О служебном регламенте Исполнительного комитета города Набережные Челны (стр. 2 )

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, заявление, справка и т. д.), кроме служебных писем.

2.6.2.Дата документа

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов, писем;

- дата утверждения документа – для утверждаемого документа (план, инструкция, отчет, положение и др.)

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.03.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005г.*

* Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

2.6.3.Индекс документа

Индекс документа - это порядковый номер для указов, постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа - ответа.

При обозначении индекса документа не допускается применения «дроби», «суффикса», «тире».

2.6.4.Заголовок к тексту

Заголовок к тексту как правило указывается к каждому документу формата А4. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Заголовок к тексту составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок к тексту печатается от границы левого поля, под реквизитами "дата и регистрационный номер документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах - ответах). Длина заголовка к тексту в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

2.6.5.Адресование документа

Документы адресуют организациям, их подразделениям или определенным лицам.

Адресат указывается на отправляемых документах.

Наименование организаций (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном, например (здесь и далее примеры наименований организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство культуры

Республики Татарстан

Управление делами

Министру образования и

науки Республики Татарстан

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений Исполнительного комитета, то их следует указывать обобщенно, например:

Отраслевым (функциональным)

органам Исполнительного комитета

г. Набережные Челны

При адресовании документа должностному лицу, наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении на должность.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.

При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При направлении документа более чем в четыре адреса, составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

б-р Энтузиастов, д.1 кв.25

г. Набережные Челны

Республика Татарстан

В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

- наименование области, края, автономного округа, республики, города;

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д.5/2

Москва,103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых:

- в органы государственной власти Российской Федерации и Республики Татарстан (Президент Российской Федерации, Президент Республики Татарстан, Аппарат Президента Российской Федерации, Аппарат Президента Республики Татарстан, Государственная Дума РФ, Государственный Совет РТ, Кабинет Министров РТ, полномочный представитель Президента РФ в Приволжском Федеральном округе и т. д.);

- в органы местного самоуправления города.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

2.6.6.Текст документа

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

При направлении документа в адрес должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

!

Или

Уважаемый господин Иванов!

или

Господин Иванов!

Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Исполнительный комитет считает…»,

«Городской Совет рассмотрел…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…»

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.6.7.Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в _____ экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1) Положение об Управлении культуры Исполнительного комитета на 5л. в 1 экз.

2) Правила подготовки и оформления документов Управления культуры Исполнительного комитета на 7л. в 2экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

2.6.8.Подпись документа

Подпись является обязательным реквизитом документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Документы, направляемые Исполнительным комитетом в органы государственной власти Российской Федерации и Республики Татарстан подписываются Руководителем Исполнительного комитета или лицом, исполняющим его обязанности.

Иные документы, направляемые Исполнительным комитетом в государственные органы, органы прокуратуры, органы местного самоуправления, муниципальные органы, подписываются Руководителем Исполнительного комитета, заместителями Руководителя Исполнительного комитета, Руководителем Аппарата.

Иные документы подписываются должностными лицами Исполнительного комитета в соответствии с их полномочиями.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в алфавитном порядке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом в документе указывается фактическая должность лица, подписавшего документ.

Например: "исполняющий обязанности..." или "заместитель...", а также его фамилия, имя, отчество.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.6.9.Применение печатей

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Гербовой печатью с идентификационным номером налогоплательщика Исполнительного комитета заверяется подпись Руководителя Исполнительного комитета:

- на документах финансового характера, банковских счетах, на документах, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, договорах, доверенностях на получение материальных средств. Такая печать хранится у начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности Исполнительного комитета.

Гербовой печатью без идентификационного номера налогоплательщика Исполнительного комитета заверяется подпись Руководителя Исполнительного комитета:

- на постановлениях и распоряжениях Руководителя Исполнительного комитета;

- на доверенностях, уполномочивающих представить интересы Исполнительного комитета;

- на договорах, заключенных от имени Исполнительного комитета;

- на Благодарственных письмах Руководителя Исполнительного комитета, дипломах к премиям города, документах к наградам и почетным званиям города и т. п.

- на документах, требующих особого удостоверения;

- на подписи Руководителя Аппарата или исполняющего его обязанности при заверении соответствия выданных из архива копий, выписок документов подлинникам, хранящимся в архиве, на архивных справках, составленных на основании хранящихся в архиве документов.

Гербовая печать без идентификационного номера налогоплательщика Исполнительного комитета хранится у начальника Управления делопроизводством Исполнительного комитета.

Печатью управления персоналом и муниципальной службой Исполнительного комитета (далее - Управление персоналом и муниципальной службой) удостоверяются:

- подписи на трудовых книжках, справках кадрового характера;

- копии документов, составляющих "личные дела" муниципальных служащих и работников, осуществляющих вспомогательно – техническое обслуживание деятельности Исполнительного комитета.

Печать управления персоналом и муниципальной службой хранится у начальника управления персоналом и муниципальной службой.

Печатью Управления делопроизводством удостоверяются копии правовых актов Руководителя Исполнительного комитета;

Печать Управления делопроизводством хранится у начальника Управления делопроизводством.

Структурными подразделениями Исполнительного комитета выдаются копии только тех документов, которые ими приняты.

Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику.

Заверительная надпись «Верно» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:

Верно

Главный специалист

Личная подпись Расшифровка подписи

Дата заверения копии

Заверительная надпись удостоверяется штампом или печатью.

Для служебных документов используется штамп с наименованием структурного подразделения Исполнительного комитета.

2.6.10. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

Исполнительного комитета

___________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова: «УТВЕРЖДЕНО», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Руководителя

Исполнительного комитета

2.6.11. Согласование документа

Грифом согласования документа оформляется внешнее согласование с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом, которые выражают согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Аппарата Исполнительного комитета

Личная подпись

Дата

3. Порядок прохождения исходящих документов

3.1. Прохождение исходящих документов в Исполнительном комитете включает в себя составление проекта документа, его согласование, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

3.2. До передачи подготовленного проекта документа на подпись Руководителю Исполнительного комитета начальник Управления делопроизводством проверяет правильность его оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. После этого проект документа передается помощнику Руководителя Исполнительного комитета для визирования.

Если документ не соответствует требованиям настоящего Регламента, то начальник Управления делопроизводством возвращает данный документ на доработку исполнителю.

3.3. Исходящие документы подписываются Руководителем Исполнительного комитета, заместителями Руководителя Исполнительного комитета, Руководителем Аппарата либо иными должностными лицами Исполнительного комитета в соответствии с их полномочиями.

3.4. Исходящие документы оформляются на бланках установленного образца в соответствии с пунктом 2.3. раздела III «Работа с документами» настоящего Регламента.

3.5. Исходящие документы, подписанные Руководителем Исполнительного комитета, регистрируются в электронной программе «Дело», составляется регистрационная карточка исходящих документов (приложение № 4).

3.6. Отправка документов, подписанных Руководителем Исполнительного комитета, производится после регистрации документа в Управлении делопроизводством.

Оригинал направляется адресатам, копия (с визами) подшивается в дело, вторая копия остается у исполнителей. На отправляемом документе и его копии проставляется исходящий номер. Если документ отправляется с приложением, то в конце его текста делается запись:

приложение на ___ л. в ______экз.

Документы вручаются адресатам через исполнителей, через экспресс-почту, через отделение связи.

3.7. Отправка документов заместителей Руководителя Исполнительного комитета в структурных подразделениях Исполнительного комитета, производится после регистрации документа специалистами, ответственными за делопроизводство.

Перед отправкой корреспонденции специалист соответствующего структурного подразделения Исполнительного комитета проверяет наличие:

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

3.8. Все копии исходящих документов обязательно подшиваются согласно утвержденной номенклатуре дел. Срок хранения переписки 5 лет, после чего документы уничтожаются.

4. Подготовка и оформление постановлений,

распоряжений Руководителя Исполнительного комитета

4.1. Постановление - правовой акт, который издается на основе единоначалия Руководителем Исполнительного комитета по вопросам местного значения.

Распоряжение - правовой акт, который издается Руководителем Исполнительного комитета на основе единоначалия по вопросам организации деятельности Исполнительного комитета и его структурных подразделений.

4.2. Проекты постановлений и распоряжений готовятся:

- по поручению Руководителя Исполнительного комитета;

- по инициативе заместителей Руководителя Исполнительного комитета, Руководителя Аппарата.

4.3. Поступающие в Исполнительный комитет предложения от граждан и организаций, связанные с необходимостью принятия Руководителем Исполнительного комитета решений, направляются для предварительного рассмотрения и подготовки правовых актов в структурные подразделения Исполнительного комитета, в компетенцию которых входит их разрешение.

4.4. При составлении проектов правовых актов Руководителя Исполнительного комитета соблюдаются следующие требования:

- документ должен соответствовать законодательству, а также ранее принятым муниципальным правовым актам, если не предусмотрена их отмена или изменение;

- постановления, распоряжения должны иметь заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса, содержать в себе исчерпывающий анализ и оценку регулируемого вопроса, ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи, излагаться кратко и последовательно.

4.5. В постановлениях, распоряжениях указываются:

- полные наименования министерств, ведомств, организаций; допускаются общепринятые сокращения;

- сроки исполнения поручения должностными лицами, либо структурными подразделениями Исполнительного комитета (если срок не указан, он должен быть исполнен в срок не более 30 дней);

- признание утратившими силу правовых актов либо их отдельных пунктов, изменение если принимаемый документ исключает, либо изменяет действие ранее принятых.

4.6. Структура и текст постановлений и распоряжений

Форма изложения материала в проекте постановления и распоряжения неразрывно связана с его содержанием. Задача составителя проекта заключается в том, чтобы обеспечить подлинно деловой характер постановления и распоряжения.

Деловому характеру проекта должна соответствовать краткая форма изложения. Это относится в равной степени ко всем структурным частям постановления и распоряжения: заголовку, констатирующей части, решающей части и приложению.

4.6.1. Заголовок

Заголовок является обязательной составной частью постановлений и распоряжений. Если распоряжение небольшое по своему объему, заголовок не используется.

Назначение всякого заголовка состоит в том, что он должен раскрыть содержание постановления и распоряжения.

Заголовок к тексту постановления и распоряжения образуется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «о».

Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?». Например: «Об установлении», «Об утверждении», «О предоставлении», «О рассмотрении».

Определяя содержание постановления и распоряжения, заголовок вместе с тем должен быть предельно кратким.

4.6.2.Констатирующая часть

В констатирующей (вступительной) части постановления и распоряжения освещаются мотивы, цели и задачи их принятия, например: «В целях….», и должна быть ссылка на соответствующий правовой акт в соответствии с которым принимается постановление либо распоряжение.

Она должна быть значительно меньше решающей. В случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту.

Максимальное ограничение объема констатирующей части обеспечивается объединением ее с началом решающей части.

Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении постановления, которое соединяет в себе констатирующую часть (целиком), и решающую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа «В целях», «В связи с тем, что» и заканчивается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Подобное объединение не дает возможности для расширения констатирующей части.

Одной из разновидностей констатирующей части является ссылка на правовой акт имеющий большую юридическую силу, на основании которого принимается постановление или распоряжение. Такая ссылка имеет два основных типа формулировок «Во исполнение» и «В соответствии с. . . ».

В постановлениях и, особенно в распоряжениях часто употребляется «комплексная» констатирующая часть, когда соединяются две ее разновидности - мотивировочная («В целях. . . », «В связи с тем, что. . . ») и ссылочная («В соответствии с. . . », «Во исполнение. . . »).

Например: «В целях. . . и в соответствии с. . .», «Во исполнение. . . и в целях. . .».

Если содержание постановления не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В этом случае постановление будет прямо начинаться словом «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Отсутствие констатирующей части характерно для распоряжений, которые имеют оперативный характер и потому не требуют особых пояснений.

4.6.3.Решающая часть

Решающая часть постановления начинается со слов «постановляю». Слово «постановляю» пишется по центру отдельной строки прописными буквами.

При наличии в распоряжении констатирующей части переход от нее к решающей части происходит по общему правилу непосредственно, без каких-либо связующих слов - путем постановки двоеточия.

Например: «В целях. . . »:

Предложить Управлению финансов Исполнительного комитета…

Обязать Управление делопроизводством Исполнительного комитета…

Не следует включать в проекты постановлений и распоряжений пункты общего, декларативного характера и пункты по мелким и второстепенным вопросам.

По общему правилу в каждом пункте должен быть указан исполнитель и срок исполнения. Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме («Установить», «Утвердить»).

Текст пунктов должен иметь повелительную форму. Начинаться они могут двояко:

1) с глагола в неопределенной и повелительной форме, а затем исполнителя и предписываемого действия;

2) с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Первый вариант применяется обычно в тех случаях, когда пункт имеет подпункты, т. е. содержит указание на одного исполнителя несколько предписываемых действий. Второй используется, если пункт состоит из одного лишь абзаца, т. е. при наличии одного исполнителя и одного действия.

Структура проекта постановления должна обеспечить последовательное развитие темы.

В тех случаях, когда построение по принципу последовательности невозможно, проект постановления, распоряжения целесообразно начинать с наиболее существенных пунктов, после чего переходить к второстепенным. Во всех случаях пункты необходимо группировать по их содержанию для того, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса в проекте (например, сначала все о строительстве, потом об эксплуатации).

Каждый пункт проекта должен содержать, как правило, одно предписание. Объединение нескольких предписаний в один пункт возможно, когда они связаны между собой одним исполнителем или одной конкретной задачей.

Обращение в адрес организаций зависит от характера предписываемого действия. Если содержание пункта касается вопроса, по которому данные организации подчинены Исполнительному комитету (например: благоустройство, санитария, эксплуатация жилищного фонда и т. д.), то форма обращения, как правило аналогична той, которая употребляется по отношению к структурным подразделениям Исполнительного комитета.

Например: «Обязать отдел делопроизводства…»

Используется и менее категоричная форма (без глагольного обращения, т. е. пункт, начинается с указания исполнителя), а в отдельных случаях и такая форма как «просить» или «рекомендовать».

В качестве исполнителей должны указываться структурные подразделения Исполнительного комитета, а также другие муниципальные организации. Поэтому пункты постановлений и распоряжений адресуются не руководителям, а самим структурным подразделениям Исполнительного комитета и организациям.

После наименования структурного подразделения Исполнительного комитета, организации не следует указывать в скобках фамилию его руководителя.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя лишь в том случае, если выполнение предписываемого действия возлагается лично на него.

Сроки выполнения в постановлениях и распоряжениях являются важнейшим их элементом, одним из показателей их делового характера. В частности, они дают возможность контролировать выполнение постановлений и распоряжений.

При определении кратковременных сроков следует учитывать время подготовки и издания постановления либо распоряжения. Несоблюдение указанного правила создает угрозу несогласованности сроков издания постановления либо распоряжения со сроками их исполнения.

Срок исполнения устанавливается датой (например, до 1 января 2007 года), либо определением периода времени, в течение которого постановление либо распоряжение должно быть исполнено (в недельный, месячный, двухмесячный и т. п. срок).

При наличии в документах ссылок на правовые акты, имеющие большую юридическую силу, указываются дата издания, индекс и точное наименование акта и органа (должностного лица), его издавшего.

Возможно издание совместных с Мэром города (Городским Советом) правовых актов Руководителя Исполнительного комитета, которые оформляются на специальных бланках или на листе типового формата. В этом случае подписи указанных должностных лиц ставятся на одном уровне. Подлинники правовых актов, принятых совместно несколькими должностными лицами (органами), оформляются в количестве, равном числу должностных лиц (органов), издавших такой правовой акт.

Последний пункт постановления, распоряжения, как правило, определяет одного из заместителей Руководителя Исполнительного комитета или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного документа.

Наличие необходимости такого пункта определяется конкретно, с учетом содержания постановления, распоряжения.

Контроль за исполнением постановления либо распоряжения может возлагаться также на структурное подразделение Исполнительного комитета либо организацию, без указания фамилии руководителя.

Например: «Контроль возложить на начальника Управления транспорта и связи».

Контроль за исполнением постановления либо распоряжения может быть возложен на должностное лицо в случае, если такой контроль возлагается на него персонально.

В соответствии с законодательством РФ и РТ, муниципальными правовыми актами города Набережные Челны постановления и распоряжения подписываются Руководителем Исполнительного комитета, а при его отсутствии - исполняющим обязанности Руководителя Исполнительного комитета.

4.6.4. Приложение

В случаях, когда постановлением, распоряжением утверждаются какие - либо документы (положения, инструкции, планы, составы комиссий и т. п.) либо к постановлению и распоряжению приобщаются другие документы, они указываются в тексте как приложения.

В некоторых случаях к постановлениям и распоряжениям могут прилагаться документы, в которых конкретизируется, детализируется содержание какого-либо пункта решающей части постановления либо распоряжения соответственно. Необходимость в приложении возникает при наличии значительного количества сведений, уточняющих содержание соответствующего пункта постановления или распоряжения, либо, когда приложение является документом, носящим самостоятельный характер (положение, правила, инструкция).

Всякое приложение должно иметь заголовок и гриф, который связывает его с постановлением (распоряжением) и помещается в правом верхнем углу.

Например:

Приложение

к постановлению Руководителя

Исполнительного комитета

от 01.01.2001г. № 000

Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами.

Ссылка на приложение в тексте постановления делается не путем постановки слова «приложение», а при помощи термина «согласно».

Например: «согласно приложению № 2».

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу указывают «приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение

к постановлению Руководителя

Исполнительного комитета

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение

к постановлению Руководителя

Исполнительного комитета

Приложения к постановлениям и распоряжениям Руководителя Исполнительного комитета подписываются Руководителем Аппарата.

4.7. Общие требования к подготовке постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета:

- проекты постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета готовятся специалистами (далее - Исполнитель) структурных подразделений Исполнительного комитета под непосредственным руководством их руководителей;

- проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним подлежат согласованию с заместителями Руководителя Исполнительного комитета, руководителями структурных подразделений Исполнительного комитета, а также визируются их Исполнителями. (Отметка об Исполнителе включает в себя инициалы и фамилию Исполнителя, номер телефона структурного подразделения Исполнительного комитета, в котором работает Исполнитель. Отметку об Исполнителе располагают на лицевой стороне листа с текстом проекта, в левом нижнем углу);

- размер постановления, распоряжения как правило не должен превышать четырех страниц машинописного текста, отпечатанного одинарным межстрочным интервалом;

- если издаваемое постановление либо распоряжение создает коллизию либо конкуренцию норм с ранее принятыми правовыми актами, оно должно содержать указание о признании утратившими силу, либо изменении соответствующих положений такого (таких) актов;

- к проекту постановления, распоряжения, содержащих ссылку на правовые акты, имеющие большую юридическую силу, при необходимости, прилагаются копии таких правовых актов;

- издание постановления либо распоряжения, полностью либо частично дублирующих содержание ранее принятых постановлений либо распоряжений не допускается за исключением случаев, когда необходимость издания такого постановления либо распоряжения продиктована изменением обстоятельств.

В указанных случаях готовится постановление или распоряжение о внесении в первоначальный документ изменений, дополнений либо об отмене или утрате силы такого документа полностью либо в части.

В случае необходимости отмены ранее принятых постановлений и распоряжений Руководителя Исполнительного комитета (либо отдельных пунктов этих документов) указываются их номер, дата и наименование а также пункт (пункты), подлежащий (подлежащие) отмене, изменению - в случае, если документ изменяется либо отменяется в части.

Согласованные проекты постановлений и распоряжений вместе с реестром рассылки сдаются Исполнителями в Управление делопроизводством. Проекты постановлений и распоряжений сдаются в Управление делопроизводством как на бумажных, так и на электронных носителях.

Неоформленные надлежащим образом документы, в которых отсутствуют приложения, другие материалы, а также документы, содержащие орфографические и иные ошибки, возвращаются Управлением делопроизводством Исполнителю. В электронной программе «Дело» указывается новый срок регистрации проекта документа.

Проекты постановлений и распоряжений соответствующие требованиям настоящего Регламента подлежат переводу на два государственных языка Республики Татарстан в Управлении делопроизводством, печатаются на бланках установленного образца и передаются Руководителю Исполнительного комитета на подпись.

5. Порядок согласования документов

5.1. Согласование проводится на листе с текстом проекта постановления (распоряжения) (приложения № 5,6), должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, о соответствии документа действующему законодательству.

Проект постановления (распоряжения) должен быть согласован со всеми должностными лицами Исполнительного комитета, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте распорядительного документа. Перечень согласующих инстанций и перечень организаций, в адрес которых необходимо направить изданное постановление, распоряжение (лист рассылки), определяется составителем проекта.

5.2. Согласование проектов документов производится в следующем порядке:

- заместитель Руководителя Исполнительного комитета - куратор;

- заместители Руководителя Исполнительного комитета (по необходимости);

- начальник Управления финансов, в случаях, установленных пунктом 5.3. раздела III «Работа с документами» настоящего Регламента.

- начальник Правового управления Исполнительного комитета;

- Руководитель Аппарата.

5.3. Проекты постановлений и распоряжений, которыми предусматриваются материальные затраты или которые затрагивают вопросы бюджетно-финансового регулирования, подлежат обязательному согласованию с начальником Управления финансов Исполнительного комитета.

5.4. Проекты распоряжений Руководителя Исполнительного комитета по кадровым вопросам и награждениям разрабатываются Управлением персоналом и муниципальной службой (в отношении сотрудников Исполнительного комитета).

5.5. Согласование проектов постановлений и распоряжений производится должностными лицами Исполнительного комитета в течение трех рабочих дней со дня поступления проекта документа.

При отсутствии руководителя (отпуск, болезнь, длительная командировка и т. п.) согласование документов производится его заместителем или лицом, уполномоченным исполнять его обязанности.

Формой согласования проекта документа является визирование.

5.6. Замечания или предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подлежат подписанию должностным лицом Исполнительного комитета и прикладываются к проекту документа.

При внешнем согласовании документа в соответствии с требованиями необходимо ставить гриф согласования, включающий следующие компоненты: слово «согласовано», наименование должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования.

Внесение в проект незначительных изменений не влечет за собой повторного визирования.

Внесение изменений и дополнений, имеющих принципиальное значение, предполагает повторное согласование проекта-документа.

Документ возвращается Исполнителю на доработку и в тех случаях, если по проекту правового акта выявились замечания Правового управления, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, а также, если сроки исполнения поручений к моменту представления проекта правового акта в Управление делопроизводством на любом этапе его подготовки истекли либо значительно сократились в связи с длительной его подготовкой, что явится препятствием исполнения правового акта в установленные сроки. Документ дорабатывается Исполнителем после получения всех замечаний и предложений согласовывавших его руководителей, как правило, в срок не более 3-х рабочих дней. Проект документа с исправлениями, изменениями и дополнениями возвращается в Управление делопроизводством.