- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина);
- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
- копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
- копии документов о начале служебной проверки
, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
- справка о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
- справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами (если такая проверка проводилась);
13.3. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела;
13.4. К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
13.5. Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работником аппарата Комиссии, ответственным за ведение личных дел;
13.6. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую заносятся наименования всех подшитых документов, дата включения документов в личное дело, количество листов, дата изъятия документа, кем и по какой причине изъят документ. внутренняя опись подписывается составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения председателя Комиссии.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела № __________
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Должность лица, составившего опись ___________________ инициалы, фамилия
Дата
В связи с тем, что личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет), в них не включаются документы, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения;
13.7. Личные дела подлежат полному оформлению. А именно.
Подшивка (переплет) дела: документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Рекомендуется использовать папки формата 215х230 мм. Все металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются. В начале личного дела подшиваются бланки внутренней описи дела.
В конце дела подшиваются чистые бланки для заверительной надписи, составляемой при оформлении дела перед передачей в архив. Лист-заверитель дела служит для учета количества листов в личном деле, указания особенностей их нумерации. Заверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа.
Нумерация листов в деле: нумерация листов производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме внутренней описи и листов заверительной надписи. Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не затрагивая текста документов, нумератором или простым карандашом.
Оформление обложки: на лицевой стороне обложки указываются: наименование Комиссии, по центру располагается бумажная бирка размером 52х74 мм с наименованием документа «Личное дело №», фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже), даты дела. Датами личного дела являются даты подписания распоряжения о приеме и распоряжения об увольнении работника, на которого заведено личное дело.
Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в Комиссии. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.
Доступ к материалам личного дела разрешается только работнику аппарата Комиссии, ответственному за ведение личных дел и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые. Ознакомление работников с их личными делами производится исключительно в рабочее время в присутствии работника аппарата Комиссии, ответственного за ведение личных дел. На руки работникам личные дела не выдаются. При обнаружении работником в своем личном деле неверных, неполных или неточных данных он имеет право требовать их исключения, дополнения или исправления. Свое несогласие с данными, содержащимися в личном деле, работник выражает письменно в форме заявления на имя председателя Комиссии, с обоснованием причин несогласия. Все поданные работником заявления по поводу данных, содержащихся в его личном деле, помещаются в личное дело.
Личные дела регистрируются в «Журнале учета личных дел».
Журнал регистрации личных дел
№ п/п | Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество | Дата постановки дела на учет | Дата снятия с учета | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
13.8. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по запросу этого органа;
13.9. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации;
13.10. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Комиссии в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив;
13.11. Если гражданин, личное дело которого хранится в Комиссии, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
XIV. Хранение документов в Комиссии и передача их в государственный архив
14.1. Дела с момента их заведения и до передачи в государственный архив хранятся в Комиссии.
За сохранность дел и документов в них несет ответственность секретарь Комиссии.
Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным председателем Комиссии и соответствующего госархива.
13.2. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического состояния документов.
При обнаружении дефектов составляется акт, устранение дефектов проводится силами Комиссии.
13.3. Документы передаются в Ленинградский областной государственный архив в городе Выборге по утвержденным ЦЭПМК архивного комитета Ленинградской области описям дел. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делаются отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
При первой передаче дел в государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд Комиссии.
13.4. Документы, не законченные делопроизводством, хранятся в Комиссии в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
13.5. Дела, отобранные по итогам экспертизы ценности на постоянное хранение, прошедшие полное оформление и включенные в опись дел постоянного хранения, подлежат хранению в Комиссии в изолированном, специально отведенном для этой цели помещении, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЦЭПМК
Избирательной комиссии Архивного комитета
Ленинградской области Ленинградской области
от 29 апреля 2010 г. № 2 от ___ ____ 2010 г. № _____
Приложение 1
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Торжковская ул., дом 4, лит. А, Санкт-Петербург, 197342 тел./ e-mail: *****@***ru | |||||
№ ___________ от _____________ На № _________ от _____________ | |||||
Приложение 2
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_______________ № _______
Приложение 3
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ № _______
Приложение 4
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
_______________ № _______
Приложение 5
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатных устройств, и к файлам текстовых документов
1. Текст документов на бланках формата Комиссии печатают через один либо полтора межстрочных интервала.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, следует печатать через два межстрочных интервала.
2. Название вида документа печатают прописными буквами.
3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
4. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
5. Ввод, формирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием установленных текстовых редакторов.
6. При формировании документов обязательно работать с включенной клавишей ¶, чтобы видеть на экране все служебные символы.
7. Размеры полей должны иметь следующие параметры:
- верхнее 2,0 см
- нижнее 2,0 см
- левое 2,0 см
- правое 1,0 см
От края до колонтитула:
- верхнего 1,25 см
- нижнего 1,25 см
8. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля «Адресат» со следующими параметрами:
- шрифт Times New Roman Cyr
- размер 14 пунктов
- отступ слева 7 см
справа 0
- интервал перед 6 пунктов
после 0 пунктов
- межстрочный интервал – одинарный
- отступ первой строки – нет
Если составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения» не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа «Разрыв строки» (¿ - комбинация клавиш Shift – Enter), например:
9. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
Если документ имеет приложение, оно отделяется от документа и печатается с новой страницы.
10. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
11. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещается в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещаются в отдельные разделы.
12. Все реквизиты документа отделяются друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ - клавиша Enter). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
13. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела.
14. Не допускается включать в текст документа разделительной линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, -- и других).
15. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (А, а, В, С, с, Е, е, Н, К, М, О, о, Р, p, r, Т, Х, х, у).
16. Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливается в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
17. Не допускается использование символа “‑” для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш Ctrl - “‑” ).
18. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
19. Реквизиты «Вид документа» и «Наименование документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (¿ - комбинация клавиш Shift – Enter).
Приложение 6
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
Наименование реквизита | Код реквизита |
Государственный Герб Российской Федерации | 01 |
герб субъекта Российской Федерации | 02 |
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | 03 |
код организации | 04 |
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | 05 |
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) | 06 |
код формы документа | 07 |
наименование организации | 08 |
справочные данные об организации | 09 |
наименование вида документа | 10 |
дата документа | 11 |
регистрационный номер документа | 12 |
ссылка на регистрационный номер и дату документа | 13 |
место составления или издания документа | 14 |
15 | |
16 | |
резолюция | 17 |
заголовок к тексту | 18 |
отметка о контроле | 19 |
текст документа | 20 |
отметка о наличии приложения | 21 |
подпись | 22 |
гриф согласования документа | 23 |
визы согласования документа | 24 |
оттиск печати | 25 |
отметка о заверении копии | 26 |
отметка об исполнителе | 27 |
отметка об исполнении документа и направлении его в дело | 28 |
отметка о поступлении документа в организацию | 29 |
идентификатор электронной копии документа | 30 |
Приложение 7
к инструкции
по делопроизводству
в Избирательной комиссии
Ленинградской области
Форма журнала регистрации постановлений
Избирательной комиссии Ленинградской области
№ п/п | Дата принятия постановления | Номер постановления | Название постановления | Примечание |
1. | ||||
2. | ||||
3 | ||||
…. |
Приложение 8
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
