Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Ленинградской области (стр. 3 )

К отправленному по каналам факсимильной связи документу (копии документа) подшивается отчет об отправке, а на документе исполнителем делается отметка (подпись, расшифровка подписи, дата), после чего документ передается работнику отдела, ответственному за регистрацию документов;

6.9. В случае необходимости подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату почтовой связью.

VII. Отправка исходящих документов

7.1. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Исходящие письма подписываются председателем Комиссии, в его отсутствие заместителем председателя или лицом, исполняющим обязанности председателя. Отправляемые документы регистрируются в журнале и ПИ «ДЕЛО».

7.2. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформленными. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, необходимо приобщить копию отправляемого документа к подлиннику входящего документа и подшить в дело. При оформлении ответных документов следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.

Если отправляемый документ является запросом, на который должен быть получен ответ, то к копии запроса подшивается подлинник ответа.

Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенный косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

7.3. При оформлении документов указывается полный почтовый или телеграфный адрес.

7.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы отправляются адресату почтовой связью, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или фельдъегерской связью.

7.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель предоставляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в Комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.

7.6. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки.

7.7. При обмене корреспонденцией между Комиссией и ЦИК России посредством ПИ «ДЕЛО» вся исходящая документация, предназначенная для ЦИК России, направляется только посредством ПИ «ДЕЛО». Исключение составляют документы по вопросам формирования избирательных комиссий, финансирования их деятельности, по вопросам, связанным с поощрениями членов Комиссии, работников аппарата Комиссии и других лиц, а также жалобы и материалы по их рассмотрению, которые направляются в ЦИК России как при помощи ПИ «ДЕЛО», так и в обязательном порядке фельдъегерской связью. Отправку документов осуществляет работник отдела, ответственный за регистрацию документов.

7.8. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки («Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно»), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности документа определяется подписавшим его лицом.

7.9. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.

7.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

VIII.  Работа с обращениями граждан

8.1.Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме.

8.2.Все обращения граждан, в том числе и переадресованные в Комиссию из других организаций, регистрируются в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (приложение 14) и в ПИ «ДЕЛО». Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.

Жалобы и заявления граждан, связанные с проходящими выборами: Президента Российской Федерации; депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (основные и дополнительные); референдума (федерального, областного, местного); депутатов представительных органов муниципальных образований и должностных лиц местного самоуправления в Ленинградской области (основные, дополнительные, повторные), а также жалобы и заявления, поступившие в Комиссию в межвыборный период - регистрируются в общем журнале регистрации жалоб и заявлений Комиссии. Поступившему документу присваивается индекс дела из раздела номенклатуры дел Комиссии, относящийся к соответствующим выборам (референдуму).

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в журнале регистрации и в ПИ «ДЕЛО» делается отметка «Повторно», и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ «ДЕЛО».

8.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте. При индексации предложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер документа дополняется первой буквой фамилии заявителя, разделенной косой чертой. Так, номер 205/Д будет означать, что заявление подано Дёминой.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква «К», которая отделяется косой чертой. Например: 205/К.

8.4. После регистрации обращения граждан передаются председателю Комиссии (в его отсутствие заместителю председателя или лицу, исполняющему обязанности председателя).

8.5. Рассмотренное обращение гражданина с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя) передается работнику отдела, ответственному за регистрацию документов, для внесения резолюций в регистрационный журнал и ПИ «ДЕЛО». С оригинала документа снимается необходимое количество копий (в зависимости от количества исполнителей по резолюции). Оригинал поступившей жалобы (заявления) подшивается в дело, а копии передаются исполнителям под расписку.

8.6. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие заместителя председателя или лица, исполняющего обязанности председателя) в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

8.7. Если обращения граждан пересылаются в другие организации, то заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа.

8.8. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

8.9. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается «В дело» председателем Комиссии по представлению начальника отдела по работе с территориями и ведению делопроизводства Комиссии. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если текст письменного обращения не подлежит прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.11. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

8.12. Обращение граждан, поступившие по информационным системам общего пользования (Интернет), регистрируются и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения граждан направляются по почтовым адресам, указанным в обращениях. В случае если в обращении почтовый адрес не указан и отсутствует контактный телефон, ответ на данное обращение не дается.

8.13. Максимальный срок исполнения обращений граждан – один месяц. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, или, в крайнем случае, не позднее 15 дней со дня поступления.

8.14. Обращения граждан о нарушении закона в ходе избирательной кампании, кампании референдума рассматриваются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты нуждаются в дополнительной проверке, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.

8.15. При осуществлении проверки копии запросов, направленных в нижестоящие комиссии, правоохранительные органы, прокуратуру и т. д., а также ответы на них, подшиваются к поступившему обращению.

8.16. Личный приём граждан ведется председателем, заместителем председателя и секретарем Комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем Комиссии.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Во время приема ведется регистрационный журнал, в который вносятся данные о гражданине, должность и фамилия лица, который ведет прием, результаты рассмотрения (приложение 15).

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в регистрационном журнале.

Если по существу поступившего в ходе личного приема обращения заявителю требуется письменный ответ, то поступившее устное обращение регистрируется в журнале учета устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема руководителями Комиссии, по которым требуется письменный ответ (приложение 16).

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Переданные на приеме гражданами письменные обращения регистрируются работником отдела, ответственным за регистрацию документов в журнале в установленном порядке в ПИ «ДЕЛО».

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комиссии, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

8.17. После исполнения копии ответов заявителю со всеми промежуточными ответами, сопутствующими рассмотрению обращения запросами и ответами из организаций и учреждений подшиваются к оригиналу обращения (заявления). Копии обращений (заявлений), полученные исполнителями в соответствии с резолюцией, уничтожаются.

IX.  Контроль за исполнением документов

9.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления Комиссии, распоряжения председателя Комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) Комиссии, исходящие письма, требующие ответа, обращения, письма и телеграммы граждан, требующие ответа;

9.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов в структурных подразделениях аппарата Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии, контроль - на секретаря Комиссии;

9.3. Распоряжения председателя Комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах;

9.4. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок;

9.5. Поручения с пометками «Срочно» исполняются в трехдневный срок.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.6. Срок исполнения документа может быть продлен только должностным лицом, установившим этот срок исполнения. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 1 день до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок;

9.7. На каждый контрольный документ заполняется контрольная карточка. Контрольную карточку формирует работник отдела, ответственный за регистрацию документов посредством ПИ «ДЕЛО» и распечатывает в двух экземплярах. Один экземпляр находится у работника отдела, ответственного за регистрацию документов, а другой вместе с документом направляется исполнителю;

9.8. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля;

Основаниями для снятия документа с контроля являются:

постановление Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на поступивший документ, подписанный председателем Комиссии или лицом, исполняющим обязанности председателя.

9.9. Контроль за сроками исполнения документов, своевременное внесение в контрольную карточку текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляется работником отдела, ответственным за регистрацию документов;

9.10. Работник отдела, ответственный за регистрацию документов на 1 и 15 числа каждого месяца через начальника отдела по работе с территориями и ведению делопроизводства в Комиссии представляет председателю Комиссии (в его отсутствие лицу, исполняющему обязанности председателя) письменный отчет о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

X.  Составление номенклатуры дел.

10.1. Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 17).

10.2. Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года, согласовывается на заседании Экспертной Комиссии, согласовывается с ЦЭПМК Архивного комитета Ленинградской области, утверждается на заседании Комиссии, подписывается секретарем Комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года. При составлении номенклатуры дел Комиссии учитывается характер выборов, проводимых на территории Ленинградской области в предстоящем году.

10.3. Назначение номенклатуры дел:

-  формирование исполненных документов в дела;

-  систематизация и учет дел Комиссии;

-  определение сроков хранения дел.

10.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел документационного обеспечения Комиссии. Второй используется работником отдела, ответственным за регистрацию документов в качестве рабочего. Третий – применяется в архиве Комиссии. Четвертый передается в архивный комитет Ленинградской области;

10.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем Комиссии дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел. Резервные номера в номенклатуре дел Комиссии не предусматриваются.

10.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 2 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Комиссии цифрового обозначения направления деятельности Комиссии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 3 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т. д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 «Количество дел, томов, частей» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 5 «Срок хранения» указывается срок хранения дела (тома, части), а также номера статей по перечню.

На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка «ЭК» (экспертная комиссия).

В графе 6 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др. Данная графа заполняется в течение года.

Работником отдела, ответственным за регистрацию документов при помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примечание» делается отметка о заведении дела («Дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

10.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

XI.  Экспертиза ценности документов

11.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности» сроков хранения, а также дел, подлежащих уничтожению, сроки хранения которых истекли;

11.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя Комиссии создается постоянно действующая Экспертная комиссия по определению исторической, научной и практической ценности документов (ЭК), которая в своей работе руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», правилами работы архивов организаций, нормативно-методическими документами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, положением об ЭК и настоящей инструкцией по делопроизводству.

11.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 18) и по личному составу (приложение 18а), а также акт о выделении дел к уничтожению (приложение 19). На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

11.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или уничтожения только на основании заголовков дел.

11.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, по истечении установленных сроков
хранения подлежат уничтожению.

11.6. Описи постоянного хранения составляются в 4-х экземплярах. К описям дел в обязательном порядке составляется предисловие, которое состоит из двух частей.

а) История Комиссии за временной период, за который представлены описи:

-  полное и сокращенное наименование Комиссии;

-  дата образования (с последующими изменениями со ссылкой на нормативные документы);

-  является юридическим лицом
;

-  основные задачи, функции;

-  наличие временных и постоянных коллегиальных органов;

-  проведение выборных компаний за период, на который составлены описи.

б) Особенности составления описи:

-  принятая схема систематизации дел внутри описи;

-  виды документов, включенных в опись;

-  наличие иных индивидуальных особенностей описи.

В Комиссии используется хронологически-номинальная схема систематизации описи, что подразумевает сначала распределение дел по годам, затем по номинальному признаку (т. е. по значимости, важности видов документов). В описи дела располагаются в следующем порядке: протоколы и постановления Комиссии, распоряжения по основной деятельности Комиссии, документы по направлению деятельности Комиссии, планово-отчетная документация Комиссии, выборная документация (по значимости выборов).

При отражении индивидуальных особенностей составления описи оговаривается отсутствие в описи тех или иных видов документов, включенных в номенклатуру Комиссии со сроком «постоянно». Здесь же делается общая характеристика видов и особенности физического состояния документов, включенных в опись. Указывается наличие в описи переходящих дел.

11.7. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер).

11.8. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, в заголовке остальных дел (томов) пишется «То же», при этом особенности в их названиях воспроизводятся полностью. На каждом новом листе описи заголовок дела указывается полностью.

11.9. В описи дел графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее.

11.10. Описи дел постоянного и временного (свыше10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов после одобрения ЭК направляются на согласование с Центральной экспертно-проверочной методической комиссией архивного комитета Ленинградской области (ЦЭПМК).

После утверждения ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области описи утверждаются председателем Комиссии.

11.11. Уничтожение документов временного хранения, сроки которых истекли, допускается только после утверждения описей дел постоянного хранения ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области.

11.12. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, после миновании надобности могут уничтожаться без составления акта.

11.13. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

XII.  Формирование и оформление дел

12.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

На каждое дело по номенклатуре заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. На обложке дела должен быть указан индекс и название дела по номенклатуре.

При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о подшивке в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

12.2. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;

- в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и переписки с гражданами и иными организациями по вопросам соблюдения законодательства по прошедшим выборам и референдумах;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело помещается подлинный экземпляр документа, черновики и варианты проектов в дело не подшиваются, за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр;

12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.

Переписка группируется в дело в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении.

Заявления и жалобы граждан по вопросам соблюдения законодательства о выборах и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в отдельные дела по видам выборов. Жалобы и заявления, поступившие в текущем году, но относящиеся к выборам, прошедшим в предыдущем году, подшиваются в дела, сформированные по видам выборов в предыдущем году.

Документы по выдвижению списка кандидатов в депутаты избирательными объединениями, как правило, формируются в отдельные дела по каждому избирательному объединению. В том случае, если дело сформировано из документов нескольких избирательных объединений, то внутри дела документы располагаются по алфавиту названия избирательного объединения, и составляется внутренняя опись документов дела.

Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по хронологии.

В отдельные дела подшиваются протоколы об итогах голосования, протоколы о результатах выборов с приложенными к ним сводными таблицами.

Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии, в том числе подлинные постановления Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола.

Протоколы заседаний рабочих групп Комиссии и решения к ним располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров.

Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам с приложениями группируются в дело отдельно от распоряжений по основной деятельности. Положения, инструкции, сметы и другие документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится (исключение составляют личные дела и переходящие дела).

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников аппарата Комиссии формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

12.4. Количество листов в деле не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При большом объеме документов формируется несколько томов (частей).

12.5. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.

12.6. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

12.7. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа.

12.8. Полное оформление предусматривает:

а) Нумерацию листов дела. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. При выявлении ошибок в нумерации, возможно присвоение листам литерных номеров (например: 1а, 1б). В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов дела. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель (при этом старый лист-заверитель погашается, но оставляется в деле).

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем – вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно. Листы внутренней описи, если таковая существует, нумеруются отдельно римскими цифрами.

б) Составление листа-заверителя (приложение 20). В листе-заверителе дела постоянного хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи, наличие чертежей, фотографий, рисунков. В обязательном порядке указывается дата и подпись работника, сформировавшего дело, его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

в) Оформление обложки дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 21). На обложке дела выносится название Комиссии, полный заголовок дела, крайние даты документов дела, срок хранения, количество листов в деле.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

Протоколы заседаний Избирательной комиссии Ленинградской области с № ___по № ____и постановлении к ним с № ___по №.____

Распоряжения председателя Избирательной комиссии Ленинградской области по основной деятельности

Жалобы (заявления) на нарушение областного закона «О выборах депутатов Законодательного собрания Ленинградской области», документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

Крайние даты дела состоят из начальной даты (дата самого раннего документа), и конечной даты (дата самого позднего документа). При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью.

На обложках дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) указывается год (без крайних дат), заголовок и индекс дела, срок хранения.

г) Переплет дел или их подшивка. Документы, составляющие дело подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

Перед переплетом проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, отметок о регистрации и исполнении, приложений. Из дела изымаются металлические скрепления (булавки, скрепки). Документы переплетаются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции.

XIII. Формирование, ведение и хранение личных дел

13.1. Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности;

13.2. К личному делу государственного гражданского служащего (далее гражданский служащий) в соответствии с положением «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указам Президента Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 приобщаются:

-  письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее должность гражданской службы);

-  собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии (обычно 4х6). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет;

-  документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

-  копия паспорта и копия свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

-  копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

-  копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

-  копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации (если таковые имеются);

-  копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

-  экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

-  копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

-  копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

-  копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

-  аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

-  экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;