС «Выборы» исходящего документа, подписанного председателем Комиссии (заместителем председателя, или лицом, исполняющим обязанности председателя Комиссии), исполнитель представляет работнику отдела, ответственному за регистрацию документов, отправляемое письмо для регистрации. Зарегистрированный документ на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией передается исполнителем в Информационный центр Комиссии для отправки. На письме (копии письма, в случае если письмо будет направляться дополнительно по почте) работником Информационного центра делается отметка об отправке (подпись, расшифровка подписи, дата отправки). После чего отправленный документ вместе с копией передается работнику отдела, ответственному за регистрацию документов;

6.3. Прием документов, адресованных Комиссии по электронной почте (далее официальная электронная почта), осуществляется через официальный почтовый ящик Комиссии, находящийся в информационном центре. Прием документов осуществляет работник Информационного центра Комиссии. Документы, требующие регистрации, в том числе жалобы и заявления граждан, передаются работнику отдела, ответственному за регистрацию документов и регистрируются в установленном порядке;

6.4. Передача документа по официальной электронной почте осуществляется исполнителем самостоятельно (после регистрации этого документа в установленном порядке). На оригинале документа (копии документа, в случае если письмо будет направляться дополнительно по почте) ставится подпись исполнителя с расшифровкой и дата отправки, после чего отправленный документ вместе с копией передается работнику отдела, ответственному за регистрацию документов;

6.5. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. Документы по каналам факсимильной связи могут получать как работник отдела, ответственный за регистрацию документов, так и работники аппарата Комиссии. Полученные документы подлежат регистрации в порядке, установленном для входящих документов;

6.6. При необходимости включения документов, полученных по каналам факсимильной связи, в дело с них снимается копия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии. Подлинник документа, полученного по каналам факсимильной связи, уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа.

6.7. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи в ЦИК России, направляется адресату фельдъегерской связью или посредством программы ПИ «ДЕЛО».

6.8. Передача документов, подписанных председателем Комиссии, в его отсутствие заместителем председателя или лицом, исполняющим обязанности председателя, по каналам факсимильной связи осуществляется как работником отдела, ответственного за регистрацию документов, так и работниками аппарата Комиссии. Отправляемые документы должны быть зарегистрированы в порядке, установленном для исходящих документов.