Программа поддержки коммуникационных средств

Программа поддержки коммуникационных средств

Описание программы

Содержание

1. Введение. 3

2. Правомочия. 3

3. Принятые обозначения и аббревиатура. 3

4. Обязанности. 4

5. Оформление проекта. 4

5.1. Предлагаемый рабочий план. 4

5.2. Рассмотрение менеджером Программы.. 5

5.3. Рассмотрение предлагаемого РП Финансирующей Стороной. 5

5.4. Назначение Главного куратора проекта (SPM) 6

5.5.Соглашение по проекту. 6

5.6. Модификация Соглашения по проекту. 7

6. Служебные контракты.. 7

7. Консультации. 7

8. Контроль документооборота. 8

9. Бюджет. 8

10. Финансовые полномочия. 8

1. Введение

Программа поддержки коммуникационных средств (ППКС) была предложена после консультаций Секретариата с США (письмо Анны Харрингтон на имя А. Жерара от 01.01.01). ППКС подтверждается ежегодно через утверждение Советом управляющих Плана деятельности Секретариата.

Цель ППКС – обеспечить финансовую поддержку программного и аппаратного обеспечения и подсоединения соответствующих институтов, существующие возможности которых не допускают осуществление проектов МНТЦ и разработку коммерческих возможностей.

Описание Программы – это документ, описывающий полномочия и базовые параметры осуществления Программы. Она осуществляется в рамках Круга полномочий Программы. Описание дает разумный уровень детализации в отношении того, как должны реализовываться конкретные задачи.

Ответственный за подготовку настоящего документа – менеджер Программы ППКС, который, при необходимости, может предлагать внести изменения в настоящий документ. Изменения рассматриваются и утверждаются ЗИД (ЕС) и после этого в течение 10 рабочих дней передаются Административному комитету.

2. Правомочия

Правомочными (подпадающими под действие) являются Институты (организации) в странах-бенефициарах, присоединившихся к Соглашению от 1992 года.* Правомочными являются министерства и академии, в рамках которых находятся данные Институты (организации). Правомочными являются Московская штаб - квартира МНТЦ и его региональные отделения.

Финансирующие Стороны – это те Стороны или Партнеры, которые вносят вклад в совместное финансирование ППКС.

3. Принятые обозначения и аббревиатура

КО Отдел контрактов

ППКС Программа поддержки коммуникационных средств

ЗИД Заместитель Исполнительного директора

ЗИД - ППКС ЗИД с полномочиями по ППКС

ИД Исполнительный директор

ФС Финансирующая Сторона (Стороны) или Партнер

ПС Соглашение по проекту

РПИ Руководитель проекта в институте (организации)

ГКП Главный куратор проекта

РП План работы

4. Обязанности

В приведенной ниже таблице (Формат распределения обязанностей) перечислены ответственные за различные аспекты деятельности в рамках ППКС. Это регулируется в соответствии положениями, определенными в Круге полномочий.

Таб. 1. Формат распределения обязанностей

вид деятельности®	РП	назначение ГКП	ПС	бюджет	консульт. по коммуник. средствам	план деятельности
конкретное лицо ¯
ФС	ответ			утверждение СУ	ответ	утверждение СУ
ИД			подписание	представление		представление
ЗИД-ППКС		назначение	рассмотрение	рассмотрение		рассмотрение
ЗИД		утверждение
Менеджер Программы	получение рассмотрение представление	инициирование	рассмотрение	инициирование	инициирование представление	подготовка
ГКП		информирование	инициирование
отдел контрактов/финансовый отдел			подготовка/ рассмотрение		подготовка	рассмотрение
РПИ	инициирование		подписание

5. Оформление проекта

Оформление проекта по коммуникационной поддержке - главная задача ППКС. Поэтому необходимо четко определить эту деятельность. Цель данного раздела (для типичных ситуацийопределить последовательность действий, (2) определить круг участвующих лиц, и (3) определить, какие документы потребуются в начале процесса и на выходе.

5.1. Предлагаемый рабочий план

Представление предлагаемого Плана работ (РП) означает начало рассмотрения проекта. Представитель Института (организации) СНГ получает от менеджера Программы комплект документов для подготовки Плана работ, где есть форма РП и инструкции по ее заполнению. Институт (организация) готовит РП в соответствии с предложенной формой, следуя инструкциям по его заполнению, и отвечает за полноту предоставления запрашиваемой информации.

Институт (организация) представляет заполненный РП менеджеру Программы. Все предоставляемые документы должны быть на английском языке (можно представлять и на русском, но этого не требуется).

5.2. Рассмотрение менеджером Программы

Менеджер Программы рассматривает все представленные РП. Менеджер Программы возвращает в Институт (организацию) те РП, где не выполнены требования по заполнению форм, данные в инструкциях с объяснениями по их составлению. Менеджер Программы может отклонить любой РП в случаях, когда:

§  не соблюдены инструкции по заполнению

§  запрашиваются услуги, оборудование и материалы, которые, по мнению менеджера Программы, не соответствуют ППКС

§  не представлены убедительные аргументы, что РП будет служить целям ППКС, как это указано в начале настоящего документа (Введение).

В случае отклонения проекта менеджером Программы Институт (организация) извещаются об этом по электронной почте, а уведомление хранится в файле проекта.

РП, который не был отклонен, ранжируется. Ранг определяется менеджером Программы с учетом следующих показателей:

§  Преемственность проектов– предыдущий проект, вызвавший появление следующего проекта, будет учитываться; в противном случае - нет (+1, 0)

§  Уровень сервиса (коммуникационных средств) в институте (организации): институт, где существующий уровень сервиса находится на более низком уровне, получает более высокий ранг (+1, 0)

§  Уровень соответствия целям ППКС (+1, 0, -1)

§  Вклад в проекты МНТЦ (+1, 0, -1)

После ранжирования оформление продолжается в порядке, описанном далее в разделе 5.3.

5.3. Рассмотрение предлагаемого РП Финансирующей Стороной

Менеджер Программы передает предложенный РП Финансирующей Стороне. Утверждение означает подтверждение обязательства обеспечить финансирование и согласие Института (организации) осуществить работы, определенные в РП. Допускается совместное финансирование. В этом случае используется электронная форма представления и ответа.

В случае не утверждения, менеджер Программы информирует ИД, ЗИД-ППКС и институт, запрашивающий финансирование, и закрывает файл. В Случае утверждения, менеджер Программы регистрирует ответ. ФС в своем ответе может потребовать конкретной информации и/или условий, выставить финансовые ограничения, либо предпринять конкретные меры со стороны менеджмента. Процесс описывается далее в разделе 5.4.

5.4. Назначение Главного куратора проекта (SPM)

Проект в рамках ППКС – это техническая задача, и, возможно, политически «чувствительная» для институтов, финансирующих сторон и Секретариата МНТЦ. Поэтому проекты будут вестись только Главными кураторами проектов (SPM). Будет учитываться заинтересованность SPM. Менеджер Программы может быть Главным куратором проекта (SPM).

Факторы, которые учитываются при выборе SPM:

§  наработанные связи с руководством института

§  знакомство с базовыми информационными технологиями, используемыми в данном институте

§  знакомство с услугами в области информационных технологий, которые предполагается использовать в данном проекте

§  согласие и готовность принять ответственность, с учетом имеющейся нагрузки, в связи с данным проектом

§  желание участвовать в ППКС.

Если предполагаемый SPM работает в отделе, не относящемся к сфере полномочий ЗИД- ППКС, менеджер Программы и ЗИД-ППКС проконсультируются с ЗИД соответствующего SPM. Рекомендуемый SPM будет проинформирован о таком намерении. Они могут вместе с ЗИД обсуждать свою заинтересованность или отсутствие такой заинтересованности. По электронной почте SPM будет проинформирован «своим» ЗИД о принятом решении.

Менеджер Программы передает все соответствующие материалы SPM. Дальнейший процесс описывается ниже в разделе 5.5.

5.5.Соглашение по проекту

МНТЦ сразу после утверждения финансирования РП может вступать в Соглашение по проекту (ПС), не дожидаясь подписания документа Финансирующей Стороной (ФС), однако с учетом тех условий, которые были оговорены ФС в ходе утверждения проекта.

Не допускается внесение каких-либо заметных изменений в утвержденный РП. Возможны изменения в номерах моделей оборудования, в услугах, но не допускаются фундаментальные изменения в проекте или общем уровне его финансирования.

Соглашение по проекту (ПС) готовит Отдел контрактов. Применяется обычная процедура по оформлению ПС в МНТЦ.

5.6. Модификация Соглашения по проекту

Соглашение по проекту может быть пересмотрено в соответствии со стандартными процедурами МНТЦ. Если такой пересмотр ведет к увеличению уровня необходимого финансирования, SPM передает запрос по электронной почте менеджеру Программы. Менеджер Программы рассматривает запрос и затем передает его ФС на рассмотрение. Ответ ФС должен фиксироваться, а последующие действия совершаются в соответствии с полученными от ФС инструкциями.

Другие отделения МНТЦ и процедуры

Для деятельности, не отмеченной в настоящем документе, и для услуг других отделений МНТЦ, действуют стандартные оперативные процедуры, процессы и инструкции этих отделений.

6. Служебные контракты

По запросу, в рамках ППКС может предоставляться финансирование или услуги одному или более институтам. Такие запросы, с учетом технической деятельности, а потому не требующие РП, представляются менеджеру Программы. Менеджер Программы связывается с Финансирующими Сторонами с просьбой о финансовой поддержке.

При получении согласия Финансирующей Стороны, соответствующее финансирование осуществляется в процессе обычной процедуры закупок.

Появление дополнительных участников и иные подобные изменения могут быть осуществлены после утверждения Дополнения, внесения соответствующего изменения в контракт, либо в итоговый заказ на закупку.

7. Консультации

В рамках ППКС могут создаваться консультации. В рамках соответствующих договоренностей может обеспечиваться сетевой дизайн, привязка площадки, технологический расчет и другие услуги. Для таких договоренностей РП не требуется. Менеджер Программы в первую очередь будет добиваться поддержки ФС.

При получении согласия ФС, соответствующее финансирование осуществляется в процессе обычной процедуры закупок.

Изменения могут быть осуществлены после утверждения Дополнения, внесения соответствующего изменения в Соглашение, либо в итоговый заказ на закупку. Любое увеличение стоимости для ФС требует проведения с ней предварительных консультаций.

8. Контроль документооборота

В отношении обращения с документацией, относящейся к ППКС, действуют правила МНТЦ (см. Приложение В7 к документу “Административные Положения”).

9. Бюджет

Менеджер Программы вносит предложение о бюджете Программы. Устанавливаются и, в свете изменений Программы, уточняются соответствующие подкатегории. Применяются соответствующие инструкции МНТЦ по бюджетному планированию, а все предложенные бюджеты рассматриваются и утверждаются, как это описано в разделе 4.

10. Финансовые полномочия

Из Круга полномочий:

§  Главный куратор проекта (SPM) является менеджером по распределению ассигнований на конкретный проект, а менеджер Программы – назначенная альтернатива (уполномочен подписывать срочные документы в отсутствие SPM)

§  Менеджер Программы является менеджером по распределению ассигнований в рамках деятельности по Программе (командировки, не финансируемые из АОБ, служебные контракты, консультации и др.), а ЗИД-ППКС – назначенная альтернатива (уполномочен подписывать срочные документы в отсутствие менеджера Программы)

§  ЗИД-ППКС является менеджером по распределению ассигнований в рамках бюджета Программы, а ИД - назначенная альтернатива (уполномочен подписывать срочные документы в отсутствие ЗИД-ППКС)

Вышесказанное подразумевает, что для подписания документов в первую очередь нужно обращаться к этим лицам. Все другие случаи в рамках программы подпадают под действие Финансовых правил и процедур, а также Правил и процедур закупок.

* Включая институты, которые, как правило, по характеру своей работы подпадают под проекты МНТЦ